唐清華

（魯東大學(xué)化學(xué)與材料科學(xué)學(xué)院，山東煙臺(tái) 264025）

高?；瘜W(xué)實(shí)驗(yàn)材料及低值易耗品引入ERP管理

唐清華

（魯東大學(xué)化學(xué)與材料科學(xué)學(xué)院，山東煙臺(tái) 264025）

ERP管理作為先進(jìn)的管理思想和管理技術(shù)，在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域得到廣泛的應(yīng)用。文章針對(duì)當(dāng)前高?；瘜W(xué)實(shí)驗(yàn)材料及低值易耗品管理現(xiàn)狀和所存在的問題，依托ERP系統(tǒng)的理念對(duì)高?；瘜W(xué)實(shí)驗(yàn)材料及低值易耗管理提出了改革意見，建立了化學(xué)實(shí)驗(yàn)材料及低值易耗品ERP管理的概念模型，使管理更加系統(tǒng)、方便、透明，使之向精益管理邁進(jìn)了一步。

信息化管理；ERP系統(tǒng)；化學(xué)實(shí)驗(yàn)材料；低值易耗品

21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，信息網(wǎng)絡(luò)、信息高速公路等一系列信息化工程已經(jīng)在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，對(duì)科技、經(jīng)濟(jì)以及人們的工作、生活產(chǎn)生了廣泛影響［1］。在高校實(shí)驗(yàn)室的物資管理工作中，化學(xué)實(shí)驗(yàn)材料和低值易耗品的購置和應(yīng)用比較頻繁，管理工作難度大，易產(chǎn)生管理漏洞［2］。面對(duì)即將到來的、可以預(yù)見的激烈競(jìng)爭(zhēng)局面，高校都在努力從優(yōu)化學(xué)校內(nèi)部管理入手，通過改進(jìn)與優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、降低消耗、控制成本等方面來提高效益［3］。ERP是借用一種新的管理模式來改造舊的管理模式的先進(jìn)的、行之有效的手段和工具［4］。引入ERP系統(tǒng)是高校實(shí)驗(yàn)材料和低值易耗品管理改革的重要一步。

1 問題的提出

目前高校實(shí)驗(yàn)材料及低值易耗品在管理中還存在諸多問題，具體如下：

（1）快速供應(yīng)難度大。高校實(shí)驗(yàn)材料及低值易耗品數(shù)量大、品種多、型號(hào)雜、范圍廣、采購周期短、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)，對(duì)供應(yīng)的要求是時(shí)間急、計(jì)劃變化快?，F(xiàn)有的管理方式很難按時(shí)保質(zhì)保量做好供應(yīng)工作［5］。

（2）制度不明晰，流程不健全，積壓和浪費(fèi)嚴(yán)重。當(dāng)前，在實(shí)驗(yàn)材料和低值易耗品管理中沒有一個(gè)清晰明確的管理模式。從物資采購的計(jì)劃申請(qǐng)、驗(yàn)收入庫、保管保養(yǎng)、請(qǐng)領(lǐng)發(fā)放到使用消耗等全過程，都存在著非標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)現(xiàn)象。例如添置領(lǐng)用不規(guī)范、積壓浪費(fèi)嚴(yán)重、賬目不清、院系割據(jù)、互不流通、重復(fù)購置、缺乏制約和調(diào)控機(jī)制、購置物品質(zhì)量差等，導(dǎo)致材料低值易耗品積壓和浪費(fèi)［6］。

（3）信息管理技術(shù)落后，管理精細(xì)化難度較大?；瘜W(xué)藥品庫出入庫管理、賬目核對(duì)、藥品領(lǐng)取完全是手工記賬，致使登記不詳細(xì)、信息數(shù)據(jù)不透明、不方便各實(shí)驗(yàn)室快速查找所需物品信息、不方便及時(shí)掌握庫存情況和各實(shí)驗(yàn)室藥品使用情況［7］，并且其管理數(shù)據(jù)量大，數(shù)據(jù)繁雜，數(shù)據(jù)之間的關(guān)系重疊交叉［8］。

