文/河北省環(huán)境地質(zhì)勘查院 蘇蘭英

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淺析人事檔案管理中存在的問題及對(duì)策

文/河北省環(huán)境地質(zhì)勘查院 蘇蘭英

【摘要】作者憑借多年從事干部人事檔案工作經(jīng)歷，對(duì)干部人事檔案工作中容易出現(xiàn)的問題進(jìn)行了總結(jié)，并提出了一些對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；問題；對(duì)策

干部人事檔案是組織、人事等有關(guān)部門，按照我黨的干部政策，在錄用、培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記錄干部個(gè)人工作經(jīng)歷、政治作風(fēng)、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容的文件材料，是客觀全面地考察、了解和正確選拔任用干部的重要依據(jù)。干部人事檔案的管理工作主要包括干部人事檔案材料的收集整理、保管轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)利用等日常檔案室建設(shè)和管理工作。由于一卷干部人事檔案歷經(jīng)年代久，內(nèi)容也隨著個(gè)人社會(huì)實(shí)踐的活動(dòng)增多而不斷豐富增多，其中有很多問題顯現(xiàn)出來。根據(jù)干部人事檔案的工作流程，對(duì)經(jīng)常出現(xiàn)的問題和對(duì)策一一闡述。

（一）檔案的材料分類不標(biāo)準(zhǔn)。按照《干部檔案整理工作細(xì)則》的要求，檔案整理中對(duì)材料的分類十分嚴(yán)格，必須經(jīng)過仔細(xì)鑒別，按照材料的內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行劃分，使材料條理化和系統(tǒng)化，讓查閱者開卷清晰，內(nèi)容層次清楚，查閱方便。筆者在整理檔案的過程中，發(fā)現(xiàn)部分人事檔案材料錯(cuò)誤分類，比如第一部分履歷材料，有的學(xué)生就讀期間填寫的反映其本人經(jīng)歷的登記表有的放在了第四類，本應(yīng)該放在第一類；可以確定干部參加工作時(shí)間的登記表有的放在了第一類，而應(yīng)該歸第九類；黨團(tuán)材料里面的思想?yún)R報(bào)材料、支部討論記錄和入黨積極分子培養(yǎng)表都不需要入檔；商調(diào)函、調(diào)令等不歸檔等等。人事檔案分類不清楚，會(huì)給利用檔案者帶來不便。雖然現(xiàn)在分類不準(zhǔn)確的情況較少發(fā)生，但也必須要求檔案管理人員掌握整理工作的技能，提高工作的水平，避免錯(cuò)誤發(fā)生。

（二）檔案材料內(nèi)容不規(guī)范。根據(jù)《干部檔案工作條例》要求所收集的干部人事檔案材料必須是辦理完畢的正式文件材料，必須完整真實(shí)、手續(xù)完備。然而，在實(shí)際工作中卻發(fā)現(xiàn)不少問題，有的檔案中缺失干部任免呈報(bào)表和考察材料等材料，有的甚至連招工材料都沒有；履歷表、登記表等材料的手續(xù)不完備，應(yīng)由組織審查蓋章或本人簽字的缺公章簽字；有的檔案材料內(nèi)容填寫前后不一等問題；有的甚至不填時(shí)間等。這些問題的存在給干部人事部門利用帶來很多麻煩。所以以后一定要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，避免類似問題的發(fā)生，在以后的工作中應(yīng)注意。要嚴(yán)格遵循歸檔制度。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》要求對(duì)歸檔的材料認(rèn)真加以鑒別，如干部履歷表、學(xué)歷材料、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審表、調(diào)資表，甚至是入黨材料，看是否缺失或不完備。為此，須建立單位內(nèi)部人事檔案材料收集歸檔制度，使收集工作制度化和規(guī)范化，保證將所形成歸檔的材料及時(shí)完整地收集到干部人事檔案管理部門。

