摘要:根據(jù)德魯克對效能的闡釋理解,在信息技術(shù)環(huán)境下,由于印刷文獻(xiàn)的需求變化而引起的排架職能變化和效能因素.在此來分析圖書館同仁們對文獻(xiàn)排架中一些效能因素的改進(jìn),并基于此提出了一些圖書館提高印刷文獻(xiàn)排架效能的舉措.

文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

文章編號:1671G8275(2015)05G0136G03

收稿日期:2015G10G02

作者簡介:劉紅蘭(1973G),女,江蘇徐州人,江蘇建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館館員,研究方向為讀者工作.

1 效能的理解

1．1 效能的概念

德魯克(Durcker,1966)認(rèn)為,效能(effectiveness)是指選擇適當(dāng)?shù)哪繕?biāo)并實現(xiàn)目標(biāo)的能力,或者說組織效能是組織實現(xiàn)其目標(biāo)的程度.在這里,我想借用效能表達(dá)的是印刷文獻(xiàn)在流通書庫排架實現(xiàn)其職能的有效程度.在組織管理中,對效能概念的理解,可以讓人們從不同角度、不同方面著力、以長遠(yuǎn)目標(biāo)為導(dǎo)向去處理組織中所存在的問題.也就是說,使組織在持續(xù)有機(jī)發(fā)展理念下去系統(tǒng)地戰(zhàn)略性地經(jīng)營企業(yè).同樣,我們在文獻(xiàn)排架中缺乏系統(tǒng)觀的發(fā)展理念,也只能總是處于事務(wù)處理狀態(tài),就是頭痛醫(yī)頭,腳痛醫(yī)腳.而無法從根源上思考問題,從而形成總是重復(fù)出現(xiàn)同樣的排架問題.

1．2 管理理論中的效能因素

管理理論中,泰勒的過人之處在于他極力主張管理工作不僅要使用鞭子,更要運(yùn)用知識:承擔(dān)復(fù)雜的工作,應(yīng)用智慧,找出能更簡單、更快捷、更出色地完成它的方法. [1]30德魯克認(rèn)為泰勒范式需要添加一些人性因素,一種對工作價值的了解.“一種對人類特性的認(rèn)識,也就是人類有能力把許多因素成功地整合起來,并加以判斷、規(guī)劃,乃至于改變他們.” [1]33

在德魯克看來,作為泰勒主義夢想的象征和意義上的“快樂的工人(happyworker)”,既不單單是泰勒主義者理性創(chuàng)新所產(chǎn)生的效率,也絕不僅僅是人本主義者對工作認(rèn)同的詮釋.組織的效率和盈利行為,是受包括人性論在內(nèi)的多種因素影響的結(jié)果,是一種多元化的非線性結(jié)果. [2]513按照德魯克的觀點,“以技術(shù)為導(dǎo)向和對問題的辨析”恰好是分析管理問題的出發(fā)點.建立在“以技術(shù)為導(dǎo)向”“進(jìn)行問題辨析”基礎(chǔ)之上的效能,來自于技術(shù)創(chuàng)新,來自于社會需求的變化,來自于組織和個體知識經(jīng)驗的學(xué)習(xí)、積累與融合,來自于不同類型資源的地位、相對重要性及其互動關(guān)系.

2 印刷文獻(xiàn)排架職能分析

2．1 圖書館中的印刷文獻(xiàn)排架職能

關(guān)于書庫的藏書組織,沈繼武先生早在1988年就提出:它是按照一定的目標(biāo),有效地控制藏書運(yùn)動的方向、速度、范圍、和密度,使藏書流與讀者流、讀者需求流相互溝通,有序結(jié)合運(yùn)轉(zhuǎn),避免干擾,處于均衡飽和的最佳狀態(tài). [3]26也就是說,文獻(xiàn)的排架和整理工作,就是通過調(diào)整文獻(xiàn)布局與文獻(xiàn)流轉(zhuǎn)的方向、速度、周期,從而讓讀者快速找到其所需文獻(xiàn),并發(fā)現(xiàn)其潛在需求文獻(xiàn),在此過程中,充分利用庫存空間,保證文獻(xiàn)流與讀者流有效結(jié)合,順利運(yùn)轉(zhuǎn)保持動態(tài)平衡的狀態(tài),同時減少可以避免的管理環(huán)節(jié)與文獻(xiàn)整理的勞動強(qiáng)度.因此,書庫在藏、借、閱一體化的狀態(tài)下,既是一個流動著的倉庫,又是一個揭示貨源、讀者選擇、館員推薦和保持書源暢通的交易場所.

