文·張敏

新形勢(shì)下重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

文·張敏

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目具體指納入國(guó)務(wù)院、省級(jí)重點(diǎn)管理、縣級(jí)以上人民政府審批計(jì)劃和重點(diǎn)管理的項(xiàng)目，這些項(xiàng)目投資一般比較大、涉及面廣、周期長(zhǎng)。做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作對(duì)于保證重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，保障建設(shè)項(xiàng)目的安全運(yùn)行和有效管理具有重要意義。為此，國(guó)家和省里出臺(tái)了《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》《山東省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》重大項(xiàng)目檔案等管理辦法。2014年中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)了關(guān)于《加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》，明確要求縣級(jí)以上檔案行政管理部門要加強(qiáng)對(duì)檔案收集整理工作的監(jiān)督指導(dǎo)，特別是對(duì)重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)、重大建設(shè)項(xiàng)目要進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，及時(shí)建檔。

一、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀

近年來，我縣牢牢把握“求突破、爭(zhēng)進(jìn)位”的總基調(diào)，大力實(shí)施“產(chǎn)業(yè)興縣”發(fā)展戰(zhàn)略，加速培植產(chǎn)業(yè)優(yōu)勢(shì)，加大招商引資力度，狠抓重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)，大項(xiàng)目建設(shè)如火如荼，全縣經(jīng)濟(jì)呈現(xiàn)平穩(wěn)較快發(fā)展。隨之而來的項(xiàng)目檔案管理成為當(dāng)前檔案工作的重要事項(xiàng)。重點(diǎn)項(xiàng)目檔案是一條重要的信息鏈，從項(xiàng)目前期洽談對(duì)接、到項(xiàng)目落地實(shí)施，要經(jīng)歷產(chǎn)業(yè)政策分析、可行性研究、評(píng)估決策、勘察設(shè)計(jì)、施工、竣工、試運(yùn)行等各環(huán)節(jié)。因此，重點(diǎn)項(xiàng)目檔案除具備一般檔案的特點(diǎn)外，還具有自身獨(dú)特的特點(diǎn)。一是專業(yè)性。重點(diǎn)項(xiàng)目檔案是重點(diǎn)項(xiàng)目在建設(shè)過程中形成的文字，圖像、聲像等各種開工的文件，反映整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的歷史記載，從項(xiàng)目前期招商、策劃、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等具備自身的鮮明特點(diǎn)。二是獨(dú)立性。項(xiàng)目獨(dú)立性是重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)的另外一個(gè)特點(diǎn)，無論是省、市、縣重點(diǎn)項(xiàng)目還是一般的重點(diǎn)項(xiàng)目都是以單獨(dú)個(gè)體進(jìn)行建設(shè)。三是復(fù)雜性。每個(gè)重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)要涉及規(guī)劃、住建、國(guó)土、發(fā)改、房管、安監(jiān)、環(huán)保、消防、質(zhì)監(jiān)等多個(gè)部門。在建設(shè)過程中形成的文字材料面廣、量大，分散、復(fù)雜，內(nèi)容涉及圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、土建、工藝、管道、儀表、設(shè)備、安裝等，除文字形成的檔案外還存在大量的照片、圖像、項(xiàng)目模型等實(shí)物。四是周期長(zhǎng)。重點(diǎn)項(xiàng)目從開始建設(shè)、前期論證、工程設(shè)計(jì)、準(zhǔn)備實(shí)施、竣工投產(chǎn)，一般要經(jīng)歷長(zhǎng)達(dá)幾年的時(shí)間。文字檔案材料的形成也隨著整個(gè)建設(shè)過程面形成，直到竣工驗(yàn)收后的維護(hù)使用。

二、檔案管理存在的問題

我縣重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理的情況總體是好的。但是重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)工期緊、規(guī)模大、任務(wù)重，一般來說領(lǐng)導(dǎo)更注重建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工監(jiān)督，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的整理、收集、歸檔管理等沒有很重視，形成了重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理相對(duì)滯后，建設(shè)項(xiàng)目完工后達(dá)不到檔案歸檔要求，從而影響檔案及時(shí)歸檔等弊病。

