摘 要：當(dāng)前檔案相關(guān)的法律法規(guī)正在不斷地出臺(tái)，所以也逐漸提高了人事檔案工作在整個(gè)單位中的地位。各個(gè)單位對(duì)于檔案的相關(guān)意識(shí)也在不斷地加強(qiáng)，從而豐富了檔案室檔案的種類(lèi)和數(shù)量，使得檔案被利用的頻率在不斷上升。個(gè)人認(rèn)為可以采取如下措施加強(qiáng)對(duì)于人事檔案的規(guī)范化管理。

關(guān)鍵詞：人事檔案；規(guī)范化管理；措施

當(dāng)前經(jīng)濟(jì)時(shí)代具有以信息和知識(shí)為主的特點(diǎn)，檔案管理開(kāi)始朝著信息化的方向發(fā)展。對(duì)于檔案信息儲(chǔ)存和處理的數(shù)字化以及收集和傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)正在進(jìn)行。所以對(duì)于人事檔案信息的需求量也隨著人事檔案工作的開(kāi)展而逐漸開(kāi)展。因?yàn)槿耸聶n案蘊(yùn)含著大量的信息，所以各行各業(yè)對(duì)于人事檔案都是非常的重視，所以我們需要加快人事檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程，促進(jìn)人事檔案管理長(zhǎng)期穩(wěn)定的現(xiàn)代化發(fā)展。

1人事檔案在企業(yè)和單位中的重要性

通過(guò)人事檔案，可以記述和反映一個(gè)人真實(shí)的經(jīng)歷以及德才表現(xiàn)，同時(shí)也是人事部門(mén)了解和使用人才最為重要的第一手材料。人事檔案在人事的任免、調(diào)動(dòng)、確定以及了解個(gè)人問(wèn)題等方面起到至關(guān)重要的作用。團(tuán)體、部門(mén)和個(gè)人在工作實(shí)踐過(guò)程中形成了檔案，這是一種非常寶貴的信息資源，檔案按照內(nèi)容可以分為圖標(biāo)、文字等不同形式。

2人事檔案的基本目標(biāo)

人事檔案記錄了人們從走進(jìn)社會(huì)和參加工作開(kāi)始的一切重要信息，所記錄的各種信息具有分散性和廣泛性的特點(diǎn)。因此為了確保每個(gè)人的人事檔案都足夠做到真實(shí)和全貌，就必須對(duì)檔案材料進(jìn)行較為系統(tǒng)、完整和全面的收集。這樣組織和用人部門(mén)在進(jìn)行人員選拔和使用的時(shí)候才能夠做到更為客觀和真實(shí)。去偽存真、取之有理、舍之有據(jù)是進(jìn)行檔案鑒別的基本原則，確保人員的真實(shí)情況能夠通過(guò)歸檔的材料真實(shí)和準(zhǔn)確的反映出來(lái)，確保其分類(lèi)準(zhǔn)確、目錄清楚、裝訂整齊，要準(zhǔn)確無(wú)誤地進(jìn)行分類(lèi)和編排。作為個(gè)人成長(zhǎng)的歷史記錄，涵蓋了個(gè)人的政治歷程、工作表現(xiàn)、任免以及調(diào)動(dòng)等相關(guān)材料，需要按照黨和國(guó)家就檔案和保密工作的相關(guān)制度和法規(guī)，實(shí)現(xiàn)安全、保密和科學(xué)化的人事檔案管理。對(duì)于人事檔案應(yīng)當(dāng)在保證保密和遵守相關(guān)原則的基礎(chǔ)上進(jìn)行利用，確保人事檔案的利用制度完善健全，從而更好地利用人事檔案。

3 規(guī)范化管理人事檔案措施

3.1 對(duì)人事檔案的管理制度加強(qiáng)管理 目前涂改、虛假、錯(cuò)誤以及內(nèi)容殘缺是人事檔案中存在較明顯的問(wèn)題，對(duì)此人事檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)構(gòu)建嚴(yán)格的管理制度，確保規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)嚴(yán)密，對(duì)登記進(jìn)行嚴(yán)格的審核，加大相關(guān)的執(zhí)法力度，讓相關(guān)職能部門(mén)的業(yè)務(wù)監(jiān)督機(jī)制得以加強(qiáng)，確保從源頭上保證人事檔案的完整、統(tǒng)一、規(guī)范和準(zhǔn)確。對(duì)于企業(yè)和事業(yè)單位而言，每一位員工的人事檔案都是非常重要的，所以人事檔案在從產(chǎn)生到歸檔的整個(gè)過(guò)程中，都需要人事工作人員和檔案人員堅(jiān)持嚴(yán)肅、認(rèn)真和負(fù)責(zé)，確保嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行，從而確保人事檔案的真實(shí)、完整、有序、精練、使用。質(zhì)量是檔案管理人員必須把握的問(wèn)題。檔案人員首先應(yīng)當(dāng)確保檔案內(nèi)容的完整齊全，然后按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案材料的格式、載體以及相關(guān)的附件都進(jìn)行嚴(yán)格的審核和逐一的登記；要駁回那些內(nèi)容不完整的材料并且要求其重新制作，對(duì)于缺乏的信息要及時(shí)地補(bǔ)齊。要加大對(duì)人事檔案的審核力度，依照法律規(guī)定嚴(yán)格處理制裁人事檔案管理中出現(xiàn)的違法和瀆職現(xiàn)象，確保其他人不會(huì)再犯。部分檔案因?yàn)楣芾砣藛T擅自涂改或挪用等原因?qū)е聶n案材料損毀或者丟失的，需要遵照《檔案法》相關(guān)規(guī)定進(jìn)行責(zé)任的追究并且進(jìn)行處罰。構(gòu)建健全的法律和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，以此對(duì)檔案材料的產(chǎn)生和文件制發(fā)機(jī)關(guān)進(jìn)行約束。確保檔案管理部門(mén)在接受人事檔案材料時(shí)候材料依然準(zhǔn)確、完整和真實(shí)。

