何冰

【摘 要】物資采購業(yè)務(wù)是科學(xué)事業(yè)單位進(jìn)行科研課題研究工作中重要組成部分，與企業(yè)相比有其自身的特點(diǎn)。然而科學(xué)事業(yè)單位進(jìn)行物資采購時(shí)會(huì)面臨一些風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)的控制不僅直接影響到科研成果的產(chǎn)出和效果，同時(shí)也是關(guān)系到科研項(xiàng)目能否通過結(jié)題驗(yàn)收的關(guān)鍵因素。本文在對(duì)物資采購內(nèi)因風(fēng)險(xiǎn)和外因風(fēng)險(xiǎn)比較分析的基礎(chǔ)上，結(jié)合科學(xué)事業(yè)單位的實(shí)際情況，就如何進(jìn)行采購風(fēng)險(xiǎn)防范提出了對(duì)策和建議，以防范和控制采購過程中面臨的風(fēng)險(xiǎn)，提高物資采購的效率，確?？蒲腥蝿?wù)的順利完成。

【關(guān)鍵詞】科學(xué)事業(yè)單位；物資采購；采購風(fēng)險(xiǎn)；外因風(fēng)險(xiǎn)

科學(xué)事業(yè)單位，是指從事科學(xué)技術(shù)研究和應(yīng)用開發(fā)的國有組織機(jī)構(gòu)?？蒲腥藛T申報(bào)的課題和預(yù)算得到批復(fù)后得到撥款，會(huì)按照科研項(xiàng)目進(jìn)行分課題管理，?？顚Ｓ?，在科研項(xiàng)目預(yù)算中列支?？蒲匈Y金來源多樣化，包括國家財(cái)政、地方政府、企業(yè)、軍工單位等，一般物資采購資金會(huì)占課題經(jīng)費(fèi)支出的60%以上，采購風(fēng)險(xiǎn)的存在直接影響科研任務(wù)的順利開展。本文從科學(xué)事業(yè)單位物資采購的實(shí)際出發(fā)，研究科學(xué)事業(yè)單位物資采購的風(fēng)險(xiǎn)防范與控制措施。

一、科學(xué)事業(yè)單位物資采購中存在的風(fēng)險(xiǎn)分析

科研物資采購包括材料采購和設(shè)備采購，采購循環(huán)由采購預(yù)算、采購詢價(jià)、供應(yīng)商選擇、采購決策、采購招標(biāo)、簽訂合同、訂單處理、驗(yàn)收入庫、款項(xiàng)支付和會(huì)計(jì)記錄環(huán)節(jié)組成。由于科研任務(wù)的多元化，造成承擔(dān)不同課題的研究室、項(xiàng)目組采購物資種類多、批次多、數(shù)量少，采購風(fēng)險(xiǎn)貫穿于采購過程的各個(gè)環(huán)節(jié)。

1.采購內(nèi)因風(fēng)險(xiǎn)

采購內(nèi)因風(fēng)險(xiǎn)包括：

（1）預(yù)算風(fēng)險(xiǎn)。編制采購預(yù)算時(shí)，一些科學(xué)事業(yè)單位為了爭(zhēng)取較多的項(xiàng)目資金，虛報(bào)多報(bào)，造成預(yù)算編制不準(zhǔn)確。還有些科研人員沒有及時(shí)制定采購預(yù)算，習(xí)慣了由自己隨時(shí)零星采購，造成采購預(yù)算與執(zhí)行相分離?？蒲腥藛T根據(jù)課題需要來確定物資大額采購預(yù)算前，會(huì)開展調(diào)研，并根據(jù)課題研究的專業(yè)程度來組織相關(guān)專家進(jìn)行論證，如果調(diào)研不充分、論證不科學(xué)，未能提出有效的建議，也有可能導(dǎo)致面臨采購的預(yù)算風(fēng)險(xiǎn)，最終造成采購執(zhí)行與預(yù)算發(fā)生較大的偏離。

（2）執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)?？茖W(xué)事業(yè)單位行政后勤人員缺乏，通常沒有設(shè)置專門的采購部門或者采購人員，物資采購的主體是研究室、課題組，他們?cè)谖镔Y采購過程中有很大的決定權(quán)。這種設(shè)置有利于科研活動(dòng)開展，卻造成了采購權(quán)的分散，形成無數(shù)個(gè)采購主體。有些單位由于采購內(nèi)控制度不健全，采購人員采取各種方法規(guī)避招投標(biāo)或者虛假招標(biāo)；違反國家法律法規(guī)收受供應(yīng)商的回扣，造成采購的設(shè)備或材料質(zhì)量不合格，影響科研的進(jìn)度，致使單位蒙受經(jīng)濟(jì)損失和信譽(yù)損失。

