文/河北省地礦局石家莊綜合地質(zhì)大隊(duì) 相小英

一、地質(zhì)資料檔案管理的現(xiàn)狀分析

檔案管理歷來都是一個(gè)單位經(jīng)營管理的重要內(nèi)容，對(duì)于地質(zhì)資料和檔案來說尤為如此。檔案管理的內(nèi)容是十分繁瑣的。

一方面，地質(zhì)資料和檔案是隨著地球運(yùn)動(dòng)在不斷變化的，經(jīng)年累計(jì)的資料檔案數(shù)目相當(dāng)龐大，這給檔案管理帶來了相當(dāng)大的困難，資料的核查和歸檔變得十分繁瑣復(fù)雜。伴隨著時(shí)代的不斷發(fā)展和科技的飛速進(jìn)步，地質(zhì)檔案資料的信息化一定是大勢(shì)所趨。在地質(zhì)單位中，不但包含專業(yè)的各類地質(zhì)資料，還有各部門的行政類文件、基礎(chǔ)建設(shè)類文件以及所有實(shí)物檔案。這些都是由單位統(tǒng)一管理的，在這項(xiàng)浩蕩繁雜的工程之中如果僅僅只依靠人工，不僅會(huì)在此項(xiàng)上耗費(fèi)大量的大力資源和財(cái)物資源，而且還會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)漏。

另一方面，傳統(tǒng)的檔案資料的防潮防塵也是管理文件的重中之重，一旦檔案被因潮發(fā)霉、被蟲蛀或是檔案破損遺失，又沒有備份，那么引發(fā)的后果都是不可估計(jì)的。傳統(tǒng)的檔案管理都是人工進(jìn)行的，但是管理人員的職業(yè)操守和保密意識(shí)是有高低之分的，這就為檔案管理工作增加了許多不定因素。很多資料和文件都是需要保密的，一旦發(fā)生信息泄露，會(huì)給負(fù)責(zé)人和單位造成很多不可估量的損失，帶來很多不必要的麻煩。

因此，傳統(tǒng)模式下的地質(zhì)檔案管理是存在著明顯的缺陷和不足的，應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，緊跟時(shí)代的潮流，將地質(zhì)資料檔案實(shí)行信息化管理，以一種更為高效便捷的方式來適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，也能夠?yàn)閱挝桓玫陌l(fā)展打下基礎(chǔ)，幫助單位完善檔案管理體制，同時(shí)這也是處于現(xiàn)代社會(huì)的大發(fā)展所不可抵擋的大趨勢(shì)。

二、將地質(zhì)檔案進(jìn)行信息化管理的優(yōu)勢(shì)

地質(zhì)資料檔案對(duì)于國家的政治和科研來說都是意義十分重大的，是需要長期保存的，如果繼續(xù)延續(xù)傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案保管，勢(shì)必花掉大量費(fèi)用，單是防潮防蟲外加庫房租賃就是一筆不小的開支。而且，紙質(zhì)檔的檔案是沒有備份的，僅此一份，所以保管的難度是相當(dāng)大的。相比之下，信息化的保管方式就可以完全避免此類問題的發(fā)生。電子檔的文件不僅可以隨時(shí)查閱，還可以進(jìn)行上傳備份，計(jì)算機(jī)軟件具有幫助檔案管理人員更好的歸納、保管、查閱、更改、共享和應(yīng)用等優(yōu)點(diǎn)，還能節(jié)省人力、物力的成本，便捷高效。在計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)相當(dāng)普及的今天，可以說，一個(gè)單位如果沒有跟上信息化的步伐勢(shì)必會(huì)被社會(huì)的發(fā)展自然淘汰的。

檔案的信息化是一個(gè)單位發(fā)展的大方向，不僅可以大量解放和發(fā)展勞動(dòng)力，節(jié)約成本，還可以提高檔案管理部門的工作效率。信息化讓地質(zhì)資料檔案的收集匯編工作更為有效地進(jìn)行，加快檔案的整編速度，更好的為其他部門和社會(huì)提供服務(wù)。將資質(zhì)檔案信息化之后，檔案管理部門的職能也會(huì)隨之發(fā)生轉(zhuǎn)變，從原來的整理和保管職能變成了現(xiàn)在提供電子信息服務(wù)的職能。這可以讓單位更好更快的發(fā)展自身，進(jìn)行現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)型。

對(duì)于檔案的二次利用和查詢來說，信息化也能提供便捷高效的服務(wù)。地質(zhì)資料檔案信息體系的建立可以使管理者在幾秒鐘之內(nèi)就通過關(guān)鍵字檢索或者分類查詢的方式找到相應(yīng)的信息，進(jìn)行查閱、檢驗(yàn)或是刪改。這對(duì)于現(xiàn)代社會(huì)的高效管理來說有著莫大的意義，在一定程度上，它加深了管理者對(duì)地質(zhì)資料的監(jiān)控和管理。另外，實(shí)際應(yīng)用當(dāng)中，信息化的管理模式也十分實(shí)用。比如可以更快速的讓社會(huì)各界在網(wǎng)站平臺(tái)上查閱地質(zhì)資料或是進(jìn)行資料整理、收集，然后由系統(tǒng)自動(dòng)反饋、整理、歸編，從而有效地對(duì)檔案進(jìn)行使用和備份，讓資料的運(yùn)用在信息化的檔案記錄下變得更加透明化、公開化，從另一個(gè)角度上來說，地質(zhì)檔案信息化建設(shè)也具有保證公平性和監(jiān)督性的職能。

