杜 艷

宿州學(xué)院檔案室，安徽宿州，234000

高校檔案是高校自創(chuàng)辦之日起在長期的教學(xué)、行政、科研等管理活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧⒁粝窦捌渌鞣N形式的原始記錄。檔案可以系統(tǒng)地反映整個學(xué)校的發(fā)展歷史，為學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供資信，也可以為相關(guān)個人留下歷史信息。在信息化的大背景下，檔案管理手段日益多樣化，為高校檔案管理提供了新機(jī)遇，同時也讓高校檔案管理面臨新挑戰(zhàn)，因此如何安全管理高校檔案更顯得迫在眉睫［1］。

1 高校檔案安全管理的內(nèi)容

高校檔案安全管理是指高校采取有效措施對本單位的檔案實(shí)體及檔案信息內(nèi)容進(jìn)行的保護(hù)，保障檔案實(shí)體及信息的安全以實(shí)現(xiàn)高校檔案價值最大化。高校檔案安全管理主要包括四個方面內(nèi)容。

1.1 檔案制度安全管理

高校應(yīng)不斷完善檔案管理安全制度，保障高校檔案管理的制度環(huán)境。

首先，加強(qiáng)對高校檔案安全管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。目前，多數(shù)高校實(shí)施檔案安全管理責(zé)任制，將檔案安全工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。以宿州學(xué)院為例，該校檔案室隸屬于校辦公室，成立了以分管副校長為組長、各職能部門二級學(xué)院主要負(fù)責(zé)人為成員的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立一支以各部門秘書為具體工作人員的兼職檔案員隊(duì)伍，形成了一套自上而下、專兼結(jié)合、穩(wěn)固有效的檔案領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制和工作網(wǎng)絡(luò)。學(xué)校將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，給予檔案室獨(dú)立的行政編制和專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為學(xué)校檔案工作提供充足的人力、財力、物力保障。

其次，建立與完善高校檔案安全管理制度。由于各高校的檔案管理工作不盡相同，高校在建立和完善檔案安全管理規(guī)章制度時，應(yīng)充分考慮本校檔案工作的實(shí)際情況。

最后，加強(qiáng)檔案安全的宣傳教育［2］。各高校應(yīng)采取有效措施開展宣傳活動，增強(qiáng)學(xué)校管理人員、教師及學(xué)生對檔案的認(rèn)識，做到檔案安全教育制度化、經(jīng)常化。

1.2 檔案庫房安全管理

庫房是保存檔案的重要場所，必須規(guī)定并限制進(jìn)出庫房的人員及其出入庫房的時間、方式等。高校檔案庫房只允許專職檔案工作人員進(jìn)入，非檔案工作人員原則上不得入內(nèi)。非檔案工作人員如因故需要進(jìn)入庫房，必須由檔案工作人員陪同并始終相伴，以高校財會憑證檔案為例，一般是由高校財務(wù)部門工作人員查閱，專職檔案人員為其打開庫房并始終陪同直到查閱結(jié)束。

庫房的面積、保管條件等方面都要符合檔案保管要求，滿足檔案收集和保管的要求。高校應(yīng)盡力建設(shè)面積達(dá)標(biāo)、安全性高的檔案用房，在庫房建設(shè)時，不僅要充分考慮環(huán)境因素對檔案的影響，還應(yīng)盡量減少灰塵、高溫高濕、有害氣體等因素對檔案的危害，留足庫房空間，確保檔案用房面積。同時，按照“十防”的要求［3］，配備空調(diào)、除濕器等檔案安全保護(hù)設(shè)施。

1.3 檔案實(shí)體安全管理

高校檔案工作管理部門需確保行政、教學(xué)、科研、設(shè)備、外事、黨群、基建、出版、財會等單位的紙質(zhì)或電子檔案的安全。首先，各高校應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等法律法規(guī)的要求，結(jié)合自身實(shí)際情況制定高校檔案歸檔范圍和保管期限表、各類檔案的分類方案和整理流程等，確保高校檔案的齊全完整。其次，高校檔案管理部門應(yīng)對移交進(jìn)館（室）的檔案進(jìn)行規(guī)范整理、上架入庫。同時要對入庫檔案進(jìn)行定期檢查，嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對高校檔案的查詢利用必須嚴(yán)格按照檔案利用手續(xù)進(jìn)行。