（3）合同風(fēng)險(xiǎn)?？茖W(xué)研究涉及的范圍廣，所用設(shè)備和材料非標(biāo)準(zhǔn)、不通用，這就要求采購人員需要具備一定的專業(yè)知識(shí)和法律法規(guī)知識(shí)。采購中面臨的合同風(fēng)險(xiǎn)有合同內(nèi)容風(fēng)險(xiǎn)和合同履行風(fēng)險(xiǎn)。合同內(nèi)容風(fēng)險(xiǎn)是指合同訂立時(shí)，合同內(nèi)容要完備，合同權(quán)利和義務(wù)要對(duì)等，如果合同條款存在矛盾或邏輯錯(cuò)誤，就會(huì)影響合同的順利履行；合同履行風(fēng)險(xiǎn)是指合同執(zhí)行管理不到位，當(dāng)出現(xiàn)供應(yīng)商違約的情況，采購人員未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)并跟進(jìn)處理，造成損失擴(kuò)大。

（4）驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)。由于人為因素未能在驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)采購的材料、設(shè)備質(zhì)量不過關(guān)，或者出現(xiàn)型號(hào)不符，以次充好等問題，致使不合格物資入庫，影響科研使用的風(fēng)險(xiǎn)。

2.采購?fù)庖蝻L(fēng)險(xiǎn)

采購?fù)庖蝻L(fēng)險(xiǎn)包括：

（1）價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。供應(yīng)商在招標(biāo)過程中，相互串通，進(jìn)行違規(guī)操作等不法手段操縱投標(biāo)環(huán)境，提高價(jià)格，使得科學(xué)事業(yè)單位單位在采購時(shí)蒙受價(jià)格損失。還有些科研項(xiàng)目是進(jìn)行國際前沿的科學(xué)研究，需要進(jìn)口高精尖的設(shè)備。而對(duì)于進(jìn)口國外設(shè)備，進(jìn)行采購招標(biāo)時(shí)，設(shè)備專業(yè)性強(qiáng)，往往是獨(dú)家代理，供應(yīng)商也會(huì)趁機(jī)抬高價(jià)格。由于可供參考的價(jià)格少，采購價(jià)格缺少可比性，議價(jià)的余地少，只能被動(dòng)接受唯一的價(jià)格，這也是科研事業(yè)單位采購中會(huì)遇到的價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。

（2）質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。用于科學(xué)研究的設(shè)備具有專業(yè)性強(qiáng)、復(fù)雜程度高等特點(diǎn)，如果供應(yīng)商提供的設(shè)備質(zhì)量不符合要求，就會(huì)對(duì)科研任務(wù)的正常開展造成不良影響，或者達(dá)不到科研的需要造成設(shè)備嚴(yán)重浪費(fèi)。

（3）信用風(fēng)險(xiǎn)。由于供應(yīng)商良莠不齊，采購前沒有對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資信調(diào)查，造成付款后，供應(yīng)商沒有及時(shí)履約，款項(xiàng)無法收回的風(fēng)險(xiǎn)。

二、科學(xué)事業(yè)單位物資采購業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范與控制

在上述采購風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別基礎(chǔ)上，應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)管理平臺(tái)，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控?？茖W(xué)事業(yè)單位物資采購內(nèi)部控制活動(dòng)主要包括職責(zé)分離控制、預(yù)算控制、采購控制、驗(yàn)收及入庫控制、合同控制、付款管理控制、會(huì)計(jì)記錄控制等。為了降低采購風(fēng)險(xiǎn)，科學(xué)事業(yè)單位要逐步完善物資采購全過程管理，建立起科學(xué)、規(guī)范、受控的管理機(jī)制，明確相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任范圍，加強(qiáng)相關(guān)部門聯(lián)動(dòng)?？茖W(xué)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)部門、采購部門、驗(yàn)收部門、內(nèi)審部門、資產(chǎn)管理部門之間需要共同配合形成有效的監(jiān)督機(jī)制；建立采購活動(dòng)中供應(yīng)、需求、監(jiān)督三者互相牽制、相互制約的制度。

1.強(qiáng)化供應(yīng)商管理，構(gòu)建良好的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系

