段文嘉 萬延花 溫瑞濤（中航鋰電（洛陽）有限公司，河南 洛陽 471003）

內(nèi)部審核工作中存在的問題及對策

段文嘉 萬延花 溫瑞濤
（中航鋰電（洛陽）有限公司，河南 洛陽 471003）

摘 要：內(nèi)部審核是認(rèn)證組織在標(biāo)準(zhǔn)化管理體系運行中的重要環(huán)節(jié)之一，通過內(nèi)部審核，發(fā)現(xiàn)體系運行中的不符合及薄弱環(huán)節(jié)，做到及時整改，持續(xù)改進(jìn)，是審核員工作中的一項主要內(nèi)容。內(nèi)部審核工作能否規(guī)范、認(rèn)真并富有成效，是衡量一個組織認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)管理體系運行水平的方法之一。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部審核；認(rèn)證；解決方法；對策

內(nèi)部審核工作對于企業(yè)而言非常重要。筆者在企業(yè)開展內(nèi)部審核時發(fā)現(xiàn)，由于個別內(nèi)審員對標(biāo)準(zhǔn)理解不透徹，經(jīng)驗不足，在內(nèi)部審核過程中出現(xiàn)了不應(yīng)有的問題，致使審核成效不佳。現(xiàn)結(jié)合存在的實際問題做簡要分析，并提出改進(jìn)措施。

一、經(jīng)常出現(xiàn)的主要問題

1 內(nèi)部員了解受審核方的規(guī)模、產(chǎn)品、活動等相關(guān)內(nèi)容不夠。內(nèi)審員因為對受審核方的規(guī)模大小，生產(chǎn)的產(chǎn)品工序及質(zhì)量規(guī)范、安全生產(chǎn)情況沒有提前了解，心中沒數(shù)，掌握情況不足，導(dǎo)致在審核時，提出的審核問題缺乏依據(jù)，甚至有的用語不規(guī)范，從根本上影響了審核的質(zhì)量和效果。

2 審核員編制的檢查表結(jié)合所審核的單位情況不貼切，缺乏針對性。因為對受審核單位的相關(guān)情況了解不透，編制的檢查表缺乏針對性，甚至套用其他受審核單位的檢查表，審核時發(fā)現(xiàn)這個單位不存在這項工作，工作處于被動地步，既耽誤了工作時間，又影響審核的實際效果，在企業(yè)造成負(fù)面影響。

3 內(nèi)審中抽樣沒有代表性和獨立性。在內(nèi)部審核前，沒有根據(jù)審核計劃確定要審核的工作內(nèi)容及需要抽樣檢查的數(shù)量，致使在實施審核中隨意性強，查驗的資料沒有代表性或不足以代表所要抽查的這項內(nèi)容，覆蓋不到所要審核的整個工作。還有的在抽樣中受制于他人，受審核方人員提供什么就查什么，自己想抽查的資料沒有提供出來，沒有發(fā)揮抽樣的真正內(nèi)涵，致使抽查成了走過場。

4 提問缺乏審核證據(jù)。內(nèi)審員在審核中，在缺乏審核證據(jù)的情況下提出個人觀點，讓受審核企業(yè)既無從爭辯又無法整改，在企業(yè)中造成負(fù)面影響。

5 個人計劃審核中對時間掌控沒有余地，致使影響整體計劃不能按時完成。內(nèi)審員在進(jìn)行個人的審核內(nèi)容時，時間掌控方面把握不好，與審核組及時溝通不夠，自己隨意拖延時間，影響整個審核組的計劃，導(dǎo)致審核計劃中按排的部門與另一個部門、工作過程與過程間的銜接不順暢，甚至影響整個內(nèi)部審核計劃的落實。

二、解決方法及對策

1 內(nèi)審員要及時了解受審核方的規(guī)模、產(chǎn)品、活動等相關(guān)內(nèi)容。內(nèi)審員在接受了審核工作后，要根據(jù)審核組長的分工按排，依照審核計劃，及時了解本次審核的具體部門、分工審核的條款內(nèi)容，了解受審核方產(chǎn)品相關(guān)的專業(yè)知識、適用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量手冊、程序文件等相關(guān)內(nèi)容；在審核時要做到規(guī)范用語，尤其對審核計劃中個人分工內(nèi)容進(jìn)行重點關(guān)注，以做到心中有數(shù)，有目標(biāo)、有重點地審核。

2 審核員要認(rèn)真編制個人所要審核內(nèi)容的檢查表。內(nèi)審員當(dāng)接受了審核任務(wù)后，要結(jié)合自己承擔(dān)的審核工作，收集了解受審核單位的相關(guān)情況，如：受審核地點、受單位工作性質(zhì)及生產(chǎn)產(chǎn)品，產(chǎn)品的工藝流程及質(zhì)量、安全規(guī)范要求，并編制有針對性的檢查表，從思想上到需求資源等方面為完成這次審核做好充分準(zhǔn)備。

