文·趙洋

淺談企業(yè)檔案鑒定工作

文·趙洋

企業(yè)檔案是企業(yè)從事生產(chǎn)、經(jīng)營管理以及服務(wù)性活動的真實(shí)記錄，是一種寶貴的財(cái)富和重要的信息資源，它在企業(yè)管理、生產(chǎn)經(jīng)營活動中具有重要作用。為了保護(hù)和開發(fā)利用企業(yè)檔案這一信息資源，必須加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的力度，尤其要做好企業(yè)檔案的鑒定工作。

一、企業(yè)檔案鑒定的必要性

（一）有利于保護(hù)有價(jià)值的檔案，更好地發(fā)揮其作用

我們是個(gè)老企業(yè)，隨著部分基建設(shè)施的改建或拆除，設(shè)備的更新?lián)Q代，我們保存的檔案的價(jià)值也必然發(fā)生變化，甚至有一部分逐漸失去保存價(jià)值。通過鑒定，把那些不必歸檔的材料和失去保存價(jià)值的檔案剔除銷毀，對那些有保存價(jià)值的檔案正確劃分保管期限，提高庫藏檔案的質(zhì)量。這樣，就可以對有重要保管價(jià)值的檔案進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù)，充分發(fā)揮其作用。

（二）有利于保證檔案的完整、準(zhǔn)確、提高庫藏檔案質(zhì)量

維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確，是檔案管理工作的基本要求。檔案不完整、不準(zhǔn)確，就不便于利用，會給我們?nèi)粘９芾砉ぷ鲙砺闊?，造成損失。所以，必須按照檔案的形成規(guī)律，定期對檔案進(jìn)行鑒定。我們通常是通過兩個(gè)階段來實(shí)現(xiàn)對檔案的鑒定。

第一階段是在歸檔之前進(jìn)行的，即在業(yè)務(wù)部門和檔案部門的配合下，對需要?dú)w檔的文件材料進(jìn)行鑒定。這種鑒定主要解決以下問題，即審查文件材料的完整性、準(zhǔn)確性，對那些不完整、不準(zhǔn)確的文件材料進(jìn)行必要的修改補(bǔ)充；鑒別文件材料有無保存價(jià)值，確定科技文件材料的取舍；判斷文件材料價(jià)值的大小，對每個(gè)歸檔的案卷劃出保管期限；審查和確定文件材料的機(jī)密等級，并根據(jù)不同密集分別組成案卷等。經(jīng)過這樣的鑒別，確定了文件材料的留存、銷毀，又補(bǔ)齊了短缺、糾正了差錯(cuò)，從而提高歸檔材料的質(zhì)量。

第二階段的鑒定是在檔案管理中進(jìn)行的，這個(gè)階段的鑒定主要任務(wù)是，對已過保管期限的檔案，重新進(jìn)行審查，把失去利用價(jià)值的檔案剔除銷毀；對原劃保管期限不當(dāng)?shù)臋n案，重新進(jìn)行價(jià)值鑒定，調(diào)整期保管期限，鑒別核對檔案的完整性、準(zhǔn)確性，做好相應(yīng)的更新、補(bǔ)充工作。這是對庫藏檔案的又一次篩選和補(bǔ)充，通過這一過程，進(jìn)一步提高庫藏檔案的質(zhì)量。

（三）有助于減輕負(fù)擔(dān)，緩解庫房和設(shè)備的緊張情況

對檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定，無疑會出現(xiàn)兩種情況，一是確定有保存價(jià)值的檔案，并劃分不同的保管期限；二是剔除不必歸檔或已過保管期限的檔案予以銷毀。經(jīng)過鑒定，檔案的質(zhì)量提高了，數(shù)量相對減少了。這樣就減輕了庫房和裝具的負(fù)擔(dān)，使用價(jià)值的檔案得到更好的保管，一旦發(fā)生水、火、地震等自然災(zāi)害，便于重點(diǎn)進(jìn)行搶救，如若不然只能玉石俱焚，給國家造成不可彌補(bǔ)的損失。

（四）有利于為計(jì)算機(jī)存儲創(chuàng)造條件

檔案管理現(xiàn)代化是以計(jì)算機(jī)存儲為標(biāo)志的，但要實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)存儲，首先遇到的問題是存儲哪些檔案，如果檔案不分巨細(xì)、玉石混雜，不管有無利用價(jià)值，都要計(jì)算機(jī)存儲，會造成很大的浪費(fèi)。因此，對檔案進(jìn)行鑒定勢在必行。

