胡菡

在今年的“國(guó)際檔案館日”暨北京市第七屆“檔案館日”當(dāng)天，北京市城市建設(shè)檔案館（以下簡(jiǎn)稱“城建檔案館”）舉辦了“1949年北京城原狀模型”展。展廳內(nèi)，一位八旬高齡的北京老人在模型前駐足觀望，久久不愿離去，甚至在當(dāng)天展覽結(jié)束后又反復(fù)多次懇請(qǐng)工作人員允許他再次回到展廳觀展。當(dāng)這位老人終于在模型中找到他兒時(shí)在北京居住的院落時(shí)，竟激動(dòng)得難掩淚水，興奮地對(duì)工作人員說(shuō)，“這就是我小時(shí)候住過(guò)的地方，和當(dāng)年一模一樣?！毕嗨频那榫霸诔墙n案館舉辦的各種有關(guān)“城市記憶工程”的展覽中經(jīng)常出現(xiàn)，也許這就是城建檔案的魅力，它以獨(dú)特的視角記錄著城市的變遷，留存著城市的記憶，探尋著人們心中封存已久的疑問(wèn)，而城建檔案館也隨之摘下了神秘的面紗，以鮮活、生動(dòng)的面貌走進(jìn)公眾視野。

資源建設(shè)扎實(shí)有效

城建檔案館建成于上世紀(jì)90年代，是一所以城市為單位的專業(yè)檔案館，主要負(fù)責(zé)接收、整理、保管全市應(yīng)當(dāng)永久和長(zhǎng)期保存的城建檔案，并對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的管理和利用。目前館藏主要分為兩類：一類是規(guī)劃管理檔案，另一類是工程竣工檔案。館藏?cái)?shù)量約為70余萬(wàn)卷。作為專業(yè)檔案館，城建檔案館的館藏是極富專業(yè)特色的，它不僅覆蓋面廣，涵蓋了北京市范圍內(nèi)所有地上、地下的建筑工程；而且分類細(xì)，僅竣工類檔案按用途分又可以分為民用和工業(yè)兩類，而工業(yè)竣工類檔案按業(yè)務(wù)類別又可細(xì)分出市政、管線、水利、園林等若干小類。針對(duì)專業(yè)檔案的這些特點(diǎn)，城建檔案館在加強(qiáng)資源體系建設(shè)中，樹立了“大檔案”觀念，爭(zhēng)取逐步建立內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的檔案資源體系。同時(shí)，考慮到檔案利用多元化的趨勢(shì)，注重民生保障、生態(tài)環(huán)境、現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)和能源資源、城市規(guī)劃、地下管線等多方面檔案的收集，不斷擴(kuò)大館藏范圍，豐富館藏內(nèi)容。面對(duì)檔案利用者紛繁蕪雜的特殊要求，繼續(xù)加大建筑設(shè)計(jì)類檔案、城市雕塑類檔案和聲像檔案、電子檔案等新型載體檔案的接收征集力度，制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，搞好綜合服務(wù)，改善館藏結(jié)構(gòu)，提高館藏質(zhì)量。

為了做到應(yīng)收盡收，確保北京市范圍內(nèi)的城建檔案能夠及時(shí)進(jìn)館，城建檔案館的同志們不斷改進(jìn)工作機(jī)制、創(chuàng)新管理方式，采取了一系列行之有效的方法。例如，他們通過(guò)改進(jìn)管理措施，突破性地解決了多年來(lái)地下管線工程檔案進(jìn)館難的僵局，對(duì)這類檔案采取了接收與征集并舉的進(jìn)館方式。對(duì)歷史遺留的權(quán)屬單位的檔案采取征集方式，充分發(fā)揮行業(yè)主管部門檔案機(jī)構(gòu)的作用，通過(guò)明確征集標(biāo)準(zhǔn)、建立良好的工作機(jī)制，與管線權(quán)屬單位共享管線資料，協(xié)同開展地下管線工程檔案的歸檔工作。2011年，城建檔案館以市燃?xì)饧瘓F(tuán)、軌道交通公司為試點(diǎn)，開展地下管線竣工檔案的征集工作，采取不斷推進(jìn)試點(diǎn)單位的方式，于2012年向全市推開。截止2013年6月底，87%的竣工檔案遺留項(xiàng)目及時(shí)進(jìn)館。而對(duì)在建工程備案項(xiàng)目檔案則采取接收方式，在北京市住建委質(zhì)量處的支持配合下，嚴(yán)格按照法律要求和地方標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范工作環(huán)節(jié)。

