文/湖南理工學(xué)院 文科

一、引言

教學(xué)檔案在高校教學(xué)中具有重要的作用，高校對(duì)教學(xué)檔案的管理也非常重視。高校教學(xué)檔案是高校在教學(xué)和管理過程中所積累的有保存價(jià)值的材料，與高校教學(xué)管理工作有著密切關(guān)系。教學(xué)檔案是反映教學(xué)和管理活動(dòng)內(nèi)容的客觀材料，是衡量教學(xué)水平和質(zhì)量的重要依據(jù)，是高校建設(shè)和發(fā)展過程中的信息記錄。傳統(tǒng)的高校教學(xué)檔案大多以紙質(zhì)材料為載體，當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，為傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理提供了新的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。高校檔案管理要跟隨時(shí)代和高校的發(fā)展步伐，建立新型的高校教學(xué)檔案管理模式。

二、高校教學(xué)檔案管理存在的問題

信息化技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)高校檔案管理帶來了巨大沖擊，傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端日益明顯，具體表現(xiàn)在管理制度不完善、職責(zé)分工不明確、管理人員少且素質(zhì)水平較低和沒有充分挖掘教學(xué)檔案的價(jià)值等方面。首先，高校對(duì)教學(xué)檔案管理的重視不足，管理意識(shí)匱乏并且沒有健全的管理制度規(guī)范檔案管理工作，缺乏專業(yè)人員監(jiān)管檔案管理工作。其次，由于教學(xué)檔案具有數(shù)量龐大且比較分散的特點(diǎn)，各個(gè)部門缺乏及時(shí)有效的溝通，導(dǎo)致檔案管理的職責(zé)不明確。再次，高校擴(kuò)招政策導(dǎo)致檔案管理的任務(wù)量不斷加大，而負(fù)責(zé)教學(xué)檔案管理的人員多是教學(xué)秘書，在繁忙的工作中常常無暇顧及檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理人員素質(zhì)水平有限，工作不到位。最后，傳統(tǒng)高校教學(xué)檔案多是紙質(zhì)材料，對(duì)材料的收集、整理、歸檔和檢索都很麻煩，很難發(fā)揮其在教學(xué)評(píng)估和日常教學(xué)需求中的應(yīng)用價(jià)值。

三、建立高校檔案新型管理模式的具體措施

傳統(tǒng)檔案管理中的弊端日益明顯，建立新型教學(xué)檔案管理模式是學(xué)校教學(xué)運(yùn)行和管理的要求，能對(duì)提高教學(xué)的整體水平具有積極作用。

（一）加強(qiáng)重視，完善教學(xué)檔案管理機(jī)構(gòu)。要加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案管理的重視，加大資金投入，不斷完善高校檔案管理體制，健全教學(xué)檔案管理機(jī)構(gòu)。建立學(xué)校檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，在教學(xué)檔案管理中設(shè)置以學(xué)校為單位的校檔案室的一級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)、以院系為單位的二級(jí)教學(xué)檔案管理機(jī)構(gòu)和以科室為單位的檔案工作站,形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，從各個(gè)部門、各個(gè)環(huán)節(jié)不斷健全教學(xué)檔案管理工作。

（二）規(guī)范檔案內(nèi)容的分類方式。教學(xué)檔案室教學(xué)活動(dòng)的產(chǎn)物，具有數(shù)量龐大、內(nèi)容復(fù)雜、分布分散和具有周期性規(guī)律的特點(diǎn)，教學(xué)檔案管理工作要依據(jù)其特點(diǎn)，遵循其規(guī)律，找到適合檔案內(nèi)容的分類方法。可以從以下幾個(gè)方面規(guī)范檔案內(nèi)容的分類，首先是以規(guī)章制度和管理文件為主的管理類文件，包括規(guī)章制度、工作計(jì)劃和總結(jié)、工作會(huì)議記錄等；其次是在教學(xué)活動(dòng)過程和結(jié)果中產(chǎn)生的檔案，包括與理論課程、實(shí)踐課程相關(guān)的教學(xué)檔案，比如教案、教學(xué)計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)記錄等；還有與考試相關(guān)的檔案，比如成績(jī)單和試卷等；還有與畢業(yè)論文和畢業(yè)設(shè)計(jì)相關(guān)的教學(xué)檔案，比如開題報(bào)告、答辯記錄、優(yōu)秀論文等。再次是教學(xué)科研成果類的檔案，包括科研論文，各種獲獎(jiǎng)記錄。最后是教師、學(xué)生的檔案，包括教師的信息統(tǒng)計(jì)表、職稱和獲獎(jiǎng)情況，學(xué)生的檔案、就業(yè)情況和考驗(yàn)狀況等。

（三）加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的信息化、數(shù)字化建設(shè)。高校教學(xué)檔案的特點(diǎn)增大了管理難度，借助先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)軟件,能夠?qū)崿F(xiàn)教學(xué)檔案內(nèi)容的數(shù)字化，減少傳統(tǒng)教學(xué)檔案在收集和管理中的工作量。要加快建設(shè)高校教學(xué)管理檔案的信息化資源平臺(tái)，完成傳統(tǒng)檔案載體由紙質(zhì)到數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，充分利用當(dāng)今的掃描技術(shù)和數(shù)字處理技術(shù)，充分利用網(wǎng)絡(luò)的存儲(chǔ)和處理功能，建立高效、可靠的教學(xué)檔案管理新模式。

（四）明確崗位職責(zé)，打造高素質(zhì)水平的教學(xué)檔案管理團(tuán)隊(duì)。建立新型高校園教學(xué)檔案管理模式，首先要將教學(xué)檔案管理工作作為一個(gè)持續(xù)發(fā)展的動(dòng)態(tài)過程，根據(jù)現(xiàn)階段的發(fā)展現(xiàn)狀和實(shí)際情況，持續(xù)改進(jìn)管理制度。其次要明確各部門的工作職責(zé)，通過各個(gè)責(zé)任的具體化和明確化，從各個(gè)環(huán)節(jié)中改進(jìn)教學(xué)檔案管理工作。最后，作為檔案管理人員，要不斷提高自身專業(yè)業(yè)務(wù)水平和綜合能力，打造高素質(zhì)水平的教學(xué)檔案管理團(tuán)隊(duì)。

四、結(jié)束語

總之，當(dāng)今社會(huì)的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為高校教學(xué)檔案管理工作創(chuàng)造了有利條件，高校檔案管理人員要抓住機(jī)遇，優(yōu)化教學(xué)檔案管理辦法，建立高效教學(xué)檔案新型管理模式，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的應(yīng)用價(jià)值。

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