針對(duì)以上問題，引入ERP系統(tǒng)管理大學(xué)實(shí)驗(yàn)材料及低值易耗品。

2 系統(tǒng)主體

按照ERP系統(tǒng)的流程，結(jié)合化學(xué)實(shí)驗(yàn)材料和低值易耗品的管理特點(diǎn)，對(duì)程序采用模塊化的設(shè)計(jì)思路，并將管理系統(tǒng)設(shè)置為權(quán)限和編碼管理、采購管理、庫存管理、使用管理、查詢功能五大模塊。整個(gè)管理系統(tǒng)以編碼為基礎(chǔ)，以數(shù)據(jù)庫為依托。ERP系統(tǒng)如圖1所示。

圖1 ERP系統(tǒng)框圖

2．1 權(quán)限和編碼模塊

別人的婚姻是愛情的塵埃落定，他們的婚姻，卻是一場(chǎng)隱形戰(zhàn)爭(zhēng)的開始，是她對(duì)他愛的爭(zhēng)奪戰(zhàn)。在這場(chǎng)戰(zhàn)爭(zhēng)里，丁小慧一刻都不曾放松。

權(quán)限管理的功能包括賬戶管理、物料編碼設(shè)置、軟件接口設(shè)置和使用習(xí)慣設(shè)置等。用戶憑借登錄賬戶和密碼確認(rèn)身份。系統(tǒng)應(yīng)該對(duì)使用者進(jìn)行權(quán)限區(qū)分，擁有管理者權(quán)限的使用者可以對(duì)其他使用者的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，以實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的權(quán)限管理。

系統(tǒng)模塊中還涉及到物料編碼的各種設(shè)置。物資管理依托的是數(shù)據(jù)庫管理，通過編碼反映物料的常用信息，使具有相似性的物料能夠被分類管理。物料號(hào)實(shí)行統(tǒng)一管理，新料入庫前先取號(hào)，后辦理入庫，保證一料一號(hào)，避免重號(hào)。編碼內(nèi)容和長度見表1和圖2。

表1 編碼的內(nèi)容和長度

圖2 編碼的內(nèi)容和長度

系統(tǒng)同時(shí)還需提供軟件相關(guān)接口的設(shè)置，以方便接駁其他管理軟件，進(jìn)行兼容性調(diào)整和一體化管理等。

2．2 采購模塊

（1）需求計(jì)劃。在每月初或每周初，各實(shí)驗(yàn)室通過管理系統(tǒng)向倉儲(chǔ)管理者提供一份未來一段時(shí)間所需試劑和儀器的清單，其中包括所需的試劑的名稱、純度、規(guī)格、數(shù)量，建議采購的生產(chǎn)廠商、替代品、計(jì)劃使用時(shí)間等信息。各實(shí)驗(yàn)室的采購需求將匯總形成規(guī)范的采購計(jì)劃，納入管理系統(tǒng)中，作為采購工作的指導(dǎo)和憑據(jù)。其中，實(shí)驗(yàn)室管理人員在定制采購計(jì)劃時(shí)用查詢系統(tǒng)將自己需要的試劑或低值易耗品與相應(yīng)編碼進(jìn)行聯(lián)系。

（2）采購管理。在設(shè)想中，采購管理將可能有多種形式。在產(chǎn)品入庫后，通過采購管理系統(tǒng)，為產(chǎn)品確定或生成相應(yīng)代碼，入庫后將位于需求計(jì)劃中的試劑或低值易耗品編碼調(diào)整后移至庫存中，并通過使用模塊通知各個(gè)實(shí)驗(yàn)室或其他使用單位。

2．3 庫存模塊

（1）入庫管理。入庫管理和采購管理在功能上有一定的相似性，二者都是商品進(jìn)入倉儲(chǔ)系統(tǒng)并擁有編碼。需要強(qiáng)調(diào)的是，采購系統(tǒng)的入庫一定伴隨著實(shí)際的資金的流動(dòng)，而入庫系統(tǒng)的入庫不會(huì)伴隨著實(shí)際的資金流動(dòng)，但有相應(yīng)的賬目記錄，例如由其他倉庫調(diào)運(yùn)的試劑等。

（3）出庫管理。出庫管理是倉儲(chǔ)管理的重要環(huán)節(jié)。在設(shè)想中，實(shí)驗(yàn)人員領(lǐng)取試劑和低值易耗品，通過編碼的變化，在系統(tǒng)中儲(chǔ)存、備案。出庫時(shí)，領(lǐng)料人領(lǐng)取試驗(yàn)品，管理者通過檢驗(yàn)貼在試劑外包裝上的編碼，以確認(rèn)和登記出庫。

