額日登高娃

檔案作為黨和國家各項(xiàng)工作和人民群眾各方面情況的真實(shí)記錄，是促進(jìn)我國各項(xiàng)事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)。加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作，要立足加快我區(qū)改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程，充分發(fā)揮檔案“存憑、留史、資政、育人”的作用，為自治區(qū)全面深化改革和推進(jìn)富民強(qiáng)區(qū)服務(wù)。

一、全面認(rèn)識檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作是單位全局和單一部門工作的組成部分，是衡量全員工作質(zhì)量和工作效率的重要依據(jù)，是維護(hù)單位歷史真實(shí)面貌、見證歷史發(fā)展足跡不可缺少的組成部分，也是評價(jià)個(gè)人的基本素質(zhì)和工作業(yè)績必不可少的考核標(biāo)準(zhǔn)?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理不僅可以推動檔案工作健康發(fā)展，還能為單位領(lǐng)導(dǎo)層提供第一手資料，為科學(xué)發(fā)展提供最客觀的歷史事實(shí)，更可以成為進(jìn)行科學(xué)分析、制定長遠(yuǎn)規(guī)劃的重要依據(jù)。

通過對檔案資料的分析研究，可以充分了解本單位的歷史決策、工作現(xiàn)狀、存在問題，從而達(dá)到揚(yáng)長避短、改進(jìn)工作、對發(fā)展規(guī)劃適當(dāng)進(jìn)行科學(xué)調(diào)整的目的。特別是對企業(yè)來說，嚴(yán)密完善的檔案可以為管理者和經(jīng)營者的決策提供準(zhǔn)確資料，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行合作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。因此，做好檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案管理工作的功能效應(yīng)，擴(kuò)大它的社會價(jià)值和效能，對于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會全面發(fā)展、不斷提升單位整體形象、促使企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中發(fā)揮更大的競爭力具有重要意義。

二、檔案工作中存在的問題

現(xiàn)實(shí)工作中有相當(dāng)一部分人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識。同時(shí)檔案管理工作十分滯后。第一，缺乏制度創(chuàng)新，與科學(xué)化管理的要求不相適應(yīng)。新形勢下，大部分企事業(yè)單位制度創(chuàng)新力度很大，而具體的檔案規(guī)制修編一般鮮有人問津，這嚴(yán)重地影響了檔案管理的科學(xué)化、法治化和規(guī)范化。第二，缺乏大局意識，機(jī)制變革遲緩，與新的外部環(huán)境不相適應(yīng)。實(shí)際工作中一直存在“重藏輕用”的傳統(tǒng)思維方式，檔案人員將大部分精力都集中在檔案的收集、整理、鑒定、保管等業(yè)務(wù)上，而忽視了對其他工作的滲透及體現(xiàn)現(xiàn)實(shí)價(jià)值的服務(wù)，使得檔案工作機(jī)制滯后于可持續(xù)發(fā)展的大環(huán)境變化。第三，信息化水平低。多數(shù)單位的檔案部門都配備了微機(jī)，進(jìn)行電子文件接收保存，再脫網(wǎng)單機(jī)編目或提供檢索。這種被動、孤立的檔案信息化過程，僅能使檔案成為信息化“孤島”，而無法使其成為基礎(chǔ)性、知識性的資源被便捷利用。

三、加強(qiáng)檔案工作需要采取的措施

一是完善檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)。檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)技術(shù)、嚴(yán)密分工和規(guī)范協(xié)作的基礎(chǔ)上的。信息時(shí)代，檔案信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，這樣才能確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作遵循標(biāo)準(zhǔn)，有序推進(jìn)。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常常遇到過分強(qiáng)調(diào)本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種無視標(biāo)準(zhǔn)化、拒絕采用標(biāo)準(zhǔn)的做法極其有害。有些標(biāo)準(zhǔn)的制定需要耗費(fèi)巨大的人力、物力，不但涉及數(shù)據(jù)格式，還將涉及運(yùn)行環(huán)境等諸多因素，更應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中力量，鍥而不舍，不斷推進(jìn)。