為豐富檔案資源，城建檔案館不僅在正常的檔案接收中下功夫，在重點(diǎn)建設(shè)工程的檔案管理工作中也取得重大進(jìn)展?！笆濉逼陂g，納入各級(jí)城建檔案館進(jìn)館范圍的重點(diǎn)工程檔案已全部通過(guò)檔案預(yù)驗(yàn)收，重點(diǎn)工程竣工檔案進(jìn)館率達(dá)到100%。在這份成績(jī)的背后體現(xiàn)了城建檔案館在管理方式上的創(chuàng)新。一是以工程檔案登記、監(jiān)督指導(dǎo)、預(yù)驗(yàn)收為手段，有力地促進(jìn)了重點(diǎn)工程建設(shè)檔案的規(guī)范化管理。二是對(duì)這類檔案采取分類管理的方式，保證了它們能夠齊全完整并及時(shí)地移交進(jìn)館。例如，對(duì)未來(lái)科技城、麗澤商務(wù)區(qū)等大型園區(qū)建設(shè)工程采取統(tǒng)籌管理，抓住牽頭的園區(qū)建設(shè)管理單位，將原來(lái)對(duì)多家業(yè)主單位的分散管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榻y(tǒng)籌管理模式；對(duì)園博園、園博湖等重點(diǎn)建設(shè)工程，與市檔案局等各委辦局通力合作，聯(lián)合檢查指導(dǎo)，通過(guò)協(xié)調(diào)會(huì)的形式協(xié)商解決問(wèn)題，保證過(guò)程檔案的齊全完整。對(duì)區(qū)縣重點(diǎn)建設(shè)工程采取分工合作管理，與區(qū)縣城建檔案館聯(lián)合對(duì)重點(diǎn)工程進(jìn)行檢查，推動(dòng)市、區(qū)兩級(jí)城建檔案管理部門對(duì)重點(diǎn)工程的接收。

此外，為優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，使不同載體形式的檔案被及時(shí)接收進(jìn)館，城建檔案館還積極探索全市重點(diǎn)工程、重點(diǎn)區(qū)域聲像檔案管理的新方式。據(jù)館里相關(guān)部門負(fù)責(zé)人介紹，“‘十二五期間，我館接收市屬重點(diǎn)建設(shè)工程照片8751張；開展市屬重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目和重點(diǎn)區(qū)域的跟蹤拍攝工作，共拍攝照片6314張、錄像1622分鐘；開展‘城市記憶工程，把處在城市化進(jìn)程中的首都城鄉(xiāng)結(jié)合部的變革過(guò)程，以聲像檔案的形式保存記錄下來(lái)，共形成照片1600余張，錄像297分鐘?！贝送?，為拓寬聲像檔案的收集渠道，除了被動(dòng)接收外，城建檔案館還采取向社會(huì)主動(dòng)征集的方式。比如，從北京市規(guī)劃學(xué)會(huì)征集照片6673張，其中名人故居、北京四合院、煙袋斜街等承載歷史積淀的照片5738張；征集到市住建委建筑企業(yè)聯(lián)合會(huì)2010-2012年國(guó)優(yōu)工程魯班獎(jiǎng)、詹天佑獎(jiǎng)北京地區(qū)獲獎(jiǎng)工程等59個(gè)項(xiàng)目的照片1598張、視頻360余分鐘，這些都極大地豐富了館藏資源。

截止到2014年年底，城建檔案館保存的各類紙質(zhì)檔案共69萬(wàn)卷，照片檔案15萬(wàn)張，底圖15萬(wàn)張，縮微膠片2029萬(wàn)幅。

服務(wù)利用彰顯特色

“發(fā)展與服務(wù)”是城建檔案館在制定“十二五”規(guī)劃過(guò)程中確立的主題。圍繞這個(gè)主題，城建檔案館著力于加強(qiáng)公共服務(wù)能力，深化城建檔案的有效利用，近年來(lái)他們不斷完善館藏檔案的利用制度，依法向社會(huì)提供檔案利用服務(wù)。據(jù)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人介紹：“館里結(jié)合當(dāng)前利用工作的狀況和社會(huì)需求，修訂了業(yè)務(wù)流程，制定了‘科室業(yè)務(wù)流程圖和‘工作守則，使各項(xiàng)工作做到有章可循；針對(duì)大宗檔案利用增多的狀況制訂了‘大宗檔案利用辦法；從提高工作效率及規(guī)范化程度出發(fā)，制定了‘復(fù)制檔案取件制度，進(jìn)一步優(yōu)化了工作效率和質(zhì)量?！?/p>

