□張校彬 □陳姬玲 □王玉霞 （許昌水利建筑工程有限公司；虞城縣水利局；商丘市水利建筑勘測設(shè)計(jì)院）

0 引言

近年來隨著水利項(xiàng)目資金投資的增加，規(guī)模等級的提高，管理制度的健全，驗(yàn)收移交的規(guī)范，社會各界對工程項(xiàng)目的要求也越來越高，各項(xiàng)制度更加規(guī)范，工程管理日益完善，建設(shè)一項(xiàng)好的水利工程不僅要重視質(zhì)量和外觀，還要有真實(shí)完整、分類有序的工程檔案資料。結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)及當(dāng)前水利工程檔案資料整理現(xiàn)狀與大家共同交流、學(xué)習(xí)。

1 工程資料的重要性及基本要求

1.1 工程資料的重要性

一是資料是痕跡化管理的需要；二是資料在施工階段是指導(dǎo)施工的依據(jù)，驗(yàn)收階段是工程合格的證明材料；三是資料是參建人員的免責(zé)記錄。

1.2 資料的基本要求

一是真實(shí)性：工程資料必須是工程建設(shè)的真實(shí)反映。二是及時(shí)性：工程資料的形成必須與工程施工同步進(jìn)行。三是完整性：工程資料不得缺項(xiàng)、漏項(xiàng)。四是準(zhǔn)確性：工程資料必須填寫準(zhǔn)確，評定結(jié)論準(zhǔn)確、無誤。

2 檔案資料的組成

2.1 建設(shè)管理資料

一是制度建設(shè)：各科室管理制度、管理崗位職責(zé)、檢查考核辦法、安全制度、安全預(yù)案，環(huán)境保護(hù)制度、工程質(zhì)量（安全）保證體系、組織機(jī)構(gòu)框圖、工程進(jìn)度計(jì)劃表。二是建設(shè)依據(jù)：項(xiàng)目建設(shè)批準(zhǔn)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件及審批文件、設(shè)計(jì)變更及審批文件（所有重大變更、較大變更）。三是工程管理資料：招投標(biāo)文件、評標(biāo)報(bào)告、合同書（施工、監(jiān)理、檢測、安全、廉政等）、工程建設(shè)過程中的檢查、考核情況，工程質(zhì)量控制的有關(guān)文件，建設(shè)單位的往來文件（如設(shè)計(jì)變更、施工過程中重大技術(shù)問題來往文件、會議紀(jì)要；上級單位有關(guān)指示等）。四是竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收文件、移交文件、各參建單位的工作總結(jié)報(bào)告。

2.2 施工資料

2.2.1 制度建設(shè)

崗位責(zé)任制度、安全制度、安全預(yù)案、檔案管理制度、機(jī)械設(shè)備管理制度、工程質(zhì)量保證體系、安全保證體系、施工工藝流程圖、工程進(jìn)度計(jì)劃表。

2.2.2 施工管理文件

人員機(jī)構(gòu)建設(shè)及其圖表、施工組織設(shè)計(jì)、有關(guān)管理規(guī)定、主要技術(shù)及管理人員到崗情況、主要機(jī)械設(shè)備到場情況表。

2.2.3 施工控制文件

一是工程質(zhì)量往來文件：業(yè)主和監(jiān)理下達(dá)的關(guān)于工程質(zhì)量方面的文件；經(jīng)監(jiān)理批準(zhǔn)的施工組織設(shè)計(jì)；試驗(yàn)段施工報(bào)告、經(jīng)批準(zhǔn)的關(guān)鍵工序施工方案、工程開工報(bào)告、工程質(zhì)量自檢報(bào)告及工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定資料。二是施工中遇到的非正常情況現(xiàn)場記錄、處理方案、施工工藝、質(zhì)量檢測記錄及觀察記錄等。三是已完工程項(xiàng)目的試驗(yàn)、檢驗(yàn)及評定資料。四是安全生產(chǎn)的有關(guān)文件，本單位對安全生產(chǎn)的有關(guān)規(guī)定、要求，安全生產(chǎn)總結(jié)；文明施工的有關(guān)文件；本單位對文明施工的有關(guān)規(guī)定、要求，文明施工總結(jié)。五是進(jìn)度計(jì)劃（文件、圖表）、批準(zhǔn)文件，進(jìn)度執(zhí)行情況（文件、圖表），有關(guān)進(jìn)度的往來文件。六是施工原始記錄：技術(shù)交底、施工日志、測量原始記錄、各工序施工原始記錄（未匯入施工質(zhì)量控制文件的部分）、會議記錄、紀(jì)要等。