2．2 信息技術(shù)環(huán)境下印刷文獻(xiàn)的排架職能變化

在信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)發(fā)展初期,其文獻(xiàn)流與讀者流的結(jié)合點主要是書庫,以及圖書館的實體目錄組織.隨著通信技術(shù)與電子文獻(xiàn)、網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)的發(fā)展,其文獻(xiàn)流與讀者需求流的結(jié)合點分為網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)、在線文庫與實體文獻(xiàn)庫,伴隨信道的擴(kuò)容與推送技術(shù)的發(fā)展,其結(jié)合點已推向更多的虛擬空間.也就是說,目前,讀者通過圖書館的檢索系統(tǒng)就可以了解到圖書館對自己所需文獻(xiàn)的收藏情況.對于是否選擇某冊文獻(xiàn),一般來說,從文獻(xiàn)的目次頁便可初步確定是否記載有讀者需求的信息,進(jìn)一步瀏覽局部章節(jié),就可確定該文獻(xiàn)的論述形式和深度是否符合需求,從而確定是否借閱該文獻(xiàn). [4]72因而,將文獻(xiàn)的目次頁和部分章節(jié)數(shù)字化后展示給讀者,不僅增強(qiáng)了讀者查找的目的性,也減輕了書架展示文獻(xiàn)內(nèi)容的職能.假設(shè)進(jìn)一步把書庫中文獻(xiàn)的布局,一排排存放文獻(xiàn)的書架直觀視圖依據(jù)讀者查找特征進(jìn)行適當(dāng)標(biāo)識后做成數(shù)字化的影像文件,那么,讀者就可以不受書庫開放時間的限制直接確定自己所需文獻(xiàn)之所在了.同樣,我們借助通信技術(shù),讀者可以把自己需借文獻(xiàn)信息發(fā)送到借閱系統(tǒng)中,館員查檢到相應(yīng)文獻(xiàn),經(jīng)過系統(tǒng)處理,放到自助提取文獻(xiàn)機(jī)處,就如同取網(wǎng)購車票一樣,讓讀者自行提取.由于數(shù)字技術(shù)與通信技術(shù)的發(fā)展,文獻(xiàn)與讀者的交匯點已多樣化,不同的結(jié)合點、交匯方式因本身的特性與讀者的需求偏好各自承擔(dān)著一定信息的貯藏、傳遞與交融.

3 現(xiàn)實排架效能問題辨析

3．1 當(dāng)前印刷文獻(xiàn)排架效能

目前,在國內(nèi)很多圖書館中流通率比較高的書庫都是采用分類(中圖法、科圖法和人大法)排架法.這種分類排架法就是將文獻(xiàn)資料分門別類地依照分類號的次序排列.同時,同類文獻(xiàn)必須借助于輔助號,排列其先后順序,這種輔助號也稱書次號.一種書,只能有一個書次號,書次號有種次號、著者號、年代號、登錄號等,其中種次號和著者號的使用最普遍. [5]354－357采用此體系排架法便于館員系統(tǒng)地了解庫藏情況,而讀者也很容易找到同類或相近內(nèi)容的圖書.但是由于此種排架法是分門別類地按層級制序列擺放文獻(xiàn),在進(jìn)行書架布局、各個大小子類的預(yù)留庫存空間時,要充分考慮館藏發(fā)展方向、讀者需求分布、學(xué)校專業(yè)發(fā)展方向、現(xiàn)有館藏格局、各類文獻(xiàn)年增長率、各類知識更新周期等等.由于藏書各方面因素的變動,導(dǎo)致某些類別文獻(xiàn)空間預(yù)留嚴(yán)重不足,需要不斷調(diào)整書架,而且此類調(diào)架多是觸一動百,經(jīng)常是一處文獻(xiàn)的架位緊張引起序列大規(guī)模的倒架工作,大大增加了工作人員的勞動強(qiáng)度.書庫是一個動態(tài)交易場所,文獻(xiàn)處于一種流動狀態(tài),對于一本具體的文獻(xiàn),在書庫中它可能在相應(yīng)固定的書架上、讀者(正在翻閱)手中、新書展示架上、主題書架上、待歸架圖書處、還書處,讓讀者在本來就呈現(xiàn)一定亂架、錯架狀態(tài)的開架書庫中,找到一本處于可借狀態(tài)的圖書更加困難.

