魏巍

摘 要：一直以來(lái)，城建檔案管理由于信息量大、涵蓋面廣、涉及領(lǐng)域多等特點(diǎn)，相關(guān)工作人員一直肩負(fù)著很大的工作壓力和負(fù)擔(dān)。本文結(jié)合筆者在實(shí)際工作中對(duì)城建檔案管理信息化系統(tǒng)的研究、設(shè)計(jì)和使用，通過(guò)對(duì)比和分析，總結(jié)出了一些經(jīng)驗(yàn)和注意事項(xiàng)，希望能為相關(guān)領(lǐng)域的工作人員提供有價(jià)值的參考。

關(guān)鍵詞：城建檔案；管理；信息化

近些年，隨著我國(guó)城鎮(zhèn)化進(jìn)程的加快，城建檔案管理的工作量也迅速的增加，重要性日益凸顯。這項(xiàng)工作涉及到大量的具體數(shù)字和精確資料，稍有不慎便會(huì)為今后工作造成難以估量的困難和損失，對(duì)嚴(yán)謹(jǐn)性和細(xì)致度要求很高。為了進(jìn)一步提高工作的質(zhì)量和效率，適應(yīng)新常態(tài)對(duì)檔案管理工作的新要求，我們就如果更好地利用先進(jìn)信息技術(shù)服務(wù)城建檔案管理工作做了一些探索性的思考和研究，力爭(zhēng)通過(guò)對(duì)信息技術(shù)的使用，使我部門檔案管理工作再上新臺(tái)階，更好地為我市的全面振興服務(wù)。

1 城建檔案管理現(xiàn)狀

城建檔案對(duì)于新城區(qū)的開(kāi)發(fā)建設(shè)非常重要，管理工作又是檔案工作的重要部分，具體工作內(nèi)容就是把相關(guān)信息和數(shù)據(jù)匯集起來(lái)，進(jìn)行集中主要整理和留存，并對(duì)部分主要數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，同時(shí)，提供信息的檢索、查閱、利用等相關(guān)服務(wù)。這部分檔案的內(nèi)容非常復(fù)雜，不只是本單位的業(yè)務(wù)檔案，同時(shí)涵蓋很多相關(guān)部門與地區(qū)的檔案，比如工程承建單位的相關(guān)資料、文件等。因此，在檔案歸檔管理時(shí)，分類和統(tǒng)籌便顯得非常重要，要統(tǒng)一成相同的制式進(jìn)行管理，以統(tǒng)一的格式進(jìn)行編排。

目前，本單位、本地區(qū)，以致周邊地區(qū)的城建檔案管理仍然主要以紙質(zhì)載體為主。紙質(zhì)載體的優(yōu)點(diǎn)是建檔起步容易、使用方便，但是，也存在著不易保存、容易損壞等問(wèn)題，尤其是隨著時(shí)間和數(shù)據(jù)量得累積，檔案的規(guī)模會(huì)越來(lái)越大，要占用大量空間，整理、查閱等都需要耗費(fèi)大量的人力、物力和精力。同時(shí)，因?yàn)闄n案管理量較大，一些工作經(jīng)驗(yàn)較少，或者業(yè)務(wù)能力有限的工作人員，容易在操作中造成失誤，對(duì)檔案管理的質(zhì)量和準(zhǔn)確度會(huì)產(chǎn)生影響，有時(shí)甚至?xí)斐呻y以估量的損失。

2 對(duì)城建檔案管理信息化系統(tǒng)的理解與嘗試

推進(jìn)檔案管理的信息化，其實(shí)就是用計(jì)算機(jī)等數(shù)字媒介和技術(shù)完成檔案的儲(chǔ)存、查詢等管理工作。在這些數(shù)字化手段的基礎(chǔ)上，形成一套信息化管理系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化統(tǒng)一管理。結(jié)合實(shí)際工作，我們認(rèn)為，判斷一個(gè)新的信息化檔案管理系統(tǒng)是否切實(shí)可用，至少應(yīng)該參照以下四點(diǎn)依據(jù)：一是存儲(chǔ)檔案的有效性，二是管理的便捷性，三是與傳統(tǒng)媒介管理的檔案之間是否能夠轉(zhuǎn)換，四是數(shù)據(jù)共享范圍是否廣泛。起初，我們對(duì)于這套信息系統(tǒng)的要求比較簡(jiǎn)單，主要是用于基本的數(shù)據(jù)錄入和查詢，這也是一般信息化檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)功能。隨著不斷的探索和嘗試，以及對(duì)信息技術(shù)手段的進(jìn)一步掌握，我們對(duì)這套系統(tǒng)又有了更高的要求，逐漸發(fā)展成為可將文字、數(shù)據(jù)和圖像數(shù)據(jù)統(tǒng)一進(jìn)行數(shù)字化錄入，并能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)匹配，形成圖文一體化檔案儲(chǔ)存的管理模式，從而達(dá)到檔案管理的全面數(shù)字化。下一步，我們要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)一步的升級(jí)，借助網(wǎng)絡(luò)手段，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部和外部管理設(shè)備的聯(lián)網(wǎng)，提升系統(tǒng)的便捷程度和檔案的管理質(zhì)量。

這種信息化城建檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)主要是，可以更好地保證數(shù)據(jù)的安全性和長(zhǎng)久性，只要定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，即使數(shù)據(jù)突然丟失，還可以通過(guò)數(shù)據(jù)還原將數(shù)據(jù)全部恢復(fù)。此外，數(shù)字化管理還可以幫助工作人員快速地從大量的信息中找到所需的部分，減少了人力和物力的消耗，更主要的是可以節(jié)省時(shí)間，大大提高工作效率。數(shù)字化信息管理簡(jiǎn)單易學(xué)，容易被人掌握，相關(guān)工作人員只要經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單的培訓(xùn)就可進(jìn)行操作。

