文/四平市社會救助事業(yè)局　劉宇

數(shù)字管理平臺下的現(xiàn)代檔案管理體系探究

文/四平市社會救助事業(yè)局劉宇

【摘要】隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，大容量、高效率的信息化技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，檔案管理改變也實現(xiàn)了數(shù)字化、信息化管理。而數(shù)字信息化檔案管理體系的引進(jìn)與運用，極大地提高了檔案管理的水平，使檔案管理更加科學(xué)合理。本文探究了數(shù)字管理平臺下的現(xiàn)代檔案管理體系及其優(yōu)勢和發(fā)展趨勢，旨在完善現(xiàn)代檔案管理體系，使其發(fā)揮出更好的作用。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字管理平臺;現(xiàn)代檔案管理體系;發(fā)展

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息化水平的不斷提高，數(shù)字檔案管理工作的發(fā)展水平也得到加快，基于數(shù)字管理平臺下的現(xiàn)代檔案管理已經(jīng)形成了一套科學(xué)的管理體系，并逐步取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式。而檔案管理工作是一項專業(yè)性極強、工作量巨大的工作，檔案的建立、整理、存儲、更新等環(huán)節(jié)都顯得極為重要，因此，檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化和信息化時也要不斷提高檔案管理人員的專業(yè)水平，促進(jìn)現(xiàn)代檔案管理科學(xué)、穩(wěn)定發(fā)展。

一、數(shù)字管理平臺下的現(xiàn)代檔案管理體系簡述

數(shù)字管理平臺下的現(xiàn)代檔案管理體系主要由兩大部分的內(nèi)容組成，即檔案信息綜合管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)信息共享系統(tǒng)。而檔案信息綜合管理系統(tǒng)主要由檔案信息管理子系統(tǒng)、數(shù)字化信息處理子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理子系統(tǒng)和信息服務(wù)子系統(tǒng)四部分組成；網(wǎng)絡(luò)信息共享系統(tǒng)則是由Web管理子系統(tǒng)與信息發(fā)布子系統(tǒng)兩部分組成。由此可知，數(shù)字管理平臺下的現(xiàn)代檔案管理體系的框架清晰、內(nèi)容豐實，其以現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ)，以檔案信息管理為內(nèi)容，并憑借高效、先進(jìn)的數(shù)字管理平臺，為用戶提供安全、快捷的檔案信息管理服務(wù)。

二、數(shù)字管理平臺下的現(xiàn)代檔案管理體系的優(yōu)勢

（一）增強數(shù)字化平臺檔案管理體系的科學(xué)性。由于檔案管理程序比較復(fù)雜，且內(nèi)容繁多，所以檔案管理人員要具備較強的專業(yè)水平及良好的道德修養(yǎng)。而數(shù)字化平臺的檔案管理能促進(jìn)管理人員建立一套科學(xué)化和規(guī)范化的管理機(jī)制，并能不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力，增強數(shù)字化平臺檔案管理體系的科學(xué)性。

（二）強化信息甄別意識。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對信息資源的合理利用和強化信息甄別意識等，顯得極為重要。檔案管理人員應(yīng)不斷提高信息技術(shù)的使用率，建立健全的檔案信息收集渠道，充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源，將網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行優(yōu)化整合，以增強檔案的使用效率。

（三）提高數(shù)字管理平臺的道德約束力?，F(xiàn)代檔案管理體系實現(xiàn)了數(shù)字化和信息化，但威脅到檔案的安全性。因此，需不斷加強檔案管理人員的道德修養(yǎng)，讓數(shù)字化檔案管理人員樹立正確的檔案管理觀念，形成嚴(yán)于律己的職業(yè)意識，從而不會隨意翻閱、修改和刪減檔案，確保檔案的真實性和有效性。

（四）培養(yǎng)檔案管理人員的服務(wù)意識。檔案管理人員在文檔資料的管理中，不但要具備較強的工作能力和責(zé)任意識，而且要具備優(yōu)質(zhì)的服務(wù)意。因此，應(yīng)用數(shù)字管理平臺下的現(xiàn)代檔案管理體系，會增強檔案管理人員的服務(wù)意識，使其能主動為客戶提供熱情、優(yōu)質(zhì)服務(wù)，并增強檔案管理人員的職業(yè)道德和綜合素養(yǎng)。

三、數(shù)字管理平臺下的現(xiàn)代檔案管理體系的發(fā)展趨勢

（一）創(chuàng)新檔案管理方式。隨著信息化技術(shù)發(fā)展的進(jìn)一步深化，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)無法滿足現(xiàn)實的需求，全新的數(shù)字化檔案管理模式取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。隨著信息化時代的不斷發(fā)展，檔案管理理念和管理方式也在不斷深化、改革和創(chuàng)新，以適應(yīng)全新的信息環(huán)境?，F(xiàn)代檔案管理的發(fā)展趨勢為檔案管理的方式將更為簡便、快捷，更具高率和高質(zhì)優(yōu)勢，因此，在檔案的建立、整理、調(diào)取和更新等環(huán)節(jié)上，都會得到優(yōu)化和改進(jìn)，實現(xiàn)高智能化、大容量的移動終端鏈接服務(wù)及網(wǎng)絡(luò)資源共享服務(wù)，促進(jìn)檔案管理方式走向科學(xué)化。

（二）完善檔案管理制度。在數(shù)字平臺下的現(xiàn)代檔案管理工作中，需要更為完善和規(guī)范的檔案管理制度予以保障，這是由于檔案管理體系的構(gòu)成要素比較復(fù)雜，容易因管理疏漏而發(fā)生檔案損失事故。因此，只有完善和規(guī)范檔案管理制度，才能有效促進(jìn)檔案管理工作合理進(jìn)行。目前我國檔案管理制度還需要進(jìn)一步調(diào)整和規(guī)范，以適應(yīng)不斷發(fā)展的數(shù)字化信息技術(shù)。

（三）重視知識的交叉運用。數(shù)字化信息管理是信息化體系的重要組成部分，而數(shù)字化檔案管理也是數(shù)字化信息管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)?，F(xiàn)代檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化，可促進(jìn)檔案管理工作與社會經(jīng)濟(jì)、文化、科學(xué)等學(xué)科的融合，使知識的交叉運用更加科學(xué)化。因此，檔案管理人員要不斷提升自身的文化修養(yǎng)，加強對新興學(xué)科、邊緣學(xué)科的知識了解，不斷增強檔案管理工作的專業(yè)化和多元化，以適應(yīng)信息時代檔案管理工作的發(fā)展要求。

（四）提高檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)。在數(shù)字管理平臺下的檔案管理體系中，管理人員的學(xué)歷結(jié)構(gòu)組成大部分為中專及以下的人員，本科及以上學(xué)歷的人員所占比例不及10%。因此，現(xiàn)階段的檔案管理人員的素質(zhì)普遍偏低。未來檔案管理的發(fā)展，會偏向于提高檔案管理人員的學(xué)歷，為從業(yè)人員提供繼續(xù)教育或?qū)W歷深造的機(jī)會，從而提高檔案管理隊伍的總體素質(zhì)。

四、結(jié)束語

隨著信息化程度的不斷加深，數(shù)字化檔案管理體系發(fā)展會更加適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求。因此，檔案管理人員要不斷提升自身的專業(yè)水平，創(chuàng)新檔案管理方式，增強責(zé)任感和使命感，以確保檔案管理事業(yè)更為科學(xué)化和合理化。另外，相關(guān)部門還應(yīng)完善和規(guī)范檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理工作的知識交叉運用，不斷培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理工作人員，促進(jìn)檔案管理體系的最優(yōu)化。

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