2.2.4 工程實(shí)體資料

一般都包括：①分部工程開工資料；②原材料試驗(yàn)資料，所用材料、半成品和成品質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果；③各項(xiàng)質(zhì)量控制指標(biāo)的試驗(yàn)、檢測記錄和質(zhì)量檢驗(yàn)匯總圖表；④重要部位、關(guān)鍵環(huán)節(jié)及隱蔽工程施工記錄資料；⑤工程變更相關(guān)手續(xù)、資料；⑥施工過程中遇到的非常情況現(xiàn)場記錄及其對工程質(zhì)量影響分析；⑦施工中發(fā)生質(zhì)量事故，經(jīng)處理補(bǔ)救后達(dá)到設(shè)計(jì)要求的認(rèn)可證明文件等；⑧單元工程質(zhì)量評定資料；⑨各階段質(zhì)量評定及驗(yàn)收鑒定書。

2.3 監(jiān)理資料

2.3.1 制度建設(shè)

監(jiān)理部規(guī)章制度、監(jiān)理工作實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理人員崗位職責(zé)、監(jiān)理人員工作守則、質(zhì)量（安全）管理制度、環(huán)境保護(hù)制度、監(jiān)理部考核管理辦法、監(jiān)理機(jī)構(gòu)示意圖、工程質(zhì)量保證體系、監(jiān)理工作流程圖等。

2.3.2 監(jiān)理管理文件

監(jiān)理機(jī)構(gòu)及人員設(shè)置情況，監(jiān)理工作計(jì)劃、第一次工地會議，合同管理文件、來往函件、監(jiān)理工作總結(jié)等。

2.3.3 工程質(zhì)量控制文件

一是質(zhì)量控制措施、規(guī)定及往來文件。二是施工組織設(shè)計(jì)、試驗(yàn)段、原材料試驗(yàn)檢驗(yàn)報(bào)告單、混合料、開工報(bào)告審批資料。三是有關(guān)工程的監(jiān)理工作指令（質(zhì)量、進(jìn)度等）。四是按規(guī)定頻率抽檢工程資料，已完工工程質(zhì)量評定資料。五是工程進(jìn)度計(jì)劃管理文件：包括業(yè)主對進(jìn)度要求的有關(guān)文件，對進(jìn)度計(jì)劃的有關(guān)安排要求文件；關(guān)于進(jìn)度計(jì)劃的有關(guān)指令。六是其它資料：監(jiān)理日志，旁站記錄，會議記錄、紀(jì)要，監(jiān)理通知、報(bào)告等。如：關(guān)于文明施工的要求、施工安全的通知、環(huán)境保護(hù)的要求等。

3 檔案資料整理規(guī)定

3.1 歸檔工程資料的整編范圍

檔案資料是指產(chǎn)生于整個(gè)工程建設(shè)全過程，包括從項(xiàng)目提出、可行性研究、設(shè)計(jì)、決策、招投標(biāo)、施工、質(zhì)監(jiān)、監(jiān)理到各個(gè)階段的驗(yàn)收等過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像、計(jì)算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄。包括監(jiān)理管理文件、施工管理文件、建設(shè)管理文件、質(zhì)量監(jiān)督文件、竣工驗(yàn)收文件等。

3.2 工程檔案資料的內(nèi)容及分類

根據(jù)水利工程建設(shè)的實(shí)際情況，對實(shí)行監(jiān)理的工程將歸檔資料分為三卷，分別為第一卷建設(shè)管理資料、第二卷監(jiān)理管理資料、第三卷施工管理資料。

4 整理檔案資料方法和措施

4.1 從工程項(xiàng)目立項(xiàng)抓起，是做好檔案資料整理的前提

建設(shè)項(xiàng)目目前均實(shí)行項(xiàng)目法人責(zé)任制的管理方式，項(xiàng)目法人不僅要對整個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)，也應(yīng)對整個(gè)工程項(xiàng)目竣工資料負(fù)責(zé)。因此，項(xiàng)目法人應(yīng)將竣工資料納入工程建設(shè)的一部分，從工程項(xiàng)目立項(xiàng)開始就設(shè)立機(jī)構(gòu)及人員，負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作，實(shí)行竣工資料編制工作“三同步”管理制度，即工程立項(xiàng)開工與竣工資料收集同步，工程施工過程與竣工資料形成同步，工程完工驗(yàn)收與竣工資料驗(yàn)收同步。

4.2 建立健全資料管理制度，是做好檔案整理工作的基礎(chǔ)

