馬永利

【摘 要】本文通過(guò)總結(jié)出了電算化下會(huì)計(jì)檔案管理新特點(diǎn)，并提出了提高檔案管理水平的相關(guān)措施。

【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)電算化；會(huì)計(jì)檔案管理；新特點(diǎn)

隨著電子計(jì)算機(jī)的普及和發(fā)展，其在各行各業(yè)中的作用尤為明顯，尤其是其在會(huì)計(jì)領(lǐng)域中的應(yīng)用。會(huì)計(jì)電算化的出現(xiàn)，使得會(huì)計(jì)檔案管理工作人員減輕了其工作強(qiáng)度，節(jié)約了其工作時(shí)間，降低了勞動(dòng)成本。會(huì)計(jì)電算化已成為了會(huì)計(jì)檔案工作的主要發(fā)展方向，是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案工作現(xiàn)代化的一種重要手段，并促進(jìn)了會(huì)計(jì)檔案工作的規(guī)范化。會(huì)計(jì)電算化與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案工作的緊密結(jié)合成為了會(huì)計(jì)檔案工作發(fā)展的一個(gè)新的研究課題，并出現(xiàn)了一些會(huì)計(jì)電算化檔案管理的新特點(diǎn)及變化。

既然會(huì)計(jì)電算化檔案管理出現(xiàn)了新特點(diǎn)及變化，要了解這些新特點(diǎn)及變化，首先要了解什么是會(huì)計(jì)電算化。電算化的定義可以表述為：以電子計(jì)算機(jī)為主體，將現(xiàn)代電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、信息技術(shù)應(yīng)用于會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)，是用電子計(jì)算機(jī)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工記賬、算賬、報(bào)賬，以及部分代替人腦完成對(duì)信息分析、預(yù)測(cè)與決策的過(guò)程[1]。根據(jù)會(huì)計(jì)電算化的定義，通過(guò)筆者對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的實(shí)踐和認(rèn)識(shí)，總結(jié)出了電算化下會(huì)計(jì)檔案管理工作出現(xiàn)的新特點(diǎn)及變化，并針對(duì)這些新特點(diǎn)及變化提出了一些如何提高會(huì)計(jì)電算化檔案管理水平上的一些措施。

1.會(huì)計(jì)檔案管理出現(xiàn)的新特點(diǎn)

1.1會(huì)計(jì)檔案的載體本身發(fā)生了變化

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理不需要電子計(jì)算機(jī)、不需要會(huì)計(jì)軟件，檔案材料比較直觀，可直接查看會(huì)計(jì)信息。但會(huì)計(jì)電算化檔案管理后，使傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案資料的記錄方式發(fā)生了變化，會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)信息所載的載體也發(fā)生了改變，電算化檔案只能利用計(jì)算機(jī)在相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支持下才可閱讀、管理?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》中規(guī)定，使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，不僅要保存電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，而且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。這意味著，會(huì)計(jì)電算化下的檔案管理不僅要管理傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案材料，還要管理存儲(chǔ)在電子計(jì)算機(jī)內(nèi)的、光盤內(nèi)的、優(yōu)盤內(nèi)的或其他載體內(nèi)的電子會(huì)計(jì)檔案材料。

1.2會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)條件要求更高

由于電算化會(huì)計(jì)檔案所用的載體是磁盤或光盤，因而電算化會(huì)計(jì)檔案具有易遭破壞，惡意人為修改后不易察覺(jué)的缺點(diǎn)。另外，載體材料的多樣化、載體質(zhì)量的好壞、存放環(huán)境的優(yōu)劣、存儲(chǔ)信息的有效期等因素都對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案影響較大，為了保證電算化會(huì)計(jì)檔案的安全和完整，對(duì)其存儲(chǔ)條件要求更高[2]。

1.3會(huì)計(jì)檔案的管理范圍增大

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理只保管那些反映經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的材料，如會(huì)計(jì)憑證、帳薄及報(bào)表等重要的會(huì)計(jì)核算材料，而且會(huì)計(jì)核算材料都是通過(guò)手工操作完成。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化檔案管理以后，所有的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)都是通過(guò)電子計(jì)算機(jī)來(lái)完成的。為了便于進(jìn)行查詢和在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)，往往把存有會(huì)計(jì)信息的磁性介質(zhì)、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的全套文檔資料視為會(huì)計(jì)檔案保管。在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化檔案管理之后，與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理相比較，電算化檔案管理的范圍更大、要求更高、管理的程度更深更細(xì)。

1.4會(huì)計(jì)信息規(guī)范而又快捷地提供

原手工制作、登記在紙質(zhì)介質(zhì)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案，只能是手工方式提供，調(diào)閱信息速度慢，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)信息處理、查詢更加快捷。會(huì)計(jì)檔案信息則由計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)通過(guò)打印機(jī)規(guī)范、快速地打印輸出，使會(huì)計(jì)檔案信息提供更加規(guī)范、快捷。

1.5管理人員的素質(zhì)與系統(tǒng)安全操作適應(yīng)新的需要

電算化會(huì)計(jì)檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理水平，還必須同時(shí)掌握必要的計(jì)算機(jī)操作和維護(hù)知識(shí)。而對(duì)系統(tǒng)的安全性，則更因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)本身的原因而提高，同時(shí)也對(duì)個(gè)人安全操作使用提出了新的要求。

2.提高電算化背景下的會(huì)計(jì)檔案管理水平的幾點(diǎn)措施

2.1與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)

