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ERP在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中存在的問題及探討

2015-09-10 07:22:44高金花
經(jīng)濟(jì)師 2015年7期
關(guān)鍵詞:企業(yè)財(cái)務(wù)問題管理

摘 要:隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展,ERP系統(tǒng)逐漸走進(jìn)人們的視野中,并逐漸應(yīng)用于企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作中。雖然這一先進(jìn)的系統(tǒng)對于企業(yè)的管理具有積極的推動作用,但是,將這一先進(jìn)的技術(shù)融入到企業(yè)的財(cái)務(wù)管理中仍然存在一定的問題,只有不斷地完善和改進(jìn),才能最終為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益。文章分析了ERP系統(tǒng)應(yīng)用于企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理中存在的主要問題,并對ERP系統(tǒng)應(yīng)用于財(cái)務(wù)管理工作中具有的重要優(yōu)勢以及劣勢、ERP系統(tǒng)應(yīng)用于企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理工作的完善等內(nèi)容進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞:ERP 企業(yè)財(cái)務(wù) 管理 問題

中圖分類號:F275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

文章編號:1004-4914(2015)07-101-02

ERP是企業(yè)內(nèi)部的資源管理系統(tǒng),這一理論主要是由美國的一家企業(yè)提出并實(shí)際應(yīng)用在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中。企業(yè)內(nèi)部的資源主要包括人力資源或者是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各種原材料等,ERP系統(tǒng)利用先進(jìn)的信息技術(shù),制定系統(tǒng)化科學(xué)合理的管理理念,并對企業(yè)內(nèi)部的所有管理理念進(jìn)行相應(yīng)的配置,最終為企業(yè)所有的決策者提供相應(yīng)的管理平臺,從而保證企業(yè)內(nèi)部的所有資源都能夠得到優(yōu)化的配置,有效地促進(jìn)企業(yè)整體的經(jīng)濟(jì)效益。本文擬對如何更好地將ERP這一系統(tǒng)應(yīng)用于企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理進(jìn)行分析、探討。

一、ERP系統(tǒng)應(yīng)用于企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理中存在的主要問題

1.企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理的相關(guān)工作仍然不夠完善。由于企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理工作上仍然不夠完善,這就導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理的各種基本信息很可能會出現(xiàn)失真或者是失效等各種問題,部分企業(yè)內(nèi)部還缺乏對于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中所需的資金流、存貨比例等比較系統(tǒng)、完善的內(nèi)部控制體系。因此,導(dǎo)致ERP系統(tǒng)在這些企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理中不能發(fā)揮最大的作用,同時也直接影響了企業(yè)財(cái)務(wù)信息的集成抑或是分享。

2.財(cái)務(wù)管理方式或者是流程沒有達(dá)到ERP系統(tǒng)的內(nèi)在需求。由于企業(yè)內(nèi)部具體的財(cái)務(wù)管理方法以及制定的財(cái)務(wù)管理的相關(guān)流程并沒有結(jié)合ERP系統(tǒng)發(fā)生一定的轉(zhuǎn)變,這就導(dǎo)致將ERP系統(tǒng)應(yīng)用于企業(yè)的財(cái)務(wù)管理的過程中,無法達(dá)到財(cái)務(wù)管理相關(guān)工作的基本要求。在這種情況下非常容易發(fā)生一定的財(cái)務(wù)風(fēng)險,進(jìn)而影響整個企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)信息安全。

3.相關(guān)工作人員綜合素質(zhì)比較低。一些企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)工作人員對具體的ERP系統(tǒng)缺乏基本的認(rèn)識,也沒有熟悉和掌握基本的操作流程以及操作方法,他們只是被動地使用ERP這一系統(tǒng),并且對這種系統(tǒng)的具體信息資料、操作方式缺乏足夠的了解,導(dǎo)致這些財(cái)務(wù)人員實(shí)際上并不能靈活地應(yīng)用ERP這一系統(tǒng)實(shí)行對財(cái)務(wù)信息的決策以及控制,這也會直接影響ERP系統(tǒng)在企業(yè)管理工作中的使用效果。

