呂曉敏

（重慶市墊江縣黃沙鎮(zhèn)政府　重慶墊江　408327）

新形勢下鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中的問題及對策

呂曉敏

（重慶市墊江縣黃沙鎮(zhèn)政府重慶墊江408327）

新時(shí)期，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的作用越來越明顯。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)對已經(jīng)完成的工作進(jìn)行記錄、存儲(chǔ)的過程，能夠記錄一個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的整個(gè)活動(dòng)軌跡，能夠?qū)︵l(xiāng)鎮(zhèn)的未來發(fā)展起到很好的指導(dǎo)和促進(jìn)作用。對此，本文將詳細(xì)探究新形勢下鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中的問題和對策。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理；問題；對策

引言

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的實(shí)際工作中，很多領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視，檔案管理制度不健全，從業(yè)人員素質(zhì)參差不齊。因此，很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作存在不盡人意的地方，必須進(jìn)行完善和改進(jìn)。

1　檔案管理在鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理中的重要性及特殊性

1.1檔案管理的重要性

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的重要參考資料，對整個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展進(jìn)步有很大的促進(jìn)作用，它是鄉(xiāng)鎮(zhèn)在歷史發(fā)展進(jìn)程中的重要憑證和原始材料，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理在鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理中是不可或缺的重要組成部分。與此同時(shí)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理是否科學(xué)化、規(guī)范化直接關(guān)系到鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理體系的優(yōu)劣。

1.2檔案管理的特殊性

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案服務(wù)領(lǐng)域廣泛，它既為鄉(xiāng)鎮(zhèn)自身服務(wù)，又關(guān)系到人民群眾的切身利益；鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案可利用價(jià)值高，既能為鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展研究提供可靠資料，也能為鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展提供規(guī)劃與決策的參考。因此，檔案管理方法也有一定的特殊性，因此必須制定相應(yīng)的管理制度及措施，創(chuàng)新科學(xué)的管理方法，保證檔案管理的規(guī)范有效。

2　新形勢下檔案管理工作中存在的問題

2.1檔案管理制度不夠規(guī)范

由于檔案管理工作的性質(zhì)、特點(diǎn)決定，檔案管理在鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展中并不能發(fā)揮明顯的促進(jìn)作用。鄉(xiāng)鎮(zhèn)的主要領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠。例如，現(xiàn)在很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)都沒有為檔案工作設(shè)立成一個(gè)專門的辦公室；在人員配備上，一般都指定由辦公室的一名或者兩名工作人員來負(fù)責(zé)檔案管理工作；由于投入不到位，在檔案室的硬件設(shè)施配備上，一般都不具備恒溫、恒濕等檔案保存條件，大多數(shù)單位還停留在對紙質(zhì)檔案的保存上。

在檔案管理工作中缺乏制度性、規(guī)范性，大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)缺乏對檔案管理完善的工作制度，缺乏管理標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作缺乏一定的規(guī)范性。由于管理人員缺乏制度的約束，不能對檔案管理

2.2檔案管理機(jī)制不夠健全

目前，多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)對檔案管理采取的是設(shè)立綜合檔案室或中心檔案室，依附于鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公室，負(fù)責(zé)一般文書檔案、科技檔案等的歸檔整理等工作。但由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的特殊性使得鄉(xiāng)鎮(zhèn)在檔案管理工作中存在一定的客觀不足，往往形成除一般檔案之外的檔案出于分散管理的狀態(tài)。很容易導(dǎo)致檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的管理，不利于檔案的安全性與完整性，使得鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案存在一定程度的缺失。

2.3檔案管理專業(yè)人才欠缺

大多數(shù)單位由于領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識不到位，往往把辦公室一些缺乏一定的專業(yè)知識、文化程度不高，或者是通過各種途徑被動(dòng)安排在單位上班的人員進(jìn)行檔案管理工作。這些人員往往文化水平低，缺乏一定的工作能力，對檔案管理的目的和工作流程掌握不夠，不能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)知識，很難勝任檔案管理工作。因?yàn)闄n案管理工作看似簡單，其實(shí)紛繁、復(fù)雜，如果檔案管理人員在工作中缺乏吃苦耐勞精神，缺乏敬業(yè)精神，缺乏提升工作能力的精神，往往就不能勝任本職工作。

2.4基礎(chǔ)設(shè)施配備差，安全隱患大

據(jù)調(diào)查現(xiàn)實(shí)，80%的單位沒有專門檔案庫房，而是與黨政辦公室合署辦公，這樣既不利于檔案管理，又影響正常辦公。同時(shí)，“九防”設(shè)施不健全，保管條件差，沒有配備溫濕度記錄儀、滅火器、去濕機(jī)等檔案保護(hù)專用設(shè)備的問題不同程度地存在，更有部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）檔案室甚至成了倉庫，里面堆滿了各種雜物。

3　做好新形勢下檔案管理工作的對策建議

3.1提高對檔案管理工作的認(rèn)識

檔案工作其實(shí)是一個(gè)單位的歷史存在，記錄著單位的活動(dòng)軌跡，往往對單位以后的工作具有指導(dǎo)和幫助作用。例如，人口計(jì)生部門的檔案管理工作，由于這個(gè)部門在20世紀(jì)70年代開始成立，在近兩年又開始和衛(wèi)生部門進(jìn)行合并，如果在以后的工作中，想對這個(gè)部門的工作進(jìn)行了解和分析，部門檔案是最好的依據(jù)。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)的主要領(lǐng)導(dǎo)一定要高度重視檔案管理工作，要加強(qiáng)對檔案工作的投入，配備必要的檔案管理設(shè)施設(shè)備，配齊配強(qiáng)檔案管理人員，為檔案管理工作順利開展提供強(qiáng)有力的組織保障。

