摘要：農(nóng)業(yè)科研檔案具有重要作用，本文提出如何做好農(nóng)業(yè)科研檔案實(shí)體管理工作的幾點(diǎn)建議；以及對(duì)新形勢(shì)下農(nóng)業(yè)科研檔的數(shù)字信息化建設(shè)進(jìn)行了探討。以期農(nóng)業(yè)科研檔案工作適應(yīng)信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，更好的為農(nóng)業(yè)發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科研檔案、管理、實(shí)體、數(shù)字信息化

中圖分類號(hào)： G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A DOI編號(hào)： 10.14025/j.cnki.jlny.2015.13.069

農(nóng)業(yè)科研檔案記載著科研院所的歷史與今天，并將傳承到未來。它記錄了農(nóng)業(yè)科研單位各個(gè)時(shí)期科研工作的存在與發(fā)展，包含科研準(zhǔn)備階段、實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段、成果報(bào)獎(jiǎng)以及推廣應(yīng)用階段的文件材料和原始數(shù)據(jù)。農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科研院所工作的重要組成部分，做好農(nóng)業(yè)科研檔案的管理工作對(duì)于服務(wù)農(nóng)業(yè)有著重要意義。

1 農(nóng)業(yè)科研檔案的重要作用

1.1 農(nóng)業(yè)科研檔案的繼承作用

科研工作是一種創(chuàng)造性勞動(dòng)，需要借助前人的成果和研究方法，這在很大程度上需要借助大量的科研檔案。在前人的研究基礎(chǔ)上創(chuàng)新，可避免重復(fù)性試驗(yàn)。重復(fù)研究，會(huì)在一定程度上浪費(fèi)物力、人力、資金和時(shí)間，借助于科研檔案能夠系統(tǒng)、客觀、完整和連續(xù)地反映出科研項(xiàng)目的研究進(jìn)展，由此避免研究工作的重復(fù)。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)是農(nóng)業(yè)科研檔案較理想的管理模式。通過自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化檔案管理，能使集中管理和利用有機(jī)結(jié)合，同時(shí)更有利于保護(hù)農(nóng)業(yè)科研的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，推進(jìn)科研成果的交流、轉(zhuǎn)化和應(yīng)用，創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

1.2 農(nóng)業(yè)科研檔案的參考作用

一項(xiàng)科學(xué)研究有時(shí)候需要借鑒前人研究的經(jīng)驗(yàn)與方法，而檔案管理更重要的價(jià)值在于提供開發(fā)利用。將兩者加以結(jié)合，可以更好的為科研工作提供輔助參考作用。農(nóng)業(yè)科研檔案管理信息化建設(shè)，使有關(guān)部門在農(nóng)業(yè)決策時(shí)更具連續(xù)性、科學(xué)性。廣大民眾，也可以通過信息檔案指導(dǎo)自己的實(shí)踐活動(dòng)，保證農(nóng)業(yè)的科學(xué)發(fā)展，對(duì)推動(dòng)農(nóng)業(yè)科技進(jìn)步和現(xiàn)代農(nóng)業(yè)的建設(shè)具有重要意義。

1.3 農(nóng)業(yè)科研檔案的憑證作用

農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科研工作者在科研、生產(chǎn)、應(yīng)用推廣等工作中產(chǎn)生的，它具有一定的專業(yè)性和保密性。當(dāng)農(nóng)業(yè)科研知識(shí)權(quán)屬發(fā)生糾紛時(shí)，鑒定過程較為復(fù)雜，給知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)帶來很大難度。農(nóng)業(yè)科研檔案便成為保障產(chǎn)權(quán)保護(hù)有利的憑證，這也是檔案生命力和價(jià)值的另一種彰顯。