地質(zhì)資料和檔案有相當(dāng)一部分都是需要保密的，這就要求在檔案管理工作中要十分謹(jǐn)慎，注意保密性，堅(jiān)決不能把不該泄露的資料文件泄露出去。一旦發(fā)生資料丟失或泄露，會(huì)給保管單位帶來嚴(yán)重的損失和一些法律的糾紛。因此，信息化的檔案管理方式能夠消除人為因素所帶來的弊端和潛在風(fēng)險(xiǎn)。而信息化的檔案管理則更需要提高安全性的警惕，時(shí)刻要保持高度的安全意識(shí)，為單位各類檔案資料的安全做到未雨綢繆。

三、將地質(zhì)檔案管理信息化的方法和途徑

（一）建立健全地質(zhì)資料檔案管理系統(tǒng)。一個(gè)完善的地質(zhì)資料檔案管理系統(tǒng)是進(jìn)行高效的地質(zhì)資料管理工作的前提和保障，處在一個(gè)科技如此蓬勃發(fā)展的時(shí)代的地質(zhì)資料保管單位更應(yīng)如此。一個(gè)健全的檔案管理系統(tǒng)可以減少許多繁瑣的人工工作，一切都由信息化來完成，不僅可以更好的保證的地質(zhì)資料檔案管理正確率，減少人為可能會(huì)發(fā)生的一系列弊端，還可以提高各部門的工作效率，加強(qiáng)部門之間的聯(lián)系，可以在工作中通過信息化的檔案管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)更好的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。

（二）規(guī)范管理軟件的權(quán)限、加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)。地質(zhì)資料管理系統(tǒng)的優(yōu)越性自是不言而喻，但是還應(yīng)該規(guī)范管理軟件的使用權(quán)限。地質(zhì)資料信息化后，如果將其開放，就失去了地質(zhì)資料檔案管理工作的意義和原則。畢竟電子地質(zhì)信息的處理和歸編過程還是一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)而保密的工作，對(duì)軟件使用人員和歸檔處理人員都必須進(jìn)行嚴(yán)格篩選，絕對(duì)不能發(fā)生泄露資料等不符合職業(yè)道德的行為。另外，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)對(duì)于檔案管理系統(tǒng)來說也是相當(dāng)重要的，一旦數(shù)據(jù)庫成形，將會(huì)讓地質(zhì)資料管理系統(tǒng)更好的發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，做到智能化的管理，這將大大提高地質(zhì)資料檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)越性，能夠保證地質(zhì)資料檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（三）加強(qiáng)檔案系統(tǒng)的安全保障措施。網(wǎng)絡(luò)這個(gè)復(fù)雜的環(huán)境并不是那么安全可靠的，地質(zhì)資料檔案管理信息化的一大特點(diǎn)是將各類檔案資料和客戶信息鏈接到了開放而又魚龍混雜的互聯(lián)網(wǎng)上。因此就必須要求企業(yè)所采用的檔案管理系統(tǒng)具有極高的安全性?；ヂ?lián)網(wǎng)開放的特性會(huì)給不懷好意的黑客帶來可乘之機(jī)，他們可以肆無忌憚的惡意攻擊單位的管理系統(tǒng)，發(fā)送病毒致使服務(wù)器癱瘓，甚至盜取泄露單位的各類地質(zhì)資料、機(jī)密信息。如果單位的地質(zhì)資料檔案被泄露，將使單位陷入十分被動(dòng)的不利局面。因此對(duì)于電子化信息化的檔案來說，保證信息安全，防范信息泄露也是不容忽視的重要工作。在安全系統(tǒng)中，一定要定期檢測(cè)、殺毒，防患于未然，避免信息失竊的情況發(fā)生，要確保檔案內(nèi)地質(zhì)電子文件的完整性、有效性和真實(shí)性。

四、結(jié)束語

檔案信息化是加速地質(zhì)資料檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，也是提高地質(zhì)資料檔案工作水平的必經(jīng)之路。必須要重視這個(gè)問題，雖然在地質(zhì)資料信息化的建設(shè)道路中也會(huì)存在各種各樣的問題，但是任何事物的發(fā)展都是曲折的，因此應(yīng)該正確的拿出積極的態(tài)度來面對(duì)所有可能遇到的難題和困擾，努力加強(qiáng)地質(zhì)資料檔案信息的現(xiàn)代化建設(shè)。

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