二、企業(yè)檔案鑒定的原則和方法

（一）鑒定檔案的原則

鑒定檔案，必須從企業(yè)的整體利益出發(fā)，用全面的歷史的觀點(diǎn)，確定檔案的保存價(jià)值。

檔案的產(chǎn)生和存在不是孤立的。各個(gè)全宗之間，或一個(gè)全宗內(nèi)的檔案之間都是有聯(lián)系的。因此，必須全面地分析相關(guān)的檔案材料，判斷它可能發(fā)揮的作用，而不能孤立地就某份文件或某部分檔案，就簡單地判定它的保存價(jià)值。要把檔案放在一定的歷史條件下，去分析它的內(nèi)容和形式，以及文件之間的相互關(guān)系，以此判斷它的社會作用。社會是發(fā)展的，需要利用檔案的因素也是變化的，現(xiàn)在用的檔案，將來可能沒有用處；現(xiàn)在尚未用到的檔案，將來也可能有用。因此，鑒定檔案的保存價(jià)值需要從長遠(yuǎn)考慮，既要分析檔案對當(dāng)前的作用，又要考慮到檔案對未來的作用。

（二）鑒定檔案的方法

在檔案鑒定工作中，我們本著嚴(yán)肅認(rèn)真的精神，采用直接鑒定法，以檔案保管期限為依據(jù)，直接審查文件材料的內(nèi)容，逐卷逐件地評定其保存價(jià)值。在進(jìn)行檔案鑒定中主要分兩個(gè)步驟進(jìn)行。

第一步，個(gè)人初步鑒定，即先由鑒定小組的成員根據(jù)自己的分工，具體審查檔案的內(nèi)容，然后根據(jù)每一個(gè)案卷的實(shí)際情況，分別擬出保管期限并填寫檔案鑒定表。在填寫鑒定意見時(shí)要反映出檔案的形成背景；檔案內(nèi)容所反映的科技水平和歷史、現(xiàn)實(shí)價(jià)值；卷內(nèi)文件材料的完整、準(zhǔn)確情況；存毀意見和對原劃保管期限的意見等。

第二步，集體審查，鑒定小組全體成員對個(gè)人鑒定的意見進(jìn)行逐個(gè)審查，分析比較，發(fā)揮集體的智慧，形成集體意見，由鑒定小組負(fù)責(zé)人在鑒定表上填寫鑒定意見，并簽字蓋章。鑒定小組集體審查主要是對鑒定表的分析討論，如在討論中有分歧意見，可把原卷調(diào)出進(jìn)行集體復(fù)核。

三、建立健全檔案鑒定工作制度

為了保證鑒定工作的質(zhì)量和防止有意破壞檔案，使檔案的鑒定工作和銷毀工作有組織、有監(jiān)督地進(jìn)行，必須建立和健全檔案鑒定工作制度。

（一）鑒定檔案的標(biāo)準(zhǔn)

由黨和國家及其檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)制定統(tǒng)一的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。我們在鑒定工作中執(zhí)行冶金部頒發(fā)的《文書檔案保管期限表》《科學(xué)技術(shù)檔案保管期限表》《會計(jì)檔案保管期限表》等為指導(dǎo)性文件。

（二）鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

檔案的鑒定工作必須有組織有領(lǐng)導(dǎo)地進(jìn)行。應(yīng)成立檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組，鑒定小組組長由總工擔(dān)任，在辦公室主任的主持下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門共同進(jìn)行。鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)寫出鑒定工作報(bào)告。

（三）銷毀檔案的批準(zhǔn)制度和監(jiān)銷制度

經(jīng)過鑒定，需要銷毀的檔案，必須辦理批準(zhǔn)手續(xù)，對確無保存價(jià)值的檔案應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后銷毀。為了防止錯(cuò)銷，對已批準(zhǔn)銷毀的檔案除特殊情況外，一般均應(yīng)緩期執(zhí)行，暫時(shí)保存一段時(shí)間，到適當(dāng)時(shí)候，確認(rèn)已無利用價(jià)值時(shí)再行銷毀。

總之，檔案鑒定工作的目的是為了分清玉石，去粗取精，優(yōu)化庫藏，提高檔案的質(zhì)量。通過鑒定，可以檢驗(yàn)文件材料歸檔時(shí)收集得齊全不齊全，案卷整理的質(zhì)量高不高，還可以發(fā)現(xiàn)檔案的準(zhǔn)確程度以及整理分類、保管、利用等工作中存在的問題，以便有計(jì)劃、有目的地改進(jìn)和提高管理水平，促進(jìn)檔案管理工作整體水平的提高。

（作者單位：山東省萊蕪市萊鋼集團(tuán)粉末冶金有限公司）