張祿中鐵十六局集團(tuán)第一工程有限公司

充分發(fā)揮檔案職能助推企業(yè)發(fā)展

張祿
中鐵十六局集團(tuán)第一工程有限公司

從長期經(jīng)濟(jì)走勢(shì)看，我國經(jīng)濟(jì)已經(jīng)從高速增長進(jìn)入中速增長階段，加上人口結(jié)構(gòu)、投資結(jié)構(gòu)變化和環(huán)境資源剛性約束，傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)增速逐步放緩，產(chǎn)能過?，F(xiàn)象更加嚴(yán)重，市場競爭日趨激烈，長期性的調(diào)整趨勢(shì)不可逆轉(zhuǎn)，企業(yè)面臨的嚴(yán)峻形勢(shì)將會(huì)常態(tài)化，不適應(yīng)的企業(yè)將逐步被淘汰，可以說，煤炭企業(yè)依靠能源消耗的高速增長分享收益的時(shí)代已經(jīng)結(jié)束，充分的市場競爭時(shí)代已全面來臨，優(yōu)勝劣汰、適者生存的市場競爭法則將會(huì)進(jìn)一步體現(xiàn)。在當(dāng)前的嚴(yán)峻形勢(shì)下，企業(yè)檔案工作如何充分發(fā)揮自身職能，實(shí)現(xiàn)從“死檔案”到“活資源”轉(zhuǎn)變，助推企業(yè)發(fā)展，具有十分重要的意義。

一、觀念要?jiǎng)?chuàng)新，為企業(yè)發(fā)展注入活力

企業(yè)檔案工作必須堅(jiān)持“以企業(yè)需求為導(dǎo)向，以開發(fā)利用為中心，為企業(yè)提供全方位服務(wù)”的管理理念。一是要管好檔案、用好檔案，首先要熟悉檔案。如今各煤炭企業(yè)提供利用的檔案，不僅有文書檔案，也有科技檔案、專業(yè)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等，以及從檔案原件中提煉、加工出來的檔案信息。要確保能夠快捷、高效地為煤炭企業(yè)經(jīng)營者、管理者和廣大技術(shù)人員提供他們所需要的信息。二是要確立檔案是資產(chǎn)的觀念，無論是科技、還是文書、聲像、會(huì)計(jì)檔案，都是全體干部職工工從事生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)的勞動(dòng)結(jié)晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄和客觀評(píng)價(jià)。它是一種非常重要的資產(chǎn)，它除了具有企業(yè)無形資產(chǎn)的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。

二、方式要轉(zhuǎn)變，開辟檔案服務(wù)新領(lǐng)域

通過實(shí)踐，我們深刻認(rèn)識(shí)到，必須實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變。一是從封閉管理向開放服務(wù)的轉(zhuǎn)變，要改變過去那種“自我封閉，因循守舊”的管理模式，打破“束之高閣”的檔案管理方法，打開檔案庫門，開展全方位的推介，提高檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。二是從重視檔案收集、保管向重視檔案開發(fā)利用的轉(zhuǎn)變。要改變過去那種“坐等上門，借閱復(fù)制”的利用方式，主動(dòng)了解決策層和其他人員對(duì)檔案資料的需求，有針對(duì)性的及時(shí)向利用者提供檔案信息，提高檔案的利用率。三是從側(cè)重檔案主體管理向重視檔案信息資源管理的轉(zhuǎn)變。這就要求我們要充分開拓信息資源的廣度，挖掘信息資源的深度，把“死檔案”變成“活資源”，以滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的需要。四是從過去單一的紙質(zhì)媒體向多種媒體的轉(zhuǎn)變。加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，充分利用現(xiàn)代化的高新技術(shù)，建好、管好和用好電子檔案，發(fā)揮電子檔案查找速度快，查全，查準(zhǔn)率高，信息聯(lián)網(wǎng)，資源共享，容易儲(chǔ)存，便于攜帶等優(yōu)勢(shì)。開發(fā)檔案信息資源，隨時(shí)為決策者提供準(zhǔn)確的檔案資料。