通過具體的實(shí)際分析可以發(fā)現(xiàn),許多企業(yè)仍然沒能充分地利用ERP這一系統(tǒng),不同的企業(yè)會受到不同因素的影響,最終導(dǎo)致ERP系統(tǒng)無法順利地應(yīng)用于企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作中,并無法發(fā)揮ERP這一系統(tǒng)的最大作用。

二、ERP系統(tǒng)應(yīng)用于財(cái)務(wù)管理工作中具有的重要優(yōu)勢

1.信息資料的全面及時性。在應(yīng)用ERP系統(tǒng)的情況下,企業(yè)內(nèi)部所有的資料都是聯(lián)動的,并且能夠做到隨時更新,ERP系統(tǒng)與所有的子系統(tǒng)都存在非常緊密的聯(lián)系,并進(jìn)行較高密度的無限集成,最終形成了強(qiáng)大的查詢功能,能夠非常簡單方便地獲取大量信息資源。對于企業(yè)內(nèi)部的管理人員來說,利用這一系統(tǒng),能夠隨時查閱到自己想要了解的相關(guān)信息資源,并且,保證查閱到的信息資源都非常全面準(zhǔn)確,并不需要進(jìn)行任何的加工就可以及時地反映出想要查詢內(nèi)容的真實(shí)情況,能夠使決策者在進(jìn)行決策時擁有大量相關(guān)的信息資源。當(dāng)今時代,是信息發(fā)達(dá)的時代,企業(yè)想要在這樣的社會環(huán)境下?lián)碛休^強(qiáng)的競爭力,不僅要做到“知己知彼”,還要及時獲取相關(guān)的信息,才能“百戰(zhàn)不殆”。

例如,在外匯市場,各種國際化經(jīng)營的大中型企業(yè),外幣結(jié)算業(yè)務(wù)不斷增多,還要面臨如何避免多元貨幣風(fēng)險抑或是出現(xiàn)匯率不斷變動的風(fēng)險。如果企業(yè)無法掌握匯率的變動情況而與客戶進(jìn)行交易,或者是在第一時間無法及時處理對賬等工作,很可能會直接影響企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)效益。

2.信息的集成性。更好地應(yīng)用ERP系統(tǒng),可以將信息科學(xué)合理地集成從而為企業(yè)決策者進(jìn)行正確的決策提供非常有力的條件。在企業(yè)內(nèi)部還沒有完全導(dǎo)入這種先進(jìn)的系統(tǒng),存儲在知識庫中的眾多信息資源都屬于過期的信息,這些信息的內(nèi)容大部分都是局部的信息,甚至還存在一些失真的信息。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的重要原因是,企業(yè)內(nèi)部信息具有的集成性仍然不夠完善。此外,企業(yè)內(nèi)部會計(jì)信息系統(tǒng)在出現(xiàn)增減變化的過程中,經(jīng)常需要花費(fèi)大量的時間進(jìn)行修改或者是串聯(lián)等。引入先進(jìn)的ERP系統(tǒng)以后,如果出現(xiàn)上述的問題,都能夠非常輕松地解決,同時保證預(yù)算規(guī)劃更加精準(zhǔn),從而不斷完善企業(yè)內(nèi)部的控制管理。尤其是企業(yè)內(nèi)部具體的應(yīng)對關(guān)系等,都會變得更加清晰,不會出現(xiàn)各種往來關(guān)系的錯誤。

