文/國家新聞出版廣電總局2024臺 陳碩

隨著社會的進步,經(jīng)濟體制的改革,我國事業(yè)單位檔案的需求與數(shù)量越來越大。因此,將事業(yè)單位檔案的管理信息化,是一種必然的趨勢。在現(xiàn)階段,我國事業(yè)單位的檔案管理工作還有一些不足,管理人員一定要意識到檔案管理工作的重要性。在本文中,探討了我國現(xiàn)今事業(yè)單位檔案管理信息化建設所存在的問題及其重要性,并且提出了如何提升我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設的建議與策略。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀與問題

（一）缺乏專業(yè)的檔案管理人才。檔案管理人員作為負責擔綱管理工作的主體,其整體素質對于其工作水平與質量起著決定性的作用。目前在我國大多數(shù)的事業(yè)單位中,負責檔案管理的工作人員在學校中所學習的專業(yè)與檔案管理專業(yè)的相關性較低,缺乏一定的專業(yè)化,而且他們大多數(shù)年齡已經(jīng)比較大,缺乏專業(yè)水平的檔案管理知識與技能的培訓,尤其面臨著現(xiàn)代化檔案管理越來越信息化管理的要求,傳統(tǒng)的檔案管理人員已經(jīng)難以適應這種現(xiàn)代化的環(huán)境,也滿足不了社會經(jīng)濟發(fā)展的需求。除此之外,現(xiàn)在很多的檔案管理人員對于其工作缺乏精益求精的態(tài)度,在平時的工作中敷衍了事,沒有盡到應盡的工作職責去完善自身工作的不足之處,嚴重影響了我國事業(yè)單位檔案管理工作的秩序與效率。

（二）事業(yè)單位的檔案管理改革機制缺乏時代性。目前,我國事業(yè)單位中的檔案管理改革機制缺乏與時俱進的特點,隨著社會主義和諧社會的建設與社會主義市場經(jīng)濟的高速發(fā)展,當前的人才教育為了符合社會的發(fā)展需求,不斷培育出各種專業(yè)的人才，從而適應不同的發(fā)展需求,使得人才市場的多樣化越來越明顯。然而,目前在我國事業(yè)單位中,其檔案管理機制在適應市場和社會的過程中出現(xiàn)一定程度的差距。事業(yè)單位的管理工作對于現(xiàn)代化技術的應用和自我效率的提高方面有所忽略,從而導致現(xiàn)今檔案管理工作沒有跟上我國社會發(fā)展以及現(xiàn)今人才市場的發(fā)展步伐,對于檔案管理開展信息化建設帶來了負面的影響。

（三）我國事業(yè)單位的檔案管理信息化建設缺乏統(tǒng)一規(guī)范性。在多數(shù)的事業(yè)單位中,所使用的檔案管理軟件缺乏統(tǒng)一性及通用性,各行其是,系統(tǒng)的移植性水平較低。通常很難通過一個管理軟件來同時實現(xiàn)文件檢索與檔案信息管理,加上檔案管理工作內(nèi)容繁多,由此給我國事業(yè)單位的檔案信息電子化進程帶來阻礙,難以實現(xiàn)檔案信息資源共享的目標。

（四）事業(yè)單位的檔案管理信息化程度不高?，F(xiàn)在,信息化在我國事業(yè)單位檔案管理工作中的應用水平較低,對于某些重要的檔案記錄依然沒有采用信息化的方式來記錄,通過紙質的方式來收藏這些檔案,存在很大的收藏難度,同時也帶來一定的翻查難度。因此,為了提高檔案保全的技術水平,事業(yè)單位應當注重對檔案管理工作的信息化建設與完善。