（三）檔案材料轉(zhuǎn)遞不及時(shí)。人事檔案的轉(zhuǎn)遞工作，是由干部的流動(dòng)性決定的，是檔案管理部門之間與形成檔案材料部門之間轉(zhuǎn)出和接收的干部人事檔案的活動(dòng)，也是干部人事檔案工作中經(jīng)常性業(yè)務(wù)。按照規(guī)定，當(dāng)干部的主管單位發(fā)生變動(dòng)，如干部跨單位工作調(diào)動(dòng)、考取研究生、解除勞動(dòng)合同等，檔案管理部門接到任免、調(diào)動(dòng)通知或領(lǐng)導(dǎo)批示后，須在15日內(nèi)辦理完檔案的轉(zhuǎn)遞工作。轉(zhuǎn)遞前需要對(duì)擬轉(zhuǎn)遞檔案進(jìn)行檢查和整理，并詳細(xì)填寫檔案材料轉(zhuǎn)遞單；接收單位接到檔案后要檢查檔案的材料是否齊全，在《轉(zhuǎn)遞單》上簽字蓋章并及時(shí)退回回執(zhí)；檔案材料必須是專人送取或走機(jī)要。在工作中有個(gè)別單位檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)、干部調(diào)出幾個(gè)月甚至很長(zhǎng)時(shí)間，檔案仍沒有轉(zhuǎn)出，如果檔案管理人員在變動(dòng)等等，久而久之便形成了無頭檔案等等問題。對(duì)于這些問題，我們首先要在工作中建立健全檔案收進(jìn)轉(zhuǎn)出制度和定期檢查制度，防止新的“無頭檔案”的產(chǎn)生，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。檔案管理人員也應(yīng)樹立高度的責(zé)任心，及時(shí)、準(zhǔn)確地進(jìn)行轉(zhuǎn)遞工作。檔案人員要及時(shí)掌握干部調(diào)出和調(diào)入的時(shí)間、單位名稱、是否正式調(diào)動(dòng)等信息，要及時(shí)轉(zhuǎn)遞，使干部流動(dòng)與人事檔案同時(shí)進(jìn)行。檔案工作人員要根據(jù)材料形成的時(shí)間規(guī)律及時(shí)索取材料，對(duì)收集的材料要嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真鑒別，使收集的材料全面、真實(shí)、準(zhǔn)確；對(duì)送交的材料不符合要求的，要及時(shí)通知材料形成部門更正材料，從而保證收集的材料統(tǒng)一規(guī)范。

（四）人事檔案管理人員素質(zhì)有待提高。在一些單位，從事人事檔案管理工作的人員大多不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)，一些還是由辦公室工作人員兼職或者是從其他單位轉(zhuǎn)崗而來，還有一些是臨時(shí)借調(diào)人員，這樣的檔案管理人員任用模式不能保持人事檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性。由于檔案管理隊(duì)伍缺乏穩(wěn)定性的保障，從而導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)的不足，很難形成創(chuàng)新意識(shí)，工作的積極性不會(huì)很高，這也在一定程度上影響了人事檔案管理工作的質(zhì)量。還有兼職檔案員由于是兼職，一方面時(shí)間精力有限，另一方面檔案專業(yè)知識(shí)匱乏，從而使檔案管理水平落后于時(shí)代的發(fā)展要求，在一定程度上制約了人事檔案管理的發(fā)展，也往往使檔案質(zhì)量得不到保證。這些問題既影響了人事檔案管理人員的積極性，又影響了人事檔案管理的水平。另外，人事檔案管理人員對(duì)材料的收集缺乏主動(dòng)性和及時(shí)性，只是被動(dòng)地接收檔案材料，忽略了單位人事檔案的動(dòng)態(tài)性規(guī)律，沒有及時(shí)開發(fā)利用檔案信息、主動(dòng)為單位各項(xiàng)管理工作服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)提供全面的人事檔案材料的意識(shí)。

人事檔案管理工作需要人事檔案工作者嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和較強(qiáng)的工作能力，同時(shí)也需要領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門的重視。從干部人事檔案管理需要的角度出發(fā)，單位必須建立起專職的人事檔案管理隊(duì)伍，強(qiáng)化檔案管理人員的思想政治意識(shí)，努力提高檔案管

理人員的工作能力，使其適應(yīng)新形勢(shì)下對(duì)檔案工作的新要求。這就要求檔案管理人員必須在日常工作中重視和加強(qiáng)檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高檔案管理的業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時(shí)要求單位重視檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和能力的培訓(xùn)。通過積極參加檔案管理部門舉辦的各種專業(yè)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)掌握檔案學(xué)相關(guān)基礎(chǔ)知識(shí)（比如檔案學(xué)、人事管理學(xué)、電子檔案的應(yīng)用），熟練檔案管理軟件的操作技能；另一方面，單位應(yīng)選派綜合素質(zhì)過硬的干部或者招聘檔案管理專業(yè)人才充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍當(dāng)中，提高檔案管理工作水平。只有這樣才能更好地開創(chuàng)人事檔案工作的新局面。

近年來，干部人事檔案工作在達(dá)標(biāo)升級(jí)的推動(dòng)下，雖然整體水平有所提高，但是有些問題仍然存在，尤其在經(jīng)濟(jì)社會(huì)迅速發(fā)展的今天，各種新名目類型材料出現(xiàn)，我們?cè)撊绾畏诸悮w檔還需進(jìn)一步探究。我們應(yīng)該在體制、政策、制度改革的前提下，進(jìn)一步完善和創(chuàng)新人事檔案管理工作，為新時(shí)期人才檔案管理和利用提供更好的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王英偉、周燕.我國人事檔案管理改革若干問題的思考.檔案學(xué)通訊，2010年.

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