（4）盤存管理。實(shí)時(shí)查詢庫存余量與查詢功能相配合，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)了解庫存余量。

（5）賬目管理。倉儲(chǔ)系統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理是實(shí)時(shí)賬目管理。在設(shè)想的系統(tǒng)中完備的信息將會(huì)支持使用者在任意時(shí)刻創(chuàng)建詳細(xì)、完整的賬目數(shù)據(jù)，及時(shí)反映材料、低值易耗品資金占用與增減變化情況，以促進(jìn)資金周轉(zhuǎn)，節(jié)約費(fèi)用、平衡支出［9］。

2．4 使用模塊

某些實(shí)驗(yàn)室常備試劑也可參照庫存管理中計(jì)劃管理的方式進(jìn)行管理，當(dāng)實(shí)驗(yàn)室中某試劑或低值易耗品存量低于某個(gè)數(shù)量后，系統(tǒng)將會(huì)評(píng)估該試劑或低值易耗品的庫存后自動(dòng)判斷，將其添加至采購計(jì)劃中。

2．5 查詢模塊

查詢模塊是整個(gè)系統(tǒng)的重要部分。在查詢模塊中應(yīng)該提供關(guān)鍵詞搜索和與各個(gè)模塊相關(guān)聯(lián)的具有更多選項(xiàng)的高級(jí)搜索功能，例如出庫品查詢、采購品查詢。

本系統(tǒng)在業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過程中，提供多角度、多條件組合的統(tǒng)計(jì)查詢，可隨時(shí)查詢相關(guān)輔助信息，便于業(yè)務(wù)信息準(zhǔn)確維護(hù)。而查詢信息顯示內(nèi)容的靈活設(shè)置及方便導(dǎo)出Excel文件功能，為管理可控和再控提供切實(shí)依據(jù)。本系統(tǒng)包含了業(yè)務(wù)查詢、需求計(jì)劃查詢、出庫單查詢、庫存狀態(tài)查詢、物料查詢。

3 在設(shè)計(jì)中的新理念

3．1 編碼在管理中的應(yīng)用

首先對(duì)實(shí)驗(yàn)材料和低值易耗品進(jìn)行編碼。物料編碼也叫物料代碼或物料號(hào)［10］。每一類商品只能擁有一個(gè)編碼，只有完全相同的商品才有可能擁有相同的編碼。材料編碼錄入管理系統(tǒng)后不允許刪除。編碼是設(shè)計(jì)中的大學(xué)化學(xué)試劑及低值易耗品管理的核心。

物料的技術(shù)資料信息，如物料名稱、品種規(guī)格、型號(hào)、計(jì)量單位、生效日期與失效日期等；物料的庫存信息，如物品來源、庫存單位、年盤點(diǎn)次數(shù)、盤點(diǎn)周期、最大庫存量、安全庫存量、庫存金額；物料的采購供應(yīng)信息，這類信息用于物料采購管理，如物品日消耗量、訂貨點(diǎn)數(shù)量、主供應(yīng)商、次供應(yīng)商等；物料的財(cái)務(wù)信息，涉及物品的相關(guān)財(cái)務(wù)信息；物料的質(zhì)量管理信息，包括物品是否有存儲(chǔ)期及存儲(chǔ)期限、貨物質(zhì)量跟蹤等。在管理過程中物品的編碼將隨物品一起，經(jīng)歷倉庫管理的相應(yīng)流程，形成一個(gè)虛擬循環(huán)，從而達(dá)到實(shí)時(shí)控制、實(shí)時(shí)了解倉儲(chǔ)的運(yùn)行狀況。

3．2 條形碼、二維碼在管理中的應(yīng)用

二維碼和條形碼具有編碼容量大、密度高、信息安全性高等特點(diǎn)［11］，其應(yīng)用可以極大地提高信息化管理系統(tǒng)的效率。通過系統(tǒng)可以將前文提到的編碼通過機(jī)打生成二維碼或條形碼，貼在試劑和低值易耗品表面，出庫、盤存、檢查、移庫操作通過檢測(cè)條形碼進(jìn)行，高效便捷，免除了反復(fù)鍵入的復(fù)雜工作。

