文·崔紅

對爭創(chuàng)省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范測評示范單位的探究

文·崔紅

《山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）是新形勢下加強(qiáng)和改進(jìn)全省檔案工作、促進(jìn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展、科學(xué)發(fā)展的綱領(lǐng)性文件?！渡綎|省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范測評辦法》（以下簡稱《辦法》），則對檔案工作任務(wù)進(jìn)行了細(xì)化分解，對檔案工作目標(biāo)提出了具體要求，給出了檔案業(yè)務(wù)工作、信息化建設(shè)、安全保障和服務(wù)利用等方面的方向和指南，對做好檔案工作具有極強(qiáng)的指導(dǎo)意義。

《辦法》下發(fā)后，濟(jì)南鐵路局通過年度工作會對爭創(chuàng)工作進(jìn)行了部署。為促進(jìn)單位的檔案工作科學(xué)化管理，局屬各單位依據(jù)申報條件和程序，經(jīng)過主動溝通、自身分析，約 98%的局屬單位申請參加測評，2%的單位申請示范單位，個別單位因機(jī)構(gòu)調(diào)整和單位新建等原因擬檔案規(guī)范管理后盡快申請參加測評。濟(jì)南鐵路局濟(jì)南機(jī)務(wù)段（以下簡稱“濟(jì)南機(jī)務(wù)段”），是鐵路局第一個通過“山東省檔案工作科學(xué)化管理示范單位”測評的單位。本文將結(jié)合濟(jì)南鐵路局組織的爭創(chuàng)工作，作以下思考。

一、存在的問題

1.對爭創(chuàng)工作有畏難情緒。《規(guī)范》和《辦法》內(nèi)容全面、細(xì)致，目前雖有75%的局屬單位申報先進(jìn)單位，但他們對申報示范單位有顧慮，擔(dān)心工作不細(xì)致、不到位，達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，尤其有些工作需要相關(guān)部門配合，擔(dān)心效果不佳而不能達(dá)標(biāo)。另有92%的單位自知自己一些基礎(chǔ)工作有差距，所以不敢申報。

2.檔案編研、工作創(chuàng)新等方面欠缺。95%的單位平時主要從事檔案收集、整理、利用等工作，在檔案編研、工作創(chuàng)新方面舉步維艱、無從下手，離《辦法》要求相差甚遠(yuǎn)。

二、改進(jìn)措施

（一）深入學(xué)習(xí)《規(guī)范》《辦法》，制定工作目標(biāo)

為保證爭創(chuàng)工作持續(xù)、有序推進(jìn)，鐵路局本著積極推進(jìn)、穩(wěn)扎穩(wěn)打的原則，制定總體規(guī)劃并選定試點(diǎn)單位。組織召開試點(diǎn)單位會議，學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗、明確工作目標(biāo)、研究爭創(chuàng)辦法、布置工作任務(wù)。組織檔案專業(yè)人員認(rèn)真研讀《規(guī)范》和《辦法》，深刻領(lǐng)會、全面理解、準(zhǔn)確把握其精神實質(zhì)和主要內(nèi)容。敦促各單位以《規(guī)范》《辦法》為標(biāo)準(zhǔn)，逐條對照檢查自身工作，對工作進(jìn)行全方位比對，找到差距，提出解決方案。要分清哪些問題是可由檔案部門解決的，哪些問題是需由單位領(lǐng)導(dǎo)解決的，哪些問題是由其他職能部門解決的，最終形成全面、系統(tǒng)的情況報告，并制訂改進(jìn)的時間表、路線圖，明確工作目標(biāo)和任務(wù)要求。鐵路局指導(dǎo)濟(jì)南機(jī)務(wù)段對照標(biāo)準(zhǔn)全面分析，制定了落實方案，找到了編研、創(chuàng)新等工作薄弱點(diǎn)，有針對性地進(jìn)行了重點(diǎn)整改，效果明顯。

（二）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，制定保障措施

做好爭創(chuàng)工作，關(guān)鍵在于行之有效的工作機(jī)制措施。要堅持檔案工作集中統(tǒng)一管理的根本原則，認(rèn)真落實歸口負(fù)責(zé)、各方面共同參與的檔案工作體制，鐵路局在督導(dǎo)中對此有一票否決權(quán)。濟(jì)南機(jī)務(wù)段的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)頗為重視，堅持把檔案工作與其他業(yè)務(wù)工作同布置、同檢查、同獎懲；重視制度建設(shè)，及時修訂了檔案管理細(xì)則和考核辦法。建立了系統(tǒng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。日常堅持檔案工作例會制度，并認(rèn)真落實“三納入，四參加”制度。檔案專業(yè)人員已負(fù)責(zé)檔案工作十多年，保持了檔案隊伍穩(wěn)定，檔案管理網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行效果好，奠定了良好的工作基礎(chǔ)。