3．2 文獻(xiàn)更新所引起的排架效能問題

書庫總體貯藏文獻(xiàn)的量是一定的,那么每年文獻(xiàn)入庫量與出庫量應(yīng)該相等,這既是反映文獻(xiàn)信息流發(fā)展的客觀趨勢也是庫存文獻(xiàn)能夠動態(tài)發(fā)展的保證.IFLA經(jīng)過對館藏更新問題的研究,提出公共圖書館應(yīng)該在10年中對全部館藏進(jìn)行更新,館藏中最近兩年出版的圖書應(yīng)占10%,近5年出版的圖書占30%~40%.郝爾認(rèn)為:館藏文獻(xiàn)越多,并不代表越能滿足讀者的需求,可能適得其反,由于舊書充斥書架,反而會影響讀者查詢和獲取所需的新書. [6]82同時,根據(jù)經(jīng)濟(jì)原理的二－八定律,對于讀者需要的少量的20%的文獻(xiàn)我們可以借助文獻(xiàn)傳遞和信息資源共建共享來滿足.

對于如何控制文獻(xiàn)出庫流速,以使庫存增長幅度保持在一定的水平.2010年,趙伯興老師根據(jù)文獻(xiàn)零利用率對上海大學(xué)圖書館1978~2008年間F、H、I、K類文獻(xiàn)統(tǒng)計得出文獻(xiàn)出版25年后可以作為出庫的一個外部標(biāo)準(zhǔn).李明俠老師在2009年談東吳大學(xué)圖書館館藏淘汰的經(jīng)驗時說到入藏達(dá)30年或近30年的圖書可以送交儲存庫保存或者剔除處理.其實因為每個圖書館收藏的文獻(xiàn)專業(yè)等級和讀者的需求存有差異,不同專業(yè)的知識內(nèi)容老化的速度也會快慢不均.因此,進(jìn)行文獻(xiàn)更新時,每個圖書館應(yīng)該在全面了解本館文獻(xiàn)的數(shù)量和類型,并通過調(diào)查統(tǒng)計讀者利用各學(xué)科文獻(xiàn)數(shù)量的基礎(chǔ)上,以及根據(jù)各類文獻(xiàn)的新近入藏和發(fā)展情況確定本館不同的文獻(xiàn)類型應(yīng)該更新的時間和數(shù)量,以保持知識信息存量持續(xù)流轉(zhuǎn)和文獻(xiàn)庫存量的平均增長.

3．3 架位管理對排架效能的改進(jìn)

對于目前大部分圖書館中采取的分類排架法,存在的問題主要是倒架與歸架任務(wù)繁重.分析一下經(jīng)常出現(xiàn)的倒架狀況,不難看出主要原因在于各大小類目下的部分文獻(xiàn)入庫與出庫量出現(xiàn)大的順差,最初各子類架位預(yù)留不足.為避免流通書庫的經(jīng)常性倒架,各位老師著手從書庫、書架容書量,現(xiàn)有的各大類、子類的文獻(xiàn)量、未來一定時期各類文獻(xiàn)的平均增長量、架標(biāo)變通與設(shè)計等方面去思考,進(jìn)行了積極的探索與實踐.孟小檳老師在?一種優(yōu)化圖書分類排架的方法?中給出了預(yù)留空位測算的計算公式;牟建波在其文?開架書庫圖書排架新設(shè)想?中也提出如何確定書庫面積和藏書量的關(guān)系; [7]234陳錦輝在?關(guān)于圖書館書庫架位科學(xué)管理的探討—以南國商學(xué)院為例?中,展示了經(jīng)過文獻(xiàn)與架位參數(shù)的統(tǒng)計如何精確測算出所有子類書架層數(shù)及書架位置.這些有意義的探索通過計算各子類的文獻(xiàn)量變化、整體架位容書量等數(shù)據(jù)以求得架位布局合乎將來文獻(xiàn)實際的空間需求量,科學(xué)統(tǒng)計與籌劃在數(shù)據(jù)精細(xì)、準(zhǔn)確的情況下無疑會帶來效率.

