邵海麗

（青海大學(xué)醫(yī)學(xué)院，青海西寧，810001)

0 引言

傳統(tǒng)檔案管理多采用紙質(zhì)及手工方式進(jìn)行，由于未能對(duì)檔案信息進(jìn)行規(guī)則存取，進(jìn)而使得查找與借閱時(shí)發(fā)生各種不便，不但管理工作效率不高，而且還會(huì)出現(xiàn)找不到檔案資料的情況。隨著經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)已成為當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)，并逐步成為高校檔案管理工作現(xiàn)代化水平的一項(xiàng)重要的衡量標(biāo)志。

1 高校檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思想

高校檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)主要利用關(guān)系模型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)研究，其設(shè)計(jì)方法以模塊化程序?yàn)橹鳌４讼到y(tǒng)具有數(shù)據(jù)庫維護(hù)功能，且檔案館能以實(shí)際需求為標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行及時(shí)的添加、刪除及修改等。此外，高校各部門還可利用此系統(tǒng)在計(jì)算機(jī)中錄入各自的檔案信息，并進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢、修改、維護(hù)、傳送檔案信息等操作。除了對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行管理外，此系統(tǒng)還可對(duì)電子文件、圖片、音頻、磁盤等多媒體信息進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的數(shù)字化以及檔案館信息收集與查詢自動(dòng)化。其中，此管理系統(tǒng)的核心為信息輸入及維護(hù)。

2 系統(tǒng)的需求探究

高校檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)需要滿足普通用戶、高級(jí)用戶、普通管理員及高級(jí)管理員四個(gè)方面的需求。其中，普通用戶可對(duì)公開的檔案信息進(jìn)行直接查詢，如果需要借閱，則首先需要將檔案編號(hào)查出，再向普通管理員提供簡(jiǎn)單的個(gè)人信息及證件進(jìn)行借閱；高級(jí)用戶則主要為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員設(shè)計(jì)的，對(duì)于這類用戶，高級(jí)管理員可根據(jù)其級(jí)別高低對(duì)其權(quán)限進(jìn)行設(shè)置；普通管理員主要負(fù)責(zé)辦理用戶借閱及歸還等，將借閱人員的基本資料進(jìn)行登記，并且還可對(duì)檔案基本信息進(jìn)行修改、添加、統(tǒng)計(jì)、打印、銷毀等，其管理權(quán)限主要由高級(jí)管理員進(jìn)行設(shè)置；而系統(tǒng)高級(jí)管理員則可管理具有較高保密性的檔案資料，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的用戶管理模式進(jìn)行修改、添加、刪除用戶等操作，并單獨(dú)對(duì)每個(gè)用戶的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置。此外，高級(jí)管理員還可對(duì)檔案類型進(jìn)行修改、合并、刪除，以及備份數(shù)據(jù)等操作。

3 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)

檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)主要運(yùn)用關(guān)系型的數(shù)據(jù)庫，盡管對(duì)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)有著較高的要求，但它可確保數(shù)據(jù)信息的一致性與完整性。此系統(tǒng)還具有相應(yīng)快，操作直觀簡(jiǎn)便等優(yōu)勢(shì)。

系統(tǒng)檔案根據(jù)高校實(shí)際情況可分為黨群、行政、教學(xué)等11種，管理系統(tǒng)將每種類型的檔案作為一個(gè)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理。由于隨著軟件的實(shí)際使用，檔案類型會(huì)發(fā)生變化，因而管理系統(tǒng)中的表格及數(shù)據(jù)庫的數(shù)量均會(huì)發(fā)生動(dòng)態(tài)變化，但每個(gè)數(shù)據(jù)庫的組成表格是不會(huì)發(fā)生變化的，具體有①檔案表：包括檔案號(hào)、正題名、副題名、保管期、密級(jí)、責(zé)任人、數(shù)量等內(nèi)容；②檔案類型表：主要包括高校的分類號(hào)及名稱等；③借閱表：內(nèi)容包括借閱人、接待員、證件、檔案號(hào)、正題名及歸還時(shí)間等。此外，在系統(tǒng)中還包括用戶表、類型表、備份日志表等不屬于任何數(shù)據(jù)庫的自由報(bào)表。

4 系統(tǒng)的組成模塊

將上述11 種類型的檔案數(shù)據(jù)根據(jù)錄入、查詢、打印、系統(tǒng)設(shè)置、維護(hù)等功能設(shè)計(jì)成多種不同模塊，便構(gòu)成了如圖1 所示的系統(tǒng)模塊。

