文/泰山護理職業(yè)學(xué)院　胥靜

淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

文/泰山護理職業(yè)學(xué)院胥靜

【摘要】本文主要對新形勢下的檔案管理工作進行分析，然后闡述檔案管理工作的現(xiàn)狀，描述了對檔案管理進行規(guī)范化處理的手段主要有：運用有效的現(xiàn)代化手段、合理采取法制手段、推動檔案管理的科學(xué)與系統(tǒng)發(fā)展，從而提高檔案管理工作的整體效率和質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；檔案規(guī)范化；現(xiàn)代化

檔案管理工作在企業(yè)的發(fā)展過程中，具有很重要的作用。檔案管理工作是企業(yè)歷年發(fā)展足跡的見證，對企業(yè)科學(xué)化管理、發(fā)展及進步都起到重要的作用。企業(yè)相關(guān)人員應(yīng)做好新形勢下的檔案管理工作，明確企業(yè)發(fā)展方向，確定發(fā)展目標(biāo)，使企業(yè)能夠科學(xué)的規(guī)范化的發(fā)展。

一、檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理思想落后。在我國很多企業(yè)中，大多數(shù)管理部門在進行檔案管理時，都沒有掌握檔案工作的意義。一般認(rèn)為檔案管理工作，就是針對企業(yè)的日常運行情況記錄的資源和維護信息進行管理，確保這些內(nèi)容全面且完整。這種檔案管理思想過于傳統(tǒng)，無法適應(yīng)當(dāng)今社會的發(fā)展。受這種傳統(tǒng)且落后的思想影響，檔案管理人員的積極性不高，經(jīng)常出現(xiàn)無故離崗現(xiàn)象。還有一些企業(yè)根本沒有設(shè)立檔案管理部門，只是指派幾名非專業(yè)人員從事資料的整理工作，這種管理觀念，在檔案管理工作中埋下了隱患。

（二）檔案管理方式落后。在傳統(tǒng)檔案管理思想的影響下，檔案管理的方法也比較落后，仍然以人為主。通過人工對檔案進行管理，這個過程的工作量較大，人員在進行檔案歸納時的效率很低，并且很難在整理之后找到相應(yīng)的信息。在一些不重視檔案管理的企業(yè)，嚴(yán)重缺乏檔案管理人員，檔案管理十分混亂。所以在這種管理方法下，無法保證檔案信息完整性。不同的檔案管理人員有不同的檔案保護方法，所以檔案的保護工作也很難達(dá)到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。

（三）專業(yè)檔案管理人員缺乏。檔案管理是一項非常專業(yè)的管理手段，并不是對檔案信息進行簡單的管理。在檔案管理過程中，包含很多專業(yè)性的問題，例如數(shù)據(jù)庫統(tǒng)計和統(tǒng)計方法等，只有專業(yè)的檔案管理人員才能使檔案管理工作更加完善。一些企業(yè)并不重視檔案的管理工作，指派普通職員兼職檔案管理工作，這種情況下，檔案管理十分混亂，缺乏有效的依據(jù)。部分檔案管理人員的年齡較大，無法與時俱進的接受新事物，所以管理效率得不到提高；與此相反的是，一些企業(yè)的檔案管理人員年齡較小，缺乏管理檔案的經(jīng)驗，導(dǎo)致管理工作達(dá)不到相應(yīng)水平。

二、規(guī)范化檔案管理工作的手段

（一）運用有效的現(xiàn)代化手段。在信息化社會的影響下，相關(guān)企業(yè)應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理思想，與時俱進。目前，檔案管理的工作量逐漸加大，其難度也有所增加，檔案管理人員的壓力越來越大。檔案管理人員應(yīng)使用現(xiàn)代化的管理方式，比如建立數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，管理人員要錄入檔案信息，然后進行電子化歸檔，建立數(shù)字化系統(tǒng)，確保查詢檔案更加方便。數(shù)字化的數(shù)據(jù)庫的建立，能夠融合電子檔案和實物檔案，從而降低檔案損壞的幾率。

（二）合理采取法制手段。很多企業(yè)忽視檔案管理，主要原因是檔案管理缺乏法律治理手段，這些企業(yè)沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性。在新形勢下，相關(guān)企業(yè)必須應(yīng)用合理的法制手段，加強對檔案的管理力度，并保證其能夠規(guī)范化發(fā)展。主要做法有：在企業(yè)建立檔案管理部門，并詳細(xì)分析我國的檔案法，制定相應(yīng)的管理制度，作為管理人員在日常工作中依從的考核標(biāo)準(zhǔn)，從而引起相關(guān)人員的重視；通過法律手段，監(jiān)督檔案管理工作，并對一些企業(yè)的檔案管理情況進行考核，從而時檔案管理工作落實到實處。

（三）推動檔案管理的科學(xué)、系統(tǒng)發(fā)展。相關(guān)企業(yè)應(yīng)健全檔案管理的內(nèi)部控制，推動其科學(xué)、系統(tǒng)的發(fā)展。在對檔案管理工作進行規(guī)范化的過程中，相關(guān)企業(yè)應(yīng)擁有完善的企業(yè)文化，并在企業(yè)經(jīng)營中體現(xiàn)先進的管理思想，讓企業(yè)在市場競爭中，擁有良好的信譽和形象，從而為企業(yè)帶來更大的發(fā)展機遇。相關(guān)企業(yè)應(yīng)提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，增強對管理人員的培訓(xùn)工作。通過這種方法，能夠提高管理人員的專業(yè)水平，完善其操作技巧，從而適應(yīng)社會的發(fā)展情況。檔案管理人員應(yīng)具備創(chuàng)新精神，結(jié)合自身的實際工作情況，不斷創(chuàng)新完善，從而提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量水平。

三、結(jié)束語

在新形勢下，要想使檔案管理工作更加規(guī)范化，應(yīng)時刻跟進時代變化，并不斷推動檔案的信息化發(fā)展，充分利用現(xiàn)代化手段，提高檔案管理工作效率。相關(guān)企業(yè)還應(yīng)提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)，增加對檔案管理的重視和資金投入，從而找出最適合企業(yè)發(fā)展的管理方法。

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