文/濟寧市第一人民醫(yī)院 朱婕

全球信息化和知識經(jīng)濟時代的到來，要求我國檔案管理工作能夠順應時代潮流，利用現(xiàn)代化的信息技術，由傳統(tǒng)檔案管理模式向信息化方向發(fā)展。近年來，我國檔案信息化建設已經(jīng)取得較大成績，已經(jīng)建設了較為完備的基礎設施，開發(fā)了一定規(guī)模的檔案信息資源，但檔案管理模式仍存在一定的弊端，無法滿足信息化時代的需求，是當前亟待解決的主要問題。

一、檔案信息電子化管理中存在的主要問題

（一）檔案管理軟件系統(tǒng)兼容性差。檔案管理各部門由于部門之間職能的不同，選擇計算機型號、規(guī)格及相應的軟件也各具特色，各自開發(fā)使用的管理軟件無法實現(xiàn)互用。如適用于文件檢索的軟件系統(tǒng)，無法完成檔案信息管理任務，當兩項任務需要同時完成時，工作人員不得不啟動兩種系統(tǒng)，分別完成以上任務。系統(tǒng)之間的不兼容性，減慢了信息編輯成果的輸出速度，制約了信息化技術在檔案管理中應用的廣度和深度。

（二）檔案信息的標準化和規(guī)范化較差。檔案信息電子化管理需要標準、規(guī)范的檔案信息，這是實現(xiàn)檔案信息電子化管理的基礎。我國眾多檔案館中普遍存在案卷質量不達標、檔案著錄細則各異、系統(tǒng)軟件移植性不高的弊端，這就使得檔案信息電子化管理僅局限于某一專業(yè)或某一館領域內(nèi)，無法大范圍推廣使用。檔案信息電子化管理工作的開展，需要對檔案信息進行標準化、規(guī)范化整理。

（三）檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)需要進一步完善。我國當前的機讀目錄檔案系統(tǒng)，未達到數(shù)據(jù)交換的水平。檔案系統(tǒng)在信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設方面表現(xiàn)為各行其是，其規(guī)范性、可開發(fā)性、服務功能、可共享性仍需要進一步完善，否則無法適應檔案信息電子化管理的要求，阻礙檔案管理部門電子化建設的進程。

（四）檔案電子化技術存在的不足。檔案電子化管理的實現(xiàn)需要以計算機硬件及相關軟件為基礎。硬件設備配置方面，應根據(jù)不同應用配置不同性能的硬件系統(tǒng)。例如，單機版系統(tǒng)需要計算機配置較高，而網(wǎng)絡版則可配置性能較低硬件，而將重點放在服務器、交換機和網(wǎng)線方面的配置。軟件配置方面，不僅需要熟悉計算機軟件的人才，還需要一批專業(yè)的軟件研發(fā)人才，以便能通過對檔案工作的調研，開發(fā)出具有實用性、科學化、現(xiàn)代化、規(guī)范化、簡潔化、通用化的系統(tǒng)管理軟件，滿足檔案電子化管理的需求。

（五）檔案信息管理人員綜合素質不高。檔案信息電子化管理需要管理人員具有較高的知識水平和技術水平，其中包括檔案信息管理知識、計算機操作技能、檔案信息系統(tǒng)軟件操作技能等，總之，檔案信息處理復合型人才的培養(yǎng)是實現(xiàn)檔案信息電子化管理的關鍵。當前檔案管理人員知識水平不高，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象，在先進的電子化辦公系統(tǒng)面前無所適從，極大地影響了系統(tǒng)功能的發(fā)揮。

二、檔案信息電子化管理對策

檔案管理工作具有極高的技術性和極強的保密性，這一點已經(jīng)為廣大檔案管理部門及相關管理人員所認可。為了達到上述兩點要求，應在現(xiàn)有基礎上對檔案信息管理進行完善和升級，利用先進的信息化技術，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。

（一）做好電子檔案的安全保密工作。檔案信息具有重要的歷史價值和參考價值，檔案信息電子化管理面臨的主要問題是檔案信息的安全性和保密性。一方面，檔案管理部門應對紙質檔案文件進行安全、妥善的保管，在電子檔案被損害或丟失的情況下，可利用紙質文件對電子檔案進行及時修補；另一方面，電子檔案共享空間應有嚴格規(guī)劃和限制?，F(xiàn)代化信息技術提供資源共享的同時，也給信息安全帶來了挑戰(zhàn)。為避免黑客的技術攻擊，應根據(jù)檔案保密程度進行等級劃分，對于絕密文件應在本部門或局部范圍內(nèi)實現(xiàn)公開和流通；而對于可公開檔案信息，則可選擇性地發(fā)布到互聯(lián)網(wǎng)。

（二）提高檔案信息電子化管理技術。檔案信息電子化技術發(fā)展不成熟，是當前廣大檔案管理部門及相關使用部門所面臨的主要問題。提高電子化管理技術應從硬件、軟件兩方面著手建設：硬件方面，應在檔案管理部門及相關部門配備性能良好、功能可靠的計算機硬件設備，為檔案信息電子化管理的實現(xiàn)提供物質保障；軟件方面，應加大規(guī)范、科學、實用、可兼容的信息管理系統(tǒng)軟件，推動檔案信息電子化管理的進程。

（三）加強檔案管理人員的培訓工作。首先，檔案管理部門應通過培訓，讓檔案管理人員充分認識到現(xiàn)代化信息技術在檔案信息管理中的優(yōu)勢，并對該技術的不足有客觀了解，督促管理人員不斷學習新的管理技術和操作技能；另一方面，管理人員在對電子化管理系統(tǒng)具有公正、客觀的了解后，應積極學習新技術和新的管理理念，同時要提高自身的安全意識和保密意識，防止不法分子利用信息技術竊取機密文件。

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