文/山東省龍口市石良鎮(zhèn)計(jì)劃生育宣教中心　曲顯禹

探究計(jì)劃生育檔案管理的困境與措施

文/山東省龍口市石良鎮(zhèn)計(jì)劃生育宣教中心曲顯禹

【摘要】隨著新時期改革的不斷推進(jìn)，我國檔案管理事業(yè)也發(fā)展的更加完整。在計(jì)劃生育工作的實(shí)施中，計(jì)劃生育檔案的管理是其中的重要組成部分?，F(xiàn)今我國的計(jì)劃生育工作逐漸走向規(guī)范化，對計(jì)劃生育檔案的管理工作也提出了新的要求。如何做到檔案管理的正規(guī)性和法制性，提高檔案管理的質(zhì)量，成為人們不斷思考的問題。

【關(guān)鍵詞】計(jì)劃生育；檔案管理；困難；措施

當(dāng)前我國計(jì)劃生育的實(shí)施工作已經(jīng)逐步趨于穩(wěn)定，人口數(shù)量也得到了有效控制，計(jì)劃生育工作進(jìn)入了穩(wěn)定發(fā)展的新階段。計(jì)劃生育檔案是計(jì)劃生育事業(yè)進(jìn)行的原始憑證，是計(jì)劃生育工作的完整檔案。隨著計(jì)劃生育工作的全面開展和不斷深入，計(jì)劃生育檔案中的數(shù)據(jù)信息也在不斷增加，這為計(jì)劃生育檔案的管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，也對計(jì)劃生育檔案的管理者提出了新的要求。為合理解決計(jì)劃生育檔案中存在的困難，提出新的辦法和解決對策。

一、計(jì)劃生育檔案管理的困難

計(jì)劃生育的實(shí)施，對加強(qiáng)現(xiàn)代化建設(shè)，提高人們的生活質(zhì)量有著十分積極的作用。加強(qiáng)計(jì)劃生育檔案的管理，是計(jì)劃生育實(shí)施的基礎(chǔ)，也是計(jì)劃生育工作能夠圓滿開展的保障，對于推進(jìn)社會主義的建設(shè)起到了重要作用。然而，隨著計(jì)劃生育工作不斷深入開展，檔案管理中的問題也逐漸顯現(xiàn)出來，急需要得到解決。

（一）管理意識淡薄。在工作中，管理人員受習(xí)慣及自主意識的影響，對檔案管理工作沒有達(dá)到合理的認(rèn)識，對檔案管理工作的重要性理解不夠深入。加之一些領(lǐng)導(dǎo)沒有真正意識到檔案管理工作的真正意義，使得檔案管理工作者在進(jìn)行管理工作是思想懈怠，工作不夠負(fù)責(zé)等現(xiàn)象。這種現(xiàn)象也導(dǎo)致了檔案中的資料收集不夠完整、整理不及時、歸檔不準(zhǔn)確等問題，直接影響數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，使計(jì)劃生育在實(shí)施中無法正確開展，影響工作質(zhì)量。由于對檔案管理工作的認(rèn)識不夠，很多機(jī)構(gòu)沒有設(shè)專門的檔案管理員，甚至找臨時工來完成檔案的整理工作，這類人員由于管理意識淡薄，對所從事的工作不夠了解，往往敷衍了事，導(dǎo)致檔案中出現(xiàn)嚴(yán)重的錯誤。更有單位由于受到利益的驅(qū)使，在檔案中弄虛作假，制造不合理的數(shù)據(jù)，使檔案中的數(shù)據(jù)可信度降低，影響了檔案的質(zhì)量，使得數(shù)據(jù)缺乏基本的客觀公正。

（二）管理手段落后。在計(jì)劃生育檔案管理工作中，管理手段相對落后，這也與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對其重視程度有直接關(guān)系。在檔案管理中，制度是影響管理的重要因素，從當(dāng)前的管理制度來看，計(jì)劃生育檔案管理受重視程度嚴(yán)重不足，對檔案的管理放任不管，任其發(fā)展，沒有嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)制度來制定管理措施。從目前的檔案管理方式來看，許多基層的管理工作依然通過手工完成，在檔案的編排修改中，也很少使用高科技手段，使得檔案管理效率較低。對檔案的監(jiān)管工作不到位，使檔案存在極大的漏洞風(fēng)險。雖然國家已經(jīng)針對檔案的管理制定了相關(guān)法律，但許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)部門沒有及時更新管理手段，增大了檔案遭受破壞的風(fēng)險。

（三）管理人才缺乏。人才素質(zhì)也是影響計(jì)劃生育有效進(jìn)行的重要因素。在目前從事計(jì)劃生育檔案管理的人員中，普遍缺乏高等教育，知識的掌握程度不夠。專業(yè)技能跟不上，也沒有接受過正規(guī)的培訓(xùn)，在工作做中存在的很大的障礙。另外，檔案管理的工作者多為弱勢群體，在工作能力和體力上存在著明顯的不足，無法完成工作的延伸，也沒有更多的經(jīng)歷去進(jìn)行相對專業(yè)的培訓(xùn)。有些單位使用臨時工或臨時借調(diào)人員進(jìn)行檔案的管理，這些人缺少對工作本質(zhì)的基本認(rèn)識，在工作中容易出現(xiàn)重大的錯誤，影響工作的正常進(jìn)行。從事檔案管理工作部門的干部也多為兼職，沒有相應(yīng)的編制，對檔案管理工作的了解較少，對相關(guān)制度的制定缺乏合理性，影響了檔案管理的水平。

