文/航天科技集團一院十八所 李宏

隨著經濟的快速發(fā)展，地區(qū)、國家之間的競爭日益激烈，而人才資源與競爭是世界經濟發(fā)展的主旋律，人力資本的積累和人才資源的開發(fā)是經濟騰飛發(fā)展的必然。世界各國特別是發(fā)達國家的企業(yè)都把對人力資源的開發(fā)看作是對國家和企業(yè)未來命運的投資，并想盡一切辦法使其投資不斷地保值和增值，創(chuàng)造出更加可觀的效益。加速人才資源開發(fā)工作即是我國經濟和社會進步的客觀要求，也是未來人事管理發(fā)展的趨勢。而人事檔案是人力資源的重要的信息來源載體，是寶貴的人才庫。所以，各單位在招聘人員、選拔人才、聘用干部時，越來越依賴人力資源信息，進而逐步認識到人事檔案的價值和它的重要性。

近年來，在國家組織部和人事部的不斷要求下，我國的人事檔案管理系統(tǒng)已形成規(guī)模，大部分單位基本設有人事檔案管理部門，為便于了解各類人員情況，都已建立了人事檔案，制定了相關管理制度，使其業(yè)務管理工作有了一定進展。雖然人事檔案管理工作取得了一定成績，但與社會主義市場經濟建設發(fā)展的需求還有一段距離，或多或少存在一些問題。如人事檔案缺少必要的材料、一些材料不夠真實，案卷質量有待提高，檔案的信息開發(fā)利用較低，未發(fā)揮應有的作用。如何保證人事檔案真實、完整、有據可依，比較全面反映每個人各階段歷史的情況，首先應對人事檔案有全面的了解，知道人事檔案的內涵、明白它的作用，其次是改變思想觀念，提高全員檔案意識，最后就是完善管理制度，提升檔案管理人員素質。

一、走進人事檔案，了解檔案內涵

人事檔案是在組織人事管理活動中形成，并經組織審查或認可的，反映個人經歷和德才表現(xiàn)的原始記錄，以個人為單位立卷歸檔保存的文字、照片等形式的檔案。因為人事檔案記錄了一個人學習工作的主要經歷、及政治思想品德等情況，所以它能起到依據的作用。又因為人事檔案保存著有關個人身份和學歷、工資和社保等材料，故它又具有法律效應，所以，稱之為記載人生軌跡的重要憑證。

人事檔案具有原始性、全面性、機密性、現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性、流動性等，這里只簡單談談人事檔案的原始性、真實性、全面性、動態(tài)性和流動性。

（一）原始性。人事檔案保存的材料是本人親身經歷記錄下來的原始材料，如學習成績、獲得學位證明、入黨入團材料、工資等，這些是經本人簽字、或確認、或經組織審核的最原始的記錄。

（二）真實性。人事檔案中的材料有些是本人自己寫的、有些是學校形成的、有些是單位形成的材料，基本反映了當時個人的具體情況，所以檔案材料具有客觀性和真實性。只有確保檔案材料的真實，才能保證人事檔案為人所用，發(fā)揮它的使用價值。

（三）動態(tài)性。人的成長過程不是一成不變的，上學期間隨著年齡的增長。個人的學歷會發(fā)生變化，從中學到大學，有可能繼續(xù)學習到碩士或博士。參加工作后，有可能晉升、有可能被提拔、有可能調動新的部門等等，這些隨著人的情況的變遷，人事檔案的內容也隨之不斷變化，要增加一些新的信息材料。因此，人事檔案要注意隨時收集補充新的材料歸檔，以保證檔案的時效性，動態(tài)化的管理。

（四）全面性。目前人事檔案歸檔的材料有十大類，包括個人的履歷材料、自轉材料、鑒定考核考察材料、學歷和技術職務評聘材料、政治歷史審查材料、黨團及民主黨派材料、獎勵和處分材料以及工資任免離退休等材料，可以說，人事檔案比較完整地記錄了一個人成長過程中各個主要階段的情況，所以人事檔案存儲的是每個人的信息庫。

（五）流動性。是指人員調動后，人事檔案也隨之轉入新的單位，做到“檔隨人走”，這樣才能避免“有檔無人”或是“人在無檔”的現(xiàn)象，從而保證人事關系與人事檔案的管理相一致，利于人事檔案作用的發(fā)揮。

人事檔案由于它的原始性、真實性和完整性，決定了人事檔案具有憑證作用和法律效力。

從人事檔案的特性看，人事檔案不只是一個單位的某個部門形成的，它的形成既需要組織不斷收集積累，也需要個人根據不同時代的實際情況補充完善。從人事檔案的作用看，它既可以為組織在考察員工、選拔人才、聘用干部、晉升調資、政治審查等方面，提供可靠的依據；也可以為個人在職稱評聘、繼續(xù)教育、福利待遇、遺產繼承、公正等方面提供幫助；同時它還可作為證據具有法律效應。有些人的檔案不僅自己要用到，且父母或兄弟姐妹也會用到，甚至自己的子女也可能還會用到，就是說一份人事檔案有可能三代人都會用到。

