文·王思萍

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做好兒童福利院孤殘兒童檔案工作的措施分析

文·王思萍

孤殘兒童福利院是收養(yǎng)無(wú)人撫養(yǎng)的孤殘兒童、孤殘棄嬰的社會(huì)福利事業(yè)單位。孤殘兒童檔案所管理的兒童福利院特色檔案，是切實(shí)地維護(hù)孤殘兒童合法權(quán)益不受侵害的重要依據(jù)。近些年來(lái)，國(guó)內(nèi)兒童福利院越來(lái)越重視孤殘兒童的檔案管理工作，并把兒童福利院檔案管理的規(guī)范化工作的開(kāi)展列入到了議事日程。隨著國(guó)內(nèi)科技的不斷發(fā)展與信息技術(shù)的進(jìn)步，高科技信息技術(shù)走進(jìn)普通大眾的生活同時(shí)，也全面滲透到了兒童福利院的工作領(lǐng)域。

一、孤殘兒童檔案的建檔形式

在檔案管理的實(shí)踐過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，因?yàn)楣職垉和瘷n案所包含的特殊性，故而其并不適宜通過(guò)傳統(tǒng)意義上的文書(shū)檔案的形式以體現(xiàn)，現(xiàn)階段適宜的管理方法應(yīng)和一些企業(yè)的人事檔案相仿形式，并對(duì)其實(shí)施具體的歸納整理[1]。

第一，孤殘兒童檔案的設(shè)立，以每一位兒童的戶籍所在地是否是在本福利院內(nèi)為建檔的原則。毫無(wú)疑問(wèn)，只有很多孤殘兒童在進(jìn)入兒童福利院之后，其戶籍的所在地才會(huì)隨之掛在了福利院中，與之有關(guān)的建檔工作才能夠?qū)嵤﹩?dòng)。

第二，在建檔的起始階段，孤殘兒童的材料應(yīng)當(dāng)通過(guò)福利院的業(yè)務(wù)部門(mén)集中進(jìn)行保管。因?yàn)閮和谶M(jìn)入福利院之后都會(huì)有專門(mén)的編號(hào)，業(yè)務(wù)部門(mén)只需要相應(yīng)地根據(jù)其進(jìn)入福利院的編號(hào)為孤殘兒童建立個(gè)人檔案，檔案初期重視是以這一兒童的入院、體檢、病史等材料為主。

第三，一旦孤殘兒童確定離開(kāi)福利院之后，兒童所在福利院內(nèi)的戶籍就要被注銷(xiāo)，業(yè)務(wù)部們根據(jù)其不同去向、以及離院時(shí)間的順序?qū)n案材料實(shí)施排序編號(hào)，生成檔號(hào)，做到“一人一檔”，并最把檔案移交到檔案室進(jìn)行保存。所有檔案都需要存放在檔案袋中，以便隨時(shí)可以對(duì)兒童的檔案材料進(jìn)行添加。必須要重視的是，孤殘兒童離開(kāi)福利院后形成的反饋信息應(yīng)當(dāng)做到“隨即入檔”，使兒童檔案得以持續(xù)。

通過(guò)長(zhǎng)期的管理工作實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，“一人一檔”的管理模式能夠幫助兒童檔案材料實(shí)現(xiàn)后續(xù)添加，幫助檔案的保管、統(tǒng)計(jì)和查找工作更加便利，也可以給利用者提供方便。除此以外，歸納整理的檔案管理形式不僅可以確定孤殘兒童檔案材料歸檔的時(shí)間，同樣也明確了原始檔案材料需要通過(guò)業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行集中存放，從而保證檔案材料的完善性、準(zhǔn)確性、以及安全性。