（一）項(xiàng)目檔案管理意識(shí)缺乏

一是領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠。我縣大多參建的重點(diǎn)項(xiàng)目實(shí)行指揮部工作制，縣級(jí)領(lǐng)導(dǎo)任指揮長(zhǎng)的工作模式，成員大多是政府各部門臨時(shí)抽調(diào)。領(lǐng)導(dǎo)往往將工作重點(diǎn)放在工程投資、質(zhì)量、進(jìn)度上，對(duì)檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視，指揮部人員變化相對(duì)頻繁，流動(dòng)性大，無約束機(jī)制，造成檔案管理不連續(xù)或斷檔現(xiàn)象。二是檔案管理制度不健全。領(lǐng)導(dǎo)重視現(xiàn)場(chǎng)建設(shè)施工人員的管理，而對(duì)加強(qiáng)檔案管理重視不夠，未能將檔案管理納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，檔案分管領(lǐng)導(dǎo)不明確、沒有從源頭上做到檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。再加上建設(shè)單位與施工單位、各分包施工單位之間檔案管理職責(zé)不清，造成資料管理混亂，存在檔案資料重復(fù)或者殘缺不全的現(xiàn)象。三是施工單位缺乏檔案管理責(zé)任感。施工單位技術(shù)人員只重視項(xiàng)目建設(shè)，缺乏對(duì)檔案文件材料的收集積累，有的甚至把檔案據(jù)為己有，拒不移交；有的對(duì)急用的材料隨用隨拿，對(duì)借出的材料未及時(shí)催交，造成檔案遺失。

（二）項(xiàng)目檔案管理水平不高

一是檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高。在重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)過程中，工作人員大多從各個(gè)不同部門抽調(diào)，涉及部門較多，人員不穩(wěn)定，本身缺乏項(xiàng)目建設(shè)檔案專業(yè)知識(shí)，同時(shí)又身兼數(shù)職，很難短期內(nèi)適應(yīng)專業(yè)檔案工作的需要。二是入檔文件格式不規(guī)范，存在隱患；目前大多數(shù)施工單位按原來的習(xí)慣自行制作表格，造成一個(gè)項(xiàng)目的文件目錄、文件內(nèi)容、格式大不相同，不利于保管。三是入檔材料不規(guī)范。在實(shí)際工程建設(shè)中，入檔材料大多是復(fù)印件，有時(shí)復(fù)印不清晰且材料不完整。四是竣工圖紙?jiān)O(shè)計(jì)不規(guī)范。在實(shí)際建設(shè)過程中，有些已經(jīng)竣工的項(xiàng)目未按規(guī)定執(zhí)行原來的設(shè)計(jì)要求且經(jīng)常變更工工程圖紙，導(dǎo)致竣工后的圖紙與原設(shè)計(jì)圖紙不符，給檔案整理帶來不便。甚至還出現(xiàn)有些項(xiàng)目單位不能做到檔案的科學(xué)整理和保管，沒有建立分類檔案管理和檔案目錄，沒有整理入檔案盒且存放雜亂，給檔案驗(yàn)收帶來很多麻煩。

（三）檔案管理協(xié)調(diào)機(jī)制不暢通

重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理的驗(yàn)收，最終需要審批單位和項(xiàng)目主管部門的互相配合。但在實(shí)際操作過程中，有的項(xiàng)目主管部門隨意性較大，不重視，不執(zhí)行國(guó)家、省級(jí)重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)檔案有關(guān)的法律法規(guī)和辦法，對(duì)綜合驗(yàn)收前檔案工作不把關(guān)，甚至隨便應(yīng)付，難以形成合力，造成檔案工作不連續(xù)。

三、加強(qiáng)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理的對(duì)策

重點(diǎn)項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)全過程的真實(shí)記錄，是項(xiàng)目建設(shè)完工后最原始的記錄依據(jù)，是項(xiàng)目交付使用后維修管理的最原始基礎(chǔ)，必須切實(shí)加強(qiáng)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理，按照全面推進(jìn)依法治檔的有關(guān)規(guī)定，針對(duì)存在的問題，就如何加強(qiáng)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理工作談幾點(diǎn)對(duì)策建議：

（一）抓意識(shí)，提高對(duì)項(xiàng)目檔案管理的責(zé)任感

檔案法規(guī)是開展項(xiàng)目建設(shè)檔案管理工作的執(zhí)法依據(jù)，國(guó)務(wù)院發(fā)布的《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》對(duì)工程檔案管理予以高度重視，明確提出建設(shè)單位組織工程竣工驗(yàn)收必須有完整的技術(shù)檔案和施工管理資料，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，及時(shí)收集整理建設(shè)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立健全建設(shè)項(xiàng)目檔案，并在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后及時(shí)向建設(shè)行政主管部門或者其他有關(guān)部門移交建設(shè)項(xiàng)目檔案。建設(shè)單位必須依法管理工程檔案，制定相應(yīng)的考核措施，做好收集整理、建檔、移交三個(gè)環(huán)節(jié)的工作，保證項(xiàng)目檔案的成套性和科學(xué)性。為此，要大力開展《檔案法》宣傳，提高和增強(qiáng)廣大項(xiàng)目單位特別是工程技術(shù)人員的檔案意識(shí)和法律觀念，讓他們了解檔案也是工程的一部分，理解檔案管理工作的重要性，認(rèn)識(shí)到做好檔案工作是《檔案法》賦予的義不容辭的法律責(zé)任，要重視文件材料的收集積累，并及時(shí)歸檔移交。

