王令秋
摘 要:企業(yè)檔案編研工作是根據(jù)館藏資源進(jìn)行研究和選編成為系統(tǒng)性、專業(yè)性的參考資料,為企業(yè)的科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理提供服務(wù)。本文從論述檔案編研工作在企業(yè)發(fā)展中的重要地位和作用出發(fā),在指明當(dāng)前檔案編研不足的基礎(chǔ)上,結(jié)合本單位的具體實(shí)際情況,提出檔案編研工作應(yīng)從創(chuàng)新服務(wù)方式、加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)和檔案資源建設(shè)等方面進(jìn)行完善,從而推進(jìn)檔案編研工作更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。
關(guān)鍵詞:企業(yè);檔案;編研
對(duì)于企業(yè)而言,檔案是企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過程中留下的真實(shí)資料,對(duì)研究企業(yè)發(fā)展歷史、提煉總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、服務(wù)生產(chǎn)運(yùn)行等具有重要意義。就檔案管理而言是多層面的,涵蓋檔案收集、整理、匯總、編研等全過程,其中檔案編研作為檔案信息資源開發(fā)利用的一種主要形式,正在產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益,特別是隨著信息技術(shù)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等新興技術(shù)的發(fā)展興起,對(duì)企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用提供了更大便利,也提出了更高的要求。本文結(jié)合企業(yè)檔案工作編研的實(shí)踐經(jīng)歷,就如何做好企業(yè)檔案編研工作談幾點(diǎn)粗淺見解。
在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)進(jìn)入發(fā)展新常態(tài)的大背景下,企業(yè)的生存發(fā)展環(huán)境發(fā)生了深刻變化,靠規(guī)模擴(kuò)張和投資拉動(dòng)已經(jīng)沒有競(jìng)爭(zhēng)力,必須要更加注重存量資源,通過深刻研究企業(yè)發(fā)展路程,逐步找出一條發(fā)展的新路子。所以,這就對(duì)企業(yè)編研工作提出了更高要求。
1 轉(zhuǎn)變意識(shí)觀念,改變服務(wù)方式
在傳統(tǒng)意義上,檔案工作屬于比較“冷門”的工作,因?yàn)樗煌诩兇獾纳a(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng),可以直接產(chǎn)生利潤(rùn),這也導(dǎo)致檔案編研工作在企業(yè)中重視程度普遍較低。但是隨著社會(huì)發(fā)展及技術(shù)革命的變革,給企業(yè)檔案編研工作提出了更高要求。根據(jù)《大明集團(tuán)企業(yè)檔案信息資源開發(fā)與數(shù)字化建設(shè)方案》,我們開始對(duì)紙質(zhì)檔案有計(jì)劃的進(jìn)行數(shù)字化提取,一方面方便了資料保存,另一方面也是為了遠(yuǎn)程查閱開始做準(zhǔn)備,提高了檔案的使用效率。但是這只是一個(gè)開端,后續(xù)依然有大量的工作可以做。如,可以開發(fā)檔案編研軟件,對(duì)一些數(shù)據(jù)性資料進(jìn)行分析對(duì)比,為管理者帶來便捷、高效的檔案應(yīng)用體驗(yàn)和檔案在線服務(wù)。同時(shí),企業(yè)還應(yīng)該積極開啟檔案編研的數(shù)據(jù)庫開發(fā)工作,打造檔案開發(fā)利用平臺(tái),實(shí)現(xiàn)對(duì)原始檔案資源的二次、甚至三次開發(fā),不斷挖背后的生產(chǎn)力。總之,探索方便、快捷、深加工的檔案編研方式,將是未來檔案編研工作的一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)。
2 堅(jiān)持創(chuàng)意選題,注重服務(wù)企業(yè)
檔案編研工作不能異想天開,而應(yīng)該緊緊圍繞企業(yè)中心工作,只有在編研選提上狠下功夫,不斷提升編研成果對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的指導(dǎo)作用,才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。拿前面提到的《大有五載 明德行遠(yuǎn)》改制五周年畫冊(cè)為例,我們起草編研策劃時(shí)經(jīng)過了反復(fù)修改,甚至從“大明”的釋義上開始溯本求源,在基本定位上就是想把畫冊(cè)做成一部有內(nèi)涵、有文化、有追求、有深度的編研資料。在完成基本的策劃后,我們開始著手相關(guān)資料的收集、整理、加工工作,一方面我們對(duì)已經(jīng)保存整理的大事記、圖片精選等資料進(jìn)行了重新的編輯,確保其在內(nèi)容、表現(xiàn)形式等方面與畫冊(cè)定位相吻合;一方面我們也對(duì)前期相關(guān)資料進(jìn)行了地毯式的再搜集、在整理,特別是對(duì)子公司保管的圖片等資料進(jìn)行了補(bǔ)充,并對(duì)領(lǐng)導(dǎo)講話等資料進(jìn)行了分類、提煉,在最大程度還原、展現(xiàn)大明發(fā)展歷程的同時(shí),還實(shí)現(xiàn)了對(duì)大明發(fā)展經(jīng)驗(yàn)的升華,取得了不錯(cuò)的效果。最終,《大有五載 明德行遠(yuǎn)》畫冊(cè)憑借優(yōu)美生動(dòng)的文字、豐富精美的圖片、別出心裁的設(shè)計(jì)裝幀、客觀詳實(shí)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)贏得了廣泛的認(rèn)同,并在2011年榮獲勝利油田檔案信息資源開發(fā)利用成果三等獎(jiǎng)。