3.2提升檔案管理人員整體素質(zhì)

檔案管理是一門業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作。因此，配備好人員，保證檔案管理工作隊(duì)伍的延續(xù)性是當(dāng)前各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）所急需考慮的。①要配備好工作人員。從機(jī)關(guān)部門中抽調(diào)一批黨性強(qiáng)、素質(zhì)高、肯吃苦的年輕同志充實(shí)到檔案管理工作隊(duì)伍中來，發(fā)揮好老同志傳、幫、帶的作用，使他們盡快成長起來，盡快進(jìn)入角色；在工作上、生活上經(jīng)常關(guān)心照顧他們，對干出工作成績的，在評先樹優(yōu)、提檔晉級、提拔重用上優(yōu)先考慮，讓他們安心本職工作，確保隊(duì)伍的延續(xù)性。②要加強(qiáng)學(xué)習(xí)。只有通過不斷的學(xué)習(xí)，提升自身素質(zhì)，檔案管理工作人員才能適應(yīng)新形勢、新發(fā)展需要。鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）檔案管理人員，尤其是新進(jìn)入工作人員可以向本單位老同志，上級業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)骨干學(xué)習(xí)，也可以到主管部門跟班學(xué)習(xí)，盡快熟悉業(yè)務(wù)流程，進(jìn)入角色；上級業(yè)務(wù)主管部門可以通過舉辦培訓(xùn)班或以會(huì)代訓(xùn)等形式，加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度，不斷提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）檔案管理工作人員隊(duì)伍整體素質(zhì)。同時(shí)，業(yè)務(wù)主管部門要對鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）檔案管理加大監(jiān)督檢查力度，應(yīng)該定期進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)基層工作中存在的問題，督促有關(guān)單位及時(shí)解決。做好回訪工作，對發(fā)現(xiàn)的問題，要建立整改臺(tái)賬，明確到人，盯住不放，直到整改工作取得實(shí)效。

3.3健全完善各項(xiàng)檔案管理工作制度

各單位要根據(jù)新形勢下檔案管理的有關(guān)要求，制定完善相應(yīng)的工作制度和工作標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理人員的日常工作進(jìn)行規(guī)范，使他們在工作中做到有章可循。建立完善獎(jiǎng)懲機(jī)制，加大獎(jiǎng)懲考核力度，打通檔案管理人員晉升渠道，推行績效工作制度，提高檔案管理工作人員積極性，從而創(chuàng)造性的進(jìn)行工作。

3.4提高檔案信息技術(shù)運(yùn)用水平

當(dāng)前，信息化技術(shù)如計(jì)算機(jī)、電子傳媒等，在各個(gè)單位得到普及和應(yīng)用，大多數(shù)企事業(yè)單位在科研、辦公、日常管理中都實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化、信息化、無紙化。所以，單位要高度重視信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用。實(shí)行信息化管理，不僅可以提高工作效率，也可以使檔案管理工作流程得到進(jìn)一步優(yōu)化。要為檔案室配齊計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等有關(guān)設(shè)施，要求檔案管理工作人員一定要掌握計(jì)算機(jī)專業(yè)技能并在工作中進(jìn)行熟練運(yùn)用，要保持檔案室恒溫、恒濕等，使電子產(chǎn)品、影像資料得到妥善保管。

3.5增加物質(zhì)保障

檔案管理工作是一項(xiàng)利國利民的公益事業(yè)，是由政府主管的，這決定了它的發(fā)展必須靠本級財(cái)政投入。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）要把檔案管理工作這塊經(jīng)費(fèi)作為剛性支出列入本級財(cái)政預(yù)算，確保檔案管理工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。在本級財(cái)政足額投入的同時(shí)，加大對上爭取力度，以取得上級主管部門和財(cái)政的支持。結(jié)合實(shí)際，因地制宜地建設(shè)綜合檔案室，購置必要的設(shè)備，搞好各種配套保護(hù)措施，有條件的鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）還可以添置溫濕度記錄儀、滅火器、去濕機(jī)等檔案保護(hù)專用設(shè)備，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞。

4　結(jié)語

檔案管理的最終目的是發(fā)揮其利用價(jià)值，利用檔案管理為鄉(xiāng)鎮(zhèn)創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。因此，新形勢下，更應(yīng)重視鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作。鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)自上而下清醒面對目前存在的問題，不斷創(chuàng)新工作思路，創(chuàng)新理念，真正做到檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化。

[1]嚴(yán)永官.社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)中鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的發(fā)展對策研究[J].北京檔案，2010（07）：194～195.

[2]張惠萍.加強(qiáng)新形勢下工會(huì)困難職工檔案管理工作的思考[J].神州，2013（11）：46～47.

[3]丁明超.鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中存在的問題及對策[J].赤子（上中旬），2014（13）：34～35.

收稿日期：2015-8-24

G271

A

1673-0038（2015）38-0209-02

2015-9-1工作進(jìn)行有效的分類、歸檔、整理，導(dǎo)致在利用或者尋找檔案時(shí)，要花費(fèi)很多的時(shí)間和精力去查找，使檔案的利用率不能很好的發(fā)揮出來。

呂曉敏（1977-），女，檔案館員，本科，主要從事計(jì)生、項(xiàng)目辦理、拆近、農(nóng)業(yè)檔案管理方面的工作。