除了有制度方面的保障外，城建檔案館還通過(guò)不斷改善檔案提供利用方式，改善利用環(huán)境，為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)便利的檔案查詢服務(wù)。館里本著“以人為本、服務(wù)為先”的理念，不斷增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改進(jìn)服務(wù)措施，陸續(xù)開展了電話預(yù)約服務(wù)、定期回訪、簡(jiǎn)化工作流程等人性化服務(wù)方式，為利用者提供了更加便捷的服務(wù)。在服務(wù)手段上，城建檔案館加強(qiáng)了信息化管理，首次將現(xiàn)代電子商務(wù)管理模式應(yīng)用到本館的MIS系統(tǒng)，將檔案利用的登記、檢索、調(diào)卷、庫(kù)房定位等全部過(guò)程統(tǒng)一納入管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了同一利用者對(duì)不同類別檔案的快速檢索并有效縮短了調(diào)卷時(shí)間，提高了工作效率。在服務(wù)空間上，城建檔案館對(duì)利用環(huán)境也進(jìn)行了不斷改善。改造后的利用場(chǎng)所重新劃定了服務(wù)功能區(qū)，形成查詢接待及裝具銷售區(qū)、紙質(zhì)檔案閱覽區(qū)、縮微檔案閱覽區(qū)、電子檔案閱覽區(qū)四個(gè)區(qū)域。同時(shí)，更新利用設(shè)施，購(gòu)置了縮微檔案閱讀器等現(xiàn)代化設(shè)備，為利用者營(yíng)造了更為舒適的利用環(huán)境。

面對(duì)檔案利用呈現(xiàn)的新特點(diǎn)，城建檔案館又開展了有針對(duì)性的檔案服務(wù)。其一是針對(duì)公民檔案意識(shí)和維權(quán)意識(shí)不斷增強(qiáng)，因維修、改造、訴訟、糾紛等緣由查詢檔案的業(yè)主及業(yè)委會(huì)數(shù)量急劇增長(zhǎng)的現(xiàn)狀，城建檔案館為用戶提供了電子檔案查詢服務(wù)，將利用率高的類別檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描。并于2012年正式啟用“竣工檔案數(shù)字化影像查詢系統(tǒng)”，使利用者可以通過(guò)計(jì)算機(jī)直接查看電子檔案，提升了檔案利用效率，并降低了對(duì)檔案實(shí)體的磨損，有效地保護(hù)了檔案原件。隨之，電子檔案也成為繼紙質(zhì)檔案、縮微檔案、聲像檔案后又一向社會(huì)提供利用的載體形式。其二是針對(duì)有關(guān)部門在專題研究中對(duì)檔案新需求的特點(diǎn)，城建檔案館為用戶提供了專題檔案查詢服務(wù)。如為北京城建勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院及中航設(shè)計(jì)院等多家設(shè)計(jì)單位的軌道交通建設(shè)項(xiàng)目、地調(diào)院的全國(guó)地質(zhì)鉆孔基本信息清查項(xiàng)目、熱力公司的節(jié)能減排項(xiàng)目、市政市容管委的熱計(jì)量改造項(xiàng)目、國(guó)家科技項(xiàng)目“綜合風(fēng)險(xiǎn)防范關(guān)鍵技術(shù)研究與示范”等項(xiàng)目共提供5000多項(xiàng)8335卷檔案用于專題科研。

此外，更值得一提的，城建檔案館在館藏的開發(fā)利用中更著力于展現(xiàn)專業(yè)技術(shù)類檔案的文化內(nèi)涵及其貼近百姓生活、為民服務(wù)的本色。例如，“北京舊城中心城區(qū)歷史照片展覽”展現(xiàn)了京城舊貌，吸引了大量參觀者；《北京市城鄉(xiāng)結(jié)合部50個(gè)重點(diǎn)村規(guī)劃建設(shè)紀(jì)實(shí)》專題片不僅是對(duì)政府重點(diǎn)工程的宣傳，更反映了新農(nóng)村的變化；《國(guó)家體育場(chǎng)建設(shè)紀(jì)實(shí)》畫冊(cè)不是單純的圖片集合，還包括設(shè)計(jì)理念、施工工藝、建造歷程的描述，是一部圖文并茂的編研精品。無(wú)論是展覽、視頻、畫冊(cè)、光盤哪種載體形式的檔案，都不僅僅是技術(shù)的總結(jié)，更是從不同角度進(jìn)行文化宣傳。而為“北京老舊小區(qū)綜合改造項(xiàng)目”、中小學(xué)校舍抗震加固排查等政府重點(diǎn)工程調(diào)閱檔案，更體現(xiàn)了城建檔案為政府服務(wù)、為百姓排憂解難的特色。