3.管理的遠(yuǎn)見性。利用ERP系統(tǒng)將企業(yè)內(nèi)部的子系統(tǒng)與其他系統(tǒng)巧妙地相互融合,其中會計(jì)的各個子系統(tǒng)將企業(yè)的財(cái)務(wù)會計(jì)以及成本會計(jì)等內(nèi)容相互融合,最終實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的整合,避免出現(xiàn)系統(tǒng)具有的局部性以及片面性,改進(jìn)失真存在的缺陷。這一系統(tǒng)的引入,更有利于企業(yè)實(shí)現(xiàn)對財(cái)務(wù)工作的前瞻性預(yù)測。

三、將ERP系統(tǒng)引入到企業(yè)財(cái)務(wù)管理中存在的主要劣勢

1.人機(jī)應(yīng)用缺乏更好的靈活性。ERP系統(tǒng)自身具有較強(qiáng)的集成性,因此,在具體的人機(jī)應(yīng)用中,經(jīng)常會出現(xiàn)各種不靈活的現(xiàn)象。例如,在窗口打開的整個過程中,需要按照一定的順序打開,在具體的操作中,一旦無意間關(guān)掉任何系統(tǒng),后來的各種操作都將無法順利實(shí)現(xiàn),這一系統(tǒng)并不像以往的操作系統(tǒng),即使是關(guān)閉當(dāng)前的任何操作,都不會影響以后的直接操作。

2.系統(tǒng)的維護(hù)工作需要花費(fèi)大量的資金成本。ERP這一系統(tǒng)需要由上到下完成具體的維護(hù)工作,但是,一般的基層工作人員都無法深入地了解這一系統(tǒng)具體的運(yùn)作流程,并且不了解系統(tǒng)準(zhǔn)確的控制點(diǎn)。如果出現(xiàn)問題,一般情況下,都需要進(jìn)行逐層的匯報、審批等,這樣就比較費(fèi)時間同時還需要花費(fèi)大量的資金,最終影響企業(yè)整體的工作效率。

3.差錯查找存在較大的困難。ERP系統(tǒng)具有較強(qiáng)的集成性,具體的對應(yīng)關(guān)系非常明確,但是在企業(yè)內(nèi)部會計(jì)核算工作中,一旦任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了失誤,在財(cái)務(wù)工作人員進(jìn)行復(fù)核過程中也沒有發(fā)現(xiàn),在這種情況下,想要在事后查找錯誤將會非常復(fù)雜,也會花費(fèi)很多時間。

四、在企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理中如何進(jìn)一步完善ERP系統(tǒng)的應(yīng)用

1.ERP系統(tǒng)以及套及數(shù)據(jù)的具體核算。在企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理工作中,最重要的環(huán)節(jié)就是對所有的會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時的記錄以及核算預(yù)測等工作,及時了解整個企業(yè)內(nèi)部具體的財(cái)務(wù)變化。將ERP系統(tǒng)應(yīng)用于企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)核算工作中,能夠?qū)⒉煌呢?cái)務(wù)數(shù)據(jù)等進(jìn)行實(shí)時分類,并結(jié)合具體的模塊完成核算分析等工作。

例如,在對流動資金進(jìn)行核算登記的過程中,ERP系統(tǒng)可以將相應(yīng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、整理,然后再進(jìn)行全面的分析。對于企業(yè)的總收入,需要分析處理會計(jì)的具體憑證,并登記好每天的具體會計(jì)記錄以及財(cái)務(wù)明細(xì)和總賬等。利用ERP對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的分析與計(jì)算,最后完成最終的會計(jì)報表。這也是企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作中重要的核心內(nèi)容,也是整個財(cái)務(wù)管理的重點(diǎn),為了能夠有效地減少出現(xiàn)的各種失誤,利用ERP完成核算。實(shí)現(xiàn)對企業(yè)現(xiàn)金流動的監(jiān)控,并合理地控制具體資金的使用,完成數(shù)據(jù)的核算工作。