1.4 檔案信息安全管理

隨著信息技術(shù)在檔案管理工作實(shí)踐中的廣泛應(yīng)用，各高校須采取措施切實(shí)保障高校檔案信息安全以應(yīng)對挑戰(zhàn)。首先，檔案工作人員應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定準(zhǔn)確判斷檔案價值，根據(jù)本單位需要決定檔案是否開放或?qū)ν馓峁├?。其次，加?qiáng)對檔案利用的管理。學(xué)校各單位應(yīng)依法依章管理和利用所保存的涉密檔案和控制使用的檔案。對已開放檔案的利用進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括借出時間、借出人、借閱檔案的名稱及檔號、檔案歸還時間、歸還人等信息。

2 高校檔案安全管理存在的問題

2.1 高校對檔案安全管理重視不夠

雖然高校檔案工作日益受到重視，但部分高校對檔案安全管理仍重視不夠。

首先，部分高校檔案管理部門隸屬于校辦公室，配套的專職檔案工作人員較少（一般1～3名），導(dǎo)致檔案部門人員職責(zé)分工不明確，在檔案的安全管理方面易出現(xiàn)推卸責(zé)任的現(xiàn)象，造成檔案的損毀甚至丟失。其次，高校各部門、二級學(xué)院的兼職檔案員更換頻繁。高校檔案應(yīng)實(shí)行部門立卷制度，這就要求各二級學(xué)院和部門安排兼職檔案員按要求將本部門文件材料收集齊全、整理歸檔并及時移交至校檔案部門。但在實(shí)際工作中，由于兼職檔案員的頻繁更換，再加上兼職檔案員對檔案工作了解甚少，檔案不能及時移交。

2.2 人為因素和自然因素造成高校檔案的損壞或丟失

人為因素主要包括以下四個方面：第一，檔案整理歸檔不及時。高校檔案管理工作在一定程度上存在滯后性，部門兼職檔案員不能及時將工作過程中形成的文件材料收集齊全并整理移交給檔案管理部門。由于部分檔案在部門日常工作中經(jīng)常使用，檔案員為了工作方便，并不及時移交這些檔案，從而導(dǎo)致部分檔案的丟失。第二，單一的集中移交方式存在弊端。高校檔案通常是集中移交，而不是隨時隨地地收集移交，這樣，直接造成部分檔案歸檔不及時甚至丟失［4］。以照片檔案為例，學(xué)校的重大活動形成許多照片資料，而相關(guān)部門不能及時將這些照片資料歸檔移交至檔案管理部門。等到集中移交時，照片檔案的拍攝者、拍攝背景、人物等要素則被淡忘，造成照片檔案整理不規(guī)范。第三，檔案的借閱利用過程中存在安全隱患。借閱檔案的人員對檔案的保管不當(dāng)、借（查）閱審批手續(xù)不嚴(yán)等現(xiàn)象都很容易導(dǎo)致檔案的損毀、丟失。最后，由于人為因素導(dǎo)致的火災(zāi)或房屋坍塌事故影響著檔案的安全管理。

突發(fā)自然災(zāi)害，如地震、水澇災(zāi)害等自然災(zāi)害也是影響高校檔案安全的重要因素。

2.3 信息技術(shù)的應(yīng)用給高校檔案安全管理工作提出了挑戰(zhàn)

隨著檔案信息化建設(shè)工作的發(fā)展，高校檔案安全管理的傳統(tǒng)模式面臨沖擊。高校檔案的信息化管理雖然具有快捷、高效的特點(diǎn)，但也存在風(fēng)險和隱患。如電子檔案傳輸過程中的安全問題、電子檔案的真實(shí)性與有效性、電子檔案存儲載體的保管等。

3 確保高校檔案安全管理的有效途徑

3.1 提高檔案安全認(rèn)識

應(yīng)充分認(rèn)識檔案安全管理工作的重要性，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)于行政、教學(xué)、科研等管理活動的價值，并方便社會各方面利用。高校應(yīng)加大對檔案安全管理工作的投入力度，確保檔案安全管理所需的資金及人力支持。隨著信息化建設(shè)的加快，高校檔案工作人員只有努力提高檔案安全管理的危機(jī)意識、超前意識，方可確保高校各類檔案的安全。

應(yīng)做到提前預(yù)防以保障檔案的安全管理。高校檔案庫房的建設(shè)應(yīng)嚴(yán)格按照檔案庫房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)要求，同時考慮本單位的檔案保管實(shí)際需求，以便應(yīng)對各種環(huán)境因素對檔案的威脅。同時，還需配置保管檔案的安全設(shè)備，如防盜防火設(shè)備、庫房溫濕度控制器、安全保密系統(tǒng)、數(shù)字檔案的備份系統(tǒng)等現(xiàn)代化設(shè)備。

3.2 加強(qiáng)檔案安全管理制度建設(shè)

各高校應(yīng)積極建立符合本校檔案工作實(shí)際情況的高校檔案安全管理制度。應(yīng)采取相應(yīng)措施，確保檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、編研等各個管理過程嚴(yán)格按管理制度進(jìn)行。

