詹俊宏

摘要：近幾年來(lái)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱(chēng)OA系統(tǒng)）在我國(guó)各高校已進(jìn)入普及階段，其應(yīng)用也已經(jīng)逐見(jiàn)成效。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和OA系統(tǒng)內(nèi)核技術(shù)的發(fā)展，高校對(duì)加強(qiáng)規(guī)范辦公、高效辦公也提出更高層次的需求，不少高校正抓緊進(jìn)行更新升級(jí)，摸索更適合自身需求和高效辦公的OA系統(tǒng)。該文通過(guò)分析某高校OA系統(tǒng)中存在的幾個(gè)問(wèn)題，提出幾點(diǎn)優(yōu)化的建議。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng)；公文處理；效能管理；知識(shí)管理；信息安全

中圖分類(lèi)號(hào)：TP317.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2015）11-0099-02

Analysis and Suggestion of Several Problems in OA System of Universities

ZHAN Jun-hong

（Guangdong University of Technology， Guangzhou 510006， China）

Abstract： In recent years， office automation system （OA system） has entered the popular stage in universities of our country， and its application has taken effect. With the developments of computer network technology and OA system kernel technology， universities put forward higher requirements to strengthen standard operation and efficient operation. Many universities are stepping up efforts to update and find more suitable and efficient OA system for their own needs. This paper analyzes several problems based on OA system of a university， and puts forward some optimized suggestions.

Key words： OA system； document processing； efficiency management； knowledge management； information security

我國(guó)高校普遍已建立了OA系統(tǒng)，OA系統(tǒng)的應(yīng)用推動(dòng)著高校行政辦公朝無(wú)紙化、規(guī)范化、公開(kāi)化方向發(fā)展，在數(shù)字化校園建設(shè)中扮演著不可或缺的角色。OA系統(tǒng)的內(nèi)涵是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心，利用網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，將人與計(jì)算機(jī)融為一體，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件處理、信息管理和日常辦公事務(wù)處理的自動(dòng)化，從而達(dá)到科學(xué)高效管理的目的[1]。

1 我國(guó)高校OA系統(tǒng)存在的問(wèn)題

1.1 公文處理流程缺乏靈活性，辦文效率不高

公文處理是目前OA系統(tǒng)在高校應(yīng)用最廣的核心功能，其中包括收文登記、辦公室擬辦、校領(lǐng)導(dǎo)批示、部門(mén)辦理及發(fā)文起草、公文審核、簽閱、簽發(fā)等步驟。相比于紙質(zhì)方式報(bào)送，OA系統(tǒng)有其優(yōu)越性：節(jié)約辦公成本、實(shí)現(xiàn)公文即時(shí)共享、提高工作效率等。然而由于流程上缺乏靈活性，特別是中間流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)過(guò)多，公文處理在“高效”上大打折扣。目前，不少高校的做法是，建立以黨委辦公室、校長(zhǎng)辦公室為中心的一級(jí)中轉(zhuǎn)站和以部門(mén)辦公室或綜合科為中心的二級(jí)中轉(zhuǎn)站的流程流轉(zhuǎn)模式，由各部門(mén)指定相應(yīng)人員作為部門(mén)信息員具體負(fù)責(zé)公文運(yùn)轉(zhuǎn)[2]。

以某高校校外來(lái)文流轉(zhuǎn)流程為例（如圖1）：

圖1 某高校校外來(lái)文流轉(zhuǎn)流程圖

從圖1中可以看出，公文必須經(jīng)過(guò)部門(mén)信息員這一環(huán)節(jié)，這樣不僅增加了流轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)以及部門(mén)信息員的工作量，而且，在部門(mén)信息員沒(méi)能及時(shí)查閱處理的情況下，容易導(dǎo)致公文中途滯留。這種復(fù)雜、欠靈活的“工作流”在特急件、加急件公文處理中就顯露出巨大的弊端，嚴(yán)重影響辦文的效率，凸顯不出OA系統(tǒng)的優(yōu)越性。

1.2 缺乏操作監(jiān)督與效能管理

針對(duì)辦文效率和質(zhì)量，理應(yīng)有一套完整的績(jī)效管理制度。但目前高校OA系統(tǒng)缺乏效能管理監(jiān)督模塊，對(duì)延時(shí)辦理公文的行為缺乏警示，往往造成公文未能在規(guī)定或承諾時(shí)限內(nèi)辦結(jié)，辦文規(guī)定形同虛設(shè)，存在一定的管理漏洞。因此，應(yīng)進(jìn)一步完善OA系統(tǒng)效能管理模塊，實(shí)時(shí)督辦催辦、制訂評(píng)分量化標(biāo)準(zhǔn)、落實(shí)責(zé)任制度，以確實(shí)有效的獎(jiǎng)懲手段來(lái)增強(qiáng)辦文意識(shí)。

1.3 功能使用單一，未能有效充分地利用

除了能夠?qū)崿F(xiàn)在線(xiàn)處理公文以外，OA系統(tǒng)還能實(shí)現(xiàn)在線(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)、醫(yī)療報(bào)銷(xiāo)、物資領(lǐng)用、車(chē)輛管理、人事請(qǐng)假、公章審批等多項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)。但目前不少高校OA系統(tǒng)主要還是應(yīng)用于公文處理，其他功能的應(yīng)用率甚低，人事請(qǐng)假和財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)等方面依然沿用紙質(zhì)辦公模式，呈現(xiàn)出半自動(dòng)化半紙質(zhì)化的辦公狀況。

