張魯冀

(北京市科學(xué)技術(shù)情報(bào)研究所 北京100048)

論檔案雙軌雙套制

張魯冀

(北京市科學(xué)技術(shù)情報(bào)研究所 北京100048)

檔案“雙套制”管理是目前機(jī)關(guān)單位普遍采用的一種檔案管理方式。這種管理方式的產(chǎn)生是基于目前人們對(duì)電子文件保管和利用過程中的一種矛盾心理，一方面電子文件方便、快捷的傳遞方式受到大家的偏愛，而另一方面其可更改的特征難免使人們對(duì)電子文件的安全性抱有隱憂。圍繞著傳統(tǒng)檔案與電子檔案孰優(yōu)孰劣的爭(zhēng)論成為學(xué)術(shù)界的焦點(diǎn)。對(duì)檔案雙軌雙套制的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行了論述。

檔案 信息化 管理模式

1993年開展的“三金工程”是我國逐步實(shí)施信息化工程的一個(gè)高峰。與此同時(shí)，電子檔案也逐步成為檔案界最熱門的話題，圍繞著傳統(tǒng)檔案與電子檔案孰優(yōu)孰劣的爭(zhēng)論成為當(dāng)時(shí)學(xué)術(shù)界的焦點(diǎn)。大多數(shù)學(xué)者認(rèn)為從傳統(tǒng)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變是一種必然趨勢(shì)，但這種轉(zhuǎn)變不是一蹴而就的激變，而是漸進(jìn)式的轉(zhuǎn)變，需要一個(gè)較長的周期。所以，既要在電子檔案時(shí)代來臨時(shí)面對(duì)挑戰(zhàn)，又要對(duì)傳統(tǒng)的檔案工作繼續(xù)抓緊務(wù)實(shí)，在繼承的基礎(chǔ)上求得發(fā)展，實(shí)行雙軌雙套制有著重要的意義。而隨著技術(shù)的發(fā)展、時(shí)間的推移，雙軌雙套制是否還繼續(xù)適應(yīng)并成為當(dāng)今檔案管理模式，值得我們商榷。

1 檔案雙軌雙套制的由來

檔案雙軌雙套制在我國由來已久。早在1972年的一次政府報(bào)告會(huì)上，周恩來總理就對(duì)要求加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用做出明確批示。根據(jù)此批示，相關(guān)政府部門積極開展工作、采取行動(dòng)，引進(jìn)設(shè)備或是利用國產(chǎn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來處理統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和一些重要的、必要的科學(xué)計(jì)算的數(shù)據(jù)。在20世紀(jì)70年代的中期，國家統(tǒng)計(jì)局及相關(guān)其他一些部門首先開始使用統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)，地質(zhì)、地震、電力、氣象等部門也開始用計(jì)算機(jī)來分析處理一些數(shù)據(jù)，如：科學(xué)計(jì)算或結(jié)構(gòu)化程度高的數(shù)據(jù)，都用計(jì)算機(jī)進(jìn)行計(jì)算。這是我國信息化的起點(diǎn)，電子檔案隨之產(chǎn)生。

電子檔案的出現(xiàn)，不僅改變了存儲(chǔ)方式，也改變了檔案管理范式。但當(dāng)時(shí)電子檔案也存在諸多局限，使得其不具備檔案的全部功能，而只有部分檔案功能。因此，電子檔案并不能單獨(dú)承擔(dān)檔案的職能。所以，由于紙質(zhì)檔案與電子檔案其各自的特點(diǎn)、文件運(yùn)行的生命周期以及在整個(gè)科研生產(chǎn)過程中所發(fā)揮的作用不同，國家以及檔案行業(yè)頒布了與電子文件管理相關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，明確規(guī)定對(duì)于具有長久保存價(jià)值的文件，電子、紙質(zhì)形式雙套保存。總體來說，檔案雙軌制雙套制是指對(duì)檔案采取紙質(zhì)與電子并存的管理方法(見圖1)。

圖1 檔案雙軌雙套制流程圖Fig.1 Flow diagram of Dual-track and Double Filing of archives

2 雙軌雙套制下檔案管理的若干問題

隨著社會(huì)信息化程度的不斷加深，各類機(jī)構(gòu)信息系統(tǒng)的覆蓋率也在不斷提高，信息技術(shù)幾乎已經(jīng)滲透到了社會(huì)活動(dòng)的各個(gè)方面，信息技術(shù)作為現(xiàn)代社會(huì)生產(chǎn)活動(dòng)的技術(shù)基礎(chǔ)，正在逐步并且加快改變著社會(huì)活動(dòng)的運(yùn)行方式。檔案作為人類社會(huì)生產(chǎn)生活活動(dòng)中的產(chǎn)物，必然會(huì)在社會(huì)活動(dòng)運(yùn)行方式轉(zhuǎn)變的情況下，在形成、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)和利用等自身的運(yùn)動(dòng)規(guī)律上發(fā)生巨大的變化。這也意味著檔案工作在處理、運(yùn)行過程中的雙軌制模式越來越趨向于單軌制。