隨著信息化的發(fā)展，科學(xué)事業(yè)單位可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和實(shí)地調(diào)查相結(jié)合，建立供應(yīng)商信息庫，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)管理和信息披露。質(zhì)量部門應(yīng)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資格預(yù)審，對(duì)供應(yīng)商的供應(yīng)質(zhì)量和財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括：供應(yīng)商的信譽(yù)、注冊(cè)資金、質(zhì)量控制、財(cái)務(wù)、售后服務(wù)等，建立供應(yīng)商資源信息庫和評(píng)價(jià)體系，與合格供應(yīng)商簽訂采購質(zhì)量保證協(xié)議，實(shí)施采購、驗(yàn)收、發(fā)放的質(zhì)量控制。同時(shí)，供應(yīng)商的基本資料需要定期審查和調(diào)整更新。采購人員進(jìn)行物資采購必須在經(jīng)批準(zhǔn)的合格供應(yīng)商中進(jìn)行選擇，確保采購預(yù)算和采購訂單中的質(zhì)量要求，防范供應(yīng)商欺詐的風(fēng)險(xiǎn)，提高采購效率。

2、 加強(qiáng)自身制度建設(shè)，確保物資采購工作規(guī)范化

科學(xué)事業(yè)單位要加強(qiáng)物資采購管理和制度建設(shè)。應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)情況和采購預(yù)算，合理選擇采購方式（公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)、單一來源采購），并建立采購科學(xué)的定價(jià)機(jī)制，確定合理采購價(jià)格采購。負(fù)責(zé)采購的人員應(yīng)定期進(jìn)行輪換，不僅有利于員工業(yè)務(wù)知識(shí)的拓展，同時(shí)也避免了長(zhǎng)期經(jīng)辦大額物資的采購業(yè)務(wù)人員與供應(yīng)商建立密切關(guān)系，防止收受商業(yè)賄賂。同時(shí)應(yīng)建立審批權(quán)限控制，對(duì)于采購大額設(shè)備（如50萬元上）或購進(jìn)大批量材料（如20萬元以上），應(yīng)先由項(xiàng)目管理部門對(duì)其真實(shí)性、合理性、技術(shù)指標(biāo)等進(jìn)行審查，然后財(cái)務(wù)部門根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算的實(shí)際情況提出意見，報(bào)請(qǐng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批。財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批意見辦理相關(guān)資金支付。endprint

3.加強(qiáng)對(duì)采購活動(dòng)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制，減少信用風(fēng)險(xiǎn)

財(cái)務(wù)部門應(yīng)確保采購合同、會(huì)計(jì)記錄、采購單據(jù)、驗(yàn)收記錄、出入庫單據(jù)核對(duì)一致。具體措施包括：（1）對(duì)各種原始單據(jù)審查核實(shí)，檢查有無相關(guān)部門的授權(quán)審批，是否符合項(xiàng)目預(yù)算需要。建立抽查機(jī)制，驗(yàn)證采購發(fā)票真?zhèn)?，避免虛假發(fā)票入賬。發(fā)現(xiàn)虛假發(fā)票的，應(yīng)查明原因，并追查該供應(yīng)商歷史交易的其余發(fā)票，及時(shí)報(bào)告處理。通過監(jiān)督采購過程，及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購問題，提高采購資金的使用效率和采購的透明度。（2）加強(qiáng)采購付款管理，完善付款流程，財(cái)務(wù)部門一旦發(fā)現(xiàn)采購過程有異常情況的，應(yīng)拒絕付款，避免出現(xiàn)資金損失和信用風(fēng)險(xiǎn)。（3）建立預(yù)付款和定期與供應(yīng)商對(duì)賬制度。財(cái)務(wù)部門應(yīng)指定專人通過函證等方式，定期與供應(yīng)商核對(duì)應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款等往來款項(xiàng)。對(duì)于長(zhǎng)期掛賬的往來款項(xiàng)，需查明原因，及時(shí)處理。（4）對(duì)于進(jìn)口國外設(shè)備，一方面財(cái)務(wù)部門可以利用衍生金融工具，綜合使用避險(xiǎn)措施，防范匯率風(fēng)險(xiǎn)；另一方面在審核時(shí)應(yīng)更加嚴(yán)格，需要檢查代理合同、減免稅證明、付匯證明、貨運(yùn)單、結(jié)算單等單據(jù)是否完整。

