高淵源

哈爾濱市呼蘭區(qū)新型農(nóng)村合作醫(yī)療管理辦公室 150001

從管理、利用兩個方面談電子文件的特性

高淵源

哈爾濱市呼蘭區(qū)新型農(nóng)村合作醫(yī)療管理辦公室 150001

計算機技術(shù)、信息技術(shù)和存儲技術(shù)的發(fā)展促進了檔案信息載體的多樣化和檔案信息資源的虛擬化，為人們獲取信息提供了更加方便、快捷的手段，也從而出現(xiàn)了電子文件。電子文件指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件，與紙質(zhì)文件相比有其獨有的特性。筆者從管理、利用兩個方面對電子文件的特性作以簡要分析。

電子文件；特性；分析

計算機技術(shù)、信息技術(shù)和存儲技術(shù)的發(fā)展促進了檔案信息載體的多樣化和檔案信息資源的虛擬化，為人們獲取信息提供了更加方便、快捷的手段，也從而出現(xiàn)了電子文件。電子文件指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件，與紙質(zhì)文件相比有其獨有的特性。筆者從管理、利用兩個方面對電子文件的特性作以簡要分析。

一、從電子文件利用看電子文件特性

1.加工的標(biāo)準(zhǔn)化、信息的海量化和檢索的智能化

電子文件在資源加工、整合上有特定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，如統(tǒng)一的壓縮率、編碼技術(shù)、視頻格式、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、瀏覽平臺等，它依托互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)，不同部門的檔案可實現(xiàn)共享，并可實現(xiàn)跨庫關(guān)聯(lián)和檢索。電子文件信息海量化的特點，使得未來的檔案存儲只能是分布式的，沒有具體的特定場所，用戶可查閱或利用存儲在本地、本國，也可查閱存儲在異地、異國的資源。與標(biāo)準(zhǔn)化加工和海量信息相適應(yīng)，在檢索技術(shù)上，電子文件是智能化的。檢索系統(tǒng)能夠自動地分析檢索條件與結(jié)果，只要提供同義詞、主題詞或相似詞的擴展檢索，就能很快捷地出現(xiàn)要查詢的電子文件或是與之關(guān)鍵詞相關(guān)的電子文件，并按一定的順序自動排序，為用戶提供最為滿意的信息。

2.手段的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、多媒體化

紙質(zhì)檔案管理基本上都采用手工操作，而電子文件從文件的收集、整理、加工到歸檔都是依托數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，它是通過網(wǎng)絡(luò)或是其他途徑收集到的檔案信息進行數(shù)字化處理，并利用計算機和網(wǎng)絡(luò)進行傳輸?shù)摹＞推鋬?nèi)容和展示手段而言，電子文件是多媒體的，它可以記錄字符、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息，可采用“嵌入”或“超鏈接”的方式將這些信息組合成“多媒體電子文件”。用戶通過網(wǎng)絡(luò)在線閱讀和利用，并可以選擇瀏覽的界面和版式等，也可選擇下載、打印、刻錄光盤及個性化的保存所需求的檔案文獻(xiàn)。電子文件信息的多媒體、集成性改變了紙質(zhì)檔案、膠片檔案、錄音檔案、錄像檔案分別保管的格局，實現(xiàn)了電子文件單一載體一體化保管的新格局。

3.存儲的高密度化

電子文件存儲密度大大高于以往各種人工可識讀的信息介質(zhì)，從理論上講，1TB硬盤約可存儲5000億個漢字，1張25GB的藍(lán)光DVD光盤可存儲125億個漢字。隨著技術(shù)進步，電子文件介質(zhì)的存儲密度還將繼續(xù)加大，可大大節(jié)約電子文件的存儲空間。

4.利用的共享化

對于一份紙質(zhì)檔案來說，通常只能在檔案部門才能供人查閱利用，有著嚴(yán)格的時間、地點限制，而電子文件的處理環(huán)境是計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案信息更加完整，利用時，信息可以不受地理位置、時間或?qū)I(yè)的制約，只要能夠聯(lián)上計算機網(wǎng)絡(luò)，就能做到在網(wǎng)絡(luò)的任何終端上去讀取存于網(wǎng)絡(luò)某一設(shè)備上的電子文件。電子文件由于不受載體傳遞的限制，擺脫了時間和空間的制約，使得電子文件更利于為用戶提供服務(wù)。