二、做好兒童福利院孤殘兒童檔案工作的措施

（一）實(shí)施一體化管理

在創(chuàng)設(shè)了孤殘兒童福利檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的背景之下，應(yīng)建立健全孤殘兒童檔案社會(huì)信息體系，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)一體化的管理模式，最終最大程度上發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)[2]。其中，創(chuàng)設(shè)聯(lián)合目錄進(jìn)而達(dá)到資源共享，是基礎(chǔ)條件以及核心的內(nèi)容之一。檔案管理人員一方面需要積極地去收集散存在檔案科室與個(gè)人手中的兒童檔案資料，避免出現(xiàn)嚴(yán)重的資料疏漏，另一方面還需要常常和福利院的業(yè)務(wù)部門(mén)加強(qiáng)溝通，不僅要對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行相應(yīng)的工作指導(dǎo)，在具體的環(huán)節(jié)上也要主動(dòng)參與。同時(shí)，一體化的檔案管理工作還重視了信息反饋。檔案管理人員注重收集有保存價(jià)值的文字、原始數(shù)據(jù)、合同、協(xié)議書(shū)、圖紙等為載體的孤殘兒童材料的收集，將最有價(jià)值的檔案資源收集并歸檔保存，進(jìn)而盡可能地發(fā)揮反饋信息在兒童福利檔案信息資源開(kāi)發(fā)和重要意義。[3]

（二）尋求院內(nèi)有關(guān)部門(mén)的配合

因?yàn)楣職垉和瘷n案材料絕不會(huì)單純發(fā)生在業(yè)務(wù)科，福利院內(nèi)的其他部門(mén)，例如醫(yī)務(wù)科、教育科、康復(fù)中心、家庭寄養(yǎng)中心等都會(huì)在孤殘兒童成長(zhǎng)階段，存有很多有價(jià)值的原始材料[4]。因此，檔案管理人員在收集材料的過(guò)程中，一定要時(shí)常和其他部門(mén)保持正常的溝通與協(xié)調(diào)，第一時(shí)間進(jìn)行檔案材料的交接。在現(xiàn)實(shí)的檔案管理工作中還發(fā)現(xiàn)，一些業(yè)務(wù)部門(mén)存在對(duì)兒童檔案材料保管不精細(xì)的現(xiàn)象，例如在兒童的相關(guān)入院工作結(jié)束之后，會(huì)把其相關(guān)的材料隨意裝在資料袋或是柜子里，長(zhǎng)此以往，很容易產(chǎn)生兒童檔案材料的破損和丟失。故而，管理人員應(yīng)當(dāng)要求每一個(gè)院內(nèi)部門(mén)在每一份兒童材料辦理結(jié)束后，第一時(shí)間進(jìn)行收集、整理、核對(duì)，并且對(duì)兒童的資料文件實(shí)施妥善規(guī)范化的保管，確保兒童材料不會(huì)出現(xiàn)丟失。因此，福利院可以在每一院內(nèi)部門(mén)確立一名檔案的工作人員，由其來(lái)進(jìn)行對(duì)檔案的收集、整理、保管，做好孤殘兒童檔案材料工作。

（三）重視檔案的保存工作

在我國(guó)的孤殘兒童的檔案材料中，很大一部分是兒童的照片檔案，具體有孤殘兒童收養(yǎng)家庭的相關(guān)照片，兒童養(yǎng)父母在辦理收養(yǎng)環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的照片。此外，也有一些領(lǐng)養(yǎng)家庭寄來(lái)的孤殘兒童在新的家庭中健康成長(zhǎng)的一些生活照片等等。無(wú)論是對(duì)兒童福利院還是對(duì)孤殘兒童來(lái)說(shuō)，這些照片的存在都是非常珍貴、獨(dú)一無(wú)二。因此，管理檔案工作一定要非常重視對(duì)這些部分照片的檔案實(shí)施有效的收集和保管，檔案工作人員更應(yīng)當(dāng)全力克服因?yàn)檎掌瑪?shù)量多、拍攝時(shí)間跨度較長(zhǎng)、兒童變化大等難度，細(xì)致地實(shí)施相關(guān)歸類(lèi)，嚴(yán)禁出現(xiàn)張冠李戴的現(xiàn)象，更不可發(fā)生照片檔案因?yàn)槭韬霎a(chǎn)生丟失，最終保證這些照片檔案的持續(xù)性與健全性。

