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淺談如何加強(qiáng)學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)

文/南寧市天桃實(shí)驗(yàn)學(xué)校楊潔

【摘要】學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校管理的一個(gè)重要的工作，然而由于傳統(tǒng)的學(xué)校管理觀念以及管理方法，使得學(xué)校檔案的管理方法一直比較落后，因此在當(dāng)今時(shí)代，隨著科學(xué)技術(shù)的逐漸進(jìn)步，尤其是電子計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，數(shù)字化的學(xué)校檔案管理的改革非常有必要進(jìn)行。因此，本文針對(duì)學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行了有效的分析與探討。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校；檔案數(shù)字化；措施

學(xué)校檔案是學(xué)校教學(xué)內(nèi)容以及教學(xué)質(zhì)量的一種重要的記錄，可以在一定程度上幫助學(xué)校正確的認(rèn)識(shí)自身，并且不斷的進(jìn)行改革、完善，促進(jìn)學(xué)校的健康發(fā)展。在當(dāng)今時(shí)代，加強(qiáng)學(xué)校檔案的數(shù)字化建設(shè)就是通過引入多媒體技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)以及傳感技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的規(guī)范化、信息化以及準(zhǔn)確化等，促進(jìn)學(xué)校檔案管理更加適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

一、我國(guó)學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

檔案管理是一個(gè)專業(yè)性比較強(qiáng)的工作，與學(xué)校的直接利益有關(guān)，但是由于各種原因，學(xué)校的檔案管理仍然有著許多問題，如，學(xué)校檔案管理觀念比較落后，學(xué)校檔案管理體制不健全，學(xué)校管理制度不完善，學(xué)校檔案管理人員素質(zhì)比較低，不能夠適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代社會(huì)發(fā)展的需要。此外，學(xué)校檔案就是學(xué)校教學(xué)管理及行政工作過程的記錄，其對(duì)于學(xué)校日后的管理工作以及教學(xué)有著重要的影響。當(dāng)然，在市場(chǎng)環(huán)境下，對(duì)于學(xué)校檔案的要求更加嚴(yán)格，然而，數(shù)字化的學(xué)校檔案建設(shè)可以很好的提高學(xué)校檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化，滿足教學(xué)管理及社會(huì)的需求。

近年來，社會(huì)信息技術(shù)迅速的發(fā)展起來，電子計(jì)算機(jī)已經(jīng)應(yīng)用到生活中的各行各業(yè)，改變了人們的生活方式。信息技術(shù)可以延長(zhǎng)或者擴(kuò)大人們的信息功能，解放人們的感官等。加強(qiáng)學(xué)校檔案數(shù)字化的建設(shè)可以滿足檔案管理復(fù)雜繁瑣的需求，還可以提高學(xué)校檔案信息處理的效率，使得學(xué)校檔案管理的效率不斷提升，另外，信息技術(shù)的交互性比較高，這樣可以隨時(shí)滿足人們對(duì)于學(xué)校檔案的查閱等，快捷方便，從而不斷的提高學(xué)校檔案管理的質(zhì)量以及效率。

二、我國(guó)學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的措施

(一)學(xué)校數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)。加強(qiáng)學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)，首先便是以一個(gè)安全而又穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為依托，這有助于將數(shù)字化的檔案在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行發(fā)布、傳遞，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息的建設(shè)。學(xué)校加強(qiáng)數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)主要包括檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)以及內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)。學(xué)校利用校園網(wǎng)絡(luò)資源建立自己的網(wǎng)頁，從而實(shí)現(xiàn)校園網(wǎng)絡(luò)與學(xué)校檔案的結(jié)合，這樣相關(guān)部門只需要輸入IP地址，就可以獲得學(xué)校檔案的有關(guān)信息，這在一定程度上提高了學(xué)校檔案的共享，有助于學(xué)校檔案管理作用的真正發(fā)揮。

(二)規(guī)范學(xué)校檔案管理隊(duì)伍，提高人員的素質(zhì)。在當(dāng)今時(shí)代，信息技術(shù)迅速發(fā)展，人們的思想觀念也在一定程度上得到了轉(zhuǎn)變。面對(duì)著學(xué)校檔案管理觀念的更新，要想加強(qiáng)學(xué)校檔案的數(shù)字化建設(shè)，只有不斷地規(guī)范管理的隊(duì)伍，提高人員的素質(zhì)。檔案數(shù)字化管理是一個(gè)專業(yè)性比較強(qiáng)的事情，因此學(xué)校檔案管理隊(duì)伍不僅需要精通相關(guān)學(xué)校檔案管理的先進(jìn)理論，同時(shí)也要具備相應(yīng)的電子計(jì)算機(jī)知識(shí)與技能。首先，可以面對(duì)全社會(huì)進(jìn)行人才的招聘，這樣通過不斷地補(bǔ)充專業(yè)人才，從而提高學(xué)生檔案管理的隊(duì)伍質(zhì)量。其次，還可以根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，對(duì)學(xué)生進(jìn)行檔案相關(guān)知識(shí)的普及，意識(shí)到檔案就在身邊，從學(xué)生做起，建立自己的學(xué)習(xí)檔案。對(duì)于學(xué)校的教師也要進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，保證教學(xué)檔案收集的質(zhì)量，從而不斷地提高學(xué)校檔案管理的水平?？傊?，不斷強(qiáng)化檔案管理的隊(duì)伍，提高檔案管理人員的素質(zhì)，對(duì)于學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)有著重要的意義。

(三)完善學(xué)校檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)字化的學(xué)校檔案管理，將學(xué)校檔案與網(wǎng)絡(luò)等新媒體聯(lián)系起來，提高了檔案的共享度，加強(qiáng)了學(xué)校檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、準(zhǔn)確化等。學(xué)校是在不斷的發(fā)展變化的，學(xué)校教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方式等都是相互聯(lián)系且不斷變化的。完善學(xué)校檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，可以將學(xué)校行政管理、教學(xué)方式、教學(xué)內(nèi)容、學(xué)生的學(xué)習(xí)狀況等的視頻、錄音、文字等多樣式的資料進(jìn)行保存與整理，這樣在一定程度上提高了學(xué)校檔案的質(zhì)量以及學(xué)校檔案庫(kù)存量，有助于加強(qiáng)學(xué)校檔案的共享，促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展進(jìn)步。在當(dāng)今時(shí)代，學(xué)校結(jié)合實(shí)際情況，建立學(xué)校教學(xué)檔案類目管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)利用的網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)了學(xué)校檔案管理的數(shù)字化。

三、結(jié)束語

檔案管理是學(xué)校工作的重要組成部分，對(duì)于學(xué)校的教學(xué)、改革、進(jìn)步等有著重要的意義。在新時(shí)期，進(jìn)行學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)是學(xué)校檔案管理科學(xué)化的基礎(chǔ)性工作，是學(xué)校檔案管理走向現(xiàn)代化管理的一種必然趨勢(shì)。借助學(xué)校局域網(wǎng)建立完善學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)，提高學(xué)校檔案資源的共享，有助于不斷的促進(jìn)學(xué)校檔案管理的進(jìn)步，促進(jìn)學(xué)校的健康發(fā)展。

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