二、如何提升我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設

（一）加強檔案管理專業(yè)培訓,實現(xiàn)檔案管理信息化與傳統(tǒng)檔案管理的結合。針對我國事業(yè)單位的檔案管理手段仍然以舊有的方法為主,事業(yè)單位的管理人員應當重視對傳統(tǒng)的檔案管理方式進行改革與創(chuàng)新,把現(xiàn)代科學信息技術融入傳統(tǒng)的檔案管理工作中,逐漸實現(xiàn)事業(yè)單位的檔案管理信息化。為了提高當前檔案管理人員的檔案管理水平,事業(yè)單位應當注重對相關工作人員檔案管理知識與技能的專業(yè)化培訓。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作人員所具有的專業(yè)知識比較落后,缺乏及時的更新,對于電腦知識的掌握程度最多也只能維持在初級階段,極少懂得更高級的電腦知識與操作技能,除此之外,大多數(shù)的檔案管理工作通過人工來處理,容易出現(xiàn)差錯,效率不高,難以達到現(xiàn)代化的發(fā)展要求。為了解決這個問題,事業(yè)單位的領導人員應當重視定期培訓,對當前的檔案管理工作人員及時進行知識更新,為傳統(tǒng)的檔案管理工作人員帶來新的能源與動力,幫助他們更好地適應現(xiàn)代化檔案管理工作的需求,把現(xiàn)今的信息科學技術融入傳統(tǒng)的檔案管理知識當中,給老的檔案管理隊伍注入新血液。

（二）樹立起事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展意識?，F(xiàn)在,隨著新的思想觀念的不斷涌現(xiàn),隨著高新科學信息技術的不斷發(fā)展與應用,檔案管理工作也必須與時俱進,尋找各種有效的途徑來優(yōu)化自我管理。由此可見,為了促使事業(yè)單位的檔案管理工作能夠跟上時代的潮流,為了促進其檔案管理工作的開拓創(chuàng)新,必須要求事業(yè)單位的全體工作人員樹立起關于事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展意識,從而實現(xiàn)檔案管理工作的電子一體化管理目標,改變舊有的傳統(tǒng)檔案管理方式,推進事業(yè)單位檔案管理工作的信息化與技術化的發(fā)展,促使事業(yè)單位的工作人員注重應用新的信息技術與方法來實現(xiàn)其檔案管理工作的信息化建設。

（三）提高檔案工作的信息化水平。事業(yè)單位的領導人員應當從實際的發(fā)展需要出發(fā),注重提高本單位檔案管理工作的信息化水平,改善當前的檔案管理設備,探索以更高效的手段來提高檔案管理的效率,從而為收藏和翻查檔案提供保障。為了實現(xiàn)事業(yè)單位檔案的安全性保障,事業(yè)單位的領導人員首先必須制定明確的相關制度與政策,同時把單位內(nèi)所有的檔案都進行級別分類,對于電腦技術的運用必須進行加密保護,還要注重電子檔案的保存工作,實現(xiàn)事業(yè)單位內(nèi)部檔案的全面管理。

（四）建立完善的檔案管理制度。通過建立科學的檔案管理制度來對檔案管理的具體行為進行約束,促進檔案管理工作規(guī)范化。事業(yè)單位管理人員應當根據(jù)自身單位的發(fā)展情況來制定具有實際可行性的檔案管理制度,對檔案管理信息化的建設設定考核指標,通過獎懲制度來激發(fā)員工們服務于檔案管理工作的積極性、主動性。通過檔案管理制度的建立,有利于帶動單位的全體員工關注檔案管理工作,增加員工對檔案管理工作的熱情。

三、結語

隨著社會的發(fā)展以及信息化的快速普及和進步,事業(yè)單位檔案管理信息化勢在必行。為滿足現(xiàn)代社會的需求,充分開發(fā)事業(yè)單位檔案信息資源,提高檔案的共享性,提高事業(yè)單位的辦事效率,事業(yè)單位檔案信息化建設已經(jīng)成為事業(yè)單位必不可少的工作。檔案信息化管理具有管理方便、操作簡單、共享性強、節(jié)約管理成本、工作效率高等優(yōu)點。在社會發(fā)展的新形勢下,加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設具有重要意義。

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