文/史夢雷·鄭州日產(chǎn)汽車有限公司

如何利用SAP實現(xiàn)企業(yè)資產(chǎn)價值和實物的統(tǒng)一管理

文/史夢雷·鄭州日產(chǎn)汽車有限公司

在企業(yè)資產(chǎn)管理實務中，我們經(jīng)常會遇到資產(chǎn)管理與設備管理脫節(jié)的情況。負責實物的工程/設備/運行部門和負責價值的財務部門之間缺少協(xié)作，造成資產(chǎn)賬物不符。其典型表現(xiàn)如：基建工程竣工階段的轉固業(yè)務和設備新增業(yè)務各自操作，固定資產(chǎn)卡片和設備清冊不一致；在資產(chǎn)更新變遷時資產(chǎn)臺賬與設備臺賬不同步更新，價值虛增虛減。管理上脫節(jié)帶來的最直接影響是企業(yè)資產(chǎn)的損失。筆者曾見過在一個大型集團企業(yè)清產(chǎn)核資的報告上，固定資產(chǎn)盤虧的損失超過了3個億。如果建立起資產(chǎn)會計和設備實物的有效管理體系，同時二者又能夠集成協(xié)作，即使不能根除盤虧的現(xiàn)象，帶來的效益也仍然是可觀的。本文圍繞該主題，闡述SAP EAM方案中的主要作法，希望能對企業(yè)管理實務有所裨益。

在SAP的EAM解決方案中，資產(chǎn)實物管理的負責部分前期是項目管理（PS）模塊，后期是設備維護（PM）模塊，而價值管理的負責部分是資產(chǎn)會計（AM）模塊。這三大部分都建立在SAP統(tǒng)一應用平臺基礎上，數(shù)據(jù)模型共享，業(yè)務流程無縫閉環(huán)集成，能最大限度地保證資產(chǎn)賬物相符。

從基建開始

在SAP的方案中，保證價值和實物統(tǒng)一的工作從基建項目就開始了。SAP的項目管理包含全面的項目計劃和項目財務管理。設計階段產(chǎn)生的設備清單會傳入系統(tǒng)中，掛在項目的WBS結構下。每一設備的采購申請都會預先經(jīng)過項目預算檢查，然后形成設備采購訂單。到貨和已經(jīng)安裝的設備可以自動產(chǎn)生固定資產(chǎn)臺賬，或者記入在建工程。工程部門或者財務部門根據(jù)規(guī)則創(chuàng)建好固定資產(chǎn)卡片，形成固定資產(chǎn)號，并建立設備清單和固定資產(chǎn)的映射關系。在項目從開始到結束的整個過程中，消耗的人、財、物等資源都按照工程結構和成本要素清楚分列。通過預先定義的結算規(guī)則進行自動結算，可以支持快速準確的轉資，走出實現(xiàn)賬物相符的第一步。

資產(chǎn)臺賬和設備臺賬的聯(lián)動

在SAP EAM解決方案中，和實際業(yè)務一樣，針對同一資產(chǎn)，存在側重價值的資產(chǎn)臺賬和側重實物的設備臺賬，二者的管理細度和口徑不盡一致。當在系統(tǒng)中創(chuàng)建新增的設備記錄時（如工程竣工時），需要同時指定固定資產(chǎn)號。為了避免因為分類口徑不一致而導致無法映射，首先需要保證設備和資產(chǎn)的分類有著嚴格的對應關系。通過設備編號和固定資產(chǎn)號之間的關聯(lián)，設備臺賬和資產(chǎn)臺賬的共享信息可以保持一致，如所屬公司、負責人、成本中心、位置等。保持一致的方式包括實時的同步更新，以及通過工作流實現(xiàn)的可控異步更新。這樣新增或者變更實物時，就能夠及時地反映到資產(chǎn)臺賬上。

維修項目/工單的結算

設備的維護、修理和改造往往帶來資產(chǎn)的價值變化，如果不能準確、及時地反映到資產(chǎn)臺賬上，就會造成價值的虛增虛減。SAP EAM系統(tǒng)中維修的主要管理工具是維修工單，對于復雜的大修技改，還需要應用項目管理模塊。無論在維修工單還是維修項目中，系統(tǒng)都會詳細計劃并記錄發(fā)生的物資消耗（載體為物料憑證）、投入的人力資源（載體為工票）以及所接收的外包服務（載體為服務確認單），并在結算規(guī)則中指定對應的資產(chǎn)編碼。一般情況下，在月末，系統(tǒng)可以自動地將記載在維修項目/工單上的價值變化進行批量結算，產(chǎn)生對應的記賬憑證，更新資產(chǎn)賬。當出現(xiàn)誤操作或者發(fā)現(xiàn)原始數(shù)據(jù)有誤時，如發(fā)現(xiàn)物資發(fā)料數(shù)量記錯，還可以取消某筆更新動作，待原始數(shù)據(jù)調整后再更新資產(chǎn)賬。

折舊、退役和報廢

設備運行過程中需要記提折舊，折舊業(yè)務主要在資產(chǎn)會計模塊中進行。當設備到了生命周期的后期，需要退役和報廢時，可以先在設備維護模塊中將設備置于退役或者報廢狀態(tài)，或者轉移到報廢區(qū)。這些調整動作可以作為事件觸發(fā)預定義的后續(xù)工作流，啟動資產(chǎn)報廢的賬務處理，為資產(chǎn)賬物管理畫上一個圓滿的句號。

不實際的EAI策略

往往我們看到在一家企業(yè)里面，設備維護系統(tǒng)和資產(chǎn)會計系統(tǒng)是獨立的。這是因為傳統(tǒng)的EAM軟件，包括目前市場上很多主流的EAM系統(tǒng)中，都不包含資產(chǎn)價值管理。針對這種情況，有些企業(yè)希望通過EAI集成平臺來實現(xiàn)數(shù)據(jù)和流程的集成，而不采用統(tǒng)一應用平臺的內嵌集成方式。從技術上來看，EAI集成是一種可行的方法，但實際操作性往往不好。因為要做到實物和價值的真正一致，工作量和成本都會遠遠超出想象的規(guī)模。如果讀者去那些宣傳實現(xiàn)了獨立設備維護系統(tǒng)和財務系統(tǒng)無縫集成的個例看看，多半會覺得失望。

根據(jù)SAP統(tǒng)計，設備維護和固定資產(chǎn)管理的接口點會有數(shù)十個，如系統(tǒng)邏輯名、法人結構、維護部門、工作班組、設備資產(chǎn)分類、臺賬記錄、憑證類型、科目映射等等。而且每一接口對象，都必須考慮到創(chuàng)建、更改、刪除、撤銷、更新失敗等多種數(shù)據(jù)交換模式。從長期來看，不同系統(tǒng)的每一次升級都會帶來接口調整甚至重做的風險。即使從成本的角度考慮，接口也不是一個可行的方案。美國的一個統(tǒng)計說明，一個接口的開發(fā)成本約為1.6～3.2萬美元，加上每年約4000～8000美元的維護成本，10個接口5年的成本最低為36萬美元，已經(jīng)是一筆可觀的數(shù)目了。對于尚未部署EAM的公司來說，一定要從投入和效果角度分析清楚之后，再慎重地作出投建計劃。