文／楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院　姚萍

高校檔案管理工作中的電子檔案管理

文／楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院姚萍

高校檔案管理工作中要加強(qiáng)電子檔案管理，在電子檔案管理的過程中要關(guān)注紙質(zhì)教學(xué)檔案的管理。檔案管理員要不斷規(guī)范電子教學(xué)檔案管理工作，讓電子檔案管理系統(tǒng)規(guī)范化，并加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理方式，提高檔案信息化管理水平，充分認(rèn)識(shí)高校教學(xué)檔案的重要性，加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新工作。

高校檔案管理；電子檔案；管理

在高校檔案管理工作中，電子檔案管理已經(jīng)與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理并駕齊驅(qū)。電子檔案管理以其借助現(xiàn)代化信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)有著更為強(qiáng)大的信息轉(zhuǎn)換存儲(chǔ)功能，不但能在一定程度上提高工作效率，而且高校電子檔案的使用能夠更好地適應(yīng)高校擴(kuò)招等高校大量的檔案處理需求。作為高校教學(xué)檔案管理人員，要善于運(yùn)用電子檔案系統(tǒng)管理軟件，讓電子教學(xué)檔案真正為院校教學(xué)科研服務(wù)。

一、在電子檔案管理的過程中，也要關(guān)注紙質(zhì)教學(xué)檔案的管理

（一）電子檔案管理與紙質(zhì)教學(xué)檔案管理要形成優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。隨著信息時(shí)代的到來，在高校教學(xué)檔案管理的過程中，電子檔案管理已經(jīng)占據(jù)了非常重要的位置。但是不可否認(rèn)的是，單純的電子檔案具有著一定的缺憾，如原始性真實(shí)性安全性存在爭(zhēng)議，電子教學(xué)檔案的原始性和權(quán)威性受到質(zhì)疑。而且電子教學(xué)檔案的易復(fù)制、修改、刪除的特點(diǎn)，使得電子檔案的穩(wěn)定性以及電子文件的價(jià)值大打折扣，而電子檔案的設(shè)備依賴性也使得電子檔案在某種程度上造成了提檔的不方便。而紙質(zhì)檔案的原始性以及穩(wěn)定性使得檔案更為真實(shí)、直觀和安全。但是紙質(zhì)檔案的增長速度大于銷毀速度使得教學(xué)空間的利用更為緊張，紙質(zhì)檔案的存放也受保管條件的限制，如果時(shí)間過長，難免會(huì)有蟲蛀、字跡褪變等情況發(fā)生。而電子檔案易存放，節(jié)約空間的特點(diǎn)正好解決了紙質(zhì)檔案管理的問題。因此，要想保證教學(xué)檔案管理的真實(shí)性、重復(fù)利用性，就要讓電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理形成優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。對(duì)于儲(chǔ)存價(jià)值一般的可以只采用電子文檔，而對(duì)于重要的檔案資料可以電子文檔和紙質(zhì)文檔兩種文檔一起備份，即可以保證文檔的真實(shí)性，又可以確保重要檔案資料的儲(chǔ)存。

（二）加強(qiáng)電子檔案和紙質(zhì)檔案的管理。電子檔案和紙質(zhì)檔案對(duì)保存的環(huán)境都有一定的要求。紙質(zhì)檔案對(duì)保存空間的溫濕度以及空間大小有所要求；而電子檔案對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)載體也有要求，不適宜的磁場(chǎng)環(huán)境會(huì)對(duì)電子教學(xué)檔案造成部分損傷，甚至?xí)斐蓴?shù)據(jù)丟失，因此作為檔案管理人員首先要確保電子檔案以及紙質(zhì)檔案的管理環(huán)境，保證檔案的保存良好。其次檔案管理人員要做好內(nèi)部案卷級(jí)和文件級(jí)的目錄編制，要在統(tǒng)計(jì)與檢索等基礎(chǔ)性管理上，強(qiáng)化專業(yè)性的教學(xué)檔案管理，確保教學(xué)檔案能夠真正為院校的教學(xué)科研工作服務(wù)。檔案管理人員要關(guān)注電子教學(xué)檔案的優(yōu)點(diǎn)，從文件的擬定、整理到歸檔再利用要在基本保密性原則的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)院校教職員工的共享性和復(fù)制性，方便教學(xué)檔案被需要調(diào)檔的教職員工使用，促進(jìn)教學(xué)檔案的信息利用率。當(dāng)然，電子教學(xué)文檔在被教師共享的時(shí)候，檔案管理人員要設(shè)置閱讀權(quán)限，既保證電子教學(xué)文檔的隱私性，又保證電子文檔的可利用性。最后檔案管理人員要運(yùn)用電子文檔快速靈活的特點(diǎn)，關(guān)注電子文檔的形象性和趣味性，在電子教學(xué)文檔中加入圖像、音頻以及視頻資料。如在檔案管理中，教師的課堂視頻錄像就可以用專門的文件夾進(jìn)行保存，讓教師在進(jìn)行教學(xué)科研以及評(píng)職稱等方便調(diào)取。

