張雪威

很難用一句話去概括檔案的魅力，因為它本身就是一個城市、一個地域范圍內(nèi)歷史和人文文化的積淀，既保存了那些漸行漸遠的真實記錄，又融合了務實創(chuàng)新的氣質(zhì)，不斷成長、突破，承載城市記憶的同時，也帶給人們無限的想象。以5年為記錄北京發(fā)展的一個時間單元，自新中國成立至今的66年來，大量的檔案記錄了北京每一個5年的巨大變化，也記錄了市委在實現(xiàn)城市夢想中的執(zhí)著與付出。市委辦公廳保密檔案處，作為市委把脈社會經(jīng)濟發(fā)展的記錄者，以服務中心工作和服務重大決策這種獨特的方式，展現(xiàn)著檔案工作特有的魅力，為實現(xiàn)城市夢想貢獻著力量。

綜合管理職能凸顯

多年來，市委領導都一直高度重視機關檔案工作，辦公廳領導不管多忙，都會參加檔案工作會，聽取保密檔案處的工作匯報，并提出相應意見。不僅如此，市委領導還在機構設置、人員配備、隊伍建設、經(jīng)費籌備等方面給予支持。在領導的高度重視下，保密檔案處的綜合管理職能凸顯。提及綜合管理職能，其主要包括兩個方面的內(nèi)容，首先是負責市委辦公廳的檔案工作。在做好辦公廳檔案收管用等工作的基礎上，根據(jù)市委機關工作特點，保密檔案處對檔案收集工作不斷進行優(yōu)化。一方面，優(yōu)化檔案收集工作流程。以前的檔案工作流程基本上是，各單位認為需要交哪些檔案資料就收哪些檔案資料，各單位認為哪些檔案資料需要整理就整理哪些檔案資料。為了變被動為主動，變后置為前置，保密檔案處對檔案工作流程進行了調(diào)整。經(jīng)調(diào)整，現(xiàn)在的流程是，保密檔案處與各部門商討，共同制定需要移交的檔案目錄，以完成相應的收集和整理工作；檔案收集流程的清晰化，使近年來檔案材料的完整性不斷提高；另一方面，強化重大活動、重大事項、重要會議的檔案收集工作。例如，在第十一次黨代會召開前，保密檔案處根據(jù)歷次黨代會檔案收集工作情況，向各工作組印發(fā)《關于做好第十一次黨代會期間檔案收集工作的通知》，向機關各部門印發(fā)《關于加強第十一次黨代會檔案收集工作的通知》，進一步明確了黨代會檔案工作的要求。會議召開期間，為了保證檔案應收盡收，不管多晚，保密檔案處都會按照相關目錄進行主動收集和整理，確保黨代會檔案的齊全完整。綜合管理的另一項內(nèi)容是對辦公廳在內(nèi)的15個部委辦檔案的接收和統(tǒng)一保管工作，一直以來，由于辦公地址相對集中，保密檔案處對市委部分部委辦的檔案進行代管，解決了部委辦的檔案人員兼職過多且不穩(wěn)定、庫房緊張等問題。2004年，作為市檔案局規(guī)范文件材料歸檔工作的試點單位，保密檔案處牽頭完成了對12個部委辦110個處室《文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表》的制定工作后，綜合管理各部委辦的檔案工作便進一步提上日程。試點工作的成功，讓保密檔案處對各部委辦的檔案工作有了更多的了解，加之日常工作的溝通聯(lián)系較為緊密，都為保密檔案處接收和統(tǒng)一保管部委辦的檔案奠定了基礎。目前，15個部委辦130個處室約20余萬件的檔案資料均由保密檔案處接收和統(tǒng)一保管。同時，為了有效的進行綜合管理，保密檔案處加大了對各部委辦檔案工作的監(jiān)督指導力度，將15個部委辦細化分配，由專人負責日常指導工作。例如，在強化各部委辦歸檔工作方面，保密檔案處在對歸檔文件發(fā)生的新變化、新特點及部分機關單位職責的變化等情況進行摸底調(diào)查的基礎上，根據(jù)分工，由專人指導各部委辦先后兩次修訂《市委機關文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表》，現(xiàn)已完成第三次修訂。每次修訂歸檔范圍，保密檔案處都會在全機關范圍內(nèi)組織培訓，曾組織過市委機關等15個部委辦，90余人參加。在培訓現(xiàn)場相關工作人員都會拿著文件進行指導，耐心具體地講解文件的整理方法等，電話咨詢、現(xiàn)場指導、“一對一”指導等是較為常用的培訓指導方式，豐富多樣的形式、深入淺出的講解、貼近工作的互動，讓大家對培訓指導充滿了期待，檔案人員的主動性、積極性和歸檔質(zhì)量都不斷提高，也賦予保密檔案處更多的責任。