（二）抓領(lǐng)導(dǎo)，提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)

重點(diǎn)項(xiàng)目檔案是施工單位人員花費(fèi)大量的心血形成的，它不僅是工程項(xiàng)目建設(shè)的歷史記錄，更是工程項(xiàng)目建設(shè)經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)的結(jié)晶，也是建設(shè)單位事業(yè)發(fā)展的真實(shí)寫照，直接反映工程項(xiàng)目建設(shè)的成果，建設(shè)單位應(yīng)把工程項(xiàng)目檔案工作作為一個(gè)重要的基礎(chǔ)工作來抓，提高全員對(duì)工程檔案管理的認(rèn)識(shí)。完善檔案管理規(guī)章制度，將檔案管理工作作為一個(gè)重點(diǎn)項(xiàng)目列入工程建設(shè)規(guī)劃控制中，制定與工程建設(shè)實(shí)際相符的檔案管理實(shí)施細(xì)則及相關(guān)考核措施，做到有據(jù)可依，有章可循，明確項(xiàng)目檔案工作中各部門與參建單位的職責(zé)。各檔案管理部門要依據(jù)檔案法所賦予的權(quán)力和應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任，積極與發(fā)改、住建、國(guó)土、環(huán)保等項(xiàng)目主管部門加強(qiáng)聯(lián)系，互相協(xié)調(diào)，建立健全項(xiàng)目檔案工作機(jī)制，各司其職、職負(fù)其責(zé)，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理。

（三）抓服務(wù)，提高項(xiàng)目檔案的管理水平

一是開展項(xiàng)目建設(shè)前期服務(wù)工作。主動(dòng)介入，與施工單位緊密聯(lián)系，從工程開工前開始到工程竣工驗(yàn)收全過程進(jìn)行跟蹤培訓(xùn)、指導(dǎo)，隨時(shí)了解工程進(jìn)度及檔案資料的形成情況，實(shí)行重階段檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的有序管理，提高重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的及時(shí)歸檔。開工前，上級(jí)檔案主管部門要了解工程地址、規(guī)模、工期和建設(shè)、施工、監(jiān)理單位等情況，廣泛宣傳有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的法律、法規(guī)，組織培訓(xùn)相關(guān)人員，對(duì)檔案管理提出具體要求，并認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記制度，及時(shí)掌握建設(shè)項(xiàng)目檔案管理動(dòng)態(tài)情況并加以監(jiān)管。二是開展執(zhí)法檢查活動(dòng)。項(xiàng)目主管部門每年都要審

定公布重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，由發(fā)改、住建、檔案等部門組織開展檔案檢查活動(dòng)，重點(diǎn)檢查項(xiàng)目建設(shè)與檔案管理是否同步進(jìn)行，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的整改落實(shí)情況，已通過竣工驗(yàn)收的項(xiàng)目是否通過檔案驗(yàn)收等，并在全縣范圍內(nèi)通報(bào)項(xiàng)目檔案檢查結(jié)果。三是定期開展檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。有計(jì)劃有針對(duì)性的對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理人員進(jìn)行檔案專項(xiàng)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，從各種項(xiàng)目檔案資料的產(chǎn)生到歸檔整個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全方位的培訓(xùn)，保證重點(diǎn)項(xiàng)目檔案的齊全完整。四是加強(qiáng)服務(wù)，全方位進(jìn)行指導(dǎo)。轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，主動(dòng)對(duì)接項(xiàng)目單位，從項(xiàng)目檔案分類方法的制定到具體檔案人員的實(shí)際整理，進(jìn)行全過程全方位指導(dǎo)。

（四）抓信息化管理，提高部門之間信息暢通

隨著工程設(shè)計(jì)，管理等環(huán)節(jié)信息化進(jìn)程的加快，項(xiàng)目檔案的信息化問題日益突出，針對(duì)項(xiàng)目單位管理機(jī)制不暢通的現(xiàn)象，應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大規(guī)模信息利用系統(tǒng)，在技術(shù)上實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)工作人員、社會(huì)公眾在線查詢、利用數(shù)字檔案，通過計(jì)算機(jī)平臺(tái)獲取信息，避免各單位之間不協(xié)調(diào)、不暢通。

（作者單位：汶上縣發(fā)展和改革局重點(diǎn)項(xiàng)目辦公室）