劉杰

摘要：檔案管理作為當(dāng)前社會發(fā)展中的重點(diǎn)，其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)是不容忽視的管理過程和管理手段。為了使檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，必須建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度，實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則，嚴(yán)格公文的制發(fā)，提高紙質(zhì)檔案立卷的質(zhì)量，做好文書以及電子文件的處理工作。隨著當(dāng)前人們對檔案管理工作認(rèn)識的不斷加深，其在管理和控制的過程中實(shí)現(xiàn)其標(biāo)準(zhǔn)化管理手段是保證檔案管理經(jīng)濟(jì)社會效益的關(guān)鍵。

關(guān)鍵詞：如何推進(jìn)；檔案工作；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化；信息化；建設(shè)

一、建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度

檔案種類繁多，形式各異，有日常文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案，要實(shí)行規(guī)范的管理，就必須建立切合實(shí)際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人發(fā)共和國檔案法》為指導(dǎo)原則，首先要加強(qiáng)硬件的建設(shè)，存放檔案必須有專門庫房，并設(shè)有專柜便于查找，做到科學(xué)管理，排列整齊并健全檢索工具。庫房要經(jīng)常通風(fēng)，做到整潔衛(wèi)生，庫房內(nèi)不準(zhǔn)吸煙，做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保安全和延長檔案壽命。其次，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)導(dǎo)組，規(guī)劃、提出業(yè)務(wù)檔案工作的總體要求，具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)管理制度，對檔案管理進(jìn)行督促指導(dǎo)。指定專人管理文書檔案和業(yè)務(wù)檔案，檔案室人員應(yīng)深入各科室，以便對各科的業(yè)務(wù)檔案提出統(tǒng)一的立卷要求，促使業(yè)務(wù)科室能夠及時(shí)立卷和定期向檔案室歸檔。歸檔的文件材料，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理，立卷、案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。最后要嚴(yán)格有關(guān)的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂借亂發(fā)，防止分散流失。

二、公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提

公文是檔案的前身，可以說公文制發(fā)的如何，不僅決定公文本身的質(zhì)量，也決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的質(zhì)量。因此，在公文制發(fā)中必須注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化問題，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無日期等。公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施。

三、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔

原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。它要求我們在實(shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好以下問題。一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要注意區(qū)分在形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。

四、提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證

不斷深化的工作實(shí)踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以利于檔案規(guī)范化管理。

五、加強(qiáng)對聲像檔案的管理和保護(hù)

聲像檔案是指國家機(jī)構(gòu)、組織以及個(gè)人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的記錄。聲像檔案是一個(gè)單位檔案的重要組成部分。隨著社會的及辦公條件的改善，在機(jī)關(guān)工作和各類業(yè)務(wù)活動中形成了大量的聲像檔案。聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求，如果不及時(shí)歸檔，日后難以追憶齊全和準(zhǔn)確。所以這就要強(qiáng)化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。要結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管，從長久保護(hù)和利用考慮。

六、推進(jìn)檔案信息化的法制建設(shè)

在檔案信息化建設(shè)過程中，越來越表現(xiàn)出對法制化的依賴。加強(qiáng)檔案法制化建設(shè)，是適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展的新形勢，推動檔案事業(yè)協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的重要保證?！秾?shí)施綱要》提出，要加快推進(jìn)檔案信息化法制建設(shè)，適時(shí)提出比較成熟的行政立法建議，推動相關(guān)配套行政規(guī)章的制訂和完善。檔案信息化管理的法制建設(shè)主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：一是對現(xiàn)有檔案法規(guī)、國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)加以貫徹執(zhí)行。據(jù)有關(guān)資料顯示，在制定的技術(shù)規(guī)范中（如上文所述），貫徹標(biāo)準(zhǔn)的只在少數(shù)。采標(biāo)率很低，大部分單位對已經(jīng)頒布實(shí)施的國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)毫不了解。根據(jù)這種狀況，應(yīng)以法律法規(guī)的形式加以確定，變行政管理為法制管理，增加其約束力。二是社會的發(fā)展日新月異，檔案信息化進(jìn)程不斷加快，需要對新的領(lǐng)域、新的載體、新的檔案關(guān)系和新的檔案管理主體進(jìn)行立法，同時(shí)修改、廢止不適應(yīng)發(fā)展要求的檔案法規(guī)。三是大量電子檔案能否發(fā)揮其應(yīng)有使用價(jià)值缺乏法律依據(jù)。在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序。原本清晰的法律責(zé)任界限變得模糊，就需要制定相關(guān)法律加以界定，從而更好地發(fā)揮電子檔案的作用。四是檔案信息化法制建設(shè)還應(yīng)包括檔案安全法規(guī)建設(shè)?，F(xiàn)代信息社會中，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化使檔案存在一定的安全隱患，在推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。這一系列措施就包括法規(guī)的制定，從而保證檔案信息的安全。

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