項(xiàng)目法人單位在工程項(xiàng)目建設(shè)初期就應(yīng)結(jié)合工程項(xiàng)目實(shí)際情況，制定相應(yīng)的工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)定，明確施工單位、監(jiān)理單位、管理單位在工程檔案形成過程中各自應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)。工程項(xiàng)目管理單位和監(jiān)理單位，在工程項(xiàng)目開工前應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，制定和頒發(fā)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的一整套工程資料樣表。只有工程項(xiàng)目建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術(shù)材料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實(shí)可靠，竣工圖與實(shí)物相符。

4.3 運(yùn)用合同法律手段，是做好檔案整理工作的重要保證

工程項(xiàng)目檔案管理部門應(yīng)善于應(yīng)用招標(biāo)承包的有利條件，積極參與合同的起草管理工作，把文件材料積累、歸檔工作作為合同的一項(xiàng)重要內(nèi)容單獨(dú)列一條款，對竣工文件材料歸檔的范圍、竣工驗(yàn)收時(shí)間、竣工資料副本內(nèi)容、份數(shù)及質(zhì)量提出明確要求，使施工單位能夠高度重視工程檔案的歸檔工作，這樣檔案資料的歸檔工作才能從法律上得到真正保證。此外，還要充分發(fā)揮監(jiān)理單位的監(jiān)督職能，把竣工文件編制的監(jiān)督、審核、驗(yàn)收工作納入監(jiān)理工程師的技術(shù)管理范圍。

4.4 重視檔案知識宣傳教育，是確保檔案資料質(zhì)量的有力措施

當(dāng)前的現(xiàn)實(shí)情況是施工資料、監(jiān)理資料普遍較弱，尤其是施工資料，很多施工人員包括項(xiàng)目負(fù)責(zé)人通常把內(nèi)業(yè)資料作為應(yīng)付檢查和交工的附件看待，沒有真正認(rèn)識到檔案資料的重要性。在資料整理方面存在著缺項(xiàng)、漏項(xiàng)、代簽、漏簽、整理不及時(shí)、分類混亂，甚至造假等諸多問題。因此，要重視水利工程檔案知識的宣傳教育，在工程項(xiàng)目開工后，建設(shè)管理單位就應(yīng)高度重視和加強(qiáng)水利檔案資料基本知識宣傳和教育工作，學(xué)習(xí)檔案基礎(chǔ)知識和施工過程中原始簽證資料操作方法及水利工程對竣工資料整編、工程項(xiàng)目驗(yàn)收的基本要求。使工程項(xiàng)目一開始就用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來嚴(yán)格要求，提高施工管理工作水平，杜絕施工過程中產(chǎn)生不規(guī)范的原始施工資料和文件出現(xiàn)。確保一流的工程質(zhì)量、一流的竣工檔案資料。

4.5 檔案資料整理列入進(jìn)度計(jì)劃，是“同步”完成檔案資料的有效措施

建設(shè)管理單位應(yīng)要求工程各參建單位在制訂工程進(jìn)度計(jì)劃時(shí)，應(yīng)將每個(gè)單元、分部工程質(zhì)量評定資料的整理、檢查工作列入到單位工程進(jìn)度計(jì)劃中，對在整編資料中發(fā)現(xiàn)的“原始資料不及時(shí)、不齊全”、“評定、簽證資料不齊全、不規(guī)范、不統(tǒng)一”等問題，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)，及時(shí)通報(bào)批評和處理。各單位都要按標(biāo)準(zhǔn)去執(zhí)行，不符合標(biāo)準(zhǔn)的文件要拒收，不符合規(guī)定要求的檔案資料，不予計(jì)量和支付，從源頭保證檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量。

4.6 嚴(yán)把工程竣工驗(yàn)收關(guān)，使工程檔案資料充分發(fā)揮憑證作用

水利工程項(xiàng)目進(jìn)行竣工驗(yàn)收的一個(gè)重要條件是工程資料必須同時(shí)或提前通過檔案驗(yàn)收。因此在竣工驗(yàn)收階段，建設(shè)管理部門、監(jiān)理工程師要嚴(yán)格把好審查驗(yàn)收關(guān)，對各施工單位編制的竣工圖、文字資料、施工報(bào)告等要進(jìn)行認(rèn)真審查，著重檢查隱蔽工程驗(yàn)收記錄的真實(shí)性和工程設(shè)計(jì)變更單的落實(shí)情況，認(rèn)真審查竣工圖及文字資料是否完整、準(zhǔn)確，簽證是否完備，組卷排列是否合理等。確?？⒐n案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，使其竣工檔案資料在工程項(xiàng)目合同決算時(shí)，真正發(fā)揮憑證作用，達(dá)到收集整理檔案的目的。