文／南昌大學(xué)現(xiàn)代教育技術(shù)中心　徐英；南昌大學(xué)體育與教育學(xué)院　游婷　賴?yán)?/p>

高校數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)評(píng)價(jià)體系研究

文／南昌大學(xué)現(xiàn)代教育技術(shù)中心徐英；南昌大學(xué)體育與教育學(xué)院游婷賴?yán)?/p>

高校檔案管理工作是高等學(xué)校建設(shè)發(fā)展的重要內(nèi)容。檔案管理水平的高低，也是衡量高校管理水平的重要指標(biāo)之一。本研究旨在分析高校數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵及目前存在的主要問題的基礎(chǔ)上，提出評(píng)價(jià)高校數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)原則、指標(biāo)和模型，試圖對(duì)高校數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)評(píng)價(jià)體系建設(shè)提出初步的思路。

高校檔案；數(shù)字化；檔案管理；評(píng)價(jià)體系

一、高校數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵

《普通高等學(xué)校檔案管理辦法中》第三條明確指出：“高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，各高校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理?！庇纱丝梢?，高校檔案管理工作是高等學(xué)校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，是衡量高校管理水平高低的重要標(biāo)志之一。

高校檔案是學(xué)校及教師在從事教育管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄。它的內(nèi)容分為黨群管理類、行政管理類、教學(xué)類、科學(xué)研究類、基本建設(shè)類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、儀器設(shè)備類、出版物類、財(cái)會(huì)類、外事類、聲像檔案、人物檔案及實(shí)物檔案等。正是由于內(nèi)容范圍的廣泛和擴(kuò)大，改進(jìn)和提高管理方法成了當(dāng)今高校乃至整個(gè)檔案管理所面臨的亟待解決的問題。

二、目前高校數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)存在的問題

當(dāng)前，高校數(shù)字化檔案管理工作還遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代信息傳播的需要，不能適應(yīng)高?，F(xiàn)代化管理和科學(xué)發(fā)展的需要。主要表現(xiàn)在系統(tǒng)建設(shè)和系統(tǒng)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)滯后、檔案管理人員的信息處理能力較弱、處理檔案管理工作的技術(shù)手段較低。

到目前為止，高校數(shù)字化檔案管理部門大都已建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。由于各個(gè)檔案部門各自為政，所建的數(shù)據(jù)庫(kù)仍存在一些問題。主要表現(xiàn)在建庫(kù)缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫(kù)大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫(kù)僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率。而且目前高校數(shù)字化檔案部門，所建的數(shù)據(jù)庫(kù)大多為條目數(shù)據(jù)庫(kù)，缺少全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，無法滿足用戶的多種需求。

對(duì)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)評(píng)價(jià)指標(biāo)的研究是對(duì)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)行測(cè)評(píng)不可缺少的一項(xiàng)內(nèi)容，通過定量和定性的分析，有利于把握現(xiàn)有數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中存在的問題，了解數(shù)字檔案管理系統(tǒng)整體性能發(fā)展水平，對(duì)檔案信息化建設(shè)提供一定的理論依據(jù)。

三、高校數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)評(píng)價(jià)指標(biāo)原則

完善的高校數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系應(yīng)該具有以下特征：可以測(cè)量，具有統(tǒng)計(jì)分析意義和可操作性；來源于用戶，是用戶認(rèn)為重要的，具有實(shí)用性；能夠?yàn)楣芾聿块T所控制，對(duì)工作改進(jìn)具有實(shí)際指導(dǎo)意義；考慮高校數(shù)字化檔案系統(tǒng)間的比較，便于基準(zhǔn)檢驗(yàn)、橫向比較和學(xué)習(xí)，體現(xiàn)前瞻性，立足現(xiàn)實(shí)，高于現(xiàn)實(shí)，面向未來。

四、高校數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)評(píng)價(jià)模型

任何評(píng)價(jià)都是由評(píng)價(jià)主體根據(jù)評(píng)價(jià)模型對(duì)評(píng)價(jià)客體進(jìn)行測(cè)度與衡量的過程，評(píng)價(jià)主體、評(píng)價(jià)客體和評(píng)價(jià)模型構(gòu)成了評(píng)價(jià)的一種三角關(guān)系。評(píng)價(jià)主體是基于一定目的主動(dòng)實(shí)施評(píng)價(jià)行為的實(shí)體，評(píng)價(jià)客體就是實(shí)施評(píng)價(jià)的對(duì)象。評(píng)價(jià)在于測(cè)度客體之于主體的滿足程度，這個(gè)滿足程度就是以主體對(duì)于客體的屬性和功能的認(rèn)識(shí)為前提的，這種認(rèn)識(shí)構(gòu)成了評(píng)價(jià)模型?；诟咝?shù)字檔案管理內(nèi)涵及數(shù)字檔案系統(tǒng)評(píng)價(jià)的基本認(rèn)識(shí)，構(gòu)建基于技術(shù)、功能、效用的高校數(shù)字檔案管理系統(tǒng)評(píng)價(jià)模型（表1）。

高校數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)評(píng)價(jià)體系研究是一項(xiàng)復(fù)雜而困難的工作，它所面臨的問題涉及到檔案工作的方方面面，想要將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)評(píng)價(jià)體系完全闡釋清楚，還需要長(zhǎng)期的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)做基礎(chǔ)，需要豐富的科學(xué)理論做指導(dǎo)，本文旨在拋磚引玉，為數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)評(píng)價(jià)體系的理論研究與實(shí)踐開展能提供一些理論上和方法上的建議與啟迪，為其建設(shè)和發(fā)展貢獻(xiàn)一點(diǎn)微薄之力。