會計檔案歸檔范圍

（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

（二）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。

（三）財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

（四）其他類：銀行存款余額調節(jié)表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

其他財務會計管理文件一般不應屬于會計檔案的范圍，如：財會部門的預算計劃、制度、規(guī)定等不屬于會計檔案的范圍，應隨同財會部門的其他檔案一起歸檔。

會計檔案的保管期限

會計檔案保管期限分為永久和定期兩類，定期保管又分為3年、5年、10年、15年、25年。相對于其他門類的檔案，會計檔案保管期限的劃分要相對簡單而易于操作。

永久：年報（決算）、會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

25年：現金日記賬、銀行存款日記賬

15年：會計憑證、總賬、明細賬、日記賬、輔助賬簿、會計移交清冊

5年：銀行余額調節(jié)表、銀行對賬單

3年：月度財務報告、季度財務報告

會計檔案的歸檔時間

各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管;財務會計部門和經辦人員必須按期將應歸檔的會計檔案，全部移交檔案部門，不得自行封包保存。檔案部門必須按期接收，不得推諉拒收。

會計檔案的整理

會計檔案整理，就是將財務管理活動中產生的各種零散會計文件材料，通過分類、組卷、排列、編目、裝盒，使之形成一個有機體系的過程。會計檔案整理既要“遵循會計檔案形成的自然規(guī)律，保持其相互間的有機聯系，分門別類，便于保管和利用的原則”，也要根據實際情況，原則性和靈活性相結合，創(chuàng)造性地開展工作。

會計檔案分類

根據機關工作的實際情況，我們分類方案一般采用如下形式：

形式（類別）——會計年度——保管期限

這種分類方法是把全部會計檔案先按憑證、帳簿、財務報告、其他等類別分開，每類之下按會計年度排列，每一個年度內的會計檔案再根據期限長短依次排列。每個類別分別編制流水案卷號，分別按年度順延，形成四本案卷目錄。這種方法使用于中小型單位，即會計檔案年形成量不大的單位。

會計檔案的組卷

會計憑證組卷：會計憑證組卷時要按月分開，同一月份的憑證組合在一起。每月的憑證，按憑證編號和時間順序排列，可組一卷或數卷，每卷厚度不應超過2厘米。

會計賬簿的組卷：會計賬簿一般可在年終結賬、決算后整理組卷?？缒甓仁褂玫墓潭ㄙY產賬等，可在使用結束年組卷。定本賬按照賬簿名稱、種類和歸檔要求稍加整理即可為1卷?；铐撌交蚩ㄆ劫~頁，應去除空白頁，將已記賬頁一次編號，進行組卷。

會計報表的組卷：會計報表應在年度決算之后整理組卷。年度決算報表要單獨立卷，永久保存;季報和月報，可根據張數的多少，立成一卷或數卷，定期存放。在整理會計報表時，遇到會計報表的有關文字說明材料時，要將這些文字說明材料與會計報表放在一起，歸入會計檔案。

以上各類案卷裝訂時，要去除金屬物，封面內容填寫要完整、規(guī)范、清楚，須加蓋經手人員章或財務專用章，并在空白處加蓋檔號章。除會計憑證外，一般應填寫卷內文件目錄和備考表。

會計檔案的排列

會計憑證：按1—12月份順序排列。

會計賬簿：按現金日記賬、銀行存款日記賬、總賬、明細賬、輔助賬的順序排列。

財務報告：按年報、季報、月報的順序排列。

其他類：按會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案移交清冊、銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業(yè)材料的順序排列。

會計檔案編號

會計檔案編號由三部分組成：全宗號---目錄號——案卷號

需要注意的是：會計憑證是一本一個卷號;會計賬簿是一本賬一個卷號;報表應將年度與月份、季度報表分開立卷，年度報表一年一卷。案卷號在目錄號下進行大流水，到999卷時，啟用新的目錄號。

會計檔案編目

編制會計檔案目錄，通常的做法是按會計憑證、會計賬簿、會計報表和會計其他四大類分別編制案卷目錄，主要項目有：順序號、案卷號、原憑證號、案卷標題、起止年月日、頁數、保管期限、存放位置、備注等。