信息化建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)

高速發(fā)展的信息化技術(shù)，使傳統(tǒng)的檔案管理方式無(wú)法滿足政府部門、建設(shè)單位和社會(huì)公眾對(duì)檔案的利用需求，因此加強(qiáng)信息化建設(shè)成為北京城建檔案館適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的重要舉措。

首先，城建檔案館針對(duì)資源建設(shè)開展的信息化工作主要體現(xiàn)在對(duì)電子文件的接收與利用。據(jù)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人介紹：“電子文件包括電子著錄數(shù)據(jù)、電子檔案以及檔案的數(shù)字化掃描副本三類。”2011年至2013年期間館里逐步開展了電子著錄數(shù)據(jù)的接收，目前接收的竣工檔案都是已經(jīng)著錄完成的，像交通設(shè)計(jì)類、資質(zhì)審批類、建筑工程類等工程檔案都做到了實(shí)體檔案和電子著錄數(shù)據(jù)同步進(jìn)館；聲像檔案已經(jīng)達(dá)到100%電子化；規(guī)劃類檔案達(dá)到100%數(shù)字化掃描，而且是隨時(shí)形成，隨時(shí)掃描。

其次，全面優(yōu)化檔案資源管理系統(tǒng)。城建檔案館對(duì)檔案資源的管理分為內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)。內(nèi)網(wǎng)擁有城建檔案信息管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)已經(jīng)運(yùn)行10年，今年，城建檔案館對(duì)其進(jìn)行升級(jí)改造，通過(guò)優(yōu)化該系統(tǒng)，提高檔案管理和利用的效率。在優(yōu)化內(nèi)網(wǎng)的同時(shí)，今年，城建檔案館又建立了基于GIS技術(shù)的外網(wǎng)網(wǎng)站，并作為市規(guī)劃委外網(wǎng)子系統(tǒng)。通過(guò)外網(wǎng)，聲像檔案資料可以向公眾展示，市民也可以查詢到政府允許公開的城建檔案，就像是為館藏資源做了一個(gè)檢索工具，利用者可以通過(guò)它知道城建檔案館中是否有自己需要的城建檔案，以便于后期更有針對(duì)性地到館里調(diào)閱，極大地方便了公眾對(duì)城建檔案的利用。目前外網(wǎng)系統(tǒng)處于測(cè)試階段，預(yù)計(jì)年內(nèi)可以上線使用。

再次，針對(duì)檔案資源分類較多、較細(xì)的特點(diǎn)，城建檔案館開展了全市“城建檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)”建設(shè)，即通過(guò)調(diào)研建立一個(gè)全市城建檔案目錄中心，由市城建檔案館制定標(biāo)準(zhǔn)，市與各郊區(qū)縣城建檔案機(jī)構(gòu)提供數(shù)據(jù)，在統(tǒng)一的系統(tǒng)中進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)資源共享。相當(dāng)于對(duì)全市的城建檔案資源做了一個(gè)清晰的梳理，使很多信息一目了然，比如全市有多少城建檔案，哪些是竣工類，哪些是規(guī)劃類，分別在哪里保存等等都可以通過(guò)該目錄數(shù)據(jù)庫(kù)知曉，從而為公眾提供方便快捷的調(diào)閱、查詢服務(wù)。

最后，為防止檔案數(shù)據(jù)的丟失和誤刪，城建檔案館還開展了檔案數(shù)據(jù)備份工作，做到每周一次差額備份，每月一次全額備份，并在全市范圍內(nèi)有異地備份存儲(chǔ)，更于2014年與對(duì)口城市重慶建立了異地備份合作方案，使保密措施更安全、完備。

