劉樺

摘 要：檔案管理工作，作為現(xiàn)代化管理工作中的一個(gè)重要構(gòu)成部分，將直接影響到工程、企業(yè)，乃至國(guó)家的正常運(yùn)行。正所謂“無規(guī)矩不成方圓”，要想真正發(fā)揮出檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)與作用，逐步強(qiáng)化檔案信息的規(guī)范化、現(xiàn)代化與標(biāo)準(zhǔn)化管理，就顯得很有必要了。為此，文章就新時(shí)期檔案信息資源的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理提出幾點(diǎn)有效對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案資料；信息管理；規(guī)劃化

伴隨信息化時(shí)代的來臨，我國(guó)檔案資源數(shù)量也在不斷增加，且檔案資源的種類與載體也日漸復(fù)雜，為檔案資料管理工作的順利開展帶來了一定困難?；诖?，各級(jí)部門必須結(jié)合自身檔案管理工作實(shí)際，采取一系列規(guī)范化的管理措施，以此來確保檔案資源開發(fā)利用工作的順利開展。下面，筆者對(duì)現(xiàn)階段檔案資源的管理工作的順利開展提出幾點(diǎn)建議。

1 重視檔案資源的收集管理

從本質(zhì)上說，檔案資源的收集，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)所在，為此，在日常檔案資源收集工作中，可從以下三方面入手，確保檔案資源收集的有效性與完整性。其一，提升人員素質(zhì)，樹立檔案資源收集管理意識(shí)，充分意識(shí)到檔案收集管理工作的潛在價(jià)值，認(rèn)識(shí)到檔案資源收集工作的好壞將直接影響到單位的管理水平，進(jìn)而加大對(duì)資源收集工作的重視，并將其落實(shí)到工作中；其二，完善檔案信息收集管理機(jī)制，實(shí)施一體化管理模式。如建立收集機(jī)制、保管利用機(jī)制與歸檔機(jī)制等，同時(shí)將其劃入到檔案管理員的崗位職責(zé)與績(jī)效考核中，用以提升所有人員的檔案管理意識(shí)，使之能夠積極配合檔案部分的資源收集工作；制定檔案?jìng)鬟f與登記機(jī)制，對(duì)檔案資源實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，隨時(shí)跟蹤檔案，以此確保檔案資源的完整性；其三，拓展檔案資源收集渠道。對(duì)于檔案資源收集管理工作，其最終目的就是為了發(fā)揮出其利用價(jià)值，最終獲得社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的雙贏。為此，企業(yè)或單位需多角度、多渠道入手開展檔案資源收集工作，從而為檔案資源的開發(fā)利用工作提供依據(jù)。同時(shí)，為確保館藏資源的完整性，還必須明確檔案資源收集的范圍與保管期限，實(shí)施多樣化檔案資源載體，不僅僅是紙質(zhì)資料，其它諸如錄像、照片等資源同樣也是檔案資源收集工作的重點(diǎn)。

2 強(qiáng)化檔案的安全保密工作

為了確保檔案資源的更好利用，企業(yè)或單位的檔案管理部門需積極采取措施，逐步完善日常檔案管理工作流程，特別是對(duì)檔案信息的安全保密工作需要引起足夠的重視。首先，強(qiáng)化檔案管理員的安全保密意識(shí)。如強(qiáng)化檔案管理員的安全保密意識(shí)與責(zé)任心，定期開展關(guān)于檔案信息保密情況的講座，使之充分認(rèn)識(shí)到檔案資源保密的重要性與必要性，引起其足夠的重視，進(jìn)而將其落實(shí)到日常工作中；或是將企業(yè)檔案管理的質(zhì)量同檔案管理員個(gè)人的績(jī)效相掛鉤，制定相應(yīng)獎(jiǎng)懲制度，若檔案資源得到有效管理，相應(yīng)的檔案管理員也能得到相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，反之亦然，從而引起檔案管理員高度重視，全面提高檔案管理質(zhì)量[1]；其次，制定健全的檔案信息安全保密機(jī)制。因當(dāng)前各級(jí)檔案管理工作正逐步走向信息化，故在檔案信息安全保密機(jī)制構(gòu)建中，需更多傾向于基于網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)的檔案管理，通過具有一定權(quán)威性與強(qiáng)制性的法律法規(guī)規(guī)范人員行為，并通過采取相應(yīng)的嚴(yán)懲措施，端正社會(huì)風(fēng)氣，并以此來確保檔案工作的順利實(shí)施；最后，提升檔案資源的安全保密技術(shù)的應(yīng)用水平。總的來說，檔案信息安全保密工作的開展，并不僅僅只需做好上述兩個(gè)兩個(gè)措施，逐步提升其安全保密技術(shù)的等級(jí)才是工作的重點(diǎn)所在，而強(qiáng)化機(jī)密檔案信息系統(tǒng)與機(jī)密電子文檔的保密安全工作，又是重點(diǎn)中的重點(diǎn)。如在企業(yè)或單位網(wǎng)上發(fā)布檔案信息之前，就需對(duì)其相關(guān)信息實(shí)施嚴(yán)格審查，切斷那些涉及到企業(yè)機(jī)密或是知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重要檔案信息發(fā)布，并選擇安全可靠的網(wǎng)站與傳輸載體，最大限度避免檔案資源的泄漏。而在日常檔案管理工作中，檔案管理員就需具體結(jié)合檔案信息情況，選擇適宜的檔案信息數(shù)據(jù)機(jī)密技術(shù)，如單密鑰加密技術(shù)與雙密鑰加密技術(shù)等，以此為檔案信息的安全與保密提供有力的技術(shù)支持[2]。

