梁惠志

摘 要：隨著醫(yī)院逐漸進行工作流程的改革，醫(yī)院也在逐步加大電子化程度的建設(shè)，越來越多的醫(yī)院逐漸的將醫(yī)生的工作用電腦進行代替，以及用網(wǎng)絡(luò)進行傳輸，同時依賴電子信息系統(tǒng)將患者在醫(yī)院進行就醫(yī)的全部信息存檔備案。本文通過闡述目前醫(yī)院在工作工程中電子檔案管理中存在的問題，同時分析原因并提出相應(yīng)的解決對策，為醫(yī)院電子管控提供參考性意見。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；電子檔案；管理問題；對策

1 電子檔案的特性

電子檔案是以代碼形式記錄于磁帶、光盤等載體，通過計算機系統(tǒng)進行讀取并可在網(wǎng)絡(luò)上進行傳輸?shù)奈募?。通常情況下，電子檔案的存放并不固定，可以在網(wǎng)絡(luò)間相互傳輸，并且可在載體間相互復(fù)制，具有極大的便利性。而其本身由于是數(shù)字化形式存在的，與人們交流所用的語言、文字都有著巨大區(qū)別，因此，只能通過計算機進行快速的轉(zhuǎn)換、讀取。另外，由于計算機工作僅僅是依賴于各種指令的程序化進行，在工作過程中不會自主辨識操作的安全性，因此，電子檔案的增加、改動、刪除也變得極其容易，并且修改過程可以變得毫無痕跡，給電子檔案保管工作帶來較大的難度。

2 醫(yī)院電子檔案管理現(xiàn)狀及問題

2.1 對電子檔案的認識存在一定局限性

以往醫(yī)院都是以紙質(zhì)單子進行流程辦理，相關(guān)的檔案也以紙質(zhì)形式貼上封條放在檔案室里存放。檔案既無法公布社會，服務(wù)人民群眾，也無法進行有效的社會監(jiān)督和發(fā)揮檔案管理的社會價值。隨著市場經(jīng)濟體制的不斷建立和商品經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人們的價值觀念也在發(fā)生巨大變化，部分人已經(jīng)意識到了檔案信息在社會生活中的重要性以及所帶來的社會信息價值的巨大變革，因此，也在積極的促進進行電子檔案的管理。然而，仍有部分人為檔案屬于私人物品或公司行為記錄，不能進行公開，更不能用電子檔案進行存檔。

2.2 檔案管理標準化建設(shè)進展緩慢

檔案管理標標準化建設(shè)是檔案管理過程中的重要內(nèi)容，是實施系統(tǒng)檔案管理的關(guān)鍵點。由于對檔案管理的認識不足，導(dǎo)致很多醫(yī)院從成本方面考慮不愿意進行檔案管理方面的建設(shè)，依然在延續(xù)傳統(tǒng)的檔案管理方式，這就使得檔案管理電子化受到影響，使醫(yī)院的檔案管理建設(shè)進展緩慢，標準化、規(guī)范化建設(shè)難以實現(xiàn)。

2.3 計算機技術(shù)尚未大規(guī)模應(yīng)用于檔案管理

由于電子檔案都要大量使用計算機等電子設(shè)備，從成本以及人員使用情況方面考慮，許多部門未配置計算機，導(dǎo)致醫(yī)院在檔案管理過程中，一部分使用電子檔案，一部分使用紙質(zhì)檔案，再有，如檔案管理人員未受過關(guān)于使用和保存電子檔案的系統(tǒng)教育，不能嫻熟使用電子檔案軟件，將會不能充分發(fā)揮計算機技術(shù)在檔案管理中的作用，同時，電子檔案與紙質(zhì)檔案都不能充分利用，在保存方面存在重復(fù)以及保存混亂的情況。

2.4 對以往電子文件的忽視

目前，醫(yī)院的電子檔案往往只進行一次的記載，不能有效的將個人醫(yī)療記錄進行有效的整合，導(dǎo)致醫(yī)院的病例記載往往存在很多份，造成電子檔案信息較為零散。在針對個人病例統(tǒng)計方面也無法進行有效的統(tǒng)計，個人也無法進行查詢等服務(wù)。而以往的病例記錄往往對個人病情判斷和診治有著很大幫助。

