賴碧英

摘 要：人類社會在不斷向前發(fā)展的過程中，總會留下許多珍貴的記錄。檔案是社會實踐活動的歷史記錄。科技館檔案是科技館領導和工作人員總結(jié)經(jīng)驗教訓、繼續(xù)開展工作的依據(jù)材料，是熟悉情況、制定計劃、處理問題的參考材料，同時也是科技館工作歷史的見證。如何進一步做好科技館檔案管理與利用工作，已成為新時期新形勢下科技館檔案管理工作者所面臨的新任務新要求。

關鍵詞：科技館；檔案管理與利用；內(nèi)容；建議

科技館在自身的發(fā)展中形成了檔案，它是歷史和工作活動的真實記錄，是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是工作查考的憑證和制定政策的參考，是彌足珍貴的無形資產(chǎn)。結(jié)合在市科技館工作的實踐，我發(fā)現(xiàn)科技館檔案管理工作是基礎性工作，完整收集、科學管理、充分利用是科技館檔案工作最主要的內(nèi)容，在具體實踐中又是一個鏈條的各個環(huán)節(jié)，這就要求辦公室及各業(yè)務部門負責人務必相互配合，提高整體檔案意識?？萍拣^管理人員更須經(jīng)常主動向領導匯報工作，配合中心工作，充分利用檔案，發(fā)揮檔案的特殊功能和作用。

一、 科技館檔案管理與利用工作最主要的內(nèi)容

在實踐中，目前檔案管理最主要的內(nèi)容有：

完整收集：檔案工作人員要經(jīng)常地、主動地向各部門、各承辦人了解各項工作的資料情況，做到心中有數(shù)，并進行跟蹤、把關、收集，以確保檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性。

科學管理：合理組卷、立卷，將來在利用、查找時才方便、快捷，為利用服務。要制定管理制度并貫徹執(zhí)行，形成規(guī)范化管理。

充分利用：以查考、匯編、統(tǒng)計、研究、復印等形式，為領導制定政策提供參考，為全館及各部門總結(jié)工作積累數(shù)據(jù)，為對外宣傳、舉辦專題展覽提供素材，在與外部出現(xiàn)糾紛時提供訴諸法律的憑證，與各館交流時提供管理制度，辦法經(jīng)驗等。

1、收集、存放——做到底數(shù)清、收集齊、分類明。文件在整理立卷前，還不是檔案，平時由辦公室專人負責收集。因為辦公室是文件的樞紐部門，各部室向館級、館級對部室，向館上級請示、上級批復、館對外文件都要經(jīng)過辦公室，應收集原始件，館發(fā)文件至少要一式三份暫存（為入卷、匯編用）。各部室都要注意積累，有條件的單位各部室配計算機，行文一律要求用計算機打印則更便于統(tǒng)一格式、紙型，如建有局域網(wǎng)實現(xiàn)網(wǎng)上傳送更方便。若是手寫稿，一定要用鋼筆，不可用圓珠筆、鉛筆。如上級領導批示有用圓珠筆的則復印一份存檔。其中特別要注意的是：有關公安消防、勞動法規(guī)、工程合同、承展合約等文件，主辦人為工作方便，常常自己保管，但檔案管理人員一定要底數(shù)清，先復印一份備查，原件一經(jīng)用完，馬上保存原件，給主辦人復印件，不能含糊。當年正在運行中的文件平時應分類存放，如上級黨政機關來文，本單位報字、辦字文、黨字文、簡報、會議紀要、年度工作計劃總結(jié)、勞資人事、各部門請示和報告、接待記錄、重大活動安排、經(jīng)濟合同、工程合同、宣傳廣告協(xié)議、學術交流、展覽協(xié)議等，可以按發(fā)文部門、文件種類、承辦責任人幾種類別分放，在整理立卷時就容易多了。要特別注意收集那些上級領導、機關部門對我館請示和報告的批復，我館申報、參評各種獎項、榮譽稱號，上級批準頒發(fā)獲獎的文件、決定，要從上級發(fā)文中提取出來，將原件收入館檔案相應案卷，與我館相應報出的文件放在一起。

2、立卷——每年第一季度對上一年文件進行整理立卷。按照檔案專業(yè)要求，應是誰發(fā)生，誰使用，誰立卷，這在大型企業(yè)、黨政機關是行之有效的辦法。在科技館，如果以辦公室為文件的集散地、總樞紐，最好是辦公室整理立卷，與部室結(jié)合，在最后錄卷、訂卷之前，請有關部門負責人過目，檢查有無遺漏，分卷是否合理，以方便使用。

