蔣術(shù)

摘要：本文對條形碼、二維碼和RFID進行梳理，從理論和實踐層面對其進行技術(shù)指標(biāo)分析，指出它們在檔案管理中的適用范圍。

關(guān)鍵詞：條形碼二維碼RFID檔案管理信息化

隨著移動互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)的普及與發(fā)展，條形碼、二維碼、RFID等技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用日益重要。筆者在對條形碼、二維碼和RFID進行梳理的基礎(chǔ)上，對其進行技術(shù)指標(biāo)分析，認為條形碼、二維碼和RFID技術(shù)各有利弊，各檔案部門應(yīng)根據(jù)自身情況選擇使用。

一、對條形碼、二維碼和RFID的介紹

（一）條形碼

《條碼術(shù)語》中指出，條碼（bar code）是由一組規(guī)則排列的條、空及其對應(yīng)字符組成的標(biāo)記，用以表示一定的信息。其中“條”（黑色部分）是指條碼中反射率較低的部分，“空”（白色部分）是指條碼中發(fā)射率較高的部分。簡單來說，條形碼就是由反射率相差很大的黑條和白條組成的相互平行的圖案。它具有可靠準確、數(shù)據(jù)輸入速度快、經(jīng)濟便宜、靈活實用、易于制作等優(yōu)點。但是它信息存儲量小，僅能存儲一個代號，使用時通過這個代號才能調(diào)取計算機網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)，且只能存儲數(shù)字、英文、字符，最大信息密度為128個ASCII碼。

（二）二維碼

二維碼是條形碼的一種，它是用某種特定的幾何圖形按一定規(guī)律在平面（二維方向上）分布的黑白相間的圖形記錄數(shù)據(jù)符號信息。能夠在橫向和縱向兩個方位同時以圖形表達信息，因此能在很小的面積內(nèi)表達大量的信息，可容納多達1850個大寫字母或2710個數(shù)字或1108個字節(jié)，或500多個漢字。與條形碼相比，二維條形碼具有存儲容量大、可引入加密措施、抗損毀能力、空間利用率高、持久耐用等優(yōu)點，可以視為升級版的條形碼。

（三）RFID

RFID（Radio Frequency Identification）被稱為無線射頻識別，是物聯(lián)網(wǎng)核心技術(shù)之一。它是一種非接觸式的自動識別技術(shù)，通過無線射頻信號自動識別目標(biāo)對象并獲取相關(guān)數(shù)據(jù)，無需人工干預(yù)。RFID系統(tǒng)由三部分組成：（1）標(biāo)簽（Tag），由耦合元件及芯片組成，每個標(biāo)簽具有唯一的電子編碼，附著在物體上標(biāo)識目標(biāo)對象；（2）閱讀器（Reader），讀?。▽懭耄?biāo)簽信息的設(shè)備，可設(shè)計為手持式或固定式；（3）天線（Antenna），在標(biāo)簽和閱讀器間傳遞射頻信號。

二、條形碼、二維碼和RFID及其主要技術(shù)指標(biāo)比較

與條形碼相比，二維碼打破了條形碼只能記錄數(shù)字和字母的局限性，存儲容量和容錯能力，成本、安全性上均呈現(xiàn)較大優(yōu)勢。故從功能、安全性、便利性和成本等技術(shù)指標(biāo)，重點論述二維碼與RFID的差異。

（一）功能上，RFID比二維碼更強大

一是高速讀取。以檔案庫房盤點為例，檔案管理員只需布置好RFID天線的位置，就可以實現(xiàn)隔空搜集檔案信息，一次能夠采集多個，且RFID閱讀器無需接觸檔案盒，無需找到RFID標(biāo)簽的位置，甚至可以高速讀取。而二維碼則需逐個閱讀，其雖有一定的容錯能力，但是仍需要對準才能準后確掃描出檔案信息。二是重復(fù)使用，將RFID標(biāo)簽固定到檔案盒上后，一般情況下不必取下。變更檔案盒著錄信息，只需對RFID標(biāo)簽進行重新寫入數(shù)據(jù)即可。而二維碼信息的寫入具有不可逆性，信息變更后必須重新生成二維碼，并打印粘貼，修改流程較為煩瑣。三是實時監(jiān)測。當(dāng)給檔案室中的每盒檔案貼上RFID標(biāo)簽后，它的位置、狀態(tài)（是否被借出）和完整性等信息能夠?qū)崟r顯示在終端上，便于監(jiān)測與管理。而使用二維碼難以確定檔案實體的狀態(tài)，必須到指定位置進行檢查才能明確檔案狀態(tài)。

（二）安全上，RFID比二維碼更可靠

通過屏蔽設(shè)施和天線的設(shè)置，RFID信號的輻射范圍能夠縮小在幾米之內(nèi)，使其在檔案庫房外讀取RFID標(biāo)簽信息的可能性縮小，但仍存在泄密的可能性。同時，利用相關(guān)技術(shù)如認證技術(shù)和加密技術(shù)，原則上能夠?qū)崿F(xiàn)檔案外部實體的安全和內(nèi)部信息的安全。而二維碼信息是直接暴露在外的，使用任何掃碼設(shè)備都能夠快速識別，即使采取了相關(guān)的加密技術(shù)，其破譯成本和難度都遠不如RFID。