三、職能要提升，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造效益

企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案總和，主要包括煤礦規(guī)劃、開采技術(shù)、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營銷售、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、黨政工團(tuán)等方面，同企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、技術(shù)等方面有著直接的不可分割的聯(lián)系。企業(yè)的每臺(tái)設(shè)備、每個(gè)課題、每張圖紙等，無一不受檔案材料的制約，企業(yè)檔案已成為一項(xiàng)同企業(yè)人、財(cái)、物同等重要的管理財(cái)富，從某種意義上講，企業(yè)檔案儲(chǔ)備實(shí)際上可理解為企業(yè)技術(shù)儲(chǔ)備的一種形式，它的豐富程度，標(biāo)志著企業(yè)技術(shù)內(nèi)在的潛力大小和企業(yè)發(fā)展后勁的強(qiáng)弱，因此要重新審視檔案在企業(yè)發(fā)展中的獨(dú)特作用，充分利用其職能，為企業(yè)發(fā)展推波助力，歸納起來，主要提升其以下幾個(gè)方面的職能：一是情報(bào)職能。企業(yè)情報(bào)中又可分為技術(shù)情報(bào)和經(jīng)濟(jì)情報(bào)，如企業(yè)的技術(shù)檔案、生產(chǎn)檔案、設(shè)備檔案、工藝圖紙等本身就是重要的技術(shù)或經(jīng)濟(jì)情報(bào)。如何開發(fā)好企業(yè)檔案信息情報(bào)資源，對(duì)于企業(yè)的生存發(fā)展更具有重要的戰(zhàn)略性意義。二是參考職能。檔案中記載了企業(yè)各種生產(chǎn)活動(dòng)的情況、成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。從自然資源、生產(chǎn)手段到生產(chǎn)過程以及計(jì)劃管理和生產(chǎn)技術(shù)等各方面的信息，可以作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的科學(xué)依據(jù)和參考資料。當(dāng)今，日益增多的科學(xué)技術(shù)檔案，更是進(jìn)行企業(yè)現(xiàn)代化生產(chǎn)管理和科學(xué)技術(shù)管理的重要條件。但是，無論普通檔案還是科學(xué)技術(shù)等專門檔案，總的來說，都在不同程度上和不同的方面反映了企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的情況，都能為以企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展為中心提供咨詢研究、統(tǒng)計(jì)監(jiān)督的情報(bào)信息，對(duì)制定企業(yè)總規(guī)劃、經(jīng)濟(jì)計(jì)劃，檢查和總結(jié)生產(chǎn)情況，推廣先進(jìn)技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)以及防止災(zāi)害等等，都是重要的參考資料。舉列：淄礦集團(tuán)岱莊煤礦在當(dāng)前嚴(yán)峻的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，不等不靠，著力把推行“內(nèi)部市場化管理”作為商業(yè)模式創(chuàng)新和提高企業(yè)經(jīng)營管理水平的切入點(diǎn)，構(gòu)建了“五全十制”的內(nèi)部市場化管理體系，其中內(nèi)部市場價(jià)格就有6類，多達(dá)58802種，還有諸如“管理、價(jià)格、計(jì)量、核算”等四大體系、28項(xiàng)內(nèi)部市場化管理制度和內(nèi)部市場調(diào)控體系等多項(xiàng)管理體制，這些單價(jià)、體系的建立，很多都是依靠查閱自建礦以來的各種規(guī)章制度，生產(chǎn)技術(shù)等多項(xiàng)檔案資料，進(jìn)行整合、提煉而完成的。該礦自實(shí)行內(nèi)部市場化運(yùn)行機(jī)制以來，今年一季度相比去年同期水平，在產(chǎn)量降低、煤價(jià)降低的情況下，效益卻增收1500多萬元，依靠的就是內(nèi)部市場管理，深挖內(nèi)潛，降低成本，取得了實(shí)實(shí)在在的經(jīng)濟(jì)效益。三是憑證職能。企業(yè)檔案是一種具有本源性的信息，因?yàn)樗瞧髽I(yè)活動(dòng)直接地、原始地產(chǎn)物，它不是人們有意編造的，也不是根據(jù)個(gè)人的好惡或某種需要而改造加工的。它的可靠性足以見證、查證、證明某一事實(shí)。

總之，企業(yè)檔案工作如何為企業(yè)發(fā)展提供扎實(shí)有效的服務(wù)，是檔案工作者需要認(rèn)真思考的問題，是當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下賦予檔案工作者的歷史使命，我們應(yīng)當(dāng)切實(shí)發(fā)揮檔案職能，為企業(yè)發(fā)展推波助力，貢獻(xiàn)檔案工作者的一份力量。

參考文獻(xiàn)：

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