1.突出組織領(lǐng)導(dǎo)，夯實工作基礎(chǔ)。鐵路局建立健全了檔案工作網(wǎng)絡(luò)，成立由單位主要領(lǐng)導(dǎo)任組長的檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，并明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)。及時充實調(diào)整檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員，組建了專兼職檔案人員隊伍。年初把檔案工作列入單位長遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計劃及分管領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)人員崗位職責(zé)和工作標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)中，檔案管理經(jīng)費(fèi)列入單位預(yù)算，檔案室的庫房建設(shè)納入基本建設(shè)規(guī)劃，有效保證檔案工作健康發(fā)展。

2.結(jié)合實際，不斷完善規(guī)章制度。為了使檔案工作有法可依、有據(jù)可循，鐵路局制定或重新修訂了相關(guān)制度、辦法。一是填補(bǔ)盲點(diǎn)。針對工作和重大活動中檔案收集、整理、移交存在的制度空白，制定了《濟(jì)南鐵路局檔案管理辦法》《濟(jì)南鐵路局重大活動檔案管理辦法》和《濟(jì)南鐵路局檔案管理考核暫行辦法》等，以確保檔案工作組織有序、行動有據(jù)、保障有力。二是固強(qiáng)弱點(diǎn)。為與實際相適應(yīng)，鐵路局組織各單位根據(jù)路局相關(guān)管理辦法，修訂完善各單位檔案管理細(xì)則和檔案管理考核辦法等，并在此基礎(chǔ)上組織各單位健全了檔案庫房管理、檔案保密、檔案借閱利用、檔案鑒定銷毀等制度，使檔案的收集、管理、利用和移交工作走向規(guī)范化、制度化。

（三）統(tǒng)籌兼顧，重點(diǎn)突破

一分部署，九分落實。在全面把握文件的主要內(nèi)涵和精神實質(zhì)的基礎(chǔ)上，重要的是正確執(zhí)行，狠抓落實。鐵路局組織指導(dǎo)各單位基礎(chǔ)工作做扎實，難點(diǎn)工作重點(diǎn)突破。在具體落實上，要求各單位要充分結(jié)合自身實際，用文件中的標(biāo)準(zhǔn)檢查自身工作，用文件中的思路指導(dǎo)業(yè)務(wù)工作和提高業(yè)務(wù)水平，把文件精神細(xì)化成利于執(zhí)行、便于操作、有效落實的具體舉措。

一是加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，管理規(guī)范。鐵路局轉(zhuǎn)發(fā)了《鐵路歸檔文件整理規(guī)范》，并結(jié)合實際，提出了具體落實要求。舉辦培訓(xùn)班組織學(xué)習(xí)，明確各單位要強(qiáng)化收集、規(guī)范整理，確保檔案資料系統(tǒng)完整、安全受控。要求各單位在制定下發(fā)規(guī)章制度基礎(chǔ)上，明確各職能部門和相關(guān)人員的責(zé)任，認(rèn)真從源頭上做好檔案的收集、整理和移交工作，避免檔案資料流失。做到及時歸檔、分類合理、整理規(guī)范、編目系統(tǒng)、排列有序、檢索方便快捷。嚴(yán)格落實檔案庫房“防火、防盜、防蟲”等九防安全措施，確保檔案資料安全齊全完整。

濟(jì)南機(jī)務(wù)段多門類檔案實現(xiàn)了集中統(tǒng)一管理，載體門類收集齊全、完整，檔案整理嚴(yán)格規(guī)范、系統(tǒng)，檢索體系完備，檔案統(tǒng)計準(zhǔn)確、有效，臺賬清晰、明了。特別是專門收集了老照片檔案，豐富了檔案室藏。建立了實物檔案專柜，收藏了單位重要實物檔案。各業(yè)務(wù)科室每年度檔案移交都能夠建立完善的交接手續(xù)。檔案裝具規(guī)范、整齊，裝訂整齊，整理規(guī)范。

二是實施檔案信息資源共享工程。本著“利用優(yōu)先、分步實施”的原則，鐵路局檔案館與信息所共同研發(fā)了“鐵路數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)”有序推進(jìn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文檔案數(shù)據(jù)庫、照片和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫三個數(shù)據(jù)庫建設(shè)，初步建立數(shù)字化檔案館。正在實現(xiàn)檔案館與局屬單位檔案室之間互聯(lián)互通和檔案信息資源數(shù)據(jù)庫共建共享。

檔案信息化建設(shè)是新形勢下檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。鐵路局要求各局屬單位將檔案信息化納入單位信息化建設(shè)的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，加快推進(jìn)檔案資源信息管理標(biāo)準(zhǔn)化和信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。局屬單位在路局統(tǒng)一開發(fā)管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上，進(jìn)一步規(guī)范電子文件的歸檔與管理，建立全系統(tǒng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫和現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫，逐步推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，逐步建成在線文件查閱中心，實現(xiàn)檔案信息資源共享，有序提升檔案管理水平。