為了減少歸架任務(wù),圖書館同仁們提出了“細(xì)分類,粗排架”和“最佳排架粒度”的概念.這些方法的實際效率如何,還有待實踐證明.私下認(rèn)為這種方法可以應(yīng)用在那些流通率高、熱門主題的一部分文獻(xiàn)的排架,不適合普遍應(yīng)用.因為各館具體規(guī)定本館各個大類的詳分與簡分的級別,就已經(jīng)控制各個子類下的圖書文獻(xiàn)量在一定的范圍內(nèi)了;二是大部分讀者本身對索書號的組成并不了解,粗排或是最佳排架粒度下的混排,都會給讀者一個圖書文獻(xiàn)排架并不是精確的,可以隨便放的印象,致使書架更亂,相比于精確架位讀者的查找效率也會有所下降,以這些為代價減輕的一定程度的歸架勞動量是否有效還有待驗證. [8]47

在架位管理上,有些圖書館使用了RFID(RadioFreG quencyIdentification)無線射頻識別技術(shù).使用RFID技術(shù),圖書先貼上RFID標(biāo)簽再上架,上架之后進(jìn)行掃描定位,也可以先根據(jù)一定原則定位再上架,定位好的圖書就可以通過RFID的導(dǎo)航系統(tǒng)顯示圖書的位置了.為了準(zhǔn)確定位和提高查找圖書的效率,就要求圖書管理人員對在架圖書要進(jìn)行及時掃描,而且歸架時將圖書的位置放置準(zhǔn)確.目前各圖書館把RFID技術(shù)與實際需求相結(jié)合,在流通庫中一般用分類索書號與定位技術(shù)相結(jié)合進(jìn)行圖書架位調(diào)整.倒架時只需要對即將倒架的首位圖書的數(shù)據(jù)進(jìn)行定位,而不必讀取每本圖書的數(shù)據(jù),因為需倒架的首本書確定后其余圖書的定位由系統(tǒng)后臺根據(jù)分類排架號計算出來而不需要對架上圖書數(shù)據(jù)逐本進(jìn)行圖書定位. [9]103從原理上來說RFID技術(shù)在館藏清點、上架、倒架方面應(yīng)該效率很高,實際應(yīng)用中最有效的是館藏圖書的清點工作,在文獻(xiàn)上架、倒架、順架這幾方面雖然減輕了館員的部分工作量,但沒有達(dá)到預(yù)期的效果,管理人員正在通過索書號、定位頻率、排架單位(是具體到一格書架還是幾格書架,或是每本書)等參數(shù)以及它們的結(jié)合方式的調(diào)整進(jìn)行改進(jìn),在以后的大中型館中這種書架管理模式應(yīng)該是一種趨勢.

3．4 文獻(xiàn)排架體系本身所引起的效能問題

文獻(xiàn)排架不僅有分類和主題為主的內(nèi)容排架方式,還有登錄號排架、字順排架、版型排架、語種排架、固定架位排架等按照文獻(xiàn)資料的外部特征來排列文獻(xiàn)的形式排架法,相比于分類排架法,版型排架、字順排架、語種排架也存在空間預(yù)留多少與倒架的問題,而且不適合讀者普遍聚類查閱的習(xí)慣.目前主要用于文獻(xiàn)流轉(zhuǎn)速度趨于零的存儲書庫的登錄號排架,是按照文獻(xiàn)資料入藏的先后順序排架,有用財產(chǎn)登錄號的,有用入藏流水號的.固定式排架法:是一種按照文獻(xiàn)資料到館的先后順序給予一個固定架位的排列方法,它的排架號由文獻(xiàn)所在的書架的順序號、層格號和架層的順序號組成.如35/6/8,表示這部文獻(xiàn)是在第35架第6層的第8位.這兩種排架法不存在預(yù)留架位的問題,如果是按年代為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行移庫,那就也不存在倒架問題,一般來說最先入庫的也先出庫.

