巨珺

摘要：智慧檔案館是數(shù)字檔案館的延續(xù)和升華，是檔案館未來發(fā)展的方向。本文在闡述智慧檔案館概念的基礎上，將智慧檔案館的“智慧”細分為感知化、智能化與智慧化三個層次，并對每個層次的特點進行了詳細分析。

關鍵詞：智慧檔案館感知化智能化智慧化

2009年，“智慧地球”的理念一經(jīng)提出，有關“智慧”的理論探討與實踐探索接踵而至。2013年，楊來青[1]撰文指出智慧檔案館將是檔案館未來發(fā)展的新前景。同時，繼“智慧城市”、“智慧社區(qū)”、“智慧圖書館”等之后，以信息技術為基礎，以數(shù)字化、網(wǎng)絡化和智能化為標志的智慧檔案館也開始走進人們的視野。那么，何謂智慧檔案館，其智慧之處如何體現(xiàn)？鑒于此，筆者對智慧檔案館進行了較為深入的研究，并對智慧檔案館的智慧層次進行了分析。

一、智慧檔案館的概念

我國對智慧檔案館的研究尚處于起步階段，并未對“智慧檔案館”做出科學、明確、統(tǒng)一的界定。目前，學者們進行的相關研究主要體現(xiàn)有：從技術維度看，智慧檔案館通過新的信息技術來改變用戶和檔案館系統(tǒng)信息資源交互的方法，提高檔案館服務的靈活性、準確性和便捷性，進而實現(xiàn)智慧化服務和管理。[2]它的目標是應用新一代信息技術及相關工具和方法，最大限度地提高檔案資源的整合建設能力和開發(fā)服務能力。[3]從管理維度看，智慧檔案館通過智能管理多元化的檔案資源，包括館藏傳統(tǒng)檔案和新型檔案的內(nèi)容信息與載體信息，以及采取各種技術手段管理檔案資源的檔案管理信息，具備感知與處置檔案學習的能力，從而提供檔案信息的泛在服務。從實踐維度看，智慧檔案館應用集成方法將系統(tǒng)與建筑優(yōu)化融合，通過對設施設備的自動監(jiān)控，對各類服務性資源的整合和綜合管理，將各職能系統(tǒng)和資源有機結合，營造安全、舒適、良好的綜合環(huán)境。[4]我們可以看到，技術維度強調(diào)數(shù)字化、網(wǎng)絡化和智能化的信息技術特征，忽視了管理要素和體制機制障礙；管理維度強調(diào)智慧化管理檔案實體和檔案信息，忽視了技術的基礎性作用；實踐維度則缺乏對管理和利用各類資源的全局規(guī)劃。筆者綜合這三方面的系統(tǒng)表述，認為智慧檔案館是以傳統(tǒng)實體檔案館和數(shù)字檔案館為基礎，以物聯(lián)網(wǎng)和云計算技術為依托，以資源整合、業(yè)務協(xié)同、信息共享為主線，通過全面和深入感知建筑與設備、檔案實體與檔案信息，實現(xiàn)多元統(tǒng)一的檔案智慧化管理；通過搭建立體互聯(lián)、共享協(xié)同的檔案信息網(wǎng)絡，實現(xiàn)無線泛在、個性互動的檔案智慧化服務。

二、智慧檔案館的“智慧層次”分析

（一）基礎智慧：感知化

感知化是信息感知的全覆蓋，即將檔案館的建筑、設備、檔案實體、檔案用戶與檔案管理者聯(lián)系起來，使整個檔案館成為一個感知系統(tǒng)，對其中物與人的變化實時感知，實現(xiàn)檔案館監(jiān)控和管理的一體化。其中，物聯(lián)網(wǎng)技術是實現(xiàn)智慧檔案館感知化的重要保障。目前，在信息技術的帶動下，“感知化”已具備實現(xiàn)的可能，部分省市進行了相關嘗試。例如，自2010年起，珠海市檔案局、廣州市檔案局、深圳市檔案局、天津市檔案館、麗水市檔案局等陸續(xù)對RFID檔案管理系統(tǒng)進行了招標；2011年8月，常熟市重點檔案電子標簽智能管理系統(tǒng)通過項目驗收，使電子標簽替代了條形碼、二維碼技術，實現(xiàn)了館藏重點檔案的電子化管理；紹興市檔案館采用超高頻RFID技術開發(fā)了實體檔案安全智能化綜合管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了高效盤庫、錯位查找、自動門禁、檔案實物定位跟蹤、各類數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計等功能。[5]

