文/晉城市少年業(yè)余體育學(xué)校 張靜

一、提高認識，明確評估目的

評估檔案工作質(zhì)量主要是為了有利于黨和政府、各級檔案行政管理部門管理和指導(dǎo)當前檔案事業(yè)，保證檔案管理科學(xué)與規(guī)范發(fā)展，提高檔案工作管理水平，促進檔案事業(yè)的有序發(fā)展，在全面建設(shè)小康社會和創(chuàng)建社會主義和諧社會中發(fā)揮應(yīng)有的作用。要求進行評估的機構(gòu)和部門一定要引起思想上的高度重視，要重視作好實際中的各項工作，不能只是為了應(yīng)付上面的檢查。有效發(fā)揮以評促建和以評促改的作用，使檔案工作質(zhì)量評估工作落到實處。一是在日常檔案管理工作中，要以檔案工作質(zhì)量評估具體指標作為標準，不斷提高檔案工作的質(zhì)量。二是正確認識檔案工作質(zhì)量評估，防止出現(xiàn)臨近評估時搞突擊，有利于維護檔案日常管理工作秩序的正常進行，促進檔案日常工作的健康發(fā)展，保證檔案整體工作有序進行。三是開展檔案工作質(zhì)量評估工作有利于檔案工作人員展示自己的風彩，使檔案工作中的各項基礎(chǔ)業(yè)務(wù)達到一定的標準與規(guī)范，加快檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的順利發(fā)展。

二、加強日常檔案工作質(zhì)量的監(jiān)控

(一)將評估指標量化到日常工作中。檔案管理的專業(yè)人員要根據(jù)自己的特長，在能進行正常工作的前提下，按照檔案工作質(zhì)量評估基本的要求及標準，將指標進行細致量化，讓每個人都能按時完成規(guī)定的任務(wù)。既可以使檔案管理更加規(guī)范標準，還能讓檔案人員充分發(fā)揮專長，這樣檔案管理就能健康發(fā)展，做到統(tǒng)籌兼顧。

(二)杜絕形式主義。對于每一個檔案機構(gòu)和部門來說，本身擁有的管理軟件和硬件不盡相同，如果為了迎合評估標準而重新配置基礎(chǔ)設(shè)施，則會打亂以前的檔案管理。一味追求整齊劃一而竭盡全力做到檔案裝備的統(tǒng)一，也完全沒有必要。應(yīng)該根據(jù)自身實際情況，逐步改善檔案機構(gòu)和部門硬件條件，加強檔案管理工作。檔案設(shè)備方面，要考慮自己應(yīng)用的需要和經(jīng)濟條件增加一定的檔案設(shè)備；檔案整理方面，不同時期的檔案整理標準不同，針對原來已經(jīng)整理齊全的檔案，不必為了滿足當前的檔案整理標準而重新整理，只要依據(jù)一定的規(guī)律放置即可。針對當前還沒有整理完成的檔案資料，則需應(yīng)用當前的整理標準進行整理。還有不同檔案部門從屬于不同的機構(gòu)，要在考慮自身檔案利用的基礎(chǔ)上，切實抓好檔案管理工作。

(三)充分重視評估后的整改工作。有的檔案機構(gòu)和部門為了升級評估而進行評估，在完成評估工作后，不依據(jù)評估小組留下的意見進行檔案整理。這種工作模式使檔案工作質(zhì)量評估流于形式。在檔案工作質(zhì)量評估過程中，要求檔案管理工作人員要全面研究評估小組的建議，結(jié)合自身實際情況加強改進自身檔案管理工作。所以，進行質(zhì)量評估的核心目的就是使評估意見得到應(yīng)用。做到這一點才能保證檔案工作的健康發(fā)展。

三、完善評估體系

(一)完善自身評估指標。進行檔案管理的主要目的是為了服務(wù)于社會和各類組織及個人。只有真正為需要檔案資源的單位或個人提供檔案服務(wù)，才能體現(xiàn)檔案管理部門的價值，這是檔案管理工作人員的基本任務(wù)。因此檔案工作的根基和最終目的就是發(fā)揮檔案資源的利用價值。以上情況表明，要想保證檔案事業(yè)的順利發(fā)展，前提就是發(fā)揮檔案資源的利用價值，這才是檔案工作的重點。通過人們應(yīng)用各種檔案資源，檔案資源的價值才能體現(xiàn)，因此要求檔案工作人員應(yīng)該樹立檔案意識，才能促進檔案管理工作開展，加快檔案管理工作中各個環(huán)節(jié)的推進。所以，只有檔案應(yīng)用者對檔案工作者提供的檔案服務(wù)工作感到滿意，才能滿足檔案應(yīng)用者的需求，檔案資源才能展示自身價值，檔案管理工作才能得到人們的認可。所以檔案應(yīng)用者是否滿意檔案服務(wù)，在考核檔案工作中具有舉足輕重的作用，應(yīng)該納入評估體系，使其成為檔案工作質(zhì)量評估指標體系的重要組成部分。

(二)借鑒IS015489文件管理國際標準。由于我國當前在檔案管理中應(yīng)用集中式管理模式，因此檔案工作質(zhì)量評估與眾不同。要求不但應(yīng)該重視不斷完善自身評估體系，而且也需兼顧國際發(fā)展形勢，引用國際標準規(guī)定，進一步做好我國檔案管理工作。在考慮我國文件檔案管理標準制訂現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，可以借鑒先進的國際文件檔案管理規(guī)則，有效促進我國文件檔案管理的發(fā)展。IS015489-I通用原則由11個部分構(gòu)成，分別是：標準的適用范圍、標準所引用的標準、標準采用的術(shù)語及定義、文件管理的意義、規(guī)章制度環(huán)境、遵守標準的機構(gòu)所需滿足的方針和職責、文件管理要求、文件系統(tǒng)的設(shè)計與實施、文件管理的過程及其控制、對于文件系統(tǒng)的監(jiān)控和是否達到預(yù)期效果的審核、遵循IS015489的機構(gòu)培訓(xùn)。

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