二、計(jì)劃生育檔案管理的改進(jìn)措施

（一）強(qiáng)化管理意識。隨著計(jì)劃生育工作的深入開展，計(jì)劃生育檔案管理的重要性也逐漸顯現(xiàn)出來，受到人們所關(guān)注。為了使計(jì)劃生育檔案管理工作得到全面的提升，從事檔案管理工作的員工和領(lǐng)導(dǎo)都必須更新觀念，對檔案管理工作有足夠正確的認(rèn)識。認(rèn)識到計(jì)劃生育管理工作的重要性，定期學(xué)習(xí)，充實(shí)自己。由于長期對管理工作認(rèn)識不足所導(dǎo)致的管理漏洞十分明顯，工作人員要了解自己存在不足，對管理工作的認(rèn)知形成全面的認(rèn)識。領(lǐng)導(dǎo)要進(jìn)行合理的宣傳工作，將管理工作的意義和重要性通過多種方式傳達(dá)給工作人員，結(jié)合實(shí)際，向工作人員說明檔案管理工作的重點(diǎn)。對檔案管理的工作人員進(jìn)行合理的編排和分工，使其明確自身的位置，制定相關(guān)對策，提高員工的工作效率，提高員工的工作熱情，對檔案管理工作進(jìn)行全面深入的了解，強(qiáng)化管理工作。

（二）改進(jìn)管理手段。隨著科技的不斷發(fā)展，新的科技技術(shù)逐漸走進(jìn)了人們的生活，參與到辦公與學(xué)習(xí)中去。做為檔案的管理者，也要加強(qiáng)自己對新技術(shù)的學(xué)習(xí)和了解，將計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)運(yùn)用到工作中去。在工作中，不要受到傳統(tǒng)觀念的影響，沿用落后的手段，不要受到習(xí)慣的影響，要積極開拓自己的視野。要多進(jìn)行有關(guān)資料的學(xué)習(xí)和研究，并運(yùn)用到自己的工作中去。計(jì)算機(jī)是現(xiàn)代辦公必不可少的使用工具之一，在工作中，要有效利用到新的科技，將新型科技與自身的工作相結(jié)合，完成數(shù)據(jù)的整合與創(chuàng)新，完成對新知識的探索，并及時對現(xiàn)有的資源進(jìn)行更新。對自己不能理解的內(nèi)容要及時進(jìn)行內(nèi)部討論，找出最合理的管理方式。單位要積極開展對員工的培訓(xùn)，使員工提高工作能力。

（三）加強(qiáng)人才培養(yǎng)。提高工作人員的綜合素質(zhì)對檔案管理有著十分積極的作用。檔案管理工作是計(jì)劃生育中十分重要的環(huán)節(jié)，整理工作需要一定的專業(yè)性，因此要注重人才的引進(jìn)，讓檔案

管理工作人員隊(duì)伍的整體素質(zhì)得到提升?，F(xiàn)在我國十分重視檔案管理工作的開展，在各大高校也都設(shè)立了相關(guān)專業(yè)，因此在應(yīng)用人才上，不要片面的進(jìn)行選擇，要全面開展對人才的選拔，注重專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)知識的掌握，使檔案管理工作的進(jìn)行更加專業(yè)化。另外，在有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的配備上，要注重其個人能力，配備專業(yè)知識較強(qiáng)，管理能力優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)。這樣有助于管理方法的制定，能夠及時發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，并對管理工作有充分的認(rèn)識，能夠有效的進(jìn)行工作指導(dǎo)。

在工作中，要不斷提升工作者的專業(yè)能力，組織相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，不斷加強(qiáng)先進(jìn)知識的學(xué)習(xí)和掌握。給工作人員提供合作交流的平臺，使檔案管理者能夠?qū)W習(xí)到其他相關(guān)部門的先進(jìn)知識，從而更好的進(jìn)行知識的整合。還要為工作人員提供相應(yīng)的資料或書籍，使其完成自我學(xué)習(xí)，使自身的能力不斷得到提升，促進(jìn)工作更好的開展。工作人員只有不斷提升其自身素質(zhì)，才能在越來越激烈的工作競爭中脫穎而出。

三、結(jié)語

隨著計(jì)劃生育工作的不斷深入進(jìn)行，計(jì)劃生育的管理工作也在更加全面的開展，隨之而來的問題也逐漸顯現(xiàn)出來。在計(jì)劃生育檔案的管理中，必須對工作有更深刻、更全面的認(rèn)識，并不斷的充實(shí)和提升自己。注重專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，有效利用先進(jìn)科技，將先進(jìn)的技術(shù)融入到日常的管理工作中來，與時俱進(jìn)的改善檔案管理的辦法，不斷完善管理方式，使檔案管理工作中的問題得到解決，從而促進(jìn)計(jì)劃生育工作的進(jìn)行。

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