圖1 高校檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)模塊圖

5 系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)方法

在設(shè)計(jì)高校檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)時(shí)，可根據(jù)系統(tǒng)功能的模塊對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)，以下就檔案管理系統(tǒng)部分功能的實(shí)現(xiàn)展開探究。

5.1 檔案管理系統(tǒng)的設(shè)置

在檔案管理系統(tǒng)的設(shè)置中，用戶設(shè)置占據(jù)主要地位，同時(shí)也是高級(jí)管理員的重要工作之一。系統(tǒng)在添加新的用戶時(shí)，需要輸入用戶名、密碼、初始檔案類型等，在將用戶填加后，高級(jí)管理者便可刪除、修改用戶相關(guān)信息等。

用戶在使用系統(tǒng)時(shí)，其操作隨著設(shè)置的權(quán)限不同而發(fā)生改變。在此系統(tǒng)中，用戶具有修改及添加檔案資料、借閱及規(guī)劃?rùn)n案資料、銷毀資料、對(duì)不同類型檔案進(jìn)行操作、數(shù)據(jù)恢復(fù)與備份、系統(tǒng)管理及用戶權(quán)限管理等權(quán)限，可分別進(jìn)行設(shè)置。其中，管理員對(duì)用戶設(shè)置的權(quán)限將在此用戶登錄時(shí)的菜單設(shè)置上直接顯現(xiàn)出來，系統(tǒng)便會(huì)依照系統(tǒng)用戶不同的權(quán)限設(shè)置而顯示出不同的功能模塊。

此外，檔案管理系統(tǒng)設(shè)置還包含分類設(shè)置，其指的是將高校各個(gè)類型的檔案在數(shù)據(jù)庫中事先進(jìn)行設(shè)置，以便在錄入檔案信息時(shí)可進(jìn)行準(zhǔn)確選擇，防止出現(xiàn)輸入錯(cuò)誤現(xiàn)象。其中部門單位的設(shè)置與編號(hào)的對(duì)照則是根據(jù)新舊檔案的編號(hào)及單位內(nèi)部的歸檔進(jìn)行對(duì)照操作。

5.2 檔案管理模塊的實(shí)現(xiàn)

檔案管理模塊是集立卷、歸檔、修改、查詢、借閱、歸還等多項(xiàng)功能于一身的管理模塊，其中檔案資料錄入為所有環(huán)節(jié)開展的基礎(chǔ)。

在將表格添入檔案資料中時(shí)，首先需輸入檔案的編號(hào)。檔案編號(hào)主要由年份、檔案類型碼、案卷編碼及檔案編碼四個(gè)部分組成，其中年份由四位數(shù)字組成，表示檔案形成的年份時(shí)間；對(duì)于檔案類型碼，例如黨群類的類型碼為拼音DQ，并細(xì)分為黨務(wù)綜合（DQ11）、紀(jì)檢（DQ12）等多個(gè)子類型，這部分主要在下拉列表中選擇，在表單初始化時(shí)便需對(duì)它的值進(jìn)行設(shè)置，且選擇的值會(huì)隨著當(dāng)前操作的不同類型而不同；案卷編號(hào)則是由三位數(shù)字組成的編號(hào)；檔案編號(hào)同樣由三位數(shù)字組成，倘若添加了一個(gè)案卷，那么這一項(xiàng)便為空。在設(shè)置檔案編號(hào)時(shí)，要對(duì)檔案編號(hào)是否輸入以及已輸入的編號(hào)是否充分進(jìn)行仔細(xì)檢查，如果“是”將會(huì)作出提示，并要求管理員重新輸入一次，其他各項(xiàng)根據(jù)實(shí)際情況填寫即可。倘若添加案卷，那么卷內(nèi)分?jǐn)?shù)為一項(xiàng)時(shí)，系統(tǒng)的默認(rèn)值便為0，以后在此卷內(nèi)添加新的案卷時(shí)，其默認(rèn)值便會(huì)自動(dòng)增加。

輸入完檔案的信息后，便可進(jìn)行查詢與修改操作。查詢指的是以用戶提供的條件為依據(jù)，在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中篩選出符合要求的結(jié)果，并將結(jié)果返回到一張表格中以供用戶進(jìn)行使用。在修改時(shí)，需注意檔案編號(hào)重復(fù)操作的情況。圖2 即為某高校學(xué)生檔案信息修改界面。