濟(jì)南機(jī)務(wù)段檔案信息化建設(shè)起步早，實效明顯。其軟硬件設(shè)施設(shè)備齊全，應(yīng)用系統(tǒng)實用，實現(xiàn)了覆蓋全部室藏檔案的數(shù)字信息體系，全部檔案實現(xiàn)了數(shù)字化，檔案信息系統(tǒng)與文件信息系統(tǒng)做到了有機(jī)銜接，檔案安全能夠得到保證，在全局起到了示范引領(lǐng)作用。

三是圍繞單位中心工作，全過程服務(wù)鐵路運(yùn)輸工作。機(jī)車履歷簿是全面記載機(jī)車狀況和檢修記錄的技術(shù)檔案，專業(yè)性強(qiáng)，內(nèi)容多。濟(jì)南機(jī)務(wù)段將機(jī)車履歷簿納入檔案管理。建立收進(jìn)、移出、借閱電子臺帳，使機(jī)車履歷簿日常管理、記錄填寫、資料查找更加規(guī)范高效，為提高機(jī)車質(zhì)量助力，為運(yùn)輸安全護(hù)航、助力。濟(jì)南機(jī)務(wù)段這一特色做法受到鐵路總公司機(jī)車履歷簿專項檢查的充分肯定。鐵路局在全局業(yè)務(wù)督導(dǎo)中，對濟(jì)南機(jī)務(wù)段的做法進(jìn)行重點(diǎn)介紹，供各單位參考，要求各單位結(jié)合各自中心工作實際做好落實。

四是立足實際，做好檔案編研工作。檔案編研工作，許多單位檔案專業(yè)人員感覺有難度。濟(jì)南機(jī)務(wù)段從日常工作著手，注重工作積累，分別把30多年和20多年的檔案利用效果、科研檔案進(jìn)行挑選、編輯形成了《濟(jì)南機(jī)務(wù)段檔案利用效果實例選編》《濟(jì)南機(jī)務(wù)段科研成果匯編》。同時潛心編研檔案成果、廣泛搜集素材，編寫了《濟(jì)南機(jī)務(wù)段大事記1899-2014》，傳承企業(yè)歷史記載。此編研成果引起單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視、同事們的爭相傳閱和全局檔案專業(yè)人員同行的借鑒學(xué)習(xí)。

五是增強(qiáng)創(chuàng)新意識，以新思維謀劃工作。新形勢

下，企業(yè)檔案工作面臨著新要求新任務(wù)，應(yīng)以問題為導(dǎo)向，抓住主要問題，有針對性地制定落實措施，推進(jìn)企業(yè)檔案工作的發(fā)展。依靠創(chuàng)新推動工作，是永恒課題。檔案工作創(chuàng)新需要立足自身檔案工作崗位，圍繞“服務(wù)”做文章，在服務(wù)中求發(fā)展。濟(jì)南機(jī)務(wù)段緊密結(jié)合單位的工作重點(diǎn)，主動開發(fā)檔案信息資源，配合單位相關(guān)部門通過新媒體（視頻專題片、網(wǎng)絡(luò)警示教育基地），傳播企業(yè)文化；制作了有關(guān)專題片，開展了專題展覽，效果明顯，努力做到企業(yè)的工作開展到哪里，檔案服務(wù)工作就延伸到哪里，為單位各項工作開展發(fā)揮了重要作用。

濟(jì)南機(jī)務(wù)段十年來堅持定期宣傳檔案法律法規(guī)，創(chuàng)辦了紙質(zhì)的《檔案園地》，近年結(jié)合網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)新宣傳形式，宣傳范圍更廣、效果更好，提高了全員檔案意識。

（四）結(jié)合檔案檢查考核充分發(fā)揮指導(dǎo)、監(jiān)督職能作用

以指導(dǎo)促規(guī)范，以考核抓提升，不斷加強(qiáng)基礎(chǔ)工作、組織建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)、設(shè)施設(shè)備建設(shè)和開發(fā)利用工作。鐵路局按照《辦法》的要求，結(jié)合《濟(jì)南鐵路局檔案管理考核暫行辦法》，細(xì)化項點(diǎn)，制定了《山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范測評 濟(jì)南鐵路局檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)評定表》，在全局范圍內(nèi)開展檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范測評和檢查考核。重點(diǎn)對檔案資源體系建設(shè)、檔案利用體系建設(shè)、檔案安全體系建設(shè)中的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行檢查，突出對檔案整理工作、檔案移交和接收工作、檔案服務(wù)工作、檔案館庫建設(shè)、檔案安全保密工作、檔案信息化建設(shè)等進(jìn)行督導(dǎo)，不斷完善、提高檔案管理考核和爭創(chuàng)工作，使檔案管理工作扎實，穩(wěn)步推進(jìn)，確保檔案安全管理，全面提高檔案工作總體水平，使更多的單位盡快達(dá)到省科學(xué)化管理規(guī)范測評示范單位的標(biāo)準(zhǔn)。

（作者單位：濟(jì)南鐵路局檔案館）