1.對建筑與設備的感知。利用物聯(lián)網(wǎng)技術，將檔案館的建筑實體、檔案庫房、檔案密集架、溫濕度環(huán)境控制系統(tǒng)、消防安保系統(tǒng)等進行立體互聯(lián)和集中監(jiān)控，實時感知檔案館建筑內(nèi)的溫度、濕度、亮度、噪聲等數(shù)據(jù)信息，自動控制和調(diào)節(jié)設備的運行狀態(tài)，實現(xiàn)設備的無人管理、設備運行情況的自動記錄、設備之間的相互協(xié)調(diào)，既優(yōu)化了資源配置、降低成本，又創(chuàng)造了安全、和諧的利用環(huán)境。

2.對檔案實體的感知。在檔案實體上貼上條形碼、二維碼或RFID等電子標簽，通過感應設備遠程讀取標簽信息，自動識別實體檔案的編目信息、位置信息、借閱狀態(tài)等，完成實體檔案與數(shù)字檔案的實時轉換，實現(xiàn)檔案的物聯(lián)網(wǎng)管理，優(yōu)化實體檔案管理、利用與信息統(tǒng)計的業(yè)務流程。

3.對檔案人員的感知。檔案人員既包括檔案用戶又包括檔案管理者。為檔案人員配發(fā)RFID電子標簽，一方面在檔案庫房區(qū)域或其他館內(nèi)重要區(qū)域通過微動偵測實時感知是否存在非法進入人員及位置異常信息，保障檔案及設備安全；另一方面獲取檔案用戶的個人開放信息及查檔信息，為用戶定制個性化服務。

（二）提升智慧：智能化

智能化是在對各類信息深度感知的基礎上，構建互聯(lián)互通的信息共享網(wǎng)絡，加大挖掘信息資源的聚合力，為檔案館的智能化管理和服務提供決策支持。目前，彰顯智能化檔案館服務的典型事例是麗水市檔案局提出的以“同一片云、同一個夢建設智慧檔案”的發(fā)展戰(zhàn)略，其利用“1+9+N”檔案協(xié)同管理系統(tǒng)，在信息共享網(wǎng)絡上建設資源聚合的“智慧檔案云”，為機關工作人員推送“智囊檔案”，為百姓提供“民生檔案”。

1.互聯(lián)互通。在物聯(lián)網(wǎng)技術的支持下，實現(xiàn)檔案館內(nèi)各物體、各信息載體的互聯(lián)互通；在互聯(lián)網(wǎng)技術的支持下，實現(xiàn)檔案信息之間、檔案信息與人的互聯(lián)互通；在云計算技術的支持下，實現(xiàn)各檔案館之間、檔案部門與非檔案部門以及檔案館與人之間的互聯(lián)互通。通過構建互聯(lián)互通的信息共享網(wǎng)絡，使檔案館從自發(fā)、獨立、分散的發(fā)展模式朝著協(xié)同、集群、整合的發(fā)展模式轉型，最終達到“知識與信息的共建性整合、集約式顯示、便捷性獲取、無障礙轉換以及跨時空共享”。[6]

2.資源聚合。資源聚合是實現(xiàn)檔案館智慧管理與智慧服務的基礎。資源聚合依托互聯(lián)互通的信息共享網(wǎng)絡把“知識資源的視角從點拓展到條線、塊面和區(qū)域，進而使服務和管理也從孤立的點聚焦于條線的交流、塊面的聯(lián)系和區(qū)域的互動”，[7]通過跨系統(tǒng)的信息整合、跨媒介的深度連接、跨館際的資源共享，實現(xiàn)集各門類、各載體檔案信息，匯各系統(tǒng)、各媒介檔案資源，聚各部門、各局館的精華檔案系統(tǒng)。

