鐘景云 蔡小鋒

摘 ?要：文章先簡要介紹企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理的必要性，對企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理模式進行詳細的闡述，著重論述企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理措施，為企業(yè)進行檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理提供了可靠有力的借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;網(wǎng)絡(luò)信息化;必要性;管理模式;管理措施

中圖分類號：TP399 ? ? 文獻標識碼：A ? ? ?文章編號：1006-8937（2015）36-0022-01

隨著經(jīng)濟和社會的快速發(fā)展，現(xiàn)代化的企業(yè)管理理念正逐步滲透進企業(yè)內(nèi)部。檔案管理作為企業(yè)管理的一部分，作用也至關(guān)重要。只有不斷提升企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理措施，才能使企業(yè)檔案管理工作順應(yīng)企業(yè)發(fā)展的趨勢，才能為企業(yè)的發(fā)展和騰飛加油助力。

1 ?檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理必要性

1.1 ?企業(yè)時代發(fā)展必然要求

隨著電子辦公時代的到來，計算機技術(shù)在企業(yè)發(fā)展中日益得到應(yīng)用普及，產(chǎn)生了量以光盤、磁盤為主的電子文件。這些電子文件記載著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的全過程，是企業(yè)最寶貴的財富，也是企業(yè)檔案資源信息的重要組成部分。而這些電子文件的收集、整理，歸檔單單靠傳統(tǒng)的手工方式是難以實現(xiàn)的，迫切需要進行檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理，提高工作效率和工作質(zhì)量，更好地為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

1.2 ?企業(yè)檔案工作改革需要

企業(yè)的快速高效發(fā)展對檔案工作也提出新任務(wù)、新要求。企業(yè)檔案工作要與時俱進，進行改革和創(chuàng)新，要改變以往每年年終或者第二年年初進行集中歸檔報送為日常的隨時收集和報送。要及時將有保存價值的電子文件刻錄成光盤或者儲存入電子磁盤，形成電子檔案，交由企業(yè)檔案部門進行保管。檔案部門要及時準確掌握企業(yè)的發(fā)展動態(tài)，提高檔案的綜合利用率，充分發(fā)揮檔案利用的社會效益，為企業(yè)的發(fā)展提供強有力的保障。

1.3 ?信息技術(shù)發(fā)展必然結(jié)果

原有的單機進行檔案管理的局限性和不足不斷顯現(xiàn)出來。①僅僅能進行檔案目錄的的管理和查找，作用不明顯，造成計算機儲存資源的浪費;②檔案使用者進行檔案借閱時，還需要到檔案管理部門由檔案管理人員進行查找，和傳統(tǒng)的檔案管理沒有什么區(qū)別;③容易形成各自為政的局面，不利于檔案管理的統(tǒng)一化、規(guī)范化、標準化。

2 ?企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理模式

2.1 ?文件檔案管理聯(lián)網(wǎng)

文件檔案管理聯(lián)網(wǎng)是企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)和根本。目前，在企業(yè)檔案管理方面，基本實行的是紙質(zhì)檔案和電子檔案并存。檔案管理部門在肯定紙質(zhì)檔案保管價值的同時，要加大對電子檔案的管理。要加強對文件信息的收集和管理，企業(yè)自身出臺的文件可以自形成之日起，即錄入企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件檔案信息的一體化管理。對上級部門下發(fā)的重要文件，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的文件檔案等，需要歸納存檔的，可以收集整理，通過掃描儀等檔案設(shè)備進行掃描處理，形成電子文檔進行歸檔。

2.2 ?建立檔案局域網(wǎng)絡(luò)

建立檔案局域網(wǎng)絡(luò)是企業(yè)檔案管理的支柱和保障。要依托企業(yè)現(xiàn)有的局域網(wǎng)，建立檔案局域網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化管理。檔案局域網(wǎng)絡(luò)作為局域網(wǎng)的一個子系統(tǒng)，檔案管理人員可以將各門類檔案、企業(yè)編研成果、期刊資料等文字、數(shù)據(jù)、圖片圖表、音頻聲像等檔案載體上網(wǎng)，并設(shè)置閱批和訪問權(quán)限。企業(yè)工程技術(shù)人員以及企業(yè)各部門員工可以在網(wǎng)上快速便捷地實現(xiàn)文件檔案和企業(yè)生產(chǎn)數(shù)據(jù)等的傳閱、調(diào)閱、查閱，參考等，可以更好地促進企業(yè)生產(chǎn)的發(fā)展。

2.3 ?圖情檔資實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)

圖情檔資實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)是企業(yè)檔案管理的拓展和完善。在現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)建立信息中心，對圖書資料、科技情報、各門類檔案實行一體化管理，是信息資源實現(xiàn)共享的形式之一，也是知識時代的發(fā)展趨勢。圖情檔資實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)后，可以利用檔案信息資源，開展利用與交流，加強企業(yè)和行業(yè)間的情報利用關(guān)系?？梢酝ㄟ^網(wǎng)絡(luò)檢索、調(diào)閱查詢、開架閱覽等服務(wù)形式，更好地供領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)各部門查考調(diào)閱利用，可以更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策，企業(yè)管理、技術(shù)革新和安全生產(chǎn)服務(wù)。