加強(qiáng)對制度落實(shí)情況的考核。高校可以將檔案工作納入學(xué)校年終考核指標(biāo)之一，由檔案館（室）對各部門、二級學(xué)院兼職檔案員及其檔案工作進(jìn)行考核，評選出年度檔案工作的先進(jìn)部門和個人。這樣，可以更好地調(diào)動檔案人員的工作積極性，促進(jìn)檔案安全管理工作。

3.3 加強(qiáng)檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)

高校檔案管理人員應(yīng)不斷提高自身綜合素質(zhì)，以提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。專職檔案工作人員應(yīng)加強(qiáng)對檔案安全管理知識的學(xué)習(xí)，關(guān)注檔案管理研究方面最新進(jìn)展，充分學(xué)習(xí)并運(yùn)用到檔案安全管理工作中。同時要做好對學(xué)校各部門兼職檔案管理人員檔案安全知識的培訓(xùn)，并將此類培訓(xùn)經(jīng)?；?。

高校應(yīng)根據(jù)本校檔案工作量等實(shí)際情況擴(kuò)大檔案工作人員隊(duì)伍，招聘檔案學(xué)專業(yè)人員，確保學(xué)校檔案工作人員數(shù)量和質(zhì)量。最后，高校應(yīng)為檔案人員隊(duì)伍建設(shè)提供政策和資金支持，在人才的引進(jìn)及人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)方面給予支持。

3.4 對重要檔案資料進(jìn)行備份

高校應(yīng)對重要的檔案材料進(jìn)行備份。除了在檔案管理系統(tǒng)上備份所有檔案信息外，還應(yīng)將檔案數(shù)據(jù)拷貝到硬盤進(jìn)行備份，以避免自然災(zāi)害或人為因素造成的檔案資料的丟失或損壞。同時，加快高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，做到紙質(zhì)檔案和電子檔案同步歸檔保存［5］。在檔案信息化建設(shè)過程中，購置的保存檔案信息的介質(zhì)、存儲柜等都要符合檔案保管要求，以確保電子檔案的可用性，進(jìn)一步保證高校檔案的安全管理。

3.5 利用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)，確保高校檔案的安全

高校在檔案安全管理工作中可利用現(xiàn)代化保護(hù)技術(shù)或措施確保檔案實(shí)體及信息安全［6］。高校教學(xué)類檔案中的招生大表、學(xué)籍表、成績表等材料極其重要，但由于支撐材料本身的缺陷，時間長了，字跡模糊。為了解決這一問題，高校應(yīng)購置高端掃描儀，對這些具有重要價值的材料進(jìn)行掃描，并全文上傳至檔案管理系統(tǒng)。此外，高校應(yīng)不斷加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)的資金投入，保障檔案管理所需的儀器設(shè)備及技術(shù)支持能及時到位。

4 結(jié)束語

作為高校發(fā)展歷史記錄的高校檔案是對高校文明的傳承，是學(xué)校寶貴的精神財富。高校檔案安全管理工作穩(wěn)步發(fā)展，對高校的教學(xué)、科研和管理等活動的開展具有重要意義。同時，高校檔案安全管理也存在一些問題，如思想認(rèn)識不正確，管理過程中人為因素、自然災(zāi)害因素可能帶來危害，以及運(yùn)用信息技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)與安全隱患。因此，高校應(yīng)充分重視對高校檔案的安全管理，提高認(rèn)識，健全并嚴(yán)格執(zhí)行高校檔案安全管理制度，不斷加強(qiáng)檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)，充分利用現(xiàn)代化設(shè)備保護(hù)高校檔案的安全，為高校事業(yè)發(fā)展提供資源支撐，推動學(xué)校整體發(fā)展建設(shè)。

［1］楊曉兵.芻議高校檔案安全保障問題［J］.漯河職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2014（4）：197－199

［2］趙鵬.從檔案安全體系建設(shè)的角度看檔案保護(hù)［J］.中國檔案，2010（6）：25－27

［3］檔案室管理“十防”要求［EB／OL］.［2015－04－26］.http：／／wenku.baidu.com／link

［4］楊冬權(quán).建立完善的檔案安全體系確保檔案安全［J］.蘭臺世界，2010（6）：1－2

［5］張大彤.從大地震看檔案異地備份基地的建立［J］.中國檔案，2009（5）：30

［6］俞志華，吳久華，栗惠芳.信息化背景下高校檔案的安全管理［J］.合肥工業(yè)大學(xué)學(xué)報：社會科學(xué)版，2011，25（6）：72－76 （責(zé)任編輯：劉小陽）