相較其他機關而言，北京市委作為重要機關，其工作具有一定的特殊性?！吧婷芊秶鷱V、涉密人員多、涉密程度深是市委工作中最大的特殊性，這種特殊性也決定了檔案工作的特點?！闭勗掗g，保密檔案處處長黃京紅反復強調(diào)：市委的檔案工作是建立在保密職責基礎之上的，但這并不等同于檔案工作要受限于保密職責，而是在堅持保密職責的前提下，最大限度地發(fā)揮檔案工作的效用。市委90%以上的檔案均為涉密檔案，不同密級的檔案管理方法也是不同的。以檔案借閱環(huán)節(jié)來說，除了按照相關法律法規(guī)進行必要的管理外，更重要的是將保密意識貫穿始終。根據(jù)近年來的借閱情況，保密檔案處制定了《市委機關檔案室檔案資料借閱辦法》，按照密級規(guī)定借閱權限。例如，借閱絕密級檔案資料，需經(jīng)歸檔部門負責人及辦公廳主任批準；借閱機密級檔案資料，需經(jīng)歸檔部門負責人及辦公廳主管檔案工作副主任批準；跨部門借閱非密檔案資料，需經(jīng)歸檔部門負責人批準。除了在制度上嚴格規(guī)定外，具體操作流程也更為細化，不僅程序更具針對性，而且內(nèi)容也更為詳盡，可以說，在制度和流程的規(guī)范化管理下，保密制度在檔案工作中已經(jīng)入腦入心真正落到實處。副處長包亞梅補充說：“前不久，某單位前來借閱檔案以編寫市委志，作為檔案人員，我們首先反應的便是需要借閱的檔案是否為涉密檔案。經(jīng)了解，其內(nèi)容涉及機密檔案，而這部分檔案是不能對外公開的。在這種情況下，我們對其解釋了不能借閱的原因，同時告知了解決辦法。”

觀念更新天地寬

近年來，保密檔案處實施的統(tǒng)一管理及培訓指導等取得顯著成效，檔案人員工作積極性愈發(fā)提高，每年移交的檔案數(shù)量不斷增加，質(zhì)量不斷提高，移交日期也不斷提前。據(jù)統(tǒng)計，目前，保密檔案處每年收集整理的檔案達2萬件左右。盡管如此，照片、音像、實物檔案的收集工作仍是市委機關檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)，在發(fā)放《關于市委機關進一步重視和加強領導重大活動聲像檔案收集的通知》《關于市委機關進一步重視和加強實物檔案收集的通知》等文件的同時，他們認為檔案工作只有更新觀念、創(chuàng)新思維，才能在系統(tǒng)內(nèi)營造出奮發(fā)向上、和諧生動的工作氛圍，群策群力助推檔案服務水平的提升；在系統(tǒng)外發(fā)揮檔案獨特優(yōu)勢，著力提升檔案工作水平和檔案影響力，在這種情況下，舉辦展覽成為實現(xiàn)觀念轉(zhuǎn)變的重要抓手。

