摘要：隨著科學技術的發(fā)展，學籍檔案管理也走上了信息化道路，檔案管理人員如何應對這一挑戰(zhàn)，更好地完成檔案的信息化管理是當前檔案管理的工作重點和難點。基于此，文章分析了目前高校學籍檔案信息化管理中存在的問題，并提出了相關對策，以供參考。

關鍵詞：高校學籍檔案；檔案管理；信息化管理；檔案信息安全；數字信息 文獻標識碼：A

中圖分類號：G424 文章編號：1009-2374（2015）10-0012-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.0859

學籍檔案管理是高校日常管理的重要組成部分。對于校方而言，學籍檔案不僅能促進學生管理工作，還能幫助教師更好地了解學生狀態(tài)，切實保證教學活動的正常進行和學術的公正性。對于學生而言，通過學籍檔案可以更加清晰地了解自己的信息，明確努力方向，促進個人進步?？傊?，學籍檔案具有非常重要的作用，做好學籍檔案管理對學校、老師和學生都有非常重要的意義。隨著科學技術的發(fā)展，學籍檔案管理也走上了信息化道路，管理人員如何應對這一挑戰(zhàn)，更好地完成檔案的信息化管理是當前檔案管理的工作重點和難點，本文對此進行了相關探討。

1 檔案信息化管理概述

1.1 學籍檔案信息化管理的概念

在新形勢下，加強學籍檔案的信息化建設，是高校適應時代和社會發(fā)展的必然趨勢，也是提高學籍檔案信息管理和服務水平的必由之路。檔案信息化是以計算機、網絡、信息技術為手段，以檔案資源為對象，以檔案工作為依托，以檔案管理學最新理論為指導，按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求，開展檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現代化管理過程。由此，所謂“學籍檔案信息化管理”，指的就是將計算機網絡技術應用于學籍檔案管理中，把紙質檔案信息通過計算機轉換成數字信息進行存儲和管理。

1.2 學籍檔案信息化管理的特點

學籍檔案信息化管理不同于以往的紙質檔案管理，具備如下四個新特點：

1.2.1 檔案內容虛擬性。在網絡環(huán)境中，學籍檔案信息化管理的對象主要是數字化的檔案信息資源，具備一定的虛擬性，不再是看得見、摸得到的紙質載體。其管理內容主要來自于兩個渠道：（1）將原有的紙質檔案盒聲像檔案的檔案信息通過數據壓縮、掃描技術等轉化而成的數字信息資源；（2）在網絡環(huán)境下的業(yè)務流程中生成的數字化信息。

1.2.2 管理手段技術化。與傳統(tǒng)的人工管理方式不同，學籍檔案信息化管理的手段技術含量高，各個環(huán)節(jié)自動化程度也較高。具體來說，是以信息技術為基礎，依靠計算機、網絡和通信技術，并融合了數據庫技術、檢索技術、多媒體信息處理技術等。

1.2.3 檔案資源集成性。傳統(tǒng)檔案以紙為載體，所載信息量是非常有限的，而且需占用較大的存儲空間。學籍檔案的信息化管理突破了空間限制，利用網絡技術對分布于不同節(jié)點上的信息資源進行整合和統(tǒng)一管理，存儲信息量十分豐富，實現了資源的集成存儲。

1.2.4 信息利用率高。傳統(tǒng)的檔案信息利用一般僅限于查閱、復印等，速度慢、效率低。在學籍檔案信息化管理系統(tǒng)中，在線服務使用戶在任何時間和地點都能通過網絡進行信息檢索，不僅方便用戶查找和調取檔案信息，也提高了數字檔案館的使用效率。

2 高校學籍檔案信息化管理中存在的問題

2.1 軟硬件投入難以滿足管理要求

由于經費限制、管理者理念等原因，許多高校在檔案信息化管理中的軟硬件投入上遇到了重重障礙，導致相關設備和軟件難以滿足管理要求。在當今的信息社會，檔案信息不僅是學生、學校的寶貴財富，更是社會的寶貴財富，不能認識到這一點，就不能從根本上轉變觀念。

2.2 服務方式和內容開發(fā)程度不夠

學籍檔案管理人員的專業(yè)素質往往不強，且因循守舊，對于檔案的信息化管理缺少學習和研究，導致檔案服務方式和內容開發(fā)程度嚴重不足，不能做好引導和檔案信息的檢索、輸出工作，難以深入到信息層面，阻礙了由檔案文獻到檔案信息的服務方式和服務內容的轉化。