二、規(guī)范電子教學(xué)檔案管理工作，讓電子檔案管理系統(tǒng)規(guī)范化

（一）規(guī)范電子教學(xué)檔案管理工作。高校電子檔案管理工作要規(guī)范化、系統(tǒng)化才能讓電子檔案真正為教學(xué)科研服務(wù)。因此電子檔案管理要建立真實(shí)、有效的電子教學(xué)檔案管理制度，不管是一級(jí)院校還是二級(jí)院校在電子檔案建立的過程中都要嚴(yán)格按照相關(guān)的法律法規(guī)開展檔案管理工作。而作為檔案管理人員，也要強(qiáng)化電子教學(xué)檔案管理意識(shí)，重視電子檔案管理工作，避免因人為損壞導(dǎo)致的電子教學(xué)檔案出現(xiàn)缺失或者遺漏。高校每年都要有大量的教學(xué)檔案需要變動(dòng)，其維護(hù)、更改、保存以及遷動(dòng)等相關(guān)流程造成檔案管理工作量十分龐大，電子教學(xué)檔案要根據(jù)《檔案法》和《大學(xué)檔案管理辦法》將教學(xué)檔案管理過程系統(tǒng)規(guī)范化，從收集、整理、鑒定、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)、編制等六個(gè)方面提高教學(xué)檔案的研究和利用水平。

（二）提高安全管理意識(shí)，確保文檔的及時(shí)準(zhǔn)確性。在教學(xué)檔案管理工作中，有一些高價(jià)值的基層教學(xué)單位、教師的教學(xué)檔案如果未能及時(shí)歸檔，將會(huì)對(duì)未來的教學(xué)科研工作造成極為慘痛的損失；而價(jià)值不高的教學(xué)檔案不經(jīng)選擇地進(jìn)行保存，減少了檔案使用的價(jià)值。因此作為高校教學(xué)檔案管理人員，要提高安全管理意識(shí)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)檔案管理軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，并在這個(gè)基礎(chǔ)上建立電子教學(xué)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，利用數(shù)據(jù)庫分類技術(shù)將師生提交上來的電子教學(xué)檔案的目錄數(shù)字化。檔案管理人員可以根據(jù)檔案管理的要求，發(fā)動(dòng)全校師生積極投入檔案建設(shè)中來，確保有價(jià)值的教學(xué)檔案資料及時(shí)歸檔，并根據(jù)保密性原則實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的資源共享，讓教學(xué)檔案真正成為推動(dòng)教師相互學(xué)習(xí)，提高高校教學(xué)水平的重要資料。同時(shí)，針對(duì)電子檔案管理錯(cuò)誤刪除、磁盤硬盤損壞、易被竊取拷貝、數(shù)據(jù)中毒等缺點(diǎn)，可以建立安全防范機(jī)制，定時(shí)更新病毒庫，平衡公開和保密兩者之間的尺度，設(shè)置檔案資料需要調(diào)閱人員的數(shù)據(jù)調(diào)閱權(quán)限以及調(diào)閱方式，避免檔案資料被刪除或者更改。在這個(gè)基礎(chǔ)上，檔案管理人員要養(yǎng)成文檔備份的習(xí)慣，還可以采用云文檔備份的形式，讓重要的檔案資料安全保存。

三、加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理方式，提高檔案信息化管理水平

（一）增加經(jīng)費(fèi)投入，實(shí)現(xiàn)電子檔案的現(xiàn)代化管理。在電子檔案管理過程中，最重要的是電子檔案管理需要的計(jì)算機(jī)以及電子設(shè)備。在高校的電子檔案管理中，設(shè)備的投入是非常重要的。因此高校要做好預(yù)算，增加經(jīng)費(fèi)投入，真正實(shí)現(xiàn)電子檔案的現(xiàn)代化管理。同時(shí)，在每臺(tái)電腦上要安裝電子檔案管理系統(tǒng)軟件，確保教學(xué)檔案的電子化，增加電子教學(xué)檔案的利用率。信息化管理以及辦公自動(dòng)化可以使電子教學(xué)檔案以便捷的優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)資源共享，也能防止教學(xué)檔案的不必要的流失。在這個(gè)基礎(chǔ)上，要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的電子檔案管理的技能培訓(xùn)，提高管理人員專業(yè)技能，強(qiáng)化管理人員隊(duì)伍建設(shè)。首先，院校要為電子檔案管理人員提供繼續(xù)教育的平臺(tái)，讓檔案管理人員通過一系列的培訓(xùn)、檢查、評(píng)比活動(dòng)提高檔案管理工作能力。其次，要將檔案管理人員的檔案管理質(zhì)量納入績效考核項(xiàng)目，確保相關(guān)管理人員必須具備必要的專業(yè)知識(shí)，提高自身相關(guān)的素質(zhì)。最后，檔案管理人員要從技術(shù)性角度和專業(yè)性角度不斷的學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)來提升自己的專業(yè)技能，以完成電子教學(xué)檔案管理工作。在這個(gè)基礎(chǔ)上，可以開展檔案管理人員技能大賽，組織檔案管理人員針對(duì)檔案管理系統(tǒng)知識(shí)和基本的電腦操作，以及是否熟練靈活運(yùn)用文件管理系統(tǒng)軟件進(jìn)行電子檔案的歸檔進(jìn)行訓(xùn)練。