二、從電子文件管理看電子文件特性

1.非人工直讀性

電子文件是把各種類型的數(shù)據(jù)(文本、圖形、數(shù)字計算、聲音等)有機結(jié)合而成的產(chǎn)物，是一種虛擬的文件形式，借助計算機可輕松共享許多信息資源。對于單一文稿而言，它的實體是無形的，人們雖可直接閱讀紙質(zhì)文件，但卻無法直接閱讀電子文件必須通過計算機特有的程序解碼，使之還原為輸入前的狀態(tài)，才能被識讀利用。

2.信息與載體的相分離性

電子文件信息可以與其載體相分離，它的存放位置不是固定的，可通過網(wǎng)絡(luò)在不同的計算機之間相互傳遞，也可從一個載體轉(zhuǎn)移到另一個載體中，這就意味著電子文件信息可以不再依賴特定的載體而存在，但同時也淡漠了對電子文件存儲于哪臺計算機、哪個載體、哪個是原件、哪個是復(fù)制件以及存儲在什么位置的關(guān)注，這直接影響到電子文件的安全性、真實性、可靠性和完整性。

3.設(shè)備的依賴性

電子文件需要依賴于計算機系統(tǒng)，包括計算機硬件、操作系統(tǒng)和軟件，缺少相關(guān)設(shè)備就無法利用存儲在載體中的電子文件信息。主要體現(xiàn)在：一是在計算機內(nèi)部，無論是文件的制作還是傳輸、運算、存儲等管理活動，電子文件均是以數(shù)字編碼的形式存在的，都必須借助于計算機系統(tǒng)才能實現(xiàn)，對于經(jīng)過復(fù)雜編碼的信息人工無法破譯它的含義，只有通過計算機特有的程序解碼，使之還原為輸入前的狀態(tài)，才能被人識讀，從而對其進行管理。二是不兼容的計算機和應(yīng)用軟件生成的文件在交換使用時會遇到很大困難。當(dāng)生成一份文件的軟件、運行該軟件的操作系統(tǒng)和硬件更新?lián)Q代以至與原系統(tǒng)不兼容時，我們需要保存原來的系統(tǒng)，或者適應(yīng)新系統(tǒng)做一系列的轉(zhuǎn)換工作才能確保該文件的可讀性和可管理性，從而增加了文件保管部門工作的困難性和復(fù)雜性。

4.信息的可變性

在識讀電子文件的過程中，由于計算機系統(tǒng)中信息的相對獨立性以及計算機環(huán)境本身的特點，使得對系統(tǒng)中信息的增刪、更改和重新編輯都變得十分容易，而且修改之后可以立即形成一份新的文件且更改后不留任何痕跡，如計算機內(nèi)存、磁帶、磁盤、可擦寫光盤等存儲載體可重寫，這就導(dǎo)致原記錄保存的信息就徹底喪失，變成了新的電子文件。再者由于電子載體的可重復(fù)利用性，人們在整理或轉(zhuǎn)換磁盤(磁帶)時往往把那些認(rèn)為不再有用的信息刪除掉。如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存。電子文件信息更改后不留痕跡的特點，容易使人們對電子文件的法律憑證作用產(chǎn)生懷疑，降低了可信性，因此，筆者建議對特別重要的電子文件進行嚴(yán)格加密，利用者履行了必要的手續(xù)后才能共享。

5.載體材料的不穩(wěn)定性

首先，電子文件存儲介質(zhì)的物理壽命較短。電子文件載體材料處于活性狀態(tài)，既易變化，又易損壞。記錄文件的載體易于損毀是顯而易見的，材料的氧化和變質(zhì)、磁場的影響等都很容易破壞甚至抹去電子文件介質(zhì)上存儲的數(shù)據(jù)，加之光盤的物理尺寸變形問題，它稍微變形信息就不易讀出，甚至喪失。其次，就電子文件依托的電子計算機來說，電子計算機更新周期通常是幾年，設(shè)備老化和頻繁更新，使計算機逐漸對老式存儲介質(zhì)不再兼容，這就要求人們或是保存原有的系統(tǒng)，或是將原存儲介質(zhì)上的東西轉(zhuǎn)換到新型存儲介質(zhì)上，以保證文件的可訪問性，這就給我們長期保存、利用電子文件帶來了更為艱巨的任務(wù)。