3 逐步提升管理人員綜合素質(zhì)

從某種意義上來說，檔案資源信息管理效率的高低，很大程度上取決于管理人員綜合素質(zhì)的高低，因?yàn)椴还苋藛T本身對(duì)專業(yè)知識(shí)的掌握程度，及其管理水平的高低，都將作用于日常管理工作中，通過工作成效來反映，為此，切實(shí)提升檔案管理員的綜合素質(zhì)就顯得很有必要了。首先，對(duì)檔案管理員實(shí)施必要的教育培訓(xùn)，使之熟練掌握各種有關(guān)檔案管理的專業(yè)知識(shí)，學(xué)習(xí)各種現(xiàn)代化的管理辦法與檔案管理技能，用以不斷提升知識(shí)的檔案信息管理與開發(fā)能力，要善于學(xué)習(xí)與分析，迎合社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，認(rèn)真分析新事物的發(fā)展；其次，還需積極組織檔案管理員集中學(xué)習(xí)各種現(xiàn)代化、信息化技術(shù)與手段，因?yàn)榘殡S信息化時(shí)代的來臨，辦公自動(dòng)化與檔案信息的電子化，儼然已經(jīng)成為了新時(shí)期檔案信息管理的一個(gè)重要發(fā)展趨勢(shì)，而在這樣一種形勢(shì)下，檔案管理員只有不斷提升自身專業(yè)知識(shí)與計(jì)算機(jī)應(yīng)用管理水平，才能迎合時(shí)代的發(fā)展需求，成為社會(huì)所需的復(fù)合型人才，用以推動(dòng)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展[3]；最后，還需培養(yǎng)檔案管理員的責(zé)任心、愛崗敬業(yè)的精神與一切為客戶服務(wù)的工作態(tài)度，使之能夠?yàn)榭蛻籼峁└鼉?yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，并要求其掌握相關(guān)的法律法規(guī)，以做好檔案信息資源的保密維護(hù)工作，從而為檔案服務(wù)功能的全面發(fā)揮提供奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4 突出檔案資源的維護(hù)管理工作

對(duì)于檔案資源，不可避免的會(huì)出現(xiàn)借閱情況，而在資源借閱中就會(huì)出現(xiàn)資源丟失的輕，從而對(duì)單位、企業(yè)與國(guó)家造成相應(yīng)影響。為此，檔案管理員需意識(shí)到自身工作的重要性，嚴(yán)格參照相關(guān)流程操作，如資源外借時(shí)，需獲得領(lǐng)導(dǎo)的簽字，歸還時(shí)需做好相應(yīng)的檢查工作，確保資源的完整性，而后將歸還資料歸位，便于資源的再次借閱與科學(xué)管理。同時(shí)，在檔案資源存儲(chǔ)中，也需參照相關(guān)規(guī)則進(jìn)行，確保存儲(chǔ)地的通風(fēng)、干燥與整潔，定期或是不定期的打掃檔案室，及時(shí)清除室內(nèi)的灰塵與蟲子，以免造成檔案資料的損壞，一旦出現(xiàn)資料損壞情況，必須及時(shí)處理[4]。

總而言之，檔案資料管理，不管是對(duì)國(guó)家、企業(yè)，還是單位、個(gè)人，均有著重要意義，是檔案管理工作的主要構(gòu)成部分，是進(jìn)一步提升企業(yè)與單位管理質(zhì)量與效率的重要依據(jù)，真實(shí)反映了歷史、企業(yè)與個(gè)人的面貌。為此，在日常檔案資料管理工作中，必須逐步強(qiáng)化各級(jí)人員，特別是檔案管理員對(duì)檔案管理工作的重視，就檔案資料管理知識(shí)與相關(guān)技術(shù)對(duì)其展開相應(yīng)的教育與培訓(xùn)工作，使之逐步樹立檔案管理意識(shí)、檔案資料收集意識(shí)與檔案資源服務(wù)意識(shí)，從而為檔案資料的管理奠定人員基礎(chǔ)；重點(diǎn)突出檔案資料袋維護(hù)與安全保密工作，確保檔案資料的準(zhǔn)確性與完整性，最終從整體提升檔案資料管理的水平，實(shí)現(xiàn)檔案資源利用價(jià)值的最大化發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)

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[4]付航，孫遜.基于管理系統(tǒng)的檔案資料管理模式探討[J].科技檔案，2014，（01）：6-11.