1.4提高工作效率

首先，將傳統(tǒng)的手工及集中建檔變?yōu)槲C(jī)建檔和經(jīng)常性建檔，可使檔案管理人員從繁瑣的手工勞動(dòng)中解脫出來，以便更有效地從事檔案的收集、編研和建檔工作；其次在檔案采用上更方便快捷。檔案資料的電子化更便于科技人員根據(jù)檔案管理權(quán)限自行查詢，實(shí)現(xiàn)多次利用，提高農(nóng)業(yè)科研的效率。

2 如何做好農(nóng)業(yè)科研檔案的實(shí)體管理

2.1 農(nóng)業(yè)科研檔案工作的庫房和設(shè)施要求

檔案的實(shí)體大多是由紙質(zhì)、照片和光盤等磁性載體組成。為了增加保存時(shí)長，檔案庫房應(yīng)做好溫濕度控制和調(diào)節(jié)，并有防盜、防火、防腐、防光、防有害生物和防污染等安全措施。照片和底片應(yīng)放入專門的相片檔案冊(cè)，存放在背光暗處，避免陽光直射。光盤等磁性載體需要放入防磁柜中保存。

2.2 農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的建章立制

檔案的管理工作包括收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用六個(gè)環(huán)節(jié)。按照不同環(huán)節(jié)，分別制定管理制度。建立健全檔案歸檔制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案利用制度、檔案保密制度以及檔案安全防護(hù)制度、檔案員崗位責(zé)任制、檔案庫房管理制度等。

2.3 要把農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作納入績效考評(píng)

要把農(nóng)業(yè)科研檔案工作列入本單位的發(fā)展計(jì)劃，應(yīng)把科研檔案工作與計(jì)劃管理、課題管理、成果管理緊密結(jié)合。每年從本單位科研經(jīng)費(fèi)總額中劃撥出一定數(shù)額作為科研檔案工作經(jīng)費(fèi)。把農(nóng)業(yè)科研檔案工作與科研考評(píng)、績效掛鉤。

2.4 分設(shè)專職檔案員和兼職檔案員

專職檔案員負(fù)責(zé)制定實(shí)施細(xì)則和管理制度；及時(shí)提出對(duì)科研檔案的管理要求；指導(dǎo)和監(jiān)督單位的兼職檔案員做好科研檔案形成文件的歸檔立卷工作；負(fù)責(zé)本單位科研檔案的接收、整理、保管、組織鑒定、統(tǒng)計(jì)、開發(fā)利用等項(xiàng)業(yè)務(wù)工作；按有關(guān)規(guī)定做好科研檔案移交工作等?！犊茖W(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》要求實(shí)行由科研課題（項(xiàng)目）負(fù)責(zé)人主持立卷歸檔的責(zé)任制，由科研人員負(fù)責(zé)文件材料的形成、積累、立卷、歸檔工作。在各科研部門、課題組設(shè)立兼職檔案員，協(xié)助課題負(fù)責(zé)人完成檔案的立卷歸檔工作。

3 新形勢(shì)下建設(shè)數(shù)字信息化農(nóng)業(yè)科研檔案的措施

隨著信息化水平的不斷進(jìn)步，農(nóng)業(yè)科研資源的不斷積累，新形勢(shì)下農(nóng)業(yè)科研院所對(duì)于檔案工作質(zhì)量與效率的要求日益提高。農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字信息化的出現(xiàn)，一方面可以增加實(shí)體檔案的保管時(shí)長，對(duì)于原始載體的檔案起到保護(hù)作用。另一方面從空間和時(shí)間的角度為科研人員的借閱提供了方便。通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)進(jìn)行管理有利于避免查閱、歸還過程的錯(cuò)漏，而且在查閱過程中后臺(tái)管理也可提供時(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)，一定程度上為檔案員的工作提供便捷?？蒲袡n案信息化是順應(yīng)時(shí)代潮流的必然趨勢(shì)。