（三）交互上，二維碼比RFID更具優(yōu)勢

以智能手機為代表的智能終端的廣泛普及為二維碼的使用創(chuàng)造了條件。一般情況下智能手機的攝像頭能夠解析出二維碼背后的信息，且每個持有智能終端的人都可以親自嘗試。同時，二維碼提供了一個接口，通過這個接口可以把檔案利用者帶到不同地方。文本、圖片、視頻、音樂、網(wǎng)站等均能夠生成二維碼。而RFID的互動性相對差些，沒有專門的設(shè)備，普通人是無法查看RFID芯片內(nèi)的信息的。

（四）成本上，二維碼的價格遠小于RFID

成本管控可以提升檔案工作的經(jīng)濟效益。RFID的市場價為1～4元每個，而二維碼接近零成本。表面上看二維碼在成本方面具有絕對優(yōu)勢，但是這種比較并沒有考慮時間成本、人力成本、信息變更等成本。而RFID一開始的投入成本很大，但是發(fā)揮作用后會節(jié)約很多資源。

三、條形碼、二維碼和RFID在檔案管理中的應(yīng)用策略及建議

（一）條形碼在檔案管理中的應(yīng)用及建議

（1）檔案的調(diào)閱管理。通過給每件檔案分配唯一的條形碼，并把條形碼與唯一的檔號在電子文件管理系統(tǒng)中一一對應(yīng)起來，便能實現(xiàn)便捷的檔案調(diào)閱服務(wù)。檔案管理員只要手持條形碼閱讀器，掃描案卷上的條形碼，就能找到需要的實體檔案并查看其相關(guān)內(nèi)容，無須翻閱實體檔案，對實體檔案具有一定的保護作用。（2）檔案的庫房管理。只需逐個掃描實體檔案，然后通過掛接的電子文件系統(tǒng)進行匯總、統(tǒng)計即可，掃描結(jié)束，盤點工作也將結(jié)束。雖然條形碼進一步提高了檔案管理的效率，但是考慮到條形碼技術(shù)上的缺陷，加之二維碼能夠?qū)崿F(xiàn)其相應(yīng)功能，建議檔案部門應(yīng)逐步取消條形碼。

（二）二維碼在檔案管理中的應(yīng)用及建議

2005年9月，國務(wù)院辦公廳和中共中央辦公廳下發(fā)了《關(guān)于印發(fā)<機關(guān)公文二維條碼使用規(guī)范>的通知》（中秘文發(fā)〔2005〕56號）文件，確立了二維條碼在流轉(zhuǎn)公文中應(yīng)承擔(dān)的作用，開創(chuàng)了一種新的文件管理方式。二維碼除了應(yīng)用于檔案的調(diào)閱、展覽和庫房管理外，還可以應(yīng)用于檔案的著錄上。把已經(jīng)錄入電子文件管理系統(tǒng)的著錄信息，包括檔案的目錄和摘要、著錄項等生成二維碼后，粘貼到檔案盒上，能夠較為詳細地展現(xiàn)檔案的背景信息，且不用手工填寫任何內(nèi)容，信息變更后直接重新生成二維碼粘貼到檔案盒上即可，這極大地豐富了檔案實體的著錄內(nèi)容。

（三）RFID在檔案管理中的應(yīng)用及建議

RFID具有非接觸式數(shù)據(jù)采集、檔案數(shù)據(jù)處理量大、電子標(biāo)簽信息容量大、電子便簽超強的穿透性、安全性高、壽命長、外觀多樣化、可重復(fù)使用等優(yōu)勢，是檔案庫房信息化、智能化建設(shè)的常用技術(shù)之一。RFID除了實現(xiàn)條碼技術(shù)在檔案管理中的功能外，還具有兩大優(yōu)勢：一是RFID存儲容量進一步擴大，能夠達到MB量級；二是RFID能夠?qū)崿F(xiàn)非接觸式的數(shù)據(jù)采集，而不必一個一個地去采集信息，尤其是在檔案盤點的時候，能夠極大地節(jié)約時間和提高工作效率。例如，北京市第一中級人民法院基于RFID技術(shù)構(gòu)建了智慧檔案室，其對室藏的20000冊卷宗進行盤點發(fā)現(xiàn)，人工盤點需要56小時，使用RFID后，僅僅需要3個小時。RFID還可以與智能密集架相配合，為每一盒檔案分配唯一且固定的位置，通過與電子文件管理系統(tǒng)的整合，能夠?qū)崿F(xiàn)準確的定位功能，為檔案的排架和查閱提供支持，并通過語音播報技術(shù)，能夠準確定位到所找檔案的排架位置。綜上所述，RFID強大的功能優(yōu)勢和良好的安全性，使其適用于庫存規(guī)模小、利用率高的檔案室?guī)旆抗芾砉ぷ鳌?/p>

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作者單位：中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院