2.5 信息安全與保密問題

在醫(yī)院目前所建立的電子檔案管理系統(tǒng)中，由于電子檔案處于相對封閉的環(huán)境下，僅僅實現(xiàn)了存放的功能，沒有與外界進行聯(lián)網(wǎng)傳輸或者對外可進行查詢等服務(wù)，對檔案的使用需求極小，檔案的安全性相對較高。然而，在內(nèi)部的管理方面，由于沒有足夠的層級、權(quán)限的設(shè)定，檔案的安全管理實際處于松懈狀態(tài)，底層醫(yī)護人員能夠比較容易接觸到檔案。除此之外，部分已實行電子檔案的醫(yī)院在醫(yī)院檔案系統(tǒng)管理方面也存在諸多的網(wǎng)絡(luò)安全問題。通過存在病毒的電子程序能夠?qū)㈦娮訖n案進行破壞、刪減、篡改，甚至使醫(yī)院電子檔案系統(tǒng)及醫(yī)院計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)癱瘓。

2.6 電子檔案的原始性、真實性、完整性問題

電子檔案由于具有修改無痕的特性，因此也會導(dǎo)致電子檔案的原始性、真實性和完整性受到影響。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，其內(nèi)容往往是無法修改，及時修改也必然會留存痕跡，這種紙質(zhì)文件比較容易辨識，可以通過其原始性來判斷其真實性。而對于電子檔案而言，由于其保存的形式已經(jīng)發(fā)生了質(zhì)的改變，轉(zhuǎn)換成另一種形式存在，因此在原始性方面和真實性方面則需要更加復(fù)雜的技術(shù)來進行判定，其難度也隨之增大，即使借助專業(yè)技術(shù)往往也難以判定其真?zhèn)巍?/p>

2.7 電子檔案存儲栽體的特質(zhì)與缺陷

電子檔案存儲在存儲介質(zhì)中，其保存特性就與存儲介質(zhì)的性質(zhì)有著巨大的關(guān)系。

（1）溫度，計算機系統(tǒng)中的電子元件往往都比較怕高溫環(huán)境，在高溫狀態(tài)下，容易造成電子元件的壽命減短，使保存介質(zhì)損壞，造成檔案的損失。

（2）濕度，由于計算機使用很多金屬構(gòu)件，在較為潮濕的環(huán)境下，容易是金屬銹蝕，元件性能發(fā)生改變。

（3）灰塵，計算機元件是比較脆弱的，由于其帶電工作，其靜電吸附作用導(dǎo)致元件會吸收灰塵，而灰塵又會阻礙元件的散熱性能，導(dǎo)致元件工作異常。

（4）磁場和機械振動。檔案存檔元件往往是有磁性物質(zhì)，而在磁場中，存儲元件中的磁性物質(zhì)就會與磁場發(fā)生作用，發(fā)生磁性消退或消失，使記錄數(shù)據(jù)發(fā)生變化造成數(shù)據(jù)損壞。

3 醫(yī)院電子檔案管理對策措施

3.1 電子檔案管理的原則

（1）規(guī)范性原則

規(guī)范性原則是醫(yī)院建立檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)原則。由于建立檔案管理系統(tǒng)要依賴于計算機系統(tǒng)，而計算機系統(tǒng)又是執(zhí)行標準化的程序及語言。為了使計算機更易于識別，同時使后續(xù)的檔案更易于使用，在進行醫(yī)療檔案生成時使醫(yī)生更容易操作，因此要建立標準化、規(guī)范性的要求。這樣就能充分利用電子化信息平臺，避免因檔案信息的類別不一致而造成檔案管理系統(tǒng)存儲資源的浪費。

（2）可靠性原則

檔案管理不僅要存儲時要安全、可靠，在使用時也要安全、可靠。因此，檔案管理系統(tǒng)的建立要重點考慮其可靠性。檔案管理系統(tǒng)依賴于計算機系統(tǒng)，因此其可靠性也依賴于計算機系統(tǒng)。在建立過程中，要特別注意計算防護，嚴格按照要求進行檔案管理系統(tǒng)的設(shè)置，并且對于使用者權(quán)限的設(shè)置更要重點考慮。另外，要建立有效的備份機制，無論從硬件上，還是軟件程序上，都要進行備份，保證系統(tǒng)的整體冗余度。