3．5 文獻(xiàn)擺放布局與文獻(xiàn)運(yùn)轉(zhuǎn)流程所引起的效能問題

在流通庫中,可以所有文獻(xiàn)按一定排序規(guī)則放在固定架位上,也可以根據(jù)“三線典藏制”的管理經(jīng)驗,變通為“一線架位”“二線架位”“三線架位”,也就是說有流通率高的“新書展示架、熱門主題書架”、流通率處于正常水平的“主體書架”、流通率幾乎處于零的準(zhǔn)備移出書庫的“除舊書架”,還有就是放置讀者還回文獻(xiàn)的“中轉(zhuǎn)書架”.“新書展示架”“除舊書架”“中轉(zhuǎn)書架”主要是為了適應(yīng)文獻(xiàn)使用的周期性、讀者到館的規(guī)律性、館員理架的節(jié)奏感而設(shè)置.對于“主體書架”以外的幾種書架,就可以按主題或是其它依據(jù)粗排,數(shù)量與周期由各館根據(jù)讀者對文獻(xiàn)利用的情況進(jìn)行確定.這樣既能向讀者有效展示文獻(xiàn),也能緩沖一下館員上架的緊張強(qiáng)度,使流通庫的上架、理架、順架和文獻(xiàn)移庫工作進(jìn)行得張弛有度.

在流通庫中,把“新書架”“主題書架”,放在入庫口與“主題庫”或閱覽區(qū)之間,這樣,讀者一入庫就可以看到這些書架上展示的文獻(xiàn)了.“中轉(zhuǎn)書架”分區(qū)放置在“主體書架”旁邊和出庫處,這樣方便讀者放回經(jīng)查閱不需外借的圖書,也可以為讀者展示其它讀者感興趣的圖書,一旦發(fā)現(xiàn)有自己需要的,也方便外借.如果在此沒有查到自己檢索到的在館文獻(xiàn),那么再到“除舊書架”上查看,保證對在館文獻(xiàn)不重復(fù)地高效地查找一遍.文獻(xiàn)擺放按出借規(guī)律和讀者使用習(xí)慣形成一定的流程,在保證館藏信息正確的情況下,易于讓讀者查找到自己所需文獻(xiàn),減少讀者查找的盲目性.

4 提高流通書庫排架效能的建議

基于排架目標(biāo),我們需要考慮以下因素,并進(jìn)行整合用以判斷和規(guī)劃排架體系、架位布局和文獻(xiàn)運(yùn)轉(zhuǎn)流程等架位管理方案:一是讀者對印刷文獻(xiàn)的需求特征、查閱行為、查找方式、方法;二是文獻(xiàn)的內(nèi)在特性、外在特征和使用周期、未來館藏發(fā)展規(guī)劃;三是現(xiàn)行書庫架位的管理狀態(tài)和經(jīng)驗;四是其它動態(tài)倉庫的調(diào)度、管理的經(jīng)驗技術(shù)以及信息和技術(shù)帶來的變革.

我們探察讀者在信息查詢、獲取、交流與利用方面變得極其便利的環(huán)境中,對印刷文獻(xiàn)的查閱有哪些變化,讀者是流通庫排架職能的起點也是終點,我們只有認(rèn)清其變化,才能適應(yīng)其變化,據(jù)其變化結(jié)合館藏發(fā)展趨勢策算庫存容量,確定排架密度(比如是滿架的80%),調(diào)控一定周期內(nèi)的文獻(xiàn)流入與流出量,控制流通庫文獻(xiàn)量平均增幅;結(jié)合讀者的查找習(xí)慣和文獻(xiàn)出借頻率、結(jié)合圖書館的整體發(fā)展趨勢和本館的實際發(fā)展?fàn)顩r,在全面考察多館實踐并相互對比的基礎(chǔ)上確定主體書架排架體系采取何種方式.我們知道書庫是一個內(nèi)部有不定回流的動態(tài)倉庫.因此,要理順文獻(xiàn)流程保持文獻(xiàn)通道順暢,以方便讀者了解文獻(xiàn)的庫存狀態(tài)(最新入庫文獻(xiàn),其他讀者查閱或還回的文獻(xiàn)、準(zhǔn)備出庫的文獻(xiàn)等)保證有效查找.充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)拓展編目信息,增加那些有助于讀者辨別文獻(xiàn)需求價值的數(shù)據(jù),引導(dǎo)讀者從檢索開始有的放矢地查找文獻(xiàn),充分利用網(wǎng)絡(luò)增強(qiáng)讀者與文獻(xiàn)的交匯面.要借鑒其它物流、庫存管理經(jīng)驗,把信息技術(shù)、機(jī)械技術(shù)融入文獻(xiàn)上架、順架和出庫的管理中去.架位管理以上幾方面的結(jié)合和運(yùn)轉(zhuǎn)都離不開工作積極主動、勤于思考的工作人員,而一個整齊有序的書庫對讀者隨處丟書本身就是一個無聲的約束.