3.1 農(nóng)業(yè)科研檔案的數(shù)字化建設(shè)措施

3.1.1 建立各環(huán)節(jié)的規(guī)章制度，使數(shù)字信息化檔案的管理有章可循 科研院所在建立數(shù)字信息化建設(shè)時(shí)要結(jié)合本單位的實(shí)際工作情況，制定一套完善的制度體系和技術(shù)規(guī)范。

3.1.2 配備基礎(chǔ)設(shè)施 農(nóng)業(yè)科研檔案的數(shù)字信息化建設(shè)需要配備硬件設(shè)施和軟件設(shè)施。計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、空調(diào)、加濕器、防磁柜、檔案管理軟件、縮微復(fù)印技術(shù)、OCR軟件等。

3.1.3 選擇管理系統(tǒng) 完成實(shí)體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，根據(jù)本單位的實(shí)際情況選擇或研發(fā)一款管理軟件對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案進(jìn)行現(xiàn)代化保存、管理與統(tǒng)計(jì)、利用。

3.1.4 搭建兩個(gè)平臺(tái) 數(shù)字信息化檔案具有開放性服務(wù)的特點(diǎn)，可修改，易復(fù)制，能刪除給檔案信息安全帶來了挑戰(zhàn)。原始檔案需要妥善保存，所以在建立數(shù)字信息網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)的同時(shí)，需要一個(gè)脫機(jī)保存平臺(tái)。使農(nóng)業(yè)科研檔案可恢復(fù)，真實(shí)性、完整性不受到威脅。

3.1.5 建設(shè)兩個(gè)數(shù)據(jù)庫 分別建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫與檔案全文數(shù)據(jù)庫。根據(jù)查閱權(quán)限來設(shè)置可查閱內(nèi)容。即可以達(dá)到農(nóng)業(yè)科研檔案的知識(shí)共享又可以保護(hù)農(nóng)業(yè)科研檔案中知識(shí)產(chǎn)權(quán)不受到侵犯。

3.2 農(nóng)業(yè)科研檔案的數(shù)字信息化建設(shè)方案

完整的檔案數(shù)字化建設(shè)流程包括案卷交接、檔案整理、目錄著錄、檔案掃描、圖像處理、OCR文字識(shí)別、數(shù)字校對(duì)、數(shù)字質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、整理還原、案卷入庫等環(huán)節(jié)。

4 結(jié)語

目前，部分檔案管理基本上只是處于保管和利用狀態(tài)，沒有實(shí)現(xiàn)檔案信息化的合理配置和科學(xué)管理。所以，農(nóng)業(yè)科研檔案沒有充分發(fā)揮出應(yīng)有的作用，沒有完成社會(huì)發(fā)展要求的農(nóng)業(yè)科研檔案管理的根本變革。檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。農(nóng)業(yè)科研檔案信息化要求加強(qiáng)檔案管理人員的基礎(chǔ)理論培訓(xùn)，加強(qiáng)服務(wù)競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，加快農(nóng)業(yè)科研信息傳播，促進(jìn)科研發(fā)展。

農(nóng)業(yè)科研檔案記載了農(nóng)業(yè)科研單位的歷史沿革、科技創(chuàng)新和科研成果。它具有查考價(jià)值、法律效應(yīng)和憑證作用。農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科研單位價(jià)值的體現(xiàn)。在信息化高速發(fā)展的現(xiàn)在，農(nóng)業(yè)科研檔案正處于由傳統(tǒng)實(shí)體管理向數(shù)字信息化管理的進(jìn)程中，數(shù)字信息化建設(shè)是必然，網(wǎng)絡(luò)化管理利用是方向。作為新形勢(shì)下的檔案管理人員需要秉承大膽創(chuàng)新勇于改革的精神，主動(dòng)適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展，為科研院所提供更方便優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為農(nóng)業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)一己之力。

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作者介紹：杜優(yōu)穎，碩士，黑龍江省農(nóng)科院草業(yè)研究所，助理研究員，研究方向：作物。