（1）克服畏難情緒，積極樂(lè)觀的面對(duì)會(huì)計(jì)電算化的挑戰(zhàn)?？朔鹘y(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中的一些不合時(shí)宜的、錯(cuò)誤的理念，糾正以往不符合規(guī)章制度規(guī)定的做法。例如，有的單位的財(cái)會(huì)人員和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容不清楚，只將打印出來(lái)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案存檔，而忽略了存在電子計(jì)算機(jī)里的、光盤內(nèi)的或優(yōu)盤內(nèi)的電子檔案材料。有的單位則是重視會(huì)計(jì)核算工作而輕視會(huì)計(jì)檔案管理，更不要說(shuō)是重視會(huì)計(jì)電算化的電子檔案的管理了。

（2）理論與實(shí)踐相結(jié)合。將先進(jìn)的檔案管理理念應(yīng)用于會(huì)計(jì)檔案實(shí)踐當(dāng)中，以理念指導(dǎo)實(shí)踐，以實(shí)踐來(lái)完善理念，不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的操作能力，從而有效提高會(huì)計(jì)電算化檔案管理的管理水平。

2.2建立健全并不斷完善會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度

不斷加強(qiáng)制度建設(shè)，形成統(tǒng)一的會(huì)計(jì)電算化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。各單位可在遵循《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的基礎(chǔ)上，建立健全會(huì)計(jì)檔案入庫(kù)前的審查制度，加強(qiáng)前臺(tái)會(huì)計(jì)工作的檔案管理，確保入庫(kù)會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量；要建立健全會(huì)計(jì)檔案查詢、對(duì)外借閱、復(fù)印等內(nèi)部控制制度，防止檔案資料的遺失與泄密，確保會(huì)計(jì)檔案的安全；要加強(qiáng)對(duì)有保存價(jià)值與利用價(jià)值的輔證材料以及磁性介質(zhì)會(huì)計(jì)資料的管理，防止磁性介質(zhì)檔案信息的失效，確保會(huì)計(jì)檔案的完整[3]。

2.3提高檔案管理人員檔案管理水平，增強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

由于會(huì)計(jì)檔案資料本身具有廣泛性、專業(yè)性、保密性，因而需要進(jìn)行專業(yè)化管理。因此，會(huì)計(jì)資料檔案管理者本身應(yīng)有會(huì)計(jì)專業(yè)背景，懂得如何進(jìn)行科學(xué)的檔案管理，還應(yīng)熟練掌握應(yīng)用計(jì)算機(jī)和各種軟件，并可進(jìn)行簡(jiǎn)單定期的系統(tǒng)維護(hù)。制定防范計(jì)算機(jī)病毒的措施，每天定時(shí)及時(shí)升級(jí)病毒庫(kù)，定期進(jìn)行系統(tǒng)補(bǔ)丁的維護(hù)，防止因計(jì)算機(jī)病毒或網(wǎng)絡(luò)安全隱患導(dǎo)致電算化信息損壞、泄密或被人惡意修改。

2.4采取安全保密措施，防止電子檔案被泄露或惡意修改

通常采用的安全保密措施有設(shè)置不同權(quán)限訪問(wèn)制、操作日志自動(dòng)管理。

（1）設(shè)置不同權(quán)限訪問(wèn)制在于對(duì)不同安全保密程度的數(shù)據(jù)資料，給予不同的工作人員不同的操作訪問(wèn)權(quán)限，從而防止數(shù)據(jù)的泄露與被惡意修改。

（2）操作日志自動(dòng)管理在于根據(jù)系統(tǒng)自動(dòng)生成的操作日志來(lái)查找、監(jiān)督系統(tǒng)操作，從而為以后的審計(jì)工作或數(shù)據(jù)維護(hù)留下線索。

2.5對(duì)會(huì)計(jì)電算化下形成的電子檔案要做好多重備份的工作

在本地電子計(jì)算機(jī)上首先做本地?cái)?shù)據(jù)備份，隨后在優(yōu)盤、移動(dòng)硬盤或光盤上進(jìn)行數(shù)據(jù)再次備份，另外還可實(shí)行電子檔案的異地備份，以防止因意外而導(dǎo)致電子檔案發(fā)生永久性丟失。備份所用的載體必須選擇產(chǎn)品質(zhì)量保證過(guò)關(guān)的、有良好信譽(yù)廠家生產(chǎn)的產(chǎn)品，從而保證電子檔案的數(shù)據(jù)安全。

2.6加大對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的資金投入

（1）各單位在購(gòu)買財(cái)務(wù)軟件時(shí)應(yīng)考慮以下環(huán)節(jié)：所購(gòu)軟件需通過(guò)財(cái)政部的評(píng)審；軟件應(yīng)滿足本單位核算需要，并有一定發(fā)展的空間。軟件能保證數(shù)據(jù)安全，不易被泄密或被破壞；財(cái)務(wù)軟件操作簡(jiǎn)單，容易上手，售后服務(wù)便捷，并能提供日常的版本升級(jí)及功能擴(kuò)展。

（2）會(huì)計(jì)電算化檔案管理所使用的計(jì)算機(jī)必須是能夠?qū)崿F(xiàn)會(huì)計(jì)軟件的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，存儲(chǔ)空間足夠數(shù)據(jù)的備份。

（3）還應(yīng)配備高清的激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)，避免使用或禁止使用針式打印機(jī)，以保證或延長(zhǎng)打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的保存期。 [科]

【參考文獻(xiàn)】

[1]吳琪.電算化會(huì)計(jì)檔案的管理[J].秘書(shū)，2008，9：37.

[2]董瑞芬.地方性高校電算化下會(huì)計(jì)檔案管理研究[J].蘭臺(tái)世界，2009，1：47.

[3]馬滟妮，喻曉曦.電算化環(huán)境下的會(huì)計(jì)檔案職能及管理[J].黑龍江檔案，2009，3：38.