（四）強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先，應(yīng)提高管理人員的檔案意識(shí)。孤殘兒童檔案資料在最開(kāi)始的階段，往往是由兒童福利院的有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)收集，在中后期則會(huì)將檔案資料移交到檔案室[5]。因此，不管是檔案室的專職人員或是兼職人員，都一定要充分明確歸檔資料的區(qū)域，及時(shí)收集，確保兒童檔案的完整性。檔案工作人員不僅需要擁有謹(jǐn)慎、細(xì)微、認(rèn)真的工作態(tài)度，還要主動(dòng)轉(zhuǎn)變工作意識(shí)，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，經(jīng)常和院內(nèi)的其他科室保持交流，并且懂得通過(guò)有利時(shí)機(jī)，把孤殘兒童在福利院中形成的有保留價(jià)值的檔案資料完整地收集起來(lái)。

其次，檔案人員要不斷強(qiáng)化自身的業(yè)務(wù)能力。福利院可以對(duì)檔案工作人員進(jìn)行定期的專業(yè)技能培訓(xùn)，使檔案人員及管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)從過(guò)去的單一封閉化提升到對(duì)檔案工作的綜合開(kāi)放化。在日常的工作中，一旦遭遇疑難困惑時(shí)，要學(xué)會(huì)多問(wèn)，重視與他人的探討，在此基礎(chǔ)上積累工作經(jīng)驗(yàn)。在學(xué)習(xí)的過(guò)程中，保證態(tài)度上的謙虛、誠(chéng)懇、認(rèn)真、務(wù)實(shí)。在工作方式上，需要做到積極主動(dòng)，靈活多樣，擅于發(fā)現(xiàn)他們不注意的問(wèn)題。在工作內(nèi)容上，管理人員應(yīng)立體式地學(xué)習(xí)，不僅要學(xué)習(xí)當(dāng)前社會(huì)先進(jìn)的管理制度、工作方式、專業(yè)知識(shí)，也應(yīng)當(dāng)具備現(xiàn)代化管理手段，保證勤奮、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。

最后，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)具備信息化的技術(shù)手段。伴隨著我國(guó)檔案管理的科學(xué)化與現(xiàn)代化發(fā)展，對(duì)孤殘兒童檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息化管理是福利院兒童檔案規(guī)范化管理中的一個(gè)重要手段，能夠較好地確保孤殘兒童檔案材料的準(zhǔn)確性、可安全性，對(duì)于提升后期檔案的利用率有著非?，F(xiàn)實(shí)的重要意義。兒童福利院應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理軟件，按照現(xiàn)實(shí)需要編制管理程序，從而保證了兒童檔案數(shù)據(jù)的安全性、有效性和規(guī)范化。在此背景下，檔案工作人員及管理人員更需要充分接觸現(xiàn)代化的檔案管理方式，熟練地運(yùn)用電腦進(jìn)行管理操作，強(qiáng)化自身的信息交互能力，積極做好檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用工作，從而提高工作的整體質(zhì)量。

總之，隨著我國(guó)兒童福利事業(yè)的不斷快速推進(jìn)，兒童福利院孤殘兒童的檔案管理工作也因此更加繁重，對(duì)管理人員的要求也就更高。因此，管理人員需按現(xiàn)實(shí)要求，持續(xù)提高對(duì)管理工作的認(rèn)識(shí)，創(chuàng)新管理手段，強(qiáng)化規(guī)范管理，加強(qiáng)檔案編研，拓寬利用領(lǐng)域，最終讓兒童福利檔案管理水平邁上一個(gè)全新的臺(tái)階，為我國(guó)社會(huì)福利事業(yè)發(fā)展做出力所能及的貢獻(xiàn)。

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[1]羅小龍，謝剛，顧興樹(shù).農(nóng)村幼兒教育的多元化發(fā)展——以成都市雙流縣為例[J].中國(guó)市場(chǎng)，2014，15（51）：166-167.

[2]江麗娜.殘疾兒童福利院照顧模式存在問(wèn)題及發(fā)展展望[J].南京理工大學(xué)，2013.

[3]魏巍.試論兒童福利院孤殘兒童檔案的規(guī)范化管理對(duì)策[J].華章，2014，10（16）：324.

[4]陳琴華.孤殘兒童康復(fù)中的社會(huì)工作介入策略[D].福建師范大學(xué)，2013.

（作者單位：棗莊市兒童福利院）