（二）提高檔案信息化管理水平，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。在電子教學(xué)檔案中涵蓋著每個(gè)專業(yè)課程的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)質(zhì)量評(píng)估報(bào)告，每個(gè)學(xué)院和教師的科研成果、畢業(yè)班學(xué)生的實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)論文、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)計(jì)劃和項(xiàng)目運(yùn)行、教案等各種圖紙、表格、聲像以及文字文件，電子檔案管理借助強(qiáng)大的信息儲(chǔ)存功能以及快捷的信息轉(zhuǎn)換功能，將檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化，不僅提高了工作效率，增加了檔案的可讀性、可視性、可靠性，豐富了檔案的內(nèi)容，強(qiáng)化了歸類、排序以及搜索功能，儲(chǔ)存也變得更為便利。但是教學(xué)檔案如果僅是簡單的電子歸檔，就失去了建立教學(xué)檔案的學(xué)術(shù)價(jià)值。院校檔案管理人員在檔案管理過程中，要提高檔案信息化管理水平，通過對(duì)電子教學(xué)文檔的歸類、積累、貯存和開發(fā)利用，使電子教學(xué)文檔能夠更好地為教學(xué)服務(wù)。首先，高校檔案部門要根據(jù)院校自身的情況設(shè)計(jì)適合本院校的電子檔案管理系統(tǒng)，通過對(duì)電子教學(xué)檔案立卷、歸檔、訪問等方面設(shè)置相應(yīng)的命令來實(shí)現(xiàn)電子記錄存儲(chǔ)、管理和使用，對(duì)于具有一定學(xué)術(shù)價(jià)值的電子教學(xué)文檔，不但要滿足教師員工的正常提檔，而且檔案管理人員要善于與相關(guān)的教職員工進(jìn)行溝通，將有價(jià)值的教學(xué)文檔推薦給相關(guān)的教育教學(xué)人員進(jìn)行備用，促使檔案的再利用，讓教學(xué)檔案能夠在教育教學(xué)管理工作中以及教育科研工作中發(fā)揮出更大的價(jià)值。在這個(gè)基礎(chǔ)上，推進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，利用檔案網(wǎng)頁、校園網(wǎng)等將檔案信息實(shí)現(xiàn)資源共享，最大限度滿足利用者為教學(xué)檔案的需求，既減少了檔案管理人員的工作量，也提高了檔案運(yùn)用的實(shí)效。

四、充分認(rèn)識(shí)高校教學(xué)檔案的重要性，加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新工作

在高校電子檔案管理的過程中，檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到高校教學(xué)檔案的重要性。在高校教育教學(xué)管理工作中，教學(xué)檔案作為記錄教學(xué)過程的客觀依據(jù)，不僅是教學(xué)過程、教學(xué)水平的歷史再現(xiàn)，更重要的是教學(xué)檔案的有效利用可以幫助教學(xué)活動(dòng)深入開展，讓教師在相互觀摩中提高自身的教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量。同時(shí)，教學(xué)檔案記錄了教師在教學(xué)過程中的收獲與失敗，為進(jìn)一步進(jìn)行教學(xué)科研，開展課題研究提供了非常好的佐證。在這種情況下，電子教學(xué)檔案的有效利用不僅可以使同一所院校內(nèi)的教師直觀感受到教學(xué)水平以及教學(xué)管理水平的高度，幫助教師加強(qiáng)教學(xué)管理、進(jìn)行教育科研，而且在教學(xué)評(píng)估的過程中教學(xué)檔案也是重要的依據(jù)，是規(guī)范科學(xué)辦學(xué)的重要依據(jù)材料。在教學(xué)評(píng)估的過程中只有豐富詳實(shí)、真實(shí)可靠的檔案材料作為支撐，才能讓教育評(píng)估順利展開。因此，高校教學(xué)管理人員要充分認(rèn)識(shí)到高校教學(xué)檔案的重要性，加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新工作。管理人員要開拓思路，把握為教學(xué)這個(gè)中心工作服務(wù)的切入點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)文件檢索、重要檔案全文存儲(chǔ)檢索，采取多種形式，讓“死”檔案變成“活”材料，為教學(xué)科研服務(wù)。

五、結(jié)論

總之，在高校檔案管理過程中，電子檔案的管理作為信息化時(shí)代的產(chǎn)物，已經(jīng)成了高校教學(xué)檔案管理的重要方式。作為高校教學(xué)檔案管理人員，要注重發(fā)揮現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，實(shí)施檔案電子信息化管理，并積極拓寬服務(wù)領(lǐng)域。檔案管理人員不但要做好檔案的搜集整理以及歸檔工作，還要善于創(chuàng)新電子檔案的管理，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，讓教學(xué)檔案管理真正為院校的教學(xué)科研工作服務(wù)。

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