4.嚴(yán)把貨物驗(yàn)收關(guān)，建立嚴(yán)格的采購驗(yàn)收制度和退換貨制度

驗(yàn)收時(shí)不僅要對(duì)材料或設(shè)備做形式上的檢查，還要對(duì)采購物資做技術(shù)性能指標(biāo)的檢查。由專人對(duì)采購物資進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)設(shè)備和材料的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行查驗(yàn)，測(cè)試性能指標(biāo)，合格后出具驗(yàn)收證明。對(duì)于驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的人員應(yīng)及時(shí)處理。需要退換貨物的，及時(shí)辦理退換。

5.定期審計(jì)監(jiān)督，對(duì)采購與付款循環(huán)實(shí)施內(nèi)部審計(jì)

對(duì)物資采購進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督是防范采購活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)的必要措施，科學(xué)事業(yè)單位物資采購的審計(jì)應(yīng)以物資采購風(fēng)險(xiǎn)管理防范為中心，對(duì)物資采購循環(huán)開展全方位審計(jì)。內(nèi)審部門在監(jiān)督中應(yīng)起主導(dǎo)作用，可以將項(xiàng)目管理式審計(jì)和過程參與式審計(jì)相結(jié)合。審計(jì)中緊緊把握物資采購內(nèi)部控制活動(dòng)的關(guān)鍵控制點(diǎn)，防止在關(guān)鍵控制點(diǎn)上出現(xiàn)舞弊行為。

6.建立采購績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)制，量化考核標(biāo)準(zhǔn)

物資采購對(duì)科研的發(fā)展起著重要作用，要建立規(guī)范、有效、節(jié)約的績(jī)效考核制度。結(jié)合本單位的實(shí)際情況，根據(jù)采購的過程，針對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)的制定績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)，分解指標(biāo)，落實(shí)到人。要有統(tǒng)一的原則、標(biāo)準(zhǔn)和程序作為基本規(guī)范，同時(shí)可以引入外部評(píng)估主體，使評(píng)估更加客觀、有效。

7.加強(qiáng)采購隊(duì)伍建設(shè)，提高采購人員素質(zhì)

采購人員不僅要有愛崗敬業(yè)、盡職盡責(zé)的職業(yè)道德，還要有保密意識(shí)。由于采購的物資跟科研項(xiàng)目密切相關(guān)，有時(shí)會(huì)涉及保密信息，而采購人員需要與外部供應(yīng)商頻繁接觸，應(yīng)避免向?qū)Ψ叫孤度魏尾少徝孛苄畔ⅰＭ瑫r(shí)采購人員還要掌握法律法規(guī)和物流管理專業(yè)技能，知曉相關(guān)財(cái)務(wù)知識(shí)、管理知識(shí)，及時(shí)了解科研動(dòng)態(tài)，配合科研工作的開展提出合理的采購建議。科學(xué)事業(yè)單位只有加強(qiáng)對(duì)物資采購人員的培訓(xùn)和道德風(fēng)險(xiǎn)教育，才能從根本上防控人為因素造成的采購風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。

三、結(jié)語

科學(xué)事業(yè)單位采購中主要的風(fēng)險(xiǎn)在于成本和質(zhì)量，所以應(yīng)從這兩個(gè)方面入手和防范。一方面要控制科研項(xiàng)目資金的合理使用，避免資金的浪費(fèi)和國有資產(chǎn)流失；另一方面，要保證物資采購質(zhì)量，提供符合科研要求的設(shè)備和材料，為科學(xué)研究保駕護(hù)航。在實(shí)踐中，科學(xué)事業(yè)單位應(yīng)強(qiáng)化采購風(fēng)險(xiǎn)控制和管理，建立合格供應(yīng)商信息庫，規(guī)范健全采購制度，不斷提高采購人員的自身素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，力求把物資采購風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

參考文獻(xiàn)：

[1]王永麗.新形勢(shì)下科研單位的物資采購管理[J]. 管理觀察，2013（7）： 82-83.

[2]林瑞琴.從內(nèi)部控制視角談科研事業(yè)單位物資采購管理[J]，漳州職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2014（9）：45-47.

[3]鮑雷軍.三道防線在寶鋼采購業(yè)務(wù)中的運(yùn)用[J]. 財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)，2006（5）：41-43.

[4]任立君.企業(yè)物資采購風(fēng)險(xiǎn)管理審計(jì)探討[J]. 財(cái)會(huì)研究，2010（10）： 56-58.endprint