2.4 ?網(wǎng)絡(luò)搜集檔案資料

網(wǎng)絡(luò)搜集檔案資料是企業(yè)檔案管理的內(nèi)容和手段。所謂檔案搜集就是接收和征集檔案的意思，企業(yè)的檔案搜集工作就是按照規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集方法，把分散在企業(yè)各部門、個人手中和散失在社會上的檔案，集中到企業(yè)檔案室。檔案實行網(wǎng)絡(luò)信息化管理后，搜集檔案工作就可以通過網(wǎng)絡(luò)來完成?？梢酝ㄟ^網(wǎng)絡(luò)發(fā)出所搜集檔案的時間、歸檔的標準、歸檔的范圍，歸檔的內(nèi)容，企業(yè)各部門、個人和社會有關(guān)部門就可以在網(wǎng)上完成檔案的提交工作，加快檔案歸檔的速度和效率。

3 ?企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理的措施

3.1 ?強化檔案信息管理安全措施

檔案自身屬性決定檔案的唯一性、不可復(fù)制性和保密性，同時對檔案實行網(wǎng)絡(luò)信息化信息管理，又決定檔案的資源共享性，這兩者不可避免地要產(chǎn)生矛盾。由于電子網(wǎng)絡(luò)信息的虛擬性、易擴散性，所以，強化檔案信息管理安全是做好檔案工作的重中之重，也是解決檔案資源共享和安全保密這對矛盾的關(guān)鍵。為了保證企業(yè)檔案信息安全，企業(yè)要在外網(wǎng)和內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)自動化之間設(shè)置物理隔離，這是保證內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)自動化安全的最主要也是最有效的措施。物理隔離主要是通過路由器和防火墻來實現(xiàn)。路由器可以首先屏蔽掉所有的IP地址，然后由檔案管理人員有選擇地放行一些地址進入檔案管理網(wǎng)絡(luò)。防火墻則主要是過濾進出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)、管理進出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為、阻止某些不明來源的禁止的業(yè)務(wù)、記錄通過防火墻的內(nèi)容和活動、對網(wǎng)絡(luò)進行檢測和警告。有了這些措施，就可以保證檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全。

3.2 ?提升檔案信息管理隊伍的素質(zhì)

檔案管理工作的作用和發(fā)揮的效益越來越突出，地位越來越重要，這就對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出新要求。首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，要提高檔案工作在企業(yè)的地位，要轉(zhuǎn)換檔案管理人員的思想意識，要激發(fā)他們對檔案信息管理工作的潛力和熱情，起到事半功倍的效果。其次，檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理工作是一門綜合性的工作，它要求檔案管理人員具有較強的專業(yè)知識和技能。要積極做好檔案管理人員信息化、數(shù)字化等培訓(xùn)工作，要加大在職教育和繼續(xù)教育力度，要讓檔案管理人員掌握最先進的檔案管理知識，跟得上檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的步伐。要鼓勵他們經(jīng)常性參加檔案管理工作觀摩會和交流研討會，要加強他們對計算機運用的能力、網(wǎng)絡(luò)運用能力、圖片、聲像等多媒體資料的應(yīng)用處理能力的培訓(xùn)，讓他們工作起來得心應(yīng)手。有了高素質(zhì)的人力保障，檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理水平就能得到顯著提升。

3.3 ?建立健全檔案信息管理制度

企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理要想真正落到實處，健全完善的管理制度是必不可少的重要保障。檔案信息化建設(shè)的企業(yè)要在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理制度的基礎(chǔ)上，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息化的特點以及系統(tǒng)所處理的信息涉密等級及其重要程度制訂相應(yīng)的管理制度，要落實保密措施。檔案信息管理制度不能僅僅停留在紙上，要認真落實到行動上。要用制度約束和規(guī)范檔案管理行為，要制定和企業(yè)管理同步的檔案管理的詳細考評細則和獎懲措施，并細化量化到人。要依照有關(guān)保密和檔案工作的要求和標準，對檔案信息化建設(shè)及保密管理工作情況進行年度檢查，確保國家秘密的安全。要嚴格獎懲，充分調(diào)動檔案管理人員工作的積極性和熱情，才能使制度落到實處，才能使企業(yè)檔案管理工作快速高效地運轉(zhuǎn)，向規(guī)范化、標準化和科學(xué)化方向健康發(fā)展。

4 ?結(jié) ?語

要做好企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理工作，需要檔案管理人員有高度的責任感和使命感，有持之以恒的耐心和細心，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和支持，需要企業(yè)各部門和每一個員工的通力配合，只有這樣，企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理工作才能真正落到實處，發(fā)揮應(yīng)有的作用。

參考文獻：

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