圖2 學(xué)生檔案信息修改界面圖

需注意的是，在此檔案管理系統(tǒng)中，還具備組合查詢的功能。在實(shí)際工作中，通常會(huì)出現(xiàn)只記得檔案信息的大概題目或時(shí)間等不確定信息，而通過利用組合查詢功能，系統(tǒng)便可將用戶想要的信息查詢出來。用戶在表單中可選擇標(biāo)題、時(shí)間、檔案編號(hào)等需要查詢的內(nèi)容，并選擇＜（小于）、= =（全等于）等關(guān)系運(yùn)算符號(hào)，再輸入已知的相關(guān)信息便可準(zhǔn)確進(jìn)行查詢。倘若還知道其他更多條件，可選擇“or”或“and”等邏輯關(guān)系，組合多項(xiàng)條件后再對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢。

5.3 借閱管理模塊的實(shí)現(xiàn)

在高校檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的借閱管理模塊中，主要包括檔案借閱、歸還、銷毀等幾個(gè)子模塊。

（1）檔案借閱子模塊

通過檔案編號(hào)進(jìn)行借閱為檔案的唯一借閱方法，倘若用戶對(duì)要借閱的檔案編號(hào)不是十分清楚，可先在檔案管理模塊中進(jìn)行查詢，再進(jìn)行借閱。當(dāng)檔案已經(jīng)被借出時(shí)，便會(huì)出現(xiàn)對(duì)話框提示，用戶可通過查詢對(duì)借出檔案的去向進(jìn)行了解。此外，對(duì)于被銷毀的檔案，系統(tǒng)也會(huì)給出一定的提示信息。

在將檔案編號(hào)輸入系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)將所需檔案的基本資料自動(dòng)調(diào)出來，并顯示進(jìn)入系統(tǒng)的管理員及當(dāng)前的時(shí)間，借閱人員為成功借到檔案信息，需填寫個(gè)人基本信息，在借閱時(shí)，系統(tǒng)會(huì)在借閱表中納入檔案的編號(hào)、當(dāng)前時(shí)間及借閱人員資料等，以便進(jìn)行查看。待確認(rèn)借出后，系統(tǒng)檔案表中的檔案份數(shù)便會(huì)自動(dòng)減少1。

（2）檔案歸還子模塊

在將檔案歸還時(shí)，同樣需要以檔案編號(hào)為準(zhǔn)。對(duì)于多份具有相同編號(hào)的檔案，可能會(huì)被多個(gè)用戶同時(shí)借閱，在歸還時(shí)，應(yīng)填寫借閱人員的姓名，并從借閱表中將借閱人信息調(diào)出并進(jìn)行確認(rèn)。待歸還后，借閱表便會(huì)將已歸還的檔案進(jìn)行自動(dòng)刪除，并在歸還表中自動(dòng)添加已歸還的檔案標(biāo)號(hào)、當(dāng)前時(shí)間及借閱人員資料等，同時(shí)系統(tǒng)檔案表中的檔案份數(shù)會(huì)自動(dòng)加上1。

（3）檔案銷毀子模塊

檔案的銷毀也需根據(jù)檔案的編號(hào)進(jìn)行。對(duì)于不可銷毀的已借出的檔案，如需銷毀其中的某一個(gè)案卷，只需輸入案卷號(hào)的三位數(shù)字即可；如需銷毀案卷里的某一檔案，則需將檔案編號(hào)完全輸入。

5.4 報(bào)表管理模塊的實(shí)現(xiàn)

案卷的打印包括案卷封面、封底、卷內(nèi)目錄等內(nèi)容的打印，報(bào)表的打印則包括各類別明細(xì)、檔案移交等日常報(bào)表的打印，同時(shí)還可根據(jù)自身需要對(duì)報(bào)表進(jìn)行自動(dòng)以打印。自定義報(bào)表實(shí)際上是指查詢出來的數(shù)據(jù)。

5.5 系統(tǒng)的維護(hù)模塊

系統(tǒng)維護(hù)模塊主要是對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的初始化、定期進(jìn)行恢復(fù)及備份等操作，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象。

6 結(jié)語

綜上所述，在知識(shí)與技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)今時(shí)代，信息產(chǎn)業(yè)化給高校檔案事業(yè)的帶來的挑戰(zhàn)的同時(shí)，也帶來了機(jī)遇。我們應(yīng)當(dāng)充分把握機(jī)遇，不斷以創(chuàng)新尋求長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，力爭(zhēng)達(dá)到檔案的現(xiàn)代化管理，通過自身的良好建設(shè)從而為高校檔案的使用人員提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

[1] 李雪梅,李俊旺.高校檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)[J].電力學(xué)報(bào),2010,8(12):133-135.

[2] 徐莉.高校檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的設(shè)想[J].平頂山工學(xué)院學(xué)報(bào),2011,14(03):48-50.

[3] 張?jiān)虑?段富,路景貴.檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2010,23(16):138-140.