由此可見，人事檔案記錄了人的一生學歷、工作、家庭等情況，較為全面反映了一個人各方面的情況，所以它是人生的寫照，是記載人生軌跡的重要依據。了解了人事檔案的內涵，知道了它的重要性，就應該加以重視，書寫好自己的歷史。

二、改變思想觀念，提高全員檔案意識

第一，要確保人事檔案的材料客觀、全面、真實，首先要解決傳統(tǒng)思想觀念。改變人們心中只認為人事檔案與己無關的思想，一些人認為檔案中所保存的材料都是組織的事，所以在填寫人事檔案材料時，隨意性很大，極不負責，如履歷表中經常出現(xiàn)個人材料前后說法不一致，或是幾份履歷表說法不統(tǒng)一。更為甚者考核鑒定材料只寫“成績”，沒有“缺點”，或是所有人評價“千篇一律”都一樣，使檔案材料存在虛假情況。再者材料有缺失、自己保管不上交材料等情況，這些都造成檔案殘缺、內容不真實，不能客觀、全面、真實地反映一個人的全貌。若上述情況不解決，不僅給組織帶來工作上的困難，對個人將來用到人事檔案，也會造成一定影響和遺憾。

第二，提高人員的檔案意識。為使全員檔案意識得到提高，可采取下列措施：第一，加強各級領導檔案意識。首先加強對領導的教育，使其認識到人事檔案對每個人是不可缺少重要資源、有著重要的作用；并將人事檔案工作納入領導工作考核內容，以此引起領導們的重視。這樣能使領導按照相關的要求，對此工作進行及時督促檢查，使人事檔案工作走向良性循環(huán)的發(fā)展。第二，普及人事檔案的知識。通過培訓、布置工作等方式，向全員宣傳人事檔案知識，讓大家了解人事檔案的內涵、用途及重要性，使大家明白人事檔案關護著每個人的切身利益。如職稱的評聘、職務的晉升、干部的提拔、申報各種獎勵、遺產的繼承、公證材料、戶口遷移、退休養(yǎng)老福利等等，這些都需要用到人事檔案，由此可見人事檔案的用途越來越廣，其重要性可想而知。第三，控制源頭。在新員工入職時、或是填寫第一份履歷表時，對其進行人事檔案的培訓，講解人事檔案的重要性，教會他們怎樣填寫履歷表，以及后續(xù)補充檔案材料要注意哪些問題，使大家對人事檔案工作有個全面的了解，以確保后續(xù)收集的材料符合歸檔要求。

三、建立完善管理制度，規(guī)范人事檔案管理

為使人事檔案歸檔齊全，各項工作順利開展，必須建立相適應的管理制度?，F(xiàn)在，有些單位基本上按照國家中組部的文件要求，制定了本單位的相應的管理制度，但還沒有建立完善的檔案整理、歸檔及借閱等相關制度。一些單位在檔案收集方式，也沒有形成按期移交歸檔的制度，還是人事檔案管理人員上門索取，致使材料收集的渠道還有其局限性，有些業(yè)務部門為了省事往往不愿將相關材料歸入人事檔案，給主管人事檔案部門的工作帶來一定的困難。

俗話說“三流企業(yè)賣苦力、二流企業(yè)賣產品、一流企業(yè)賣專利、超一流企業(yè)賣標準”；這個觀點不盡全面，但從一個側面反映了管理制度和標準的重要性。在制度建設中，既要有宏觀的人事檔案管理規(guī)定，還要有微觀的檔案收集、整理、歸檔、借閱的詳細的制度或標準，同時對人事檔案的管理工作以及管理人員，也應有相關制度的要求，與此同時對一些材料要明確規(guī)定，由什么部門什么時間必須按時歸檔，以確保檔案的現(xiàn)實性和動態(tài)性。一套嚴格的管理制度和標準建立了，還要保證各項工作能按制度的執(zhí)行，這就需要將其納入領導和部門考核中，使得人事檔案收集整理有標可依，歸檔管理有章可循，監(jiān)督檢查考核有法可依，形成良好的閉環(huán)管理，使人事檔案走向規(guī)范化管理。

四、加強人員教育培訓，提升管理人員素質

人是管理中最積極最活躍的因素。任何工作管理水平和管理效率的高低，在一定程度上取決于管理人員。要確保管理好人事檔案，就需要對人事檔案管理人員進行定期培訓，與相關單位開展交流活動，互相學習好的管理經驗，同時對業(yè)務工作要按期進行梳理總結，以便及時發(fā)現(xiàn)問題盡快解決。管理人員還要加強自身的學習，使自己具有良好的政治素質、思想品德，以及較強的工作責任感。通過不斷學習創(chuàng)新，提高業(yè)務素質和創(chuàng)新意識，以適應新時代對人事檔案管理新的要求。

走進人事檔案，了解人事檔案內涵，提高每個人的檔案意識，為了完整、準確記錄好每個人人生歷史，按照相關要求認真書寫好人生的歷史。

[1]朱玉媛.現(xiàn)代人事檔案管理[M].北京:中國檔案出版社,2002.

[2]馬敬.淺論人事檔案管理[J].中國管理信息化,2013.