3 總結(jié)與體會(huì)

嘗試設(shè)計(jì)和使用這套信息化檔案管理系統(tǒng)，最終目的還是為了更好更有效地對(duì)我地區(qū)城建檔案進(jìn)行管理，進(jìn)而形成一個(gè)使用快捷、管理方便的數(shù)字化檔案庫(kù)，并將這套系統(tǒng)的應(yīng)用逐漸擴(kuò)展到整個(gè)地區(qū)和相關(guān)部門。在具體操作中，我們遇到了很多問(wèn)題和障礙，也收獲了很多經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為設(shè)計(jì)這樣一個(gè)系統(tǒng)，應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注以下四方面要點(diǎn)。

一是要重視統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)模板的建立。不同的項(xiàng)目檔案之間都是存在著一定關(guān)聯(lián)性的，并對(duì)互相的運(yùn)行產(chǎn)生影響。每一個(gè)工程所涉及的信息格式，并不僅僅適應(yīng)于這一項(xiàng)工程，也適用于類似或者相關(guān)工程的數(shù)據(jù)組成。所以，為了保證項(xiàng)目之間的完整關(guān)聯(lián)和數(shù)據(jù)的順利銜接，系統(tǒng)需要提取一些共性的特質(zhì)，并制定一個(gè)通用的標(biāo)準(zhǔn)，用于數(shù)據(jù)的統(tǒng)一采集和查詢，我們稱之為“模板”。要善于找到最合適的兼容模式，妥善的分成幾類，注意不能不細(xì)致，又不能太繁瑣。模板的設(shè)計(jì)，這是整個(gè)系統(tǒng)非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到系統(tǒng)的便捷性和有效性，是數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)，對(duì)系統(tǒng)日后的使用、升級(jí)會(huì)產(chǎn)生非常大的影響。

二是注意平臺(tái)操作界面和方法的簡(jiǎn)便易用性。評(píng)價(jià)一個(gè)信息采集、查詢系統(tǒng)的好壞，用戶的操作體驗(yàn)尤為重要，簡(jiǎn)單、易用、易懂的操作方式是關(guān)鍵。數(shù)據(jù)本身是枯燥繁雜的，如果錄入和查詢等操作也過(guò)于復(fù)雜，就抬高了系統(tǒng)使用者的門檻，會(huì)在使用推廣和普遍性方面造成障礙?！昂?jiǎn)潔明了、方便易用”是這項(xiàng)工作的基本標(biāo)準(zhǔn)，這就要求平臺(tái)的界面要突出體現(xiàn)出數(shù)據(jù)的基本使用方法，對(duì)于常用的功能要放在界面的顯著位置，采取較為通用和習(xí)慣性的操作方式，通過(guò)簡(jiǎn)單的操作既能實(shí)現(xiàn)常用的查詢、錄入功能。對(duì)于較為專業(yè)的管理和業(yè)務(wù)操作，則可以在專門的維護(hù)平臺(tái)上得以實(shí)現(xiàn)。

三是注意參數(shù)設(shè)計(jì)的統(tǒng)一和齊全。城建工程檔案中，往往包含很多的數(shù)據(jù)和參數(shù)，每項(xiàng)都有各自的單位、計(jì)量方法和標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)案卷也都具有各自的格式。因此，在設(shè)置數(shù)據(jù)參數(shù)時(shí)，一定要更注意參照相關(guān)文件，聘請(qǐng)專業(yè)人員把關(guān)，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，絕不可根據(jù)自己的主觀理解或者為了方便系統(tǒng)設(shè)計(jì)而擅自更改。同時(shí)，還要注意保障各項(xiàng)信息的要點(diǎn)完備、內(nèi)容齊全，避免實(shí)際操作中發(fā)生相關(guān)參數(shù)找不到合適位置錄入、主要指標(biāo)沒(méi)有途徑查詢等嚴(yán)重失誤。尤其要注意計(jì)量單位的規(guī)范性，可以參照國(guó)際上通用的系統(tǒng)，并且做到各模塊間計(jì)量單位和制式的嚴(yán)格統(tǒng)一。

四是建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)溝通機(jī)制。我們采取信息化的檔案管理模式，主要目的之一就是為信息的錄入和查詢提供便捷。因此，數(shù)據(jù)間交流的標(biāo)準(zhǔn)和機(jī)制便尤為重要，這樣才能保證文字、圖片、參數(shù)等數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸和識(shí)別。同時(shí)，為了實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)共享，我們需要建立一個(gè)穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)和操作平臺(tái)，這里要注意的是一定要重點(diǎn)保障服務(wù)器的穩(wěn)定性，應(yīng)使用更穩(wěn)定的主機(jī)、交換機(jī)等網(wǎng)絡(luò)服務(wù)設(shè)備，確保全天候不間斷的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行服務(wù)，減少由于網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定造成數(shù)據(jù)傳輸錯(cuò)誤的可能性。

城市建設(shè)是城市發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，更是新城區(qū)建設(shè)的重中之重，城建檔案管理工作做得是否到位，一定程度上決定了城市發(fā)展的質(zhì)量和效率。因此，在當(dāng)前信息化的大潮中，利用信息技術(shù)對(duì)城建檔案進(jìn)行全面和系統(tǒng)的管理已經(jīng)是大勢(shì)所趨，也是時(shí)代交給我們的重任。作為城建檔案管理工作者，更要腳踏實(shí)地，以敢于爭(zhēng)先、敢于創(chuàng)新、敢于實(shí)踐的精神和勇氣，為新常態(tài)下加快推進(jìn)我國(guó)信息化、城鎮(zhèn)化建設(shè)做出新的更大的貢獻(xiàn)。