謝斌

摘 要：隨著時代的不斷發(fā)展，我國的高等教育也飛快發(fā)展，而作為高校教學管理中最基層的教學管理人員，教學秘書面對著與日俱增的工作量和隨之產生的各種壓力，如何提高工作效率和緩解不斷增加的工作量所帶來的壓力就成了迫切需要解決的問題。

關鍵詞：教學秘書；工作效率

我國的高等教育隨著時代的不斷發(fā)展變化其教學內容、教學手段、教學管理方式也隨之發(fā)生深刻變化，學校規(guī)模不斷擴大，招生人數不斷增加，不斷提高基礎硬件設施和軟件建設，這就在一定程度上加大了教學秘書的工作量。而作為高校教學工作的管理人員——教學秘書，其管理水平的好壞會直接或間接地影響到學校教育工作的落實和教學質量的提高。因此，面對新形勢和新問題，如何提高教學秘書的工作效率和工作質量成為當務之急。

1 完善辦公條件，提升硬件水平

高校的教學管理工作十分繁雜瑣碎，事無巨細要，想使教學秘書從繁雜的工作中解脫出來，提高工作效率，首要的就是完善辦公設施和辦公條件，俗話說“巧婦難為無米之炊”，再優(yōu)秀的教學秘書面對紛繁復雜的教學數據，在匱乏辦公設備的辦公環(huán)境下，就不可能準確、高效的完成教學管理工作。

首先，要有一套完善的為教學管理工作服務的設備，其中包括辦公電腦、打印機、掃描儀、復印機和傳真機等。其次，在規(guī)模較大、學生較多的學院中，面對龐大的工作量，教學秘書最好再配備幾名教務助理，幫助分擔部分工作量，教學秘書掌控大局。

在完備的辦公條件下，教學秘書的工作效率必然會有所提升。

2 完善規(guī)章管理制度，簡化辦事程序

高校的教學管理是依據學校的教學管理規(guī)章制度來進行的，對于實現教學管理的科學化、規(guī)范化具有重要意義。隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，教學管理規(guī)章制度建設已成為強化高校教學管理、提高教學質量的重要保障。在教學管理工作中，還要注重對現有各項教學管理規(guī)章制度不斷進行豐富和完善。完善的教學管理規(guī)章制度可以使教學秘書的教學管理工作有章可循、有據可依，使工作步驟更加清晰，辦事程序更加簡化。

3 注重基本素質培養(yǎng)，改善工作心態(tài)

作為教學管理工作中最基層的管理工作人員，教學秘書面臨著工作量大、管理事務多、人際交辦事務繁雜、責任重等諸多壓力。如果沒有良好的心理承受能力，難免會疲于應付、影響工作效率，這會嚴重的影響教學管理工作的運行。因此，教學秘書必須注重培養(yǎng)良好的心理素質，用豁達、樂觀的心態(tài)來面對工作中的各種挑戰(zhàn)，始終堅信世上無難事只怕有心人。以平和的心態(tài)、愉快的心情投入到工作中去，工作效率自然就會得到提高。

4 提高業(yè)務能力，擴大對外交流

（一）熟練掌握專業(yè)知識

教學秘書是高校教學事務的管理者，因此要充分了解和熟練掌握學校和學院教學管理的各項規(guī)章制度、工作辦理流程，同時，教學秘書還要熟悉本學院各學科、各專業(yè)的基本知識和結構體系，了解教學計劃的制定和實施、各專業(yè)的課程設置、學分分配、畢業(yè)要求，熟悉各學期、各時段的常規(guī)性教學管理事務，準確掌握各項教學數據，做到事事有計劃、有條理。同時，要充分考慮院系與學校的整體關系，分清事務的輕重緩急，按照先急后緩的原則，井井有條地合理處理好每一件工作。