愛教宣傳方興未艾

北京是世界歷史文化名城，有三千多年建城史，850年建都史，城建檔案忠實(shí)地記載了經(jīng)過(guò)漫長(zhǎng)的歷史演變而形成的北京城的歷史，集中體現(xiàn)了我國(guó)歷代都城規(guī)劃建筑成就，包含了哲學(xué)、社會(huì)科學(xué)、文學(xué)藝術(shù)、科學(xué)技術(shù)諸多方面，內(nèi)容博大精深，蘊(yùn)含著優(yōu)秀的民族傳統(tǒng)文化、民族精神和道德情操，是進(jìn)行愛國(guó)主義教育的寶貴資源。尤其是自2001年底被授予市級(jí)愛國(guó)主義教育基地以來(lái)，城建檔案館更是把愛教宣傳視為己任?！皭蹏?guó)主義教育功在當(dāng)代，利在千秋?！背墙n案館以愛教基地為平臺(tái)，把檔案優(yōu)勢(shì)變?yōu)槲幕逃齼?yōu)勢(shì)，彰顯檔案工作的社會(huì)教育功能。

在上述思路的指引下，城建檔案館開展了各種形式的愛教宣傳活動(dòng)。比如，利用館藏照片檔案先后制作了“北京的立交橋”、“變化中的北京長(zhǎng)安街”、“舊貌換新顏”、“北京的雕塑”、“北京內(nèi)城九門展”、“北京外城七門展”、“北京市舊城中心區(qū)歷史照片展覽”、“北京市軌道交通建設(shè)成就展覽”等圖片展覽；利用聲像檔案材料制作了“第29屆奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)臨時(shí)比賽場(chǎng)館建設(shè)紀(jì)實(shí)”、“城之脊梁”、“神州第一街”、“十三陵現(xiàn)狀”、“明皇城遺址公園舊狀新貌”、“從空中看北京”“北京市軌道交通地鐵六號(hào)線規(guī)劃建設(shè)紀(jì)實(shí)”等專題錄像片，采取走出去和請(qǐng)進(jìn)來(lái)的方式，對(duì)廣大青少年進(jìn)行非常直觀的教育，收到了很好的效果。又如，先后與一些中小學(xué)、駐館武警中隊(duì)、東城區(qū)教委等單位簽訂共建協(xié)議，共同開展了邀請(qǐng)共建學(xué)校師生、少年宮師生、工讀學(xué)校師生走進(jìn)“神秘檔案館”活動(dòng)；組織“看立交、愛北京”的主題征文活動(dòng)；策劃了復(fù)外一小高年級(jí)學(xué)生近200人到檔案館參觀展覽，近距離接觸檔案的活動(dòng)開展了“從城建檔案看北京城的發(fā)展變化”的征文活動(dòng)；參與東城區(qū)、西城區(qū)教委組織的“藍(lán)天工程”活動(dòng)，以及向共建單位贈(zèng)書等豐富多彩的愛國(guó)主義教育活動(dòng)。這些活動(dòng)對(duì)于培養(yǎng)青少年的檔案意識(shí)，激發(fā)他們愛首都愛家鄉(xiāng)愛祖國(guó)的情感起到了積極的促進(jìn)作用，受到共建單位和參與者的一致好評(píng)。

在開展這些活動(dòng)的過(guò)程中，城建檔案館也因展廳面積小，展區(qū)位置不利等因素，遇到很多困難，而且作為保密單位，接待參觀者的人數(shù)和來(lái)源都受一定的局限，其中青少年所占比例更小，但是相關(guān)負(fù)責(zé)同志對(duì)此的詮釋更體現(xiàn)了城建檔案館作為愛教基地的意義，即“愛國(guó)主義教育不僅僅針對(duì)青少年，通過(guò)我們的展覽和活動(dòng)對(duì)每一位成年人都是一次生動(dòng)的愛祖國(guó)、愛家鄉(xiāng)的教育課。”可以說(shuō)，這些愛教宣傳活動(dòng)都發(fā)揮了城建檔案“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民”的作用。

當(dāng)前，北京已經(jīng)進(jìn)入全面建設(shè)中國(guó)特色世界城市的新階段，在首都科學(xué)發(fā)展的新形勢(shì)下，全面提高城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)管理水平，推動(dòng)保障和改善民生，推進(jìn)城鄉(xiāng)一體化發(fā)展，產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)優(yōu)化升級(jí)，重點(diǎn)工程和重大發(fā)展項(xiàng)目不斷推進(jìn)，經(jīng)濟(jì)社會(huì)管理體制機(jī)制不斷創(chuàng)新，都將對(duì)城建檔案工作帶來(lái)新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。愿城建檔案館百尺竿頭更進(jìn)一步，不斷適應(yīng)行政管理與公共服務(wù)的新需求，以更高的標(biāo)準(zhǔn)推動(dòng)發(fā)展，更好地為首都的城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)、管理工作服務(wù)。