2.3 檔案信息的安全存在隱患

由于技術的限制，目前檔案信息的安全問題仍然令人擔憂：（1）網絡本身的開放性存在隱患，容易受到各種攻擊；（2）電子檔案載體的安全性也存在損毀的風險，一旦保護工作不到位，容易造成信息的丟失甚至毀滅。

3 相關對策

3.1 轉變觀念，加快軟硬件建設

要全面實現高校學籍檔案的信息化管理，就必須加快軟、硬件建設，配置與管理目標和管理內容相適應的軟硬件設備，主要包括計算機、交換機、路由器、存儲器、服務器等。此外，還應配備或者聘請專業(yè)研發(fā)人員根據本校實際情況，開發(fā)適合本校使用的專門的檔案利用軟件以及數據庫管理系統(tǒng)、便捷的操作系統(tǒng)和高可靠性的信息安全系統(tǒng)。

誠然，軟硬件的投入需要不菲的經費。這就需要相關領導和工作人員積極轉變檔案管理觀念，不能再簡單地將檔案資料輸入電腦等同于檔案信息化管理，應認識到其重要意義，主動學習和接受新技術、新流程。這里要重點指出的是，相關領導應對檔案管理信息化建設做一個長遠的規(guī)劃，對檔案管理做戰(zhàn)略性思考，在推進本校檔案信息化管理方面做好總體規(guī)劃，將理論與實踐切實結合起來。如此才能產生加快檔案管理信息化建設的長遠動力，進而加大投入力度，切實保證軟硬件滿足信息化管理的目標要求。

3.2 加強培訓，建立復合型人才隊伍

復合型人才隊伍在檔案信息化管理中是必不可少的，人才的欠缺是阻礙檔案管理發(fā)展的根本原因。我國目前的檔案管理人員非科班出身的人員占到了一大部分，即使是科班出身也往往在日復一日的工作中丟掉了專業(yè)知識和技能，這對于檔案信息化管理十分不利，因此必須加強培訓和人才引進，建立一支復合型的檔案管理人才隊伍。檔案的信息化管理不僅需要計算機硬件、軟件人才，更需要信息加工、整合、分析與研究人員，數據庫生產與維護人員，而且對管理人員自身的知識結構提出了很高要求，單一的人才隊伍已經難以滿足檔案信息化管理的要求。高校檔案管理部門在進行檔案信息化管理的同時，應建立起一支專業(yè)技術、信息綜合能力都過硬的人才隊伍，能夠嫻熟地進行信息的轉換、存儲、輸出和利用，切實提高檔案服務效率和信息開發(fā)深度。

3.3 內外結合，保障檔案信息安全

以上已經提及，由于人為因素和技術因素，檔案信息面臨較大的安全隱患。要保障檔案信息的安全性，必須內外結合，從內因和外因著手。內因方面，主要是指管理人員和檔案使用人員在操作時要遵循規(guī)范，增強檔案安全意識和保密意識，不能在檔案網站上隨意發(fā)布信息，對已發(fā)布的信息進行嚴格審查和管理，杜絕泄密事件發(fā)生；此外，電子檔案信息的存儲載體，如光盤、硬盤、磁帶等必須選用質量好、性能優(yōu)的產品，并按照存儲介質的維護要求進行細心維護，控制好濕度和溫度等，防止人為因素造成的介質損壞。外因方面，面對復雜的網絡環(huán)境和各種破壞程序應提起高度注意，利用訪問控制、加密簽署、防火墻、漏洞掃描技術、入侵檢測等多種手段進行信息安全防范和保護。

4 結語

高校學籍檔案管理的信息化是在社會進步條件下適應時代發(fā)展的產物，信息社會要求高校的檔案管理應更加科學化和數字化，只有這樣才能切實發(fā)揮檔案信息的最大利用價值。高校檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展，無論是對于校方還是學生都有非常重要的意義，將提供很大幫助。作為一名高校檔案管理員不僅需要提升專業(yè)素質，還要熟練掌握計算機信息管理操作系統(tǒng)，提高信息處理、分析和整合能力，如此才能適應學籍檔案信息化管理的要求。

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作者簡介：田甜（1982-），女，漯河醫(yī)學高等?？茖W校助理館員。

（責任編輯：周 瓊）