但是，在人們的檔案工作思維中，依然對(duì)紙質(zhì)檔案有非常強(qiáng)的心理依賴，并且對(duì)電子文件充滿了不確信感。目前造成我國檔案雙軌雙套制較為普遍的原因是：①從根本上看還是把檔案工作思維停留在紙質(zhì)文件時(shí)代中，并且對(duì)電子檔案(文件)及其存在的技術(shù)環(huán)境不確信、不熟悉，對(duì)電子檔案(文件)是否能夠長久安全保存及有效可用缺乏認(rèn)識(shí)。②我國的檔案行政機(jī)構(gòu)在對(duì)檔案無紙化、制度設(shè)計(jì)戰(zhàn)略規(guī)劃及系統(tǒng)規(guī)范方面缺乏規(guī)劃，制度性的缺乏使得對(duì)紙質(zhì)文件依賴成為了必然的選擇。我國頒布了《電子簽名法》，力求以法律手段，通過法律形式對(duì)數(shù)字化信息在政治活動(dòng)與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的法律地位與法律憑證性的功能進(jìn)行確認(rèn)，并通過法律來確定電子文件可以作為法律憑證，這使得電子文件具有了與紙質(zhì)文件相同的憑證作用。但由于《電子簽名法》并沒有解決與相關(guān)檔案類法規(guī)的銜接問題，而這方面的問題則需要檔案管理機(jī)構(gòu)來解決。

由于《電子簽名法》沒有解決與相關(guān)檔案法規(guī)的銜接問題以及人們對(duì)紙質(zhì)檔案的心理依賴，我國各級(jí)各類檔案館、機(jī)關(guān)、事業(yè)單位并沒有形成真正意義上的電子檔案。目前所形成的電子檔案，都是國內(nèi)的各級(jí)各類檔案館、機(jī)關(guān)、事業(yè)單位為使館藏的檔案信息資源能夠提供網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，把電子流程最終所形成的電子文件打印成紙質(zhì)文件蓋章形成紙質(zhì)檔案后，大量地將紙質(zhì)檔案數(shù)字化形成的。無限度且重復(fù)性地進(jìn)行檔案的數(shù)字化，只能造成巨大的資源及人力浪費(fèi)。

如圖1所示，檔案雙軌雙套制“一刀”把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子檔案裁分成兩個(gè)世界。兩個(gè)體系的編號(hào)方法，流轉(zhuǎn)過程均不相同，這使得雙方歸檔都不能納入到正常的業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)流程之中，造成了歸檔混亂，增加了整理難度。

所以，不解決雙軌雙套制的問題，是無法推動(dòng)檔案信息化發(fā)展的。信息化發(fā)達(dá)國家在信息化進(jìn)程中都強(qiáng)調(diào)“無紙化”作為信息化的戰(zhàn)略目標(biāo)來積極推動(dòng)，可見它對(duì)信息化發(fā)展的重要意義。

3 檔案管理模式選擇

對(duì)檔案管理模式選擇的問題，雙軌雙套制的解決方案不應(yīng)該單純依靠技術(shù)手段來解決，還應(yīng)有制度政策方面的配合。

對(duì)此，我國行政機(jī)構(gòu)科研單位作了相當(dāng)多的探討和嘗試，傾注了大量人力物力，制定系統(tǒng)成套的、普遍適用于各種信息系統(tǒng)的電子檔案(文件)管理需求規(guī)范和檔案系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，力求把問題解決在電子文件的最初形成階段，達(dá)到電子檔案(文件)永久保存的目的。目前采用的方式是，檔案機(jī)構(gòu)檔案在長久保存的前提下，通過歸檔要求來約束、保障電子文件的可靠性，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894—2002)、《CAD 電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》(GB/T 17678.1—2—1999)等，省市地方及檔案行業(yè)主管機(jī)構(gòu)也出臺(tái)了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范，如建設(shè)部制定的《城建電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》。