3 內(nèi)審員要確定在審核中的抽樣數(shù)量的代表性和適度均衡；堅持抽樣的獨立性和隨機抽樣原則。這個環(huán)節(jié)是整個內(nèi)部審核的關(guān)鍵工作程序，掌握不好會直接影響內(nèi)部審核的成效。要求內(nèi)審員在實施審核前，對所要抽取的樣本數(shù)量，依據(jù)整個審核組的審核時間安排確定數(shù)量，即要保證一定數(shù)量，還應(yīng)考慮受審核方規(guī)模的大小、審核項目的重要程度及復(fù)雜程度、允許審核的時間等，一般抽3～10個。有時按策劃的樣本量調(diào)查后發(fā)現(xiàn)了不符合，為了減少審核的風(fēng)險，可考慮適當(dāng)增加抽樣量，以確定所發(fā)現(xiàn)的不合格是個別問題還是系統(tǒng)性問題。抽樣要有代表性，一是要考慮區(qū)域的“面”，即必須保證覆蓋審核范圍的所有產(chǎn)品；二是要考慮“面”中的關(guān)鍵，即抽取重點的、有特點的項目。要掌握分層抽樣和抽樣量的適度均衡。分層抽樣是在同一事物的不同層次進(jìn)行抽樣。

4 內(nèi)審員在審核中的提問要依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。內(nèi)審員在審核中，無論抽取樣本資料或是提問，均要在審核證據(jù)支持的情況下進(jìn)行，不能隨意提出個人觀點，這樣會讓受審核方既無從爭辯但對形成的不符合項又無法實施整改，這樣會在企業(yè)中造成負(fù)面影響。如在審核時，內(nèi)審員提出：施工現(xiàn)場的污水沉淀池要更換，因為這個污水沉淀池不行。針對這個問題我們討論分析認(rèn)為：施工現(xiàn)場的污水沉淀池是否要更換或重修，取決于施工現(xiàn)場日常的使用效果，由施工現(xiàn)場項目部自己安排，如果提出來要重修時，對其使用效果的評價應(yīng)依據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)自己實際情況來確定，不是由審查員來確定的，審核員也沒有權(quán)力做出這樣的結(jié)論。所以我們認(rèn)為：審查員只能提出施工現(xiàn)場的污水沉淀池目前存在什么問題或隱患，提出與認(rèn)證的環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)、國家相關(guān)法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)管理規(guī)定不相符合之處更為準(zhǔn)確貼切，乃至以理服人，也更方便受審核方的整改。

5 內(nèi)審員要逐漸學(xué)會掌控按時間計劃審核。內(nèi)審員在實施審核中，雖然每人單獨審核一塊工作，但是在一個審核組內(nèi)也有相互配合與兼顧，必須應(yīng)根據(jù)自己的審核內(nèi)容及工作量，在時間掌控方面要認(rèn)真把握，自覺形成個人審核與審核組計劃基本同步，在審核過程中及時溝通，不能個人隨意拖延時間，導(dǎo)致審核組安排的部門與另一個部門、工作過程與過程間的時間脫接，甚至影響整個內(nèi)部審核計劃的落實。

6 審核過程中要認(rèn)真準(zhǔn)確記錄。做好審核過程中的審核記錄，是內(nèi)審員對審核過程發(fā)現(xiàn)情況的證據(jù)，也為審核組長匯總編制審核報告和自己開具不符合項積累資料。內(nèi)審員對發(fā)現(xiàn)的問題無論是資料或是施工現(xiàn)場巡查中，均要做到認(rèn)真記錄，形成審核第一手資料；對過程控制抽取的關(guān)鍵樣本，要親自查閱，做好文字記錄；施工現(xiàn)場查看的要依據(jù)親自看見的為第一證據(jù)，是什么就是什么，不符合標(biāo)準(zhǔn)要求就做為重要資料記錄，不能將沒有看到的現(xiàn)場情況憑他人說辭做為記錄和證據(jù)。審核結(jié)束后每個審核員的檢查表均要簽署名字匯總到審核組長，為審核結(jié)束編制審核報告提供依據(jù)并妥善保存。

結(jié)語

綜上所述，內(nèi)審員在內(nèi)部審核中起很大作用，關(guān)系到審核計劃及審核效果，要求內(nèi)審員日常不斷學(xué)習(xí)所認(rèn)證的標(biāo)準(zhǔn)知識和了解受審核單位項目工程的不同特點，不斷提高個人審核水平和綜合能力；鑒于內(nèi)審員多是企業(yè)內(nèi)部員工兼職，要由取證單位不斷組織培訓(xùn)其專業(yè)業(yè)務(wù)知識，為內(nèi)審員創(chuàng)造學(xué)習(xí)機會，提供學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識的平臺，提升內(nèi)審員隊伍整體素質(zhì)。

參考文獻(xiàn)

[1]郭寶峰.基層央行內(nèi)審工作轉(zhuǎn)型面臨的問題及對策[J].理論觀察，2010（01）：152-153.

中圖分類號：F239

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A