3．3 即時(shí)賬目

系統(tǒng)設(shè)計(jì)的一項(xiàng)重要要求是實(shí)現(xiàn)即時(shí)賬目，即在任何時(shí)刻系統(tǒng)都能生成截止至目前的賬目，做到信息共享、各相關(guān)部門及人員可以實(shí)時(shí)查詢倉庫庫存。倉庫管理人員只要核對(duì)開票人員開出的電子票，確認(rèn)和實(shí)物相符后在系統(tǒng)里確認(rèn)即可，既方便又準(zhǔn)確，不易出現(xiàn)錯(cuò)誤［12］。

4 結(jié)束語

運(yùn)用ERP系統(tǒng)理念中的財(cái)務(wù)管理和物流管理對(duì)大學(xué)實(shí)驗(yàn)材料和低值易耗品管理進(jìn)行改革，建立以財(cái)務(wù)為中心的管理新機(jī)制。實(shí)現(xiàn)了決策科學(xué)化、管理規(guī)范化；加強(qiáng)了庫存管控，降低庫存成本；實(shí)時(shí)掌握庫存數(shù)量，保證庫存和實(shí)物的一致性，加強(qiáng)了各部門之間的信息共享，使物流、資金流、信息流在各個(gè)相關(guān)部門有效協(xié)調(diào)，為教學(xué)科研各個(gè)環(huán)節(jié)提供了有力的保證。

（References）

［1］隋繼學(xué)，劉群生．高校實(shí)驗(yàn)室信息化管理初探［J］．職業(yè)教育研究，2008（6）：104－105．

［2］習(xí)海旭．基于工作流的高校低值易耗品管理應(yīng)用研究［J］．實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2013，30（10）：223－227．

［3］王卿．ERP在徐州發(fā)電廠物資管理中的實(shí)施與應(yīng)用［J］．電力信息化，2009（2）：27－30．

［4］杜棟．以ERP模擬實(shí)驗(yàn)室平臺(tái)打造工商管理專業(yè)人才培養(yǎng)新模式［J］．實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2003，20（6）：121－124．

［5］吳兵，王喆．低值易耗品的超市化和信息化管理模式探索［J］．實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2012，29（7）：205－208．

［6］楊毅萍．談高?；瘜W(xué)實(shí)驗(yàn)室低值易耗品的管理［J］．太原師范學(xué)院學(xué)報(bào)：自然科學(xué)版，2007（4）：96－98．

［7］李犁，鄧敏，劉洋．化學(xué)藥品管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)［J］．錦州師范學(xué)院學(xué)報(bào)：自然科學(xué)版，2002（4）：21－23．

［8］關(guān)長青，吳永萍．計(jì)算機(jī)低值易耗品輔助管理中的數(shù)據(jù)庫設(shè)置［J］．實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2001，18（4）：157－159．

［9］張翔宇，孫世緩．關(guān)于高等學(xué)校儀器設(shè)備經(jīng)濟(jì)管理問題的思考［J］．實(shí)驗(yàn)室科學(xué)，2009（5）：132－133．

［10］羅鴻，王忠民．ERP原理·設(shè)計(jì)·實(shí)施［M］．北京：電子工業(yè)出版社，2003．

［11］王娟，王萍．直接零件標(biāo)志條碼區(qū)域定位算法［J］．計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)與圖形學(xué)學(xué)報(bào)，2014（7）：1159－1166．

［12］畢麗．關(guān)于造船企業(yè)ERP系統(tǒng)的研究：倉庫物資管理［J］．科技信息，2011（35）：471－472．

Management with ERP system of chemical experimental materials and low priced and easily worn articles in colleges and universities

Tang Qinghua
（School of Chemistry，Ludong University，Yantai 264025，China）

Regarded as the advanced management concept and technology，the ERP system is widely utilized in various respects of the whole society．Aiming at recent situation and existing problems of the chemical experimental materials and low priced and easily worn（LPEW for short）articles management in colleges and universities，some suggestions and betterments are put forward according to the idea of the ERP system．The conceptual model of computerized chemical materials and LPEW articles management system is set up and it is more systematical，convenient，clear，making an important step to lean management．

computerized management；ERP system；chemical experimental material；low priced and easilyworn articles

F251

A

1002－4956（2015）3－0252－03

2014－09－22 修改日期：2014－10－10

唐清華（1964—），女，山東煙臺(tái)，本科，高級(jí)實(shí)驗(yàn)師，現(xiàn)從事實(shí)驗(yàn)教學(xué)與管理工作．

E－mail：TQHHP＠163．com