而目前解決電子檔案真實(shí)性、長期可用、長久保存利用的途徑主要有如下幾類：①電子文件的證據(jù)力和法律效力問題。如何保證電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，是實(shí)現(xiàn)電子檔案憑證價(jià)值的核心問題。通過法律手段確保電子檔案的真實(shí)性，例如我國《電子簽名法》通過法律的形式確定了電子數(shù)據(jù)可以作為法律憑證。針對(duì)此問題，北京市科委聯(lián)合郵電大學(xué)設(shè)計(jì)了一種適用于電子檔案的電子檔號(hào)章，通過數(shù)字簽名，實(shí)現(xiàn)了電子檔案的防偽造、防篡改和防抵賴，保障了電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，從而使電子檔案獲得了與紙質(zhì)檔案同樣的憑證價(jià)值。②電子文件的長期可用問題。數(shù)字化信息復(fù)雜多樣的編碼格式、讀寫方法和載體材料，都給電子文件的長久可用帶來困難。通過對(duì)電子文件存在的系統(tǒng)相關(guān)要素的規(guī)范設(shè)計(jì)和過程控制，包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)和規(guī)范、控制信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)等方式，以保證電子文件的長期可用性。如2009年國家檔案局頒布的《電子文件元數(shù)據(jù)方案》，該方案規(guī)定了電子文件形成、交換、歸檔、移交、保管、利用等元數(shù)據(jù)全過程的設(shè)計(jì)、捕獲、著錄的一般要求。系統(tǒng)有效地記錄了電子文件的內(nèi)容特征、形式特征、背景和管理過程信息，為電子政務(wù)、辦公自動(dòng)化、文件及檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)提供依據(jù)。③電子文件長久保存與利用問題。電子文件與載體是依附關(guān)系，電子文件的組織是通過編碼形式完成的，人們處理、傳輸、存儲(chǔ)和顯現(xiàn)電子文件，要借助能處理這些編碼的信息技術(shù)設(shè)備間接完成。在長久保存方面，《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》為電子文件確定了長久保存的策略以及存儲(chǔ)架構(gòu)選擇。在利用問題方面，電子檔案依賴于設(shè)備，不能獨(dú)立存在。根據(jù)工信部發(fā)布的《2011年電子信息產(chǎn)業(yè)統(tǒng)計(jì)公報(bào)》，我國已成為電子信息產(chǎn)業(yè)第一大國。中國計(jì)算機(jī)當(dāng)年產(chǎn)量為 3.2億臺(tái)、手機(jī)為11.33億部，中國手機(jī)普及率達(dá)到每百人73.7部，互聯(lián)網(wǎng)普及率達(dá)到 38.4%,，手機(jī)上網(wǎng)用戶占中國網(wǎng)民總數(shù)的69.4%。這都為電子檔案的利用提供了便利條件。

4 結(jié) 語

綜上所述，檔案雙軌雙套制已不適合繼續(xù)成為當(dāng)今檔案管理模式，雖然我國電子檔案還存在些許問題(如：與傳統(tǒng)文件運(yùn)轉(zhuǎn)流程無關(guān)的電子郵件的管理，非文本型數(shù)據(jù)的歸檔，網(wǎng)頁型文件的處置等)要檔案管理機(jī)構(gòu)解決，但電子檔案的優(yōu)勢(shì)已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。這需要檔案工作者在面對(duì)信息化社會(huì)，積極應(yīng)對(duì)尋找適宜、穩(wěn)妥、科學(xué)的管理方法，研究檔案這一事物整體在信息技術(shù)基礎(chǔ)上的運(yùn)動(dòng)新規(guī)律，探索和建立基于信息化的管理新理念、新模式和新方法，構(gòu)建適合我國的檔案管理模式?！?/p>

［1］ 馮惠玲. 電子文件管理教程[M]. 北京：中國人民大學(xué)出版社，2001.

［2］ 李建華. 科學(xué)哲學(xué)[M]. 北京：中共中央黨校出版社，2004.

［3］ 唐小林. 電子文件信息與載體的關(guān)系研究[J]. 檔案管理，2005(5)：28-29.

［4］ 王玉超. 淺談電子文件管理中存在的問題[J]. 安徽文學(xué)：下半月，2010(12)：213.

On Dual-track and Double Filing of Archives

ZHANG Luji
(Beijing Institute of Science and Technology Information，Beijing 100048，China)

“Double Filing” archive management is a most popular management mode adopted by government units．This management mode is based on people’s ambivalence on electronic documents in the process of storage and use．On one hand，convenient and quick delivery of electronic documents of electronic documents has won their favor．On the other hand，its inherent characteristics make them concern about security issues．Focusing on relative merits of traditional archives and electronic archives，disputes have become hot topics among academic circles at that time. This paper discusses both advantages and disadvantages of dual-track and double filing of archives.

archives；informatization；management mode

G270.7

A

1006-8945(2015)09-0022-02

2015-08-12