1.4 存在信息安全隱患

OA系統(tǒng)給用戶(hù)帶來(lái)方便的同時(shí)，亦存在不少安全隱患。網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性、匿名性的特點(diǎn)使其極易遭受病毒入侵，導(dǎo)致公文重要信息的外泄或被惡意篡改。目前，不少高校的OA服務(wù)器都曾受到過(guò)木馬攻擊或黑客控制，信息安全得不到保障，形勢(shì)不容樂(lè)觀。因此，首先，學(xué)校應(yīng)健全網(wǎng)絡(luò)安全管理機(jī)制和OA數(shù)據(jù)備份機(jī)制；其次，用戶(hù)應(yīng)樹(shù)立信息安全的管理意識(shí)，養(yǎng)成定期定時(shí)修改個(gè)人密碼的好習(xí)慣；再者，雙方需要共同建立健全的監(jiān)督體系，以確保學(xué)校的信息安全。

2 關(guān)于高校OA系統(tǒng)建設(shè)的幾點(diǎn)建議

2.1 引入知識(shí)管理概念

隨著公文的日益積累，服務(wù)器存放著大量零散信息，簡(jiǎn)單的查詢(xún)功能已經(jīng)難以滿(mǎn)足深層次的搜索需求。而實(shí)際工作中，往往需要實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵字組合查詢(xún)或全文檢索，目前查詢(xún)功能較為單一，僅能識(shí)別公文標(biāo)題中完全精確、連續(xù)的關(guān)鍵字，搜索功能返回的大量信息，未能真正達(dá)到提高工作效率、有效利用資源的目的。

而知識(shí)管理就是對(duì)一個(gè)單位集體的知識(shí)與技能的捕獲，力圖將最恰當(dāng)?shù)闹R(shí)呈現(xiàn)給最恰當(dāng)?shù)娜?，以便使他們能夠做出最?yōu)的決策[3]。因此，在高校OA系統(tǒng)中，構(gòu)建一個(gè)對(duì)公文進(jìn)行分類(lèi)、整理、分享的管理子系統(tǒng)，引入知識(shí)管理的概念很有必要。

2.2 靈活處理急件

以某高校校外來(lái)文辦結(jié)時(shí)限為例，職能部門(mén)傳閱時(shí)限：特急件隨到隨辦，加急件0.5個(gè)工作日，一般件1個(gè)工作日，因此，特急件、加急件與一般件的處理流程應(yīng)有所區(qū)別，盡量減少中轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)，縮短流轉(zhuǎn)時(shí)間，從而避免文件滯留。在特急件、加急件處理上，公文可以不再經(jīng)二級(jí)部門(mén)信息員逐級(jí)傳遞，直接從一級(jí)中轉(zhuǎn)站發(fā)送到相關(guān)處理人，并同時(shí)抄送二級(jí)部門(mén)信息員，部門(mén)信息員從中起到提醒辦理的作用。此外，還可以應(yīng)用流轉(zhuǎn)日志，對(duì)于耗時(shí)超過(guò)辦結(jié)時(shí)限的，系統(tǒng)自動(dòng)提醒、督促其閱處，保證公文處理的時(shí)效性。

2.3 實(shí)現(xiàn)“掌上”辦公

隨著智能手機(jī)、IPAD等移動(dòng)客戶(hù)端的普及以及信息網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展，隨時(shí)隨地“掌上”辦公已成為可能。高校OA系統(tǒng)APP應(yīng)用將會(huì)是大勢(shì)所趨，也廣受用戶(hù)歡迎。如某高校在對(duì)OA系統(tǒng)更新升級(jí)的同時(shí)，也應(yīng)用OA系統(tǒng)移動(dòng)客戶(hù)端APP，在移動(dòng)設(shè)備上可實(shí)現(xiàn)辦文處理、通訊錄管理、領(lǐng)導(dǎo)日程、個(gè)人日程、會(huì)議室管理等功能，大大方便用戶(hù)和提高辦公效率而廣受好評(píng)。

2.4 推廣在線(xiàn)OA，方便使用

由于瀏覽器種類(lèi)繁多、內(nèi)核技術(shù)差異大以及殺毒軟件、防火墻的攔截，安裝OA系統(tǒng)過(guò)程中往往會(huì)遇到一些困難：如插件加載不上、瀏覽器崩潰等。繁瑣的安裝過(guò)程一方面直接阻礙OA系統(tǒng)的應(yīng)用推廣，另一方面也大大增加系統(tǒng)管理人員的工作量。而在線(xiàn)OA系統(tǒng)即可解決此類(lèi)問(wèn)題，用戶(hù)無(wú)需安裝任何客戶(hù)端，直接訪(fǎng)問(wèn)網(wǎng)站平臺(tái)，完成線(xiàn)上辦公，簡(jiǎn)單方便。

3 結(jié)束語(yǔ)

目前高校OA系統(tǒng)正從普及階段向發(fā)展階段過(guò)渡，但離真正成熟應(yīng)用這一階段還有一段比較長(zhǎng)的距離，若想讓OA系統(tǒng)的應(yīng)用成為一種長(zhǎng)效機(jī)制，實(shí)現(xiàn)從“有”到“優(yōu)”，去“繁”從“簡(jiǎn)”的質(zhì)的飛躍，使得更加智能化、人性化，還離不開(kāi)管理制度的建設(shè)、領(lǐng)導(dǎo)的重視、政策的支持以及各部門(mén)的密切配合，只要不斷創(chuàng)新和加以改進(jìn)，OA系統(tǒng)對(duì)高校行政管理的影響和作用將會(huì)更加顯著。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張曉蓉.高校OA系統(tǒng)應(yīng)用的現(xiàn)狀與價(jià)值[J].價(jià)值工程，2012，31（29）：191-192.

[2] 薛宏.高校OA系統(tǒng)電子公文高效運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制初探[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（11）：143.

[3] 張桂平，尹寶生，蔡?hào)|風(fēng).知識(shí)管理綜述[J].沈陽(yáng)航空工業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，25（5）：46-52.