2.ERP系統(tǒng)以及財(cái)務(wù)預(yù)算工作。將ERP應(yīng)用于實(shí)際的財(cái)務(wù)預(yù)算工作中,這也是企業(yè)財(cái)務(wù)管理中不可缺少的重要部分,并針對相應(yīng)的計(jì)劃進(jìn)行科學(xué)合理的財(cái)務(wù)評估,最后施行相應(yīng)的控制。其中,ERP系統(tǒng)重點(diǎn)關(guān)注的是對財(cái)務(wù)工作進(jìn)行的控制以及預(yù)測等,需要對具體計(jì)劃的實(shí)施進(jìn)行及時的反饋。同時,ERP系統(tǒng)還應(yīng)該保證計(jì)劃中所有的預(yù)算都非常明確。無論是哪一個環(huán)節(jié)都要做好預(yù)算工作。另外,利用ERP系統(tǒng)還能夠在具體分析的過程中制定多種有用的預(yù)算方案,為企業(yè)內(nèi)部的管理者能夠提供更多的選擇。

例如,在ERP這一系統(tǒng)中具有一種全面預(yù)算的功能,利用模擬技術(shù),模擬企業(yè)生產(chǎn)的主要業(yè)務(wù)流程,并制定具體的計(jì)劃方案。在計(jì)劃的過程中,利用各種虛擬業(yè)務(wù)完成模擬任務(wù),全面地分析計(jì)劃具有的可行性。利用全面預(yù)算的功能,能夠?yàn)槠髽I(yè)不斷發(fā)展提供更多的技術(shù)支持。

3.ERP系統(tǒng)以及成本管理工作。企業(yè)內(nèi)部的成本管理工作主要是對企業(yè)內(nèi)部資源進(jìn)行合理的利用,并有效地降低使用的成本。ERP系統(tǒng)在成本管理工作中發(fā)揮重要的作用。這一系統(tǒng)主要有成本的會計(jì)管理以及財(cái)務(wù)查詢等。

例如,在進(jìn)行定單分析項(xiàng)目的過程中,ERP會分析定單具體的實(shí)際情況,并結(jié)算所有定單最后的成本,確定項(xiàng)目具有的可行性。將這一先進(jìn)的系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部的系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)網(wǎng),能夠及時地提取企業(yè)內(nèi)部的各種定單成本,將計(jì)劃成本與實(shí)際成本進(jìn)行相應(yīng)的比較,監(jiān)督企業(yè)定單具體的情況。這一系統(tǒng)還可以對市場中各種實(shí)際情況進(jìn)行及時獲取與分析,并提取各種有價值的信息資源,完成項(xiàng)目成本具體的核算工作,為企業(yè)制定科學(xué)合理的計(jì)劃。

五、結(jié)論

ERP系統(tǒng)應(yīng)用于企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理中具有較大的優(yōu)勢,但是,仍然存在一定的問題,諸如企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理的相關(guān)工作仍然不夠完善,相關(guān)工作人員自身綜合素質(zhì)比較低等,還需要進(jìn)行不斷地完善與改進(jìn),才能最終為企業(yè)的財(cái)務(wù)管理帶來更大的便利。

參考文獻(xiàn):

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[2] 李廷林.淺談ERP在財(cái)務(wù)管理中的地位和作用[J].西安航空技術(shù)高等??茖W(xué)校學(xué)報,2011

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[5] 劉晶,趙巖松.談ERP在企業(yè)會計(jì)與財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用[J].農(nóng)業(yè)機(jī)械化與電氣化,2010(4)

[6] 陳莊,楊立星,劉永梅,毛華揚(yáng)編著.ERP原理與應(yīng)用教程[J].電子工業(yè)出版社,2010

[7] 崔曉陽著.ERP123——企業(yè)應(yīng)用ERP成功之路[J].北京:清華大學(xué)出版社,2011

(作者單位:深圳信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 廣東深圳 518027)

[作者簡介:高金花(1972—),女,漢族,江蘇人,本科,會計(jì)師,研究方向:財(cái)務(wù)管理]

(責(zé)編:若佳)

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