3 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),提升編研水平
只有培養(yǎng)出優(yōu)秀的檔案編研隊(duì)伍,才可能呈現(xiàn)出高質(zhì)量的編研成果。為此,我認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行實(shí)施。一是細(xì)化完善檔案編研人員的選拔使用。企業(yè)應(yīng)該順應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的大趨勢(shì),多元化的配備檔案編研人員,特別是應(yīng)該按照專業(yè)優(yōu)先的原則,選拔任重一批具有文字編輯功底、掌握網(wǎng)絡(luò)信息知識(shí)、熟悉企業(yè)生產(chǎn)管理流程,并且具備一定的外語基礎(chǔ)和社交能力的綜合性復(fù)合型人才。但是作為改制企業(yè),無論是在人才的吸引還是使用上,我們都具有明顯的“先天不足”,這也是我們需要重視并加以強(qiáng)化的地方。二是有計(jì)劃性的加大檔案編研人員的培養(yǎng)??梢悦磕赀x派檔案人員參加油田或者地方的相關(guān)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),在公司內(nèi)部不定期舉辦檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)會(huì),建立閱覽室,訂閱黨報(bào)黨刊,供大家學(xué)習(xí)交流。同時(shí),也可以建立檔案管理人員交流輪崗制度,通過組織他們定期到各個(gè)崗位學(xué)習(xí)交流,幫助他們更好的熟悉企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行情況,確保更有的放矢的開展編研工作。三是建立完善檔案編研人員考核機(jī)制。通過探索建立固定考核項(xiàng)目(如,年度述職、年度主要成果展示等)及創(chuàng)造性自選項(xiàng)目(圍繞企業(yè)經(jīng)營(yíng)實(shí)際的一些檔案編研成果)考核機(jī)制,促使檔案編研工作常態(tài)化、專業(yè)化發(fā)展。
4 強(qiáng)化信息反饋,挖潛價(jià)值內(nèi)涵
每一次編研過程都是一次學(xué)習(xí)再提高的經(jīng)歷,所以要及時(shí)總結(jié)編研過程中的經(jīng)驗(yàn)得失,編研結(jié)束后要重視各類反饋信息的搜集和處理,適時(shí)掌握企業(yè)管理者、編研利用者、企業(yè)員工及社會(huì)人員等對(duì)編研成果的具體評(píng)價(jià),積極關(guān)注編研成果傳播后產(chǎn)生的實(shí)際效益,確保今后的編研工作更符合相關(guān)人員的需求,促使編研成果更具實(shí)用性、更有價(jià)值。比如,在各類畫冊(cè)的編研過程中,我們意識(shí)到許多照片資料在拍攝技巧、鏡頭角度等方面有待提升,為此,我們組織相關(guān)人員到勝利報(bào)社等學(xué)習(xí)新聞跟拍技巧等,為今后檔案編研工作的更好開展做好了準(zhǔn)備。另外,在畫冊(cè)傳播的過程中,我們深入公司各個(gè)層面進(jìn)行了廣泛的調(diào)研,并對(duì)其使用情況進(jìn)行了跟蹤,這些工作讓我們更好的摸清了員工的需求,感受到了檔案工作的另一面,對(duì)檔案工作有了全新認(rèn)識(shí)和理解。
5 擴(kuò)大收集范圍,豐富內(nèi)容形式
一是要合理規(guī)劃?rùn)n案的收集范圍,確定詳細(xì)的搜集要求及時(shí)間節(jié)點(diǎn),確保各類檔案資料的詳實(shí)、完備。例如,對(duì)于稍縱即逝的、容易失散的重要會(huì)議、重大活動(dòng)等資料,要爭(zhēng)取在第一時(shí)間搜集完畢;對(duì)于可以進(jìn)行后期補(bǔ)充的資料,可以靈活安排相關(guān)時(shí)間。二是要提升收集信息的主動(dòng)性。檔案信息總是層出不窮,要提升主動(dòng)性及敏感性。就像我們的公司辦公室人員,在跟隨集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)外出視察等過程中,都會(huì)有目的的用手機(jī)及時(shí)拍攝記錄當(dāng)前的情景,既方便在內(nèi)部刊物《大明信息》上進(jìn)行刊載,又進(jìn)一步豐富了檔案資料的內(nèi)容。三是要善于發(fā)動(dòng)全員力量。檔案收集并不是單純是檔案管理人員的責(zé)任,其實(shí)每位員工都是企業(yè)檔案信息的記錄者和收集者。我們的《大明信息》、企業(yè)網(wǎng)站等平臺(tái)載體,為收集檔案資料開辟了另外一個(gè)窗口,員工記錄技能比賽的場(chǎng)景、業(yè)余活動(dòng)的寫照等等,這些為我們收集檔案資料提供了便利條件。
總之,檔案編研工作是一項(xiàng)體系化工程,累計(jì)于平時(shí),應(yīng)用在日常,對(duì)輔助、服務(wù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)具有重要意義。只有積極開發(fā)利用檔案信息資源的新方法、新途徑,不斷增強(qiáng)工作的能動(dòng)性和創(chuàng)造性,著力解決好各類問題和不足,才能促進(jìn)檔案編研工作向前、向深推進(jìn),才能更好的為企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展助力。
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