文/山東省青島市城陽區(qū)流亭街道辦事處 李紅霞

當(dāng)今社會已經(jīng)逐漸邁入數(shù)字化時代，許多檔案由以往的紙質(zhì)也逐步被存儲在計算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)字所替代。電子信息技術(shù)在檔案管理中越來越常見，這樣就會使得傳統(tǒng)檔案管理方式不符合電子信息技術(shù)這一個現(xiàn)實條件。換句話說，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)跟不上現(xiàn)代的技術(shù)要求，僅僅以傳統(tǒng)方式不能應(yīng)對電子信息技術(shù)相應(yīng)檔案管理的各種問題。因此對于目前信息化下的檔案管理，應(yīng)該有一個與它適應(yīng)的方式，才能使檔案管理工作又快又好地進(jìn)行。

一、電子檔案與傳統(tǒng)檔案的差異

從管理理論這個角度考慮，對于傳統(tǒng)檔案管理，原件的作用很大，很多時候必須要有原件才具有法律意義，而電子檔案結(jié)合其自身條件，原件已經(jīng)沒有什么作用；從管理技術(shù)方面考慮，傳統(tǒng)檔案對文件發(fā)揮作用（包括形成、實施等）的具體情況不作為管理條件，它只看重是否具有長期保存的價值，一旦文件完成自己的作用，便對它進(jìn)行收集等步驟進(jìn)行保存。而電子文件則要跟蹤整個文件從開始到結(jié)束所有過程，同時也對其中參與人員記錄。

從設(shè)備上來講，傳統(tǒng)檔案需要有庫房、裝具等就能滿足，而電子檔案進(jìn)行管理過程中一定得是在原來已有的技術(shù)設(shè)備上展開。

從管理標(biāo)準(zhǔn)上講，傳統(tǒng)檔案管理多為經(jīng)驗之談，也就是通過對以往的總結(jié)作為標(biāo)準(zhǔn)，而電子檔案管理過程中，這些原有的標(biāo)準(zhǔn)基本都不適合了，因此需要探討出一個新的電子檔案中各種管理標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)等。

二、電子檔案對傳統(tǒng)檔案管理工作的影響

（一）有效的節(jié)約了檔案的存放空間。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，所占存放空間較大；而現(xiàn)在電子檔案的存儲載體光盤、硬盤等等，不僅是占用實際空間小，而且其本身的存儲容量大，記錄速度快。傳統(tǒng)紙質(zhì)資料可能需要一個很大空間存放，同樣的內(nèi)容的電子檔案資料，只需要臺大容量的電腦就可以完美記錄。

（二）擺脫了地域限制，實現(xiàn)資源共享。傳統(tǒng)檔案文件，如果在不同地域之間調(diào)用，需要郵寄、隨身攜帶等方式進(jìn)行共享，耗時耗力耗財；而電子文件資料，在網(wǎng)絡(luò)載體的平臺上，只需要幾秒鐘就能在全國甚至全球進(jìn)行傳輸共享。電子檔案打破時空限制的同時，還打破了傳統(tǒng)使用方式。紙質(zhì)資料，只能被使用者在一個地方使用；而電子資料，可以不同的使用者在不同的電腦上不同的地域同時查看同一份文件資料。

（三）查閱調(diào)用方便，提高了效率。在查閱傳統(tǒng)檔案文件時，需要到偌大的檔案室相應(yīng)類目書架尋找，假如粗心的管理員某天不小心把某份資料不小心歸類錯誤，以后再查閱非常困難；而電子檔案的出現(xiàn)很大程度上解決了這個問題，能免去很多手工編目等任務(wù)，在很大程度上提升工作效率。

（四）對實體檔案的保護(hù)起到促進(jìn)作用，更安全的保存檔案。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案往往隨著時間變臟，損壞等，而且積壓很多，查看很麻煩，還會在查看的過程中造成二次傷害；然而對于電子檔案，管理人員不僅可以通過電腦直接查詢相關(guān)信息、而且可以對一些涉密資料進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，使實體檔案得到了有效保護(hù)和安全使用。

三、今后檔案管理工作所應(yīng)采取的對策

(一)加強(qiáng)電子文件管理技術(shù)水平。電子文件檔案一定要實行歸檔，可以使用特定手段，把已經(jīng)歸檔完畢的文件設(shè)為只讀，這樣能夠很方便看出來并且不容易被篡改，使文件更為安全可靠，可以和紙質(zhì)文件中原件一樣有一定的社會作用。

（二）解決好電子文件的保存問題。一般來講，電子文件的載體是化學(xué)材料，其從技術(shù)角度上講可以一直存儲。然而實行電子文件還沒有很長時間，這一點還沒有得到實際的證明，因此來說，電子文件能否進(jìn)行長期保存還是一個很值得調(diào)查探究的問題，需要以后不斷發(fā)現(xiàn)。當(dāng)前來說，就是要盡可能定期對文件復(fù)制以防丟失。

（三）使檔案管理向立體化方向發(fā)展。傳統(tǒng)檔案管理是二維的，而電子文件的引入，使得檔案各方面都不斷增多，基礎(chǔ)工作和利用工作都有自己特點。所以說，在以往二維基礎(chǔ)上，再加入一項檔案信息載體內(nèi)容，這就是一個三維的結(jié)構(gòu)，也就是要進(jìn)行立體化管理。

(四)檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。國內(nèi)檔案管理工作者也要結(jié)合信息技術(shù)的發(fā)展，不斷提升自己水平，及時更新自己的思想，多多學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)案例，使自己變強(qiáng)，知識更為淵博，由此才能更好去完成檔案管理任務(wù)。檔案管理工作者要具有時代緊迫感，要不斷要求自己學(xué)習(xí)，及時學(xué)習(xí)新事物、新技術(shù)。不可否認(rèn)的是，只有加強(qiáng)對檔案管理人員知識水平的提升，才能更好地對電子信息技術(shù)下檔案管理工作實施全新的、先進(jìn)的指導(dǎo)，使得檔案管理工作又快又好的進(jìn)行。

四、結(jié)束語

綜上所述，電子檔案的引入給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，要結(jié)合實際中的各種問題提出對策，同時也要加強(qiáng)管理人員的技術(shù)水平，主動面對這些機(jī)遇和挑戰(zhàn)，一定能使檔案管理工作在一個正確的健康的軌道上不斷前進(jìn)。

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