打開一扇窗，借來一片光。2014年12月16日，保密檔案處在北京市委機關回遷辦公一周年之際，舉辦了為期一個月的“回顧歷史，見證變遷，展望未來——市委辦公樓專項檔案展”?！斑@次展覽是我們保密檔案處第一次獨立舉辦的綜合性展覽，為了讓檔案工作生動形象地反映發(fā)展變遷，無論是美學布景、燈光選擇，還是圖片擺放、制作技術，我們都將現(xiàn)代化的展覽理念運用其中。”黃京紅強調(diào)說。這次展覽以市委辦公樓1955年至今的主要歷史變遷為主線，以原辦公樓和新辦公樓的影像做背景，按照時間節(jié)點，分為“選址始建”“修繕改造”“繼往開來”三個部分，突出展示辦公樓在不同歷史時期的風貌。展覽以圖片、實物展示為主，輔以文字說明和視頻資料，共布置1塊主題墻、25塊展板、6個實物展柜、2塊多媒體顯示屏和一座辦公樓單體模型。原汁原味的檔案資料結合現(xiàn)代理念的展覽方式，真正體現(xiàn)了市委機關的發(fā)展歷程，再現(xiàn)了市委人的奮斗足跡。這次“有內(nèi)容、立得住、有人看”的展覽，自開展以來，市委書記郭金龍，時任市委常委、統(tǒng)戰(zhàn)部長牛有成，時任市委常委、宣傳部長李偉，市委常委、教工委書記茍仲文等領導前往參觀并給予充分肯定。此外，辦公廳各處室干部、離退休干部、部委辦的同志、共建基層單位的同志等也紛紛前往參觀，大家反響強烈，通過留言簿、口頭表達等方式對這次展覽中檔案工作發(fā)揮的“內(nèi)聚合力、外樹形象”的作用給予高度評價。

檔案工作是一項專業(yè)性很強的工作，它要求相關人員增強責任意識，對個人分管的工作負責到底，對常見問題經(jīng)?？偨Y，對難點問題勇于克服，對常規(guī)做法敢于創(chuàng)新，以負責的態(tài)度和創(chuàng)新的方法做好檔案工作。這次展覽是一次有益的嘗試，它讓檔案人在敢于創(chuàng)新常規(guī)做法上邁出了重要的一步。具體而言，為完整展現(xiàn)主題，保密檔案處在與各部委辦積極溝通、廣泛收集相關檔案的基礎上，先后前往市檔案館、市城建檔案館、東城區(qū)檔案館等單位，通過查閱資料、補充征集、現(xiàn)場拍攝等方式，對相關資料進行集中收集和整理，并依據(jù)內(nèi)容進行整體分類，建立并完善了專項檔案資料庫。為確保展示內(nèi)容的代表性和準確性，保密檔案處經(jīng)過初選、討論、領導審定，最終從近50000件檔案資料中甄選出圖片資料220張，文件資料23件，實物134件，最終完成了展覽?！懊鎸π虑闆r、新問題，我們做好基礎性檔案工作的同時，更要實現(xiàn)觀念理念乃至方式方法的創(chuàng)新。這次展覽，進一步豐富了市委機關的檔案資源，夯實了檔案基礎工作，使檔案工作整體水平實現(xiàn)了提升，同時還提高了各部門、各部委辦在收集照片、聲像、實物等方面的歸檔意識，解決了因門類不全、資源不豐富而制約檔案工作長足發(fā)展的問題，這就是檔案工作的創(chuàng)新和進步?！秉S京紅由衷地表示道。