3.2 要認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性 加強(qiáng)組織和領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)人事檔案管理工作要嚴(yán)格監(jiān)督不松懈。人事檔案具有政策性強(qiáng)、機(jī)密性強(qiáng)和專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，所以對(duì)于每一層管理機(jī)構(gòu)而言，都需要充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，然后注重對(duì)于人事檔案的管理，對(duì)人事檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)地進(jìn)行處理和解決，大力支持人事檔案管理相關(guān)的人力、物力和財(cái)力，確保檔案管理人員的工作水平和環(huán)境得到提高。確保人事檔案管理人員嚴(yán)格按照制度進(jìn)行工作，進(jìn)而確保人事檔案管理的規(guī)范化。

3.3 注重軟、硬件角度共同加強(qiáng)人事檔案的管理工作 單位和企業(yè)的人事檔案管理工作依賴(lài)于領(lǐng)導(dǎo)層的支持，要讓領(lǐng)導(dǎo)層明確人事檔案管理并非只是簡(jiǎn)單的管理工作，而是要明確人事檔案管理實(shí)質(zhì)上與人力資源建設(shè)同等高度。單位和企業(yè)的日常運(yùn)轉(zhuǎn)中，領(lǐng)導(dǎo)層要加強(qiáng)對(duì)于人事檔案管理工作在財(cái)力、人力和物力方面的支持工作，切不可只是將其掛在嘴邊，光說(shuō)不做。硬件改革方面是要將人事檔案管理庫(kù)從其他檔案庫(kù)中獨(dú)立出來(lái)，對(duì)于檔案管理人員基本都是兼職人員的現(xiàn)狀需要立即進(jìn)行解決，要使用的專(zhuān)門(mén)的管理人員進(jìn)行管理；軟件方面則是需要做好檔案的收集、整理和歸檔，并且將人事檔案管理工作歸入信息化建設(shè)范疇，從而確保人事檔案管理人員可以更為積極的工作，也間接提高了人事檔案管理的時(shí)效性。

3.4 促進(jìn)人事檔案管理人員自身水平素質(zhì)的提高 人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)同時(shí)具備兼職和全職人員，并且成立人事檔案管理工作的工作檢查和驗(yàn)收小組，兩小組交叉進(jìn)行檢查驗(yàn)收，確保人事檔案管理人員之間互相可以進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)取長(zhǎng)補(bǔ)短、共同提高的目的，幫助人事檔案管理人員樹(shù)立正確的人生觀、事業(yè)觀和價(jià)值觀，培養(yǎng)人事檔案管理人員愛(ài)崗敬業(yè)的精神，從政治和個(gè)人業(yè)務(wù)素養(yǎng)兩個(gè)層面對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行共同提高。

只有全面掌握了檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，并且懂得了檔案管理學(xué)和文書(shū)學(xué)以及目錄學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、檔案開(kāi)發(fā)與利用學(xué)、檔案自動(dòng)化管理和檔案著錄、標(biāo)引、檢索等相關(guān)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)以及基礎(chǔ)技能、借助現(xiàn)代化檔案管理方法——檔案計(jì)算機(jī)管理和電子文件的歸檔與管理的知識(shí)和技能才能夠勝任人事檔案管理工作，因此，作為一名檔案管理人員，需要可以順應(yīng)時(shí)代的潮流，面對(duì)當(dāng)前的各種變化，去積極主動(dòng)地改變自己，讓自己更為適應(yīng)電子信息技術(shù)革命對(duì)于檔案工作的影響和改變，這樣才可以在目前高速發(fā)展的信息時(shí)代下勝任人事檔案的管理工作，作為檔案管理工作人員，需要能夠掌握當(dāng)前的現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)電子計(jì)算機(jī)和各種現(xiàn)代化的辦公設(shè)備設(shè)施進(jìn)行熟練的操作運(yùn)用，能夠熟練地進(jìn)行各種電子文件的制作、使用和維護(hù)。

4 總結(jié)

當(dāng)前環(huán)境下，作為一名人事檔案管理人員，需要順應(yīng)形勢(shì)實(shí)現(xiàn)自身各方面素質(zhì)水平的提高，幫助檔案部門(mén)營(yíng)造一個(gè)良好的形象，從而提高人事檔案管理的工作效率和質(zhì)量，也培養(yǎng)人們對(duì)于檔案的管理和利用意識(shí)，讓人們懂得如何去收集、制作和使用各種檔案信息。

作者簡(jiǎn)介：熊秀紅，女，漢族，湖北武漢人，館員，供職于湖北省農(nóng)科院畜牧獸醫(yī)研究所。