3.深入挖掘。實現(xiàn)資源聚合后，智慧檔案館將運用云計算和大數(shù)據(jù)分析技術，從海量數(shù)據(jù)資源中獲取有用的知識、關系、模式，建立靈活智能的數(shù)據(jù)資源組合，利用數(shù)據(jù)挖掘和可視化技術進行抽取、整合、分析，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動調(diào)控、智能處理與多元化呈現(xiàn)。一方面匯總與分析海量的跨門類、跨系統(tǒng)、跨機構、跨地域的涉檔數(shù)據(jù)，有效解決結構化、半結構化和非結構化數(shù)據(jù)的獲取、存儲與利用需求；另一方面獲取并分析用戶的行為、意愿、知識應用能力及知識服務需求等信息，將挖掘的特定知識智能化地應用到特定業(yè)務與問題中去。

（三）終極智慧：智慧化

智慧檔案館的終極智慧是在感知化與智能化的基礎上，構筑集群化、協(xié)同化與泛在化的應用體系，實現(xiàn)檔案管理與檔案服務的智慧化。例如，麗水市檔案局將各機關數(shù)字檔案室中的檔案信息資源移植到“移動檔案查閱中心”中，形成“掌中檔”，讓成功注冊的特定用戶群通過手機終端查閱各類檔案資料。[8]

1.集群化。只有當某個區(qū)域或范圍內(nèi)的智慧檔案館連成整體并形成龐大的智慧檔案館群時，“智慧”的優(yōu)勢才能凸顯。在智慧檔案館群中，通過物聯(lián)網(wǎng)感知能力的互聯(lián)，各個智慧檔案館之間相互聯(lián)動，實現(xiàn)館舍的自動化綜合調(diào)控與檔案資源的合理再分配。

2.協(xié)同化。對智慧檔案館而言，“協(xié)同”不僅包括人與人之間的協(xié)作，而且包括不同業(yè)務部門之間、不同應用系統(tǒng)之間、不同數(shù)據(jù)資源之間、不同終端設備之間、不同應用情景之間等的協(xié)調(diào)與合作。智慧檔案館間協(xié)同運行，一方面通過聯(lián)合開發(fā)、深入挖掘，提高檔案資源的整合建設能力；另一方面通過合理調(diào)配檔案信息，提高檔案資源的開發(fā)服務能力，從而使檔案館的管理與服務從分散趨向集約，從異構趨向統(tǒng)一。

3.泛在化。智慧檔案館的精髓是“以人為本、數(shù)字惠民”，即讓用戶能夠享受由“智慧”帶來的服務，以體現(xiàn)智慧檔案館便民、利民、惠民的本質(zhì)，而泛在化正是對其詮釋的途徑。泛在化，通過有線網(wǎng)與無線網(wǎng)的建設，讓用戶利用手機和其他多媒體信息載體，打造時時可用、處處可用、人人可用的檔案利用環(huán)境，從而最大限度地體現(xiàn)用戶獲取檔案信息與服務的泛在性。

注釋及參考文獻：

[1]楊來青，徐明君，鄒杰.檔案館未來發(fā)展的新前景：智慧檔案館[J].中國檔案，2013（2）：68-70.

[2]許桂清.對智慧檔案館的認識與探析[J].中國檔案，2014（6）：70-71.

[3]吳緒成.淺談大數(shù)據(jù)背景下的第四代檔案館建設[J].湖北檔案，2013（3）：9-12.

[4]陶水龍.智慧檔案館建設思路研究[J].中國檔案，2014（6）：67-69.

[5]趙海峰.RFID系統(tǒng)在檔案管理中的應用及存在問題探析[J].蘭臺世界，2013（14）：18-19.

[6]譚雪.借力“智慧因子”完善智慧檔案館功能[J].湖北檔案，2014（12）：6-8.

[7]王世偉.未來圖書館的新模式——智慧圖書館[J].圖書館建設，2011（12）：1-5.

[8]朱悅華，王正媛.服務至上：科技撐起智慧檔案[J].中國檔案，2014（9）：27-28.

作者單位：中國電建集團成都勘測設計研究院有限公司