檔案服務沒有終點

長期以來，在公眾眼中檔案部門只聞其聲，不見其影，是一個神秘的部門；檔案工作無私奉獻、默默無聞，是一個后置的部門。在工作中，檔案人無私奉獻、默默無聞這種精神所發(fā)揮的重要作用毋庸置疑。但是，也應該看到市委工作的特殊性，在秉承“市委中心工作有什么樣的需求，就提供什么樣的服務”的理念時，主動提供檔案信息服務，更好地為市委中心工作、市委決策服務變得尤為重要。因此，主動為市委中心工作、為市委重大決策服務，除了提供紙質(zhì)檔案查閱、匯編資料、目錄在線瀏覽、電子文件查閱等服務方式外，將檔案工作由后置變?yōu)榍爸?，由事后變?yōu)槭虑?，由被動變?yōu)橹鲃討菣n案服務工作的重點。

在服務市委中心工作、重大活動方面，以服務北京市委第十一次黨代會為例，大會籌備前期，保密檔案處便提前介入，并派專人提前駐會。在相應的制度保障上，保密檔案處研究制定了《北京市委辦公廳專項檔案資料管理辦法（試行）》，著重強調(diào)在專項工作過程中，辦公廳各處室及有關單位應撰寫工作日志，其主要包括專項工作進展情況、產(chǎn)生的文件、文件的流轉(zhuǎn)、領導批示指示、突發(fā)事件等，這些制度及舉措進一步提升了檔案工作服務市委決策的水平?！艾F(xiàn)在保密檔案處每參與一項重大活動，都會有相應的工作方案、工作預案和應急預案，并制定相應的制度，以更好地提供服務工作?！秉S京紅詮釋說。在主動提供服務上，為了給大會籌備工作提供詳實的檔案參考資料，保密檔案處編制了《中國共產(chǎn)黨第十次代表大會資料匯編目錄》《中國共產(chǎn)黨北京市第十次代表大會資料匯編》《中國共產(chǎn)黨北京市第十次代表大會會議期間大事記》《中國共產(chǎn)黨北京市第十次代表大會籌備工作文件材料匯編》等894頁55萬字的參考材料。有效的制度保障，主動服務的思路，得到領導的高度重視，籌備工作期間，領導就要求由文秘檔案組牽頭這項工作，且各個環(huán)節(jié)都要有檔案人員。會議結束后，保密檔案處將檔案服務工作進一步拓展，一是第一時間將重要文件整理并打印百余份，送交相關領導，這些匯編整理材料得到了領導的一致認可。二是積極征求機關各部門意見，及時編研檔案資料。他們編研的《第十一次黨代會籌備工作方案文件材料匯編》《第十一次黨代會簡介》《第十一次黨代會重要文件資料摘編》等材料約126萬字，較好地為各單位集中提供檔案信息服務。

保密檔案處還積極為部委辦提供利用服務工作。除了每年提供借閱服務外，保密檔案處還根據(jù)利用需求，匯編大量資料供各單位利用。如每年編研《北京市委重要文件匯編》《北京工作》分發(fā)給15個部委辦；編研的第五屆至第九屆《中共北京市代表大會暨委員會全會文件匯編》，系統(tǒng)保留了北京市委的重要文件和主要活動的歷史文獻，為北京市黨史研究工作奠定了基礎?！耙恢币詠?，我們致力于做好檔案服務這篇文章，不斷豐富檔案內(nèi)容，不斷創(chuàng)新服務手段，不斷擴充服務范圍，不斷擴展服務渠道，提供優(yōu)質(zhì)檔案服務。盡管如此，檔案服務還有很多提升空間，檔案服務沒有終點?！毖哉勯g，黃京紅不時流露出對檔案服務的深切寄望。

北京，每天都在發(fā)生著新的變化，回顧城市歷史，見證發(fā)展變遷，從這個角度而言，每一個檔案人都是幸運的更是幸福的，因為我們可以感受這個城市發(fā)生更多變化的同時，還能夠在城市的發(fā)展中見證更多的精彩瞬間。下一個五年規(guī)劃已至，愿檔案人和這座城市一起放飛夢想，熠熠生輝！