（二）重視業(yè)務交流

面對高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展和改革，知識更新速度的加快，促使教學秘書也要更加努力提高自身的專業(yè)知識水平，不斷及時更新專業(yè)知識。而提升自身業(yè)務水平，不只需要教學秘書自身努力不斷學習，還需要學院為教學秘書提供培訓和進修的機會，使之盡快掌握教育管理科學的基本理論和專門知識，讓每一位教學秘書都感到自己有良好的發(fā)展前途與方向，從而提高工作熱情和整體素質。如采取“送出去，請進來”方法或通過崗前培訓、在崗培訓、定期研討、組織學術活動和參觀學習等辦法，使教學秘書們互相接觸，交流經驗和信息，取長補短，學習借鑒經驗，開拓眼界，不斷更新教學管理思想，提高管理水平。

（三）熟練掌握現代化信息技術

隨著現代化信息技術的迅猛發(fā)展，教學管理工作也逐漸向網絡化管理過度。而為了順應時代的變化，教學秘書也要緊跟時代的腳步，熟練掌握現代化信息技術，提高工作效率和質量，將自己從繁重的工作中解脫出來。對于學校的教務管理系統(tǒng)要善加利用，不僅要熟練管理工作中要求掌握的項目，還要不斷深入研究，充分利用學校的教務管理系統(tǒng)來簡化工作量。除了要充分掌握學校的教務管理系統(tǒng)外，還要熟練掌握日常辦公所需要用到的軟件，如利用Excel數據庫強大的表格處理及數據分析統(tǒng)計功能來完成課程編排、安排考試、學生成績管理和統(tǒng)計篩選各種數據信息等工作，利用Word編寫教學通知、會議記錄和教學安排等文件，利用Internet進行網絡辦公和信息查找，利用QQ等通訊軟件作為學校教務處、學院領導、教師和學生之間的溝通和文件傳輸的工具。熟練地掌握現代化信息技術既能為師生提供快捷優(yōu)質的服務，又可以大幅度提升工作效率和質量，將教學秘書從“繁、重、緊、雜”的事業(yè)中解脫出來，還能在一定程度上有效地節(jié)約資源，一舉兩得。

（四）強化語言表達能力

1、溝通能力

良好的語言溝通能力，可以使教學管理更加通暢，教學工作要求的意圖得到準確貫徹，信息交流更加充分，從而實現高效管理的目標。大家知道，愿意溝通并不代表具有良好的溝通能力，因為有時怎么說比說什么更加重要。注重溝通技巧，避免因“說不清楚”、“聽不明白”而造成隔閡和誤解。高效的溝通既是事物的溝通，也是心靈的溝通，巧妙地運用溝通技巧，既可以減少溝通障礙，又可以獲得更多有價值的信息，最終實現交流的目的。高校教學秘書的溝通能力對提高工作效率起著至關重要的作用

2、寫作能力

教學秘書除了應具備良好的溝通能力之外，還應具有一定的文字表達和寫作能力。在日常教學管理實踐中，教學秘書經常要根據實際情況需要，撰寫一些教學文書，例如教學通知、匯總教學工作報告、申請、證明、會議記錄等，這就需要教學秘書應掌握好各種公務應用文的寫作格式和書寫技巧，善于對信息進行研究與分析，疏理與綜合，反饋有價值的信息。要具有把意見、措施、指令傳達清楚、準確的文字表達能力。而提升寫作能力不僅僅是寫作技巧的提高，同時還能提高自身的思考能力和邏輯能力。因此，教學秘書強化寫作能力對提高工作效率非常重要。

5 結束語

教學秘書作為高校教學管理工作的管理人員，對學院乃至學校的教學發(fā)展和教學管理質量起著一定的影響作用。而隨著時代的不斷發(fā)展和變化，高校的規(guī)模也隨之不斷的擴大，教學手段和教學方法也在發(fā)生不斷的變化和更新，這也對教學管理工作也提出了新的更高的要求，教學秘書將要面臨更多問題和挑戰(zhàn)。在這種環(huán)境下，教學秘書只有不斷提高自身素質，努力提高專業(yè)能力，熟練掌握管理技能，才能在面臨不斷增加和變化的工作和隨之而來的問題和麻煩中應對自如。也只有這樣才能在日常教學管理工作中發(fā)揮自身作用，使教學工作能夠高效順利的進行。

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