3、利用——為領導、內(nèi)外提供服務也可使用條碼技術，迎接流通管理質(zhì)的飛躍?？萍拣^檔案管理實踐中經(jīng)?？吹?，檔案在借出、使用、歸還過程中，涉及一系列問題，如：需要提供多少卷檔案、被提供的檔案是否準確、有無相關文號、檔案經(jīng)誰手調(diào)出、由誰借走、取走的時間、何時何人歸還、經(jīng)誰的手歸還等。借出時要一一登記，歸還時要一一注銷，看錯寫錯屢見不鮮，有時要查一卷歸還時注銷不了的檔案，我們要將各單位十幾個借案登記本一本一本一頁一頁去查找，花費了幾個小時，甚至有時一兩天才有可能找到這條記錄。解決這些問題，用識別器及計算機處理系統(tǒng)通過核實，存儲檔案案卷、利用人、借出、歸還經(jīng)手人各自的條碼內(nèi)容即可完成檔案借出和歸還的交接手續(xù)，交接內(nèi)容可以像銀行存取款和超市購物一樣自動打印出有日期小條，簽名認可后存查。這樣完成的檔案借由出到歸還的管理和統(tǒng)計， 方便、快捷、準確，極大提供效率和管理水平。

二、新時期做好科技館檔案管理與利用工作的若干思考和建議

1、不斷改善科技館檔案資料結(jié)構(gòu)

科技館檔案管理與利用工作要結(jié)合新時期經(jīng)濟社會發(fā)展的特點，注重對檔案資源中豐富的經(jīng)濟、科技等檔案信息資源的整合與利用，為領導決策、地方經(jīng)濟發(fā)展和知識創(chuàng)新提供參考；不斷整合與利用文化、教育等方面的檔案信息資源，更好地促進先進文化建設；充分開發(fā)檔案信息資源中與人民群眾息息相關的檔案信息資源，維護廣大人民群眾根本利益。同時，不斷開闊視野，拓展科技館檔案工作領域，加強對新建領域建檔工作的監(jiān)管力度。此外，科技館檔案資源建設的重心要放在圍繞中心服務大局的需要上。比如：政府職能正在轉(zhuǎn)向經(jīng)濟轉(zhuǎn)型升級、市場監(jiān)管、社會管理和公共事務上?？萍拣^檔案管理就要以此為中心做好相應館、室、藏檔案存量檔案資源建設，而且要加強正在形成中的重大社會活動檔案、重點建設工程檔案、重要科研項目檔案、單位信用檔案、共建單位檔案等增量檔案資源的建設。唯有如此，科技館檔案資源結(jié)構(gòu)才會得到不斷改善，才會充分體現(xiàn)地方特色和時代特征。

2、建立健全科技館檔案管理制度

建立健全科技館檔案管理制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性。建立起來的規(guī)章制度必須符合科技館的特點和檔案管理實際，以適應科技館檔案管理與利用的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既要能約束領導又要能約束職工。領導的形象和行為直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。在規(guī)章制度執(zhí)行過程中，要做到有功必賞，有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

3、切實加強科技館檔案信息化建設

認真分析信息化建設對傳統(tǒng)檔案管理模式造成的沖擊，充分認識信息化建設所引發(fā)的檔案工作理論與實際工作的突破與變革，應以檔案信息建設積極推動檔案工作的變革，在不斷采用現(xiàn)代信息技術裝備科技館檔案管理部門、不斷提升科技館檔案管理與利用現(xiàn)代化水平的同時，以自己獨特的利用方式及服務方式，為地方提供一種全新的傳播、交流檔案信息的方式與高質(zhì)量的檔案信息產(chǎn)品，使科技館檔案管理與利用工作更好地為社會發(fā)展服務，不斷滿足社會對科技館檔案信息的需求。

結(jié)語

對科技館檔案管理與利用工作內(nèi)容、實踐過程的深入分析，發(fā)現(xiàn)了科技館檔案資料結(jié)構(gòu)不夠完善、科技館檔案管理制度不夠健全、科技館檔案功能定位不夠準確、科技館繼續(xù)教育有待加強、科技館信息化建設相對滯后，從而提出相應的措施與建議，旨在促使科技館檔案管理工作有新的突破新的進展。為此，務必抓住新時期新機遇，加強學習，不斷改革創(chuàng)新，沖破原有的思路、格式，力求形成一整套新的科技館檔案思想、檔案觀念，才能適應新形勢下檔案事業(yè)的新發(fā)展，并為實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出新的貢獻。（作者單位：福建省泉州市科技館）