二是加強(qiáng)檔案工作的法治化建設(shè)。法治化是做好檔案管理工作的保障，新形勢對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。為了加強(qiáng)對檔案的管理和收集整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，我國制定并實(shí)施了《中華人民共和國檔案法》，為我國檔案管理工作的良性發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。然而，新的形勢對檔案管理工作提出了更高的要求，要求各地要充分利用地方的立法權(quán)限，建立一整套有地方特色的檔案法律法規(guī)，使檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)、有法可依。在此基礎(chǔ)上，各部門都要建立健全檔案管理規(guī)章制度，向制度要管理，向制度要效益。只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜，靈活有效。

三是提高檔案管理工作的科技化、信息化、安全化水平。檔案管理手段上應(yīng)主動由傳統(tǒng)型向科技型轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)在的檔案工作已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、實(shí)體檔案管理變?yōu)橐詳?shù)字化檔案管理為主，從傳統(tǒng)的面對面服務(wù)變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò)化服務(wù)為主。檔案工作的科技化、信息化水平越來越高。從一些發(fā)達(dá)國家檔案管理的情況看，他們普遍建立了完善的檔案數(shù)據(jù)庫，形成了強(qiáng)大的信息檢索能力，具備了先進(jìn)的信息服務(wù)技術(shù)手段和管理手段。但現(xiàn)代技術(shù)是一把雙刃劍，在檔案管理人員利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化手段科學(xué)分類、整理檔案、提高效率、做到事半功倍的同時(shí)，也伴隨著安全隱患。計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊、不安全的傳輸介質(zhì)等無不威脅著檔案安全。為了保證檔案的安全性，必須制定嚴(yán)格的電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄制度，建立有效的操作權(quán)限管理體系，對電子文件管理系統(tǒng)的操作權(quán)限進(jìn)行合理劃分。具體操作中，應(yīng)對軟件功能進(jìn)行周密設(shè)計(jì)，加強(qiáng)電子簽章、口令管理、活體指紋識別等技術(shù)，提高身份認(rèn)定的精度，其中重點(diǎn)應(yīng)對最常用的口令方式進(jìn)行嚴(yán)格管理。為了以防萬一，還必須設(shè)置自動啟動的電子文件操作日志，以備日后進(jìn)行安全查考或真實(shí)性鑒定時(shí)作為依據(jù)。

四是積極應(yīng)對檔案管理工作的弱化趨勢?？萍纪伙w猛進(jìn)的今天，計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)的高速發(fā)展更是日新月異。作為一項(xiàng)傳統(tǒng)性工作，檔案管理方式的更新漸漸落后于科技的發(fā)展速度，主要體現(xiàn)在：資料收集手段滯后、管理方式滯后、服務(wù)方式較單調(diào)。在實(shí)際工作中，僅能滿足工作需要，沒有很好地與本地區(qū)的經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展結(jié)合起來。而電子文件可以將文字、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息形式有機(jī)結(jié)合，這種“多媒體文件”能夠更加真實(shí)地再現(xiàn)當(dāng)時(shí)的活動情況。面對新事物的沖擊，很多人產(chǎn)生了一種錯(cuò)誤的認(rèn)識，認(rèn)為傳統(tǒng)檔案工作可有可無，無足輕重。加之有些檔案管理工作人員，對自身從事的檔案管理工作沒有高度重視，業(yè)務(wù)知識、業(yè)務(wù)能力、科技知識遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)形勢的需要。新科技的沖擊加上認(rèn)識上的誤區(qū)影響了檔案工作前進(jìn)的腳步，必須引起領(lǐng)導(dǎo)層的高度重視。只有不斷改進(jìn)檔案管理模式，更新管理方法，才能預(yù)防檔案工作意識的進(jìn)一步弱化，阻止整個(gè)檔案管理工作在社會發(fā)展進(jìn)程中的邊緣化危險(xiǎn)。

檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化不僅可以提升管理部門工作水平，還可以提高企事業(yè)單位工作效率。新時(shí)期的檔案工作者應(yīng)該積極地更新檔案管理理念，不斷探索和嘗試新的檔案管理手段、創(chuàng)新工作方法，更有效地發(fā)掘檔案的價(jià)值，為社會進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。