（3）高效率原則

醫(yī)院的電子檔案管理系統(tǒng)是為了使醫(yī)護人員在使用過程中更加的便捷、準確、快速。不能因為用了電子檔案，而造成患者就醫(yī)過程的麻煩，也不能使醫(yī)護人員在醫(yī)治過程中受到計算機的阻礙。在建立時，要重點考慮使用者的整個環(huán)節(jié)，充分考慮效率和可靠性。

3.2 電子檔案管理策略

（1）建立統(tǒng)一的電子文件檔案歸檔基本結(jié)構(gòu)標準。

電子檔案管理系統(tǒng)在建立前根據(jù)檔案歸類的整體情況來設(shè)計分類標準、歸類形式和數(shù)量、權(quán)限層級、使用功能等情況綜合考慮，并且各個環(huán)節(jié)都要圍繞著電子檔案的使用便捷性和安全性來設(shè)計，這樣整個系統(tǒng)就依賴于一套完整、統(tǒng)一的電子文檔系統(tǒng)，因此，這套系統(tǒng)要基于一個統(tǒng)一的文件管理存檔標準。

（2）檔案管理工作提前介入電子文件檔案系統(tǒng)的設(shè)計

電子檔案管理系統(tǒng)是從檔案管理系統(tǒng)中逐漸的改變而來，是隨著科技、信息化水平的不斷提高而產(chǎn)生的。電子檔案管理系統(tǒng)是為了管理者更好、更便捷的管理檔案，也是在提高檔案的使用性。因此，電子檔案管理系統(tǒng)依然要延續(xù)著檔案管理的功能，而在電子檔案管理系統(tǒng)建立過程中，要不斷的對電子檔案管理功能進行檢驗，在設(shè)計前也要提前了解清楚檔案管理工作的內(nèi)容，這樣，檔案管理工作提前介入電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計才會使電子檔案管理系統(tǒng)在使用初期就與原有方式無縫對接。

（3）加強立法解決電子文件法律效力問題

檔案的功能其中之一就是用來查閱，并根據(jù)其內(nèi)容來證明或說明以往某件事情。隨著電子檔案的逐步建立，增加人們對于電子檔案的認可度需要提高人們對于電子檔案的信任度以及其權(quán)威性，但是，由于電子檔案具有修改無痕的特性，因此，為了達到其真實性、憑證作用，就必須加強電子檔案管理系統(tǒng)的可靠性，并明確管理權(quán)限，同時可以借法律的權(quán)威性來加強電子檔案管理的力度和認可度。

（4）采取切實可行的信息保護措施

檔案的作用不容小覷，因此，電子檔案管理系統(tǒng)不僅要提供保護電子便捷實用的功能外，還要保證電子檔案的安全性能。目前電子檔案主要是在入口、傳輸和實用過程中進行篡改和丟失，因此要在這幾個方面進行重點的防范，例如，可采用簽署技術(shù)、授權(quán)技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗證、防寫入、備份設(shè)置等進行電子檔案的安全措施，這些技術(shù)對檔案管理系統(tǒng)的真實、性、可靠性都有著重要意義，可以很好的防止對電子檔案管理系統(tǒng)的非法操作。

（5）重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)

隨著電子檔案的逐漸增多，電子檔案管理系統(tǒng)也在不斷的進步，電子檔案管理需不斷的加強。為了維護檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定，需有多方面的人才協(xié)同合作方能達到目的，例如，計算機人才、行政管理人才等。各級政府及檔案部門，要重視和加強對檔案管理人員素質(zhì)、職業(yè)道德的培養(yǎng)，一方面，多渠道引進專業(yè)技術(shù)和管理人員，使用素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面，對現(xiàn)有的檔案人員進行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術(shù)的培訓(xùn)。

4 結(jié)束語

醫(yī)院電子檔案是隨著醫(yī)院逐漸電子化辦公的產(chǎn)物，是醫(yī)院管理水平和社會進步的產(chǎn)物，醫(yī)院的檔案關(guān)系到醫(yī)生與患者治療過程中的數(shù)據(jù)記錄、資料存檔、查閱等，同時由于醫(yī)院是關(guān)系人民生命安全的機構(gòu)，因此，做好醫(yī)院的檔案管理工作具有非同尋常的意義。隨著醫(yī)院信息化建設(shè)的不斷普及和加強，電子檔案的管理和利用也將更加快捷高